Fünf Best Practices zur Verbesserung des FP&A-Management-Reportings

Best Practices und verstärkte Nutzung von Technologien können Unternehmen dabei helfen, das Management-Reporting zu verbessern, betriebliche Einblicke zu erhöhen, strategische Entscheidungen zu treffen und den Geschäftswert zu steigern.

Meistern Sie Ihr Management-Reporting

Management-Reporting liefert Finanzteams und Führungskräften zeitnahe, datenbasierte Einblicke in die Aktivitäten und die Gesamtleistung eines Unternehmens. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse tragen zur besseren Entscheidungsfindung bei. Viele Organisationen haben jedoch Schwierigkeiten, ihre Management-Reporting-Praktiken zu optimieren. Sie nutzen zu selten die entsprechenden Tools, die dabei unterstützen, sowohl Herausforderungen als auch Chancen zu identifizieren, was zu häufig zu Enttäuschung bei Managern und Führungskräften führt.

Effektives Management-Reporting bedeutet, die vorhandenen Zahlen in eine Struktur und anschauliche Präsentation zu überführen. Im Webinar erläutern Wolfgang von Loeper, Solutions Advisory Consultant bei Jedox, und Business-Partnering-Experte Anders Liu-Lindberg Best Practices, um Exzellenz im Reporting zu erreichen.

Diese Best Practices beinhalten einen fünf-phasigen Ansatz, der zeigt, wie FP&A-Teams das Management-Reporting angehen sollten, um ihre Ergebnisse zu verbessern. Diese einfache Strategie lässt sich am besten durch gezielte Fragen veranschaulichen, die Unternehmen dabei helfen, Herausforderungen und Rahmenbedingungen zu definieren, Lösungen zu skizzieren und die nächsten Schritte umzusetzen. Im Folgenden werden die einzelnen Phasen näher erläutert.

Ausgangssituation

Wie ist der finanzielle Status?

Wie steht Ihr Unternehmen finanziell da? Wo erwarten Sie, dass Sie stehen werden? Diese Fragen helfen Unternehmen dabei, ihre finanziellen Ergebnisse zu beschreiben, einschließlich Umsatz und Kosten für den Zeitraum, und was diese Ergebnisse antreibt. Es ist wichtig, nur Fakten und keine Meinungen zu präsentieren. Ein FP&A-Team muss nicht alle Zahlen zeigen, sondern nur die relevanten Daten in der Hauptpräsentation. Weitere Details können im Anhang präsentiert werden. Es ist entscheidend, dass das FP&A-Team sicherstellt, dass die Daten aktuell, korrekt und vertrauenswürdig sind, da dies sonst die Entscheidungsfindung negativ beeinflussen könnte.

Schwierigkeit

Welche Punkte sollten die meiste Aufmerksamkeit erhalten?

Das FP&A-Team sollte sich dann die Frage stellen: „Was bedeutet das?“ Diese Frage ist entscheidend, da sie ihnen hilft, tiefer in die Erkenntnisse einzutauchen oder Informationen zu entdecken, die sie bisher nicht kannten, die aber zu besseren Entscheidungen führen können. Sie könnten eine Herausforderung erkennen, die sich auf die Leistung auswirkt, oder eine zeitkritische Gelegenheit bemerken, die schnell genutzt werden muss. Das Team muss diese kritischen Punkte untersuchen und analysieren, welche für die Entscheidungsträger relevant sind. Das bedeutet, diese Punkte zu interpretieren und zu quantifizieren, mit den richtigen Personen zu sprechen, um mehr zu erfahren, und die Geschichte dahinter zu erzählen. Diese Informationen müssen anschließend den Entscheidungsträgern präsentiert werden, um sicherzustellen, dass sie mit den wichtigsten Herausforderungen übereinstimmen.

Lösung

Was können wir tun?

Das FP&A-Team muss die nächsten Schritte bestimmen und Empfehlungen ausarbeiten. Nachdem die wichtigsten Punkte hervorgehoben wurden, sollte es sich fragen: „Und was dann?“ Mit welcher Lösung kann bestmöglich das Risiko gemindert oder eine Chance genutzt werden? Was sind die nächsten Schritte? Hier geht es darum, potenzielle Empfehlungen zu diskutieren und proaktiv eine umsetzbare Lösung zu präsentieren, mit der das Problem angegangen werden kann. Unabhängig davon, wie komplex das Problem ist, sollte das Team Empfehlungen abgeben und diese dann mit den Entscheidungsträgern validieren.

Argumente und Fakten

Woher wissen Sie, dass es eine gute Idee ist?

Sobald Ideen oder Lösungen vorgeschlagen werden, muss das FP&A-Team diese mit soliden Argumenten und Fakten untermauern, um zu bekräftigen, dass dies der richtige Schritt ist. Mit anderen Worten, das Team muss nachweisen, dass seine Lösungen der beste Weg sind. Es ist ratsam, drei Argumente mit so vielen Fakten wie nötig hervorzuheben, um die Unterstützung der Entscheidungsträger für eine bestimmte Empfehlung zu gewinnen.

Handlungsaufforderung

Wie fangen wir an?

Nachdem die Empfehlungen präsentiert wurden, sollte das Team fragen: „Was machen wir jetzt? Wie fangen wir an?“ Die Teammitglieder müssen einen Plan zur Umsetzung ihrer Lösungen vorlegen und das Einverständnis der Entscheidungsträger einholen. Der Plan sollte den Entscheidungsträgern präsentiert werden, und das Team sollte deren Zustimmung einholen. Ziel ist es, den nächsten Schritt einfach umsetzbar zu machen.

Wie Jedox-Lösungen helfen

Finanzteams verbringen oft viel Zeit und Mühe damit, Daten aus verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens zu sammeln und zu analysieren. Dies verringert jedoch die verfügbare Zeit, um Management-Berichte vorzubereiten und diese Informationen in einem klaren, präsentablen Format für die Entscheidungsträger zu kommunizieren.

Diese Unausgewogenheit verdeutlicht die Notwendigkeit verbesserter Datenmanagement- und Automatisierungstools wie KI und Machine Learning, um mehr Zeit für wertschöpfende Aktivitäten freizusetzen. Infolgedessen können Finanzteams weniger Zeit für die Datensammlung aufwenden und sich mehr auf die Bereitstellung strategischer Einblicke und Empfehlungen konzentrieren. Mit anderen Worten: Viele Unternehmen müssen nicht viel Zeit damit verbringen, ihren Finanzstatus zu ermitteln, bevor sie die wichtigsten Punkte identifizieren können.

Finanzteams tun sich oft schwer damit, Daten so aufzubereiten und zu präsentieren, dass sie den Entscheidungsträgern ihre Bedeutung effektiv vermitteln. Es kann eine Kommunikationslücke zwischen den relevanten Daten und ihrer Visualisierung in einem Managementbericht bestehen. Moderne Technologie kann diese Lücken schließen.

Das Große Ganze umfasst Best-Practice-Technologieansätze

Lösungen, die auf der Jedox-Plattform für Planung und Performance-Management basieren, vereinfachen die Komplexität des Management-Reportings mit einem anpassungsfähigen, automatisierten und effizienten System, das jedes Szenario abbilden kann. Unternehmen nutzen häufig vorgefertigte Best Practice Accelerators – Vorlagen, die an die Erstellung effektiver Berichte und Dashboards angepasst werden können. Zum Beispiel basiert der Best Practice Accelerator für die integrierte Finanzplanung auf Hunderten von erfolgreichen Implementierungen bei Jedox-Kunden. Diese vielseitige Funktionalität ermöglicht es den Nutzern, alles von granularen Details bis hin zum Gesamtbild darzustellen.

Jedox konsolidiert die Daten eines Unternehmens in eine „Single Source of Truth“, um Konsistenz und Genauigkeit zu gewährleisten. Die Management-Reporting-Software automatisiert die Datenerfassung, -verarbeitung und -integration aus CRM-, ERP- und anderen Systemen. Die Daten werden dann in Sekunden visualisiert und liefern Trends und Erkenntnisse für Entscheidungsträger. Mehrere integrierte Funktionen sorgen dafür, dass die Benutzer die bestmöglichen Informationen erhalten. Dazu gehören:

JedoxAI: Diese Funktion ist ein KI-gesteuertes Tool für die Verarbeitung natürlicher Sprache, das mit den Nutzern auf konversationelle Weise interagiert. Durch die Integration eines unternehmensspezifischen, sicheren großen Sprachmodells (LLM) in den integrierten Geschäftsplanungsprozess können FP&A-Teams dem Datenmaterial einen qualitativen Kontext hinzufügen, sodass die fortschrittliche Technologie fundierte Vorhersagen und Interpretationen generiert. Forschungsstudien haben gezeigt, dass LLMs außerordentlich gut darin sind, Finanzinformationen zu analysieren und Berichte wie beispielsweise Zusammenfassungen für Führungskräfte zu verfassen – oft besser als Auditoren.

AIssisted™ Planning Wizards: Mit KI können FP&A-Teams Umsätze, Nachfrageplanung und Cashflow prognostizieren. Diese Funktion wurde entwickelt, um die Selbstbedienung und KI-gestützte Analyse innerhalb des Finanzteams zu unterstützen. Sie identifiziert schnell interne und externe Treiber, die Unternehmen am meisten beeinflussen, indem sie große Datensätze analysiert und eine äußerst genaue Vorhersage darüber liefert, wohin sich das Geschäft eines Unternehmens entwickeln könnte. KI kann auch Risiken und Chancen in verschiedenen Regionen, Produkten und Kunden erkennen, gefährdete Kunden identifizieren und strategisches Szenario-Modeling ermöglichen, wie z. B. die Vorhersage von Best- und Worst-Case-Szenarien.

Jedox-Dashboards mit Canvas-Technologie: Mit dieser Funktion können Nutzer Inhalte aus verschiedenen Berichten, Arbeitsmappen und Ansichten einfach auswählen, und per Drag and Drop zur Präsentation in einem Dashboard ablegen.

Jedox Add-in für Excel 365: Dies bietet Zugriff auf Modelle und Berichte, die in Jedox gespeichert sind, und verbessert die Planungszusammenarbeit im gesamten Unternehmen. Innerhalb der Excel-Umgebung, die die meisten Fachleute kennen und verstehen, können Benutzer Daten mit Berechtigungs-basierten Schreibrechten modifizieren, planen oder budgetieren. Berichtsersteller können schnell Daten abrufen, Berichte erstellen und diese für das Management oder andere Stakeholder veröffentlichen. Das Excel-ähnliche Design von Jedox ermöglicht es Finanzteams, schneller wertschöpfend zu arbeiten, ohne umfangreiche technische Kenntnisse oder Schulungen zu benötigen.

Multidimensionale Single Source of Truth: Die Jedox-Software kann relationale und multidimensionale Datenbanken in einem Dashboard kombinieren, sodass Benutzer Informationen für eine detaillierte Analyse und den Vergleich miteinander verbinden, aufschlüsseln und filtern können. Die Software bietet eine einheitliche und integrierte Gewinn- und Verlustrechnung, Cashflow– und Bilanzprognosen, Planung, Analysen und Berichte. Dies führt zu mehr Ideen, Analysen, Untersuchungen, Erkenntnissen, Beweisen und soliden Empfehlungen.

Fazit

Effektives Management-Reporting befähigt FP&A-Teams, aufschlussreiche und fesselnde Geschichten zu erzählen, die auf relevanten, zeitnahen, klaren und zugänglichen Daten und Informationen basieren. Wenn diese Geschichten entsprechend aufbereitet und präsentiert werden, können Entscheidungsträger sie leicht lesen und interpretieren. Dadurch fühlen sie sich sicherer bei der Festlegung der nächsten Schritte für ihr Unternehmen.

Die Best Practices von Jedox für das Management-Reporting ermutigen Unternehmen, kritisch über die Struktur, Präsentation und den Inhalt eines Berichts nachzudenken. Nach diesem Ansatz stellen die Beteiligten simple Fragen, wie „Und was bedeutet das?“ und „Und was machen wir jetzt?“, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Informationen präsentiert werden, die den Führungskräften helfen. Viele Unternehmen stellen jedoch selten diese Fragen und gelangen daher oft nicht zu der nötigen Tiefe, um die Erkenntnisse zu gewinnen, die für bessere Entscheidungen erforderlich sind.

Unternehmen müssen ihre Denkweise im Hinblick auf das Management-Reporting ändern. Sie sollten die ihnen aktuell zur Verfügung stehende Technologie nutzen und sich auf Fortschritte einstellen – insbesondere auf Hyperautomatisierung und autonomes Finanzwesen – die das Management-Reporting revolutionieren und zu effizienteren, genaueren und aussagekräftigeren Berichten führen. Dadurch werden Unternehmen besser informierte Entscheidungen treffen und in einem sich schnell verändernden Geschäftsumfeld wettbewerbsfähig bleiben.