In 7 Schritten zur integrierten Unternehmensplanung

Durch den Wechsel von einer traditionellen, isolierten Planung zur integrierten Unternehmensplanung (Integrated Business Planning, IBP) wird die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit von Teams gefördert. Alle relevanten Daten werden zentral auf einer Plattform zusammengeführt – unabhängig davon, wie komplex das Geschäftsumfeld ist. Das Ergebnis: Die Performance eines Unternehmens lässt sich vollständig darstellen, und Teams können intelligenter agieren und enger zusammenarbeiten.

Zu den Vorteilen der IBP gehören:

• Einfache Planung, Reporting und Analyse im ganzen Unternehmen
• Integration aller relevanten Daten in einer gemeinsamen Datenbasis
• Schnelle Nutzerakzeptanz durch den Einsatz von Excel und anderen bekannten Lösungen
• Weniger technische Ressourcen erforderlich durch einfache Low-Code-/No-Code-Integration
• Integration beliebiger Daten aus sämtlichen Quellen
• Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Marktbedingungen und Kundenbedürfnisse

Der klassische Planungsansatz im Vergleich

Die integrierte Unternehmensplanung ist nicht linear und isoliert, wie beispielsweise die klassische Finanzplanung. Beim traditionellen Ansatz agieren Gruppen aus den Bereichen Finance, Vertrieb, Personal, Lieferketten und ESG unabhängig voneinander und folgen eigenen Prozessen. Jeder Geschäftsbereich erstellt dabei bereichsinterne Pläne mit eigenen KPIs. Teilweise werden sogar ganz unterschiedliche Systeme und Datenquellen zur Erstellung genutzt. Folglich sind die Prozesse nicht miteinander verbunden. Mehrere Planungsversionen und lange Planungszyklen sind das Ergebnis. Außerdem ist viel Zeit notwendig, um die verteilten Daten im Nachgang wieder zusammenzuführen. Zusätzlich können Wachstumsziele nur vage verfolgt werden und neue Chancen bleiben ungenutzt.

Der Einstieg in die integrierte Unternehmensplanung

Der Umstieg auf eine integrierte Unternehmensplanung hat grundlegende Auswirkungen auf Teams, Prozesse und Technologien. Mit diesen sieben Schritten definieren Sie eine geeignete Strategie und schaffen einen Rahmen für eine erfolgreiche Implementierung:

1. Klare Ziele

Eine klar definierte Strategie ist das A und O einer erfolgreichen Planung. Erstellen Sie einen gut dokumentierten Plan mit klaren finanziellen Zielen, der im gesamten Unternehmen kommuniziert wird. Achten Sie dabei auf sinnvolle Ziele, welche an den Wachstumsplan des Unternehmens gebunden sind. Die Strategie sollte beinhalten, wie Sie zu dem gesetzten Ziel gelangen können, z.B. auf welche Produktkategorien Sie sich konzentrieren, welche Märkte Sie ansteuern und welche Kundensegmenten im Fokus stehen sollen. Die frühzeitige Kommunikation dieser Informationen hilft den Teams, die Strategie in bereichsinterne Pläne zu integrieren.

Eine integrierte Unternehmensplanung gewährleistet die Ausrichtung an den wichtigsten Zielen eines Unternehmens. Sie sorgt dafür, dass alle Teams aufeinander abgestimmt sind und so schnell und effizient wie möglich arbeiten können. Dafür bedarf es einer guten Vorausplanung, klaren Rollenverteilungen und Verantwortlichkeiten sowie einen koordinierten Zeitplan. IBP kann sich an folgenden Unternehmenszielen ausrichten:

• Planung von Wachstumskategorien
• Stoßrichtung der Produktentwicklung und -innovation
• Ausrichtung auf digitale Kanäle
• Erreichung der Liquiditätsziele
• Erreichung der Margenziele

2. Wichtige Funktionen

Die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens zu identifizieren ist unerlässlich. Bevor Sie sich Testversionen verschiedener Anbieter anschaffen, lohnt es sich, „Must-haves“ und „Nice-to-haves“ zu definieren. Features sind zwar wichtig, doch was nutzt ein Tool mit hochkomplexen Rechenfunktionen, wenn das Team 90 % der Kapazitäten gar nicht nutzt?

Ebenfalls unerlässlich ist es, Fachanwender in ihren täglichen Aufgaben zu unterstützen, denn obwohl die Probleme einer Spreadsheet-basierten Planung bekannt sind, ist diese immer noch weit verbreitet. Auf der anderen Seite verlieren die Teams bei einem Umstieg auf eine stark IT-affine Planungslösung möglicherweise ihre Autonomie. So wäre die Finanzabteilung beispielsweise weiterhin für den Planungsprozess zuständig, könnte diesen aber nicht mehr selbstständig steuern. Der Schlüssel ist die richtige Balance zwischen der Autonomie, die Spreadsheets bieten, und einer einfach anpassbaren Lösung für die integrierte Unternehmensplanung.

3. Unternehmensübergreifend zusammenarbeiten

Das Ziel der integrierten Unternehmensplanung ist eine unternehmensweit vereinheitlichte Planung und Performance-Steuerung. Der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung ist daher die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Durch die frühzeitige Einbindung von Entscheidungsträgern aus verschiedenen Abteilungen lassen sich Lücken identifizieren und gemeinsam die nächsten Schritte festlegen. Wird beispielsweise die IT-Abteilung frühzeitig in die Planung einbezogen, kann festgelegt werden, wie bestehende Systeme integriert und Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet werden. Außerdem können separate Anpassungsmöglichkeiten für einzelne Teams definiert werden.

Ein schneller Start mit den Key Usern baut effektiv Kompetenzen und Kapazitäten auf. Realistische Ziele können dabei in kurzer Zeit erreicht werden. Ein langsamer Einstieg bringt dagegen große Herausforderungen mit sich. Ab sechs Monaten ist die integrierte Unternehmensplanung kein Projekt mehr, sondern schon ein Problem: Die Teammitglieder wechseln, ursprüngliche Ziele werden aus den Augen verloren. Eine erfolgreiche Implementierung sollte daher in mehreren kurzen Phasen umgesetzt werden.

4. Gemeinsame KPIs etablieren

Sorgen Sie für eine transparente Kommunikation der Ausgangssituation und der Planungsziele. Entwickeln Sie gemeinsame KPIs, die abteilungsübergreifend genutzt werden. Stellen Sie zudem sicher, dass die Definitionen dieser KPIs aufeinander abgestimmt sind und von allen Beteiligten verstanden werden. So handelt jedes Team nach gemeinsamen Zielen, das Vertrauen in die Informationen wird verbessert und die Transparenz erhöht. Indem alle die gleiche Sprache sprechen, kreieren Sie eine Single Source of Truth und gewährleisten folglich einen reibungslosen Planungsprozess.

5. Künstliche Intelligenz in Erwägung ziehen

Künstliche Intelligenz (KI) findet heutzutage in vielen Bereichen Anwendung. Gerade die generative KI boomt (z. B. ChatGPT). Unternehmen setzen zunehmend auf KI, um ihre Planung zu optimieren und interne sowie externe Faktoren, die sich nachhaltig auf ihr Unternehmen auswirken, zu identifizieren. Leistungsstarke Lösungen für die integrierte Unternehmensplanung nutzen KI und sollten diese bereits in ihrer Plattform integriert haben, damit Teams von schnellem und einfachem Predictive Forecasting profitieren können. Dank dieser praktikablen Lösungen können Teams effizienter planen, Routineaufgaben reduzieren und mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben gewinnen.

Wie entwickelt sich die Beschaffung von Materialien, z. B. Produktions- und Transportkapazitäten? In welchen Produkt- oder Dienstleistungsbereichen sind die höchsten Wachstumsraten zu verzeichnen? Das sind beispielsweise wichtige Treiber, die mit einer KI-gestützten Planung ermittelt werden.

6. Einen zuverlässigen Partner finden

Lösungen für eine integrierte Unternehmensplanung müssen mehr können als nur den Planungsprozess zu unterstützen. Neben einer leistungsstarken Technologie sind auch Innovation, Best Practices und langfristige Vorteile entscheidend. Anbieter sollten in der Lage sein, grundlegende unternehmensspezifische Fragen zu adressieren. Anstelle einer einfachen Software-Demonstration sollten Anbieter im Rahmen eines Machbarkeitsworkshops prüfen, ob ihre angebotene Lösung die individuellen Anforderungen des Unternehmens erfüllt.

Mit einem Partner, der die Geschäftsziele Ihres Unternehmens versteht, können Ihre Teams eine zukunftsträchtige Strategie entwickeln, mit der sie auch in vielen Jahren noch unternehmensweit von den Vorteilen einer integrierten Unternehmensplanung profitieren. Mit einer klar definierten Strategie für eine integrierte Unternehmensplanung wird die Zusammenarbeit verbessert und die Entscheidungsfindung gestärkt – unabhängig von wirtschaftlicher Unsicherheit oder unvorhersehbaren globalen Ereignissen.

7. Auswahl einer integrierten Planungslösung

Eine IBP-Software wie Jedox ist so konzipiert, dass sie sich an jede Unternehmensstruktur anpassen lässt. So können Teams zu jedem Zeitpunkt auf ihrem Weg zur digitalen Transformation von diversen Vorteilen profitieren. Neue Geschäftsfelder, Datenquellen oder Modelle können jederzeit hinzugefügt werden.

Auch der Einsatz von KI ist problemlos möglich – mithilfe der integrierten Jedox AIssisted™-Planungsassistenten können die Teams jederzeit Daten aus bislang nicht integrierten Systemen einbinden. Wenn interne und externe Faktoren, die sich nachhaltig auf das Unternehmen auswirken, schnell identifiziert werden, werden die Vorteile daraus sofort sichtbar.

Lösungen für die integrierte Unternehmensplanung schaffen ein Umfeld, in dem Teams besser zusammenarbeiten, schneller auf Veränderungen reagieren, fundiertere Entscheidungen treffen und bislang unerkannte Chancen realisieren.

Fazit

Dank der integrierten Unternehmensplanung gehören Datensilos der Vergangenheit an – Resultat ist ein ganzheitliches Bild der Unternehmensperformance. Die Vorteile von IBP liegen auf der Hand: bessere Zusammenarbeit, Zugriff auf Echtzeitdaten und verwertbare Insights, die andernfalls verborgen geblieben wären.