3x häufigere Prognosen, 10x schnellere Szenarioanalyse und beschleunigte Budgetierungsprozesse

Die PJP Investments Group, die über 130 Papa John’s Restaurants in Jordanien, Saudi-Arabien und den VAE betreibt, verwaltete ihre Budgetierung und Berichterstattung traditionell über Excel. Mit dem Wachstum des Unternehmens wuchs jedoch auch die Excel-Datei und verdreifachte sich zuletzt in ihrer Größe. Mit separaten Tabs für jedes neue Restaurant und mehreren Berechnungen für große Datenmengen wurde schon das Öffnen der Datei zu einer Herausforderung.

Da jedes Jahr bis zu 20 neue Restaurants eröffnet wurden, wurde es für PJP zunehmend arbeitsintensiv und fehleranfällig, jedes Restaurant korrekt nach Region zu kategorisieren. Von Food-Courts über Inline-Stores bis hin zu Tankstellen-Verkaufsstellen – jede Art von Standort erforderte eine individuelle Kategorisierung, was die ohnehin überlastete Excel-Datei noch anfälliger für Abstürze machte.

Aufgrund unterschiedlicher Dateneingaben, Rechtschreibvariationen und inkonsistenter Namenskonventionen über die Tabellen hinweg war eine genaue Analyse nahezu unmöglich. Kurz gesagt, das Finanzplanung- und Analyse-Team (FP&A) war ständig dabei, aufzuholen.

Mit PJP’s Phase des schnellen Wachstums und zunehmender Größe wurde klar, dass Excel seine Nützlichkeit überschritten hatte. Stattdessen benötigte die Organisation eine integrierte, skalierbare FP&A-Lösung – eine, die den wachsenden Anforderungen gerecht werden und mit dem Wachstum von PJP Schritt halten konnte.

Um die Weiterentwicklung des Unternehmens zu unterstützen, wählte PJP die Enterprise Performance Management (EPM)-Lösung von Jedox. Anpassbar und intuitiv kann sie so gestaltet werden, dass sie wie Excel aussieht und sich auch so anfühlt, was den Übergang zur neuen Oberfläche für die Finanzabteilung und andere Abteilungen erleichtert. Jedox bot auch größere Kontrolle und Struktur, sodass PJP die Plattform auf aktuelle und zukünftige Bedürfnisse zuschneiden und skalieren konnte.

Besonders hilfreich erschienen PJP die KI-gestützten Einblicke und Visualisierungsfunktionen: „Wir konnten sehen, dass Jedox nicht nur unsere unmittelbaren Planungs- und Berichterstattungsanforderungen erfüllt, sondern auch eine zukunftssichere Lösung mit Entwicklungsmöglichkeiten darstellt, während unser Unternehmen weiterwächst“, sagte CFO Darrell Edon.

Bevor PJP sich für Jedox entschied, wurde der Kauf einer Serverfarm für die Excel-Dateispeicherung erwogen. Die Finanzabteilung hätte jedoch mit einer komplexen Tabellenverwaltung, mehr Fehlern, langsamen Prozessen und Dateiabstürzen planen müssen, was die Zeit für strategische Arbeit eingeschränkt hätte.

Mit Jedox kann sich PJP nun auf den jährlichen Budgetierungsprozess sowie monatliche und vierteljährliche Prognose-Updates konzentrieren. Dies ermöglicht es den Abteilungen Operations, HR, Leasing, Projekte und anderen, aktiv am Budgetierungsprozess teilzunehmen.

Früher erstellte das Finanzteam Excel-Vorlagen und teilte sie mit anderen Abteilungen zur Eingabe. Dabei nahmen viele Abteilungen Änderungen an den Vorlagen vor, indem sie Zeilen hinzufügten oder löschten, was zu Inkonsistenzen und Fehlern führte.

Mit Jedox kann die Finanzabteilung die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte jeder Abteilung steuern. Beispielsweise kann HR nur Daten zur Mitarbeiterzahl hinzufügen, während die Betriebsabteilung nur Verkaufsdaten eingeben kann. Die Lösung hat jegliches Risiko eliminiert, dass Abteilungen kritische Formeln und Daten verändern. Nun dauert es nur fünf Minuten, um Umsatzprognosen für alle PJP-Standorte einzurichten.

Jedox hat auch eine stärkere abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ermöglicht. Zum Beispiel haben die HR- und Operations-Teams jetzt besseren Einblick in ihre jeweiligen Daten. HR kann die Mitarbeiterzahl und Gehälter einsehen, während Operations sich in Prognosen, Budgets und Verkaufszahlen vertiefen kann. Dies liefert klarere Einblicke in Standorte nach Region und Typ, was entscheidend ist, da Mitarbeiterzahl und Verkäufe Schlüsselfaktoren für die Rentabilität eines Restaurants sind.

Die verbesserte Zusammenarbeit hilft auch der Finanzabteilung und anderen Abteilungen, in einem standardisierten Format zu arbeiten. Beispielsweise kann die Operations-Abteilung Prognosen im Vergleich zum Budget verfolgen, und HR kann die Mitarbeiterzahl im Vergleich zu früheren Daten für eine bessere Planung überwachen.

Mit Jedox genießt PJP eine bessere Datenkontrolle und prognostiziert nun monatlich statt vierteljährlich. In der sich schnell verändernden Restaurantbranche ist eine dynamische Prognose besonders wichtig, da regelmäßig neue Filialen eröffnet und schwache Standorte geschlossen werden.

PJP hat nun auch einen klareren Überblick über seine finanzielle Lage, was es der Finanzabteilung ermöglicht, die Leistung zu bewerten und Trends zu erkennen. Das FP&A-Team hat sich von manueller Tabellenarbeit zu effektiverer Analyse und Prognose weiterentwickelt. Das bedeutet, dass die Organisation jetzt Jahresprognosen mit mehreren Szenarien innerhalb weniger Tage statt Wochen erstellt und dadurch bessere Entscheidungen treffen kann.

Jedox bietet PJP konsistente und genaue Daten im gesamten Unternehmen. Die Finanzabteilung muss sich nicht mehr um Fehler wie geänderte Formeln oder gelöschte Zeilen in Excel sorgen. Jetzt kann sich das Team auf die Überprüfung strategischer Entscheidungen konzentrieren und hat mehr Zeit, Szenarien bei Bedarf anzupassen.

Mit zuverlässigeren Daten und größerem Vertrauen ist die Finanzabteilung nun stärker auf Prognosegenauigkeit, Branchentrends und externe Faktoren wie politische Veränderungen oder Marktverschiebungen eingestellt.

Jedox hat PJP geholfen, den Veränderungen einen Schritt voraus zu sein und die Erwartungen mit besserer Sicht auf Ergebnisse zu steuern, sodass sie proaktiv statt reaktiv agieren können. In Zukunft plant PJP, die Visualisierungen zu verbessern und KI-Funktionen für automatisierte Langzeitprognosen zu nutzen, um die Prozesse weiter zu optimieren.