Sicher ist sicher: allsafe erhält mit Jedox Rundumblick auf seine Kunden

Um gut auf die individuellen Bedürfnisse seines großen Netzwerks von Kunden und Lieferanten reagieren zu können, muss das Produktionsunternehmen täglich große Mengen an Vertriebszahlen zusammenfassen und aufbereiten. Bislang geschah die Auswertung bei allsafe ausschließlich mit Excel. Die Daten wurden dabei zunächst aus dem ERP-System abas abgefragt und dann zu Excel transferiert. Durch komplexe Excel-Formeln wurden die Daten dann manuell au¬fbereitet, in entsprechende Charts gebracht und so für die Mitarbeiter zugänglich gemacht.

Die dezentrale Definition und Verarbeitung der prozessgetriebenen Kennzahlen brachte jedoch viele Hürden mit sich. Durch den hohen Zeitaufwand war eine tagesaktuelle Auswertung schlichtweg nicht möglich, allerdings konnte allsafe mit einer monatlichen Auswertung nicht mehr auf spontane und wichtige Änderungen, beispielweise in der Auftragslage, agil genug reagieren und ließ Umsatzpotenziale ungenutzt.

Zusätzlich gestaltete sich die Beschaffung der Vertriebszahlen als besonders aufwendig. Unterschiedliche Herangehensweisen bei Definition und Auswertung der fragmentierten Excel-Tabellen hatten eine stetige Inkonsistenz der Ergebnisse zur Folge. So kam ERP-Projektleiter Christoph Lang gemeinsam mit der Fachabteilung zu folgendem Schluss:

Die schiere Masse an Daten, die in einem Produktionsunternehmen erfasst wird, und aufwendigen Formeln trieben Excel an seine technischen Grenzen und machten eine professionelle Lösung dringend erforderlich.

Christoph Lang, ERP Projektmanager bei allsafe

Um ihren Vertriebsprozess zu optimieren, war allsafe auf der Suche nach einer professionellen Softwarelösung für Sales, die die Daten tagesaktuell und zentral bereitstellen kann, um so den Pflegeaufwand zu minimieren. Auch die Budgetierung sollte in das neue EPM-System eingebunden werden. Dabei sollten bereits genutzte Vorsysteme (u. a. Datev für die Finanzbuchhaltung) leicht an die neue Lösung anzubinden sein. Jedox überzeugte allsafe als intuitiv nutzbare und flexible Lösung, die auch für IT-ferne Fachabteilungen selbstständig administrierbar ist. Um die Grundlage für das neue Jedox-System zu schaffen, musste das Projektteam um Projektleiter Christoph Lang und Vertriebsmitarbeiter Daniele Maiolo aber zunächst für Ordnung im Kennzahlen-Chaos sorgen und das abas ERP-System für Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung in eine stringente Logik gebracht werden.

Nach zweimonatiger Orientierungsphase und Jedox-Workshops sollten vorhandene Prozesse nun zügig über das Jedox Excel Add-in und Jedox Web laufen. Ziel war es, die Stärken der bereits bekannten SQL-Daten über den ETL Integrator in Jedox einzubinden. „Die Architektur und die Prozesslogik vom ERP-System bis hin zum Jedox-Bericht sind jetzt sehr transparent. Durch automatisierte Tasks werden die nötigen Daten aus abas extrahiert, in einer SQL-Tabelle verdichtet und dann bereitgestellt. Das hat den Vorteil, dass der ETL-Prozess mit Jedox schlank gehalten werden kann“, so Christoph Lang.

Unter Berücksichtigung des Jedox-Software Designs wurde ein Basisbericht zur Definition von Kennzahlen erstellt, der die Strukturen und Prozesse herausstellen sollte. Dadurch ließen sich die Vertriebszahlen mühelos in das digitale Jedox Web-Dashboard überführen. Daniele Maiolo ist besonders stolz auf das „Vertriebscockpit“, das er durch die kompetente Kommunikation mit dem Jedox-Projektberater selbstständig erstellen konnte.

Fehleranfälligkeit der Daten, etwa durch Stornierungen, Änderungen und dem Hinzukommen von Aufträgen gehören dank Jedox der Vergangenheit an. Die Prozesslinien der Controller sind jetzt übersichtlich im Dashboard dargestellt und durch die Jedox Mobile App für jeden Mitarbeiter ortsunabhängig zugänglich.

Besonders hilfreich für den Außendienst ist die Übersicht der Auftragslage. Jedox ermöglicht allsafe den Zugang zu Informationen über Liefertermintreue, TopUmsatz-Artikel, Frequenz der Kundenbesuche und Umsatzanteile der Warengruppen und sorgt für Vertrauen in die Daten, unterstreicht Vertriebsmitarbeiter Daniele Maiolo: „Durch die tagesaktuellen Jedox-Berichte kann nun kurzfristig auf Marktveränderungen reagiert werden.“

Auch im Key-Account-Management verhilft Jedox zu mehr Transparenz: Die Kennzahlen zeigen den Umsatzverlauf in den verschiedenen Regionen pro Kundensegment, Prognosen, Deckung und Angebotsübersicht.

Nach der erfolgreichen Implementierung der Jedox-Lösung für den Vertrieb will das Unternehmen die Vorzüge des EPM-Systems auch für den Einkauf und die Produktion nutzen. Projektleiter Christoph Lang blickt zufrieden auf die Zusammenarbeit zurück und plant zuversichtlich die Skalierung des Jedox-Systems.