smart Europe nutzt Jedox zur flexiblen Unternehmenssteuerung

smart Europe GmbH ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft der smart mobility International Pte. Ltd. und wurde im Juni 2020 in Leinfelden-Echterdingen bei Stuttgart gegründet. Das internationale Team von smart Europe ist für alle Vertriebs-, Marketing- und After-Sales-Aktivitäten für die nächste Generation von smart Fahrzeugen, Produkten und Dienstleistungen der Marke auf dem europäischen Markt verantwortlich.

Als neu gegründetes Unternehmen hat smart Europe sein Berichtswesen zunächst mit Excel durchgeführt, stieß aber damit schnell an die Grenzen. Lange Prozesszeiten und hohes Fehlerpotenzial durch viele manuelle Tätigkeiten passten nicht zu dem agilen Unternehmen. Die Erschließung neuer Märkte, neue smart-Modelle, gesetzliche und steuerliche Änderungen, interne Umstrukturierungen oder neue Berichtsanforderungen durch den Mutterkonzern gehören bei smart Europe zum Tagesgeschäft. Das Controlling muss entsprechend flexibel reagieren, verlässliche Zahlen für die Unternehmenssteuerung liefern und jederzeit auskunftsfähig sein.

Das zentrale Controlling suchte daher nach einer professionellen Softwarelösung für das schnell wachsende Unternehmen. Standardisierung und Automatisierung sollten die Planungs- und Reportingprozesse beschleunigen, die Controller entlasten und die Datenqualität verbessern. Zugleich musste das System flexibel und durch den Fachbereich steuerbar sein.

Die Controller haben sich daher für Jedox als Berichtsplattform entschieden, die mit ihrer Excel-Nähe, einfacher Entwicklungsumgebung und leistungsstarker Datenbank genau dem Anforderungsprofil entsprach. Auch durch seine hohe Performance ist Jedox für die Planung und Simulation komplexer Geschäftsmodelle bei smart Europe bestens geeignet.

Das Projekt steht unter Federführung des Fachbereichs Controlling & Risk Management. Unterstützt durch den Jedox-Partner Advanced Applications hat das Team in mehreren Projektphasen ein umfassendes Finanzcontrolling rund um die Themen Budgetierung und Fixkosten, Gewinn- und Verlustrechnung, die Finanzplanung und den Monatsabschluss in Jedox abgebildet.

Überschaubare Teilprojekte

Die Implementierung startete Ende 2021. In der ersten Projektphase wurde der Business Case Sales in Jedox überführt und als Basis für betriebswirtschaftliche Entscheidungen im Rahmen des Unternehmensaufbaus aufgesetzt. Ab diesem Zeitpunkt war Jedox die Grundlage für strategische Preisentscheidungen im Vertriebsgeschäft.

In der zweiten Projektphase von November 2022 bis Juli 2023 wurde das Datenmodell restrukturiert, um die Anwendungsbereiche zu erweitern. Mit separaten Daten-Cubes innerhalb des Use Case Sales und des neu eingeführten Use Case Budget Steering sind die Berichtsstrukturen wesentlich flexibler geworden. Die Sales-Applikation aus dem ersten Teilprojekt wurde auf diese neue Struktur hin angepasst, um die dringend benötigte operative Sales-Planung mit Hochrechnung der GuV in Jedox mit erweiterten Funktionalitäten zu ermöglichen.

Advanced Applications hat dazu einen speziell für smart entwickelten Sales Use Case in Jedox abgebildet. Da das umfangreiche Planungsmodell vielfältige Parameter mit komplexen Berechnungen enthält, war viel individuelle Entwicklungsarbeit gefragt. Darüber hinaus wurde im neuen Use Case Budget Steering ein Modul zur monatlichen Abgrenzung entwickelt. Mit sechs Beratern und Entwicklern im Team ist es Advanced Applications gelungen, diese anspruchsvollen Applikationen termingerecht an den Start zu bringen.

Seit August 2023 werden diese Use Cases kontinuierlich weiterentwickelt und neue Use Cases zu Themen wie Cashflow und Aftersales konzipiert. Durch den hohen Automatisierungsgrad der Budgetplanung konnten inzwischen auch unterjährige Planungszyklen mit Ist-Werten und Forecast zum Jahresabschluss etabliert werden. Die stetig weiter ausgefeilten Monatsabschlüsse und der Jahresabschluss bilden zudem die Grundlage für ein zuverlässiges Reporting an die Muttergesellschaft und für das interne Executive Board.

Internes Know-how aufgebaut

Während der gemeinsamen Projektarbeit hat Advanced Applications als autorisiertes Jedox-Trainingscenter kontinuierlich Know-how im internen Team aufgebaut und zwei Mitarbeitern im Controlling and Risk Management zu zertifizierten Jedox-Experten ausgebildet. Advanced Applications steht dem Team von smart Europe derzeit noch als Coach zur Seite, die Entwicklungsverantwortung liegt aber inzwischen vollständig in den Händen von smart.

Das Rollout der Jedox-Plattform schreitet kontinuierlich voran. Heute greifen europaweit Nutzer aus dem Controlling und Accounting sowie die Kostenstellen- und Budgetverantwortlichen der Fachbereiche auf Jedox zu.

Der projektverantwortliche Controller Benedict Sonnenschein hebt die hohe Transparenz von Berichtsprozessen und Kennzahlen als wesentlichen Vorteil der Jedox-Lösung hervor. Bei der Erstellung des Monatsabschlusses beispielsweise sorgen automatische Berichte und die Visualisierung von Workflows für eine fehlerfreie und nachvollziehbare Datensammlung. Wer welche Daten wann gemeldet hat, ist beispielsweise im überschaubaren Prozessstatus immer ersichtlich. Automatische Eingabekontrollen und die geregelten Zugriffsrechte gewährleisten dabei eine hohe Datensicherheit.

Simulation und Versionierung auf Knopfdruck

Entscheidend ist die zentrale Jedox Datenbank, die eine gemeinsame Datenbasis für Planung und Reporting schafft, die Daten synchronisiert und die Historisierung und Versionierung von Datenbeständen ermöglicht. smart Europe nutzt die leistungsstarke Datenbank für komplexe Simulationen von Business Cases. Benedict Sonnenschein nennt ein Beispiel: „Eine Simulation in Jedox ermöglicht die zeitgleiche Erstellung der GuV mit verschiedenen Planungsansätzen für verschiedene Organisationsebenen, z. B. smart Europe oder einzelne Märkte, in verschiedenen Währungen.“

Verschiedenste Parameter und Variablen im Business Case zu ändern und die Auswirkung auf die GuV durchzuspielen ist eine oft gestellte Anfrage der Unternehmensleitung an das Controlling. Wie wirkt sich ein Preisnachlass bei einem Modell in einem bestimmten Zeitraum auf die GuV aus – im B2B- oder B2C-Segment? Was bewirken neue steuerliche oder gesetzliche Regelungen? Was passiert bei einer Erhöhung von Preis und Absatz in einer bestimmten Region?
Diese Ad-hoc-Anfragen kann das Controlling heute sicher beantworten – und zwar deutlich schneller als früher. Die Erstellungszeit der Gewinn- und Verlustrechnung für das Vertriebgeschäft hat sich durch Jedox um rund fünf Arbeitstage verkürzt. Der Fixkosten-Monatsabschluss liegt ebenfalls rund fünf Arbeitstage früher vor. Die Zahlen sind damit deutlich aktueller für die zeitnahe Steuerung und bilden eine zuverlässige Entscheidungsgrundlage für das Executive Board.

„Die Jedox-Lösung entwickelt sich mit unserer wachsenden Organisation weiter.“

Benedict Sonnenschein, Strategic Controller, smart Europe GmbH

Interne Weiterentwicklung

Auch häufig nötige Änderungen in der regulären Planung und Berichterstattung kann der Fachbereich eigenständig umsetzen. Stammdaten, Berichtsstrukturen, Berechnungen, Businesslogiken und Prozesse passen die Controller selbst an die wachsende Organisation an.

Die nächsten Ausbauschritte hat das Controlling & Risk Management bereits in Arbeit bzw. geplant. Weitere Vorhaben sind die Sensitivitätsanalyse der GuV, automatische Integration von Abschreibungen, Use Case Aftersales und Cashflow sowie die Verknüpfung von Jedox mit weiteren Systemen. So sollen in Jedox Daten, wie z. B. Absatzzahlen, direkt aus den Softwareanwendungen der Abteilungen angezogen werden. Schritt für Schritt wird Jedox dabei immer mehr Excel-Tabellen ablösen.