Die 5 S&OP Reifegrade – Wo stehen Sie und wie kommen Sie auf die nächste Stufe?

Was bedeutet maximale Reife im 5-Schritte Sales & Operations-Modell von Gartner und wie erreicht man diese? Das ist die Frage, der wir uns diesem Beitrag widmen und auf deren Lösung sich unsere Gastautoren von smartPM.solutions spezialisiert haben.

Bevor Sie mit der Verbesserung und Optimierung von Unternehmensprozessen beginnen, bedarf es einer Evaluierung des IST-Zustandes. In Folge beschreiben wir unterschiedliche Reifegradstufen (siehe Abbildung 1) und bitten Sie den derzeitigen Stand ihrer S&OP Unternehmensprozesse einer Stufe zuzuordnen. In jeder Stufe finden Sie zudem einige konkrete Verbesserungsvorschläge, die auf die nächsthöhere Stufe führen.

Konkrete Umsetzungsbeispiele direkt aus der Software, dazugehörige Analysen und die schrittweise Entwicklung zu maximal wertorientiertem Sales and Operations Planning (S&OP) in Reifestufe 5 zeigen wir in unserem zweiten Blogpost zu diesem Thema. Mehr Infos zum best-practice S&OP Performance Management von smartPM.solutions erhalten Sie zudem am Jedox Marketplace.

Die 5 Stufen des Reifegradmodells

Stufe 1: Keine abgestimmten Ziele

Sie arbeiten in der S&OP Planung, Analyse und dem Reporting nach wie vor mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie etwa Excel? Ihre Abteilungen stimmen sich wenig und meist nur über informelle Meetings ab und es gibt keine gemeinsamen Ziele?

Dann befinden Sie sich aktuell in der 1.Stufe des Reifegradmodells. Tabellenblätter müssen auf den neuesten Stand gebracht und zwischen Abteilungen verschickt werden und sind oft auch auf lokalen Laufwerken abgelegt. „Wir arbeiten mit 800-900 Zeilen in einer Excel Tabelle, das macht in Excel keinen Spaß mehr. Die Transparenz, das Vertrauen und damit auch die Datenakzeptanz fehlen. Wenn man sich fragt, ob die Formel überhaupt passt – das ist schon eine extreme Belastung. Der Abschied von Excel war sicher ein Thema – nach dem Motto „das habe ich immer so gemacht“, aber auf privaten Laufwerken abgespeicherte, ungesicherte Files sind untragbar. VBA, Endlos-Formeln und mehrmaliges Erfassen der gleichen Daten sollen der Vergangenheit angehören und wurde durch ein modernes System der smartPM.solutions ersetzt.“, meint Arbi Araks, Head of Finance & Controlling bei List GC, die vor kurzem ein integriertes Planungssystem eingeführt haben. Mehr Infos zur Fallstudie List GC gibt es im zugehörigen Video.

Die Planung in Stufe 1 des Reifegradmodells erfolgt praktisch unabgestimmt und konkurrierende Ziele schmälern bzw. verhindern den Unternehmenserfolg. Die Produktion kennt den Plan des Marketings nicht und die Kapazitätsplanung ist nicht auf die erwartete Marktnachfrage abgestimmt. Ihr Sales Team hat die Aufgabe, mehr zu verkaufen – die Produktionskapazitäten sind allerdings an gewisse Grenzen gebunden und der Einkauf ist mit Rohstoffknappheit und Einsparungen beschäftigt.

Aktuell gehen aus der Covid 19-Krise so manche Unternehmen als Gewinner hervor und ihre Absatzzahlen könnten ein historisches Hoch erreichen. Warum könnten? Weil wenige Unternehmen auf derartige „Überraschungen“ vorbereitet sind. In Excel lassen sich vernetzte Abteilungen und Daten sowie Szenarienvergleiche nicht umsetzen. Genau dieser bedarf es aber, da sich höhere Absatzzahlen ganzheitlich auf das Unternehmen auswirken – auf die Personal- und Produktionskapazitäten, die Lagerhaltung, den Einkauf, Sales und Marketing.

Eine umfassende Abstimmung und ganzheitliche Steuerung sind allerdings nur mit einem professionellen, integrierten Planungssystem möglich, das den Datenzugriff aller Abteilungen und Abruf von Analyseergebnissen in Echtzeit erlaubt. Rollierende Forecasts, Werttreiberanalysen und Szenarioanalysen, die Entscheidungen auf den Unternehmenserfolg (G&V, Bilanz, CF) simulieren, erlauben proaktive Handlungen und reibungslose Prozesse.

“Warum wir uns gerade jetzt für die Einführung eines CPM Systems entschieden haben? ‘Angriff ist die beste Verteidigung.’ Oder ‘If you find yourself in a hole, you better stop digging.’ Bei diesen Devisen geht es um das ‘TUN’. Denn eine Krise beinhaltet auch Chancen – das ist hinlänglich bekannt. Deshalb und aufgrund einer äußerst positiven Auftragslage wollen wir aktuell unsere Softwarelandschaft auf zeitgemäße Beine stellen. Wir haben in den vergangenen Jahren sehr stark in die Weiterbildung unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter investiert. Dazu gehört für uns vor allem auch die Zurverfügungstellung von adäquaten, state-of-the-art Softwareprodukten. Für diesen Weg haben wir uns smartPM.solutions als Partner ausgesucht.”

Arbi Araks, Head of Finance & Controlling bei List GC

Stufe 2: Erstellung operativer Absatzpläne

Sie erstellen bereits einfache operative Pläne, um Angebot und Nachfrage abzugleichen? Es wird eine Optimierung der Supply Chain sowie Logistik und Lagerhaltung angestrebt? Dafür werden einfache Tools für volumenbasierte Planung inkl. Forecasts eingesetzt? Relevante Abteilungen arbeiten weitgehend unabhängig voneinander? Die Abstimmung zwischen den Abteilungen wird zwar angestrebt, es ist aber noch keine effiziente und zielgerichtete Kollaboration vorhanden? Dann sind Sie aktuell in Stufe 2 des Reifegradmodells. Ihre Prozesse sind reaktiv und noch nicht proaktiv. Es kommt zu einem Ungleichgewicht von Angebot und Nachfrage.

Was Ihnen weiterhelfen kann: Der Zugriff auf einen „Single-Point-of-Truth“ mit der automatisierten Anbindung aller Abteilungen und Datenquellen ermöglicht 100% Datenvertrauen und proaktive Entscheidungen. Eine ganzheitliche Unternehmenssteuerung erfolgt im Sinne der Unternehmensziele. Hinzu kommen nahtlos integrierte Online-Kollaboration und Kommunikation (z.B. mit MS Teams & Planner). Die Setzung und Nachverfolgung von Initiativen ist einheitlich und einfach im integrierten Planungssystem umsetzbar. Klare Strukturen mit Zuständigkeits- und Rollenkonzepten erleichtern die Zusammenarbeit. Dadurch wird sichergestellt, dass alle nachvollziehbar an einem Strang ziehen, um schlussendlich die strategischen Unternehmensziele zu erreichen.

Stufe 3: Die Balance von Angebot und Nachfrage in einer end-to-end Supply Chain

Ihre S&OP Abteilung ist prozessführend und arbeitet eng mit dem Controlling zusammen, das die Daten zusammenführt und überwacht? Ihr Vertrieb ist gut mit der Produktion vernetzt? Sie nutzen dafür bereits ein professionelles Controllingsystem in Ihrem Unternehmen, das Materialflüsse und mengenbasierte Planung umfasst? Gut, dann sind Sie in Stufe 3 des Reifegradmodells und haben Tabellenkalkulationen weitgehend hinter sich gelassen. Doch auch für Sie haben wir einige Ideen, wie man Prozesse noch effizienter und wertschöpfender gestalten kann und wie Sie von einer integrierten Planungslösung zur gesamtheitlichen Unternehmenssteuerung profitieren können.

Für Sie könnte die Reise zur nächsten Reifegradstufe beispielsweise so weitergehen: Produktions- und Nachfrageplan werden im integrierten S&OP System automatisiert abgeglichen und Lücken identifiziert. Abbildung 2 zeigt beispielsweise ein Supply & Demand Balancing Dashboard als Entscheidungsgrundlage. Weitere Dashboards gibt es schon bald in der Fortsetzung dieses Beitrages oder am Jedox Marketplace.

 

Lücken kann proaktiv mit Initiativen gegengesteuert werden. Mit Verfahren der KI kann prognostizierten Absatzeinbrüchen bspw. durch Promotions-Aktionen des Marketings entgegengewirkt werden. Externe Einflussfaktoren werden in die Prognosen aufgenommen und je nach Relevanz berücksichtigt.

Auf der anderen Seite können bei einer sehr hohen erwarteten Nachfrage proaktiv Produktionsgegebenheiten, Lagerung und Personalstände mit ausreichend Vorlaufzeit angepasst werden. Bei einem projektgetriebenen Unternehmen, wie z.B. einem Auftragsfertiger, der auf Basis seiner Projektkalkulation die Entscheidung für oder gegen ein Projekt trifft, erleichtert dies die Entscheidung der Projektannahme bzw. können weniger lukrative Projekte mit längeren Lieferzeiten runterpriorisiert werden. Zu dieser ganzheitlichen, überwiegend automatisierten Unternehmenssteuerung müssen alle Unternehmensabteilungen miteinander vernetzt sein. Mehr dazu in Phase 4.

Zudem müssen alle Verantwortlichen für den S&OP Prozess gut abgestimmt sein und in regelmäßigen Meetings mit Teilnahmepflicht auf Basis von Finanzkennzahlen, wie z.B. die order fill rate, inventory turns oder functional costs arbeiten.

Sie konnten sich bereits in eine der ersten drei Phasen des Reifegradmodells von Gartner einordnen. Die meisten Unternehmen befinden sich aktuell in den Reifegraden 1 bis 3. In diesen Phasen mangelt es häufig an der Verknüpfung von strategischen und operationalen Plänen eines Unternehmens. Reifegrad 4 und 5 kann man laut wissenschaftlichen und empirischen Studien nur mit einem integrierten Planungssystem erreichen.

Stufe 4: Nachfrageorientierter profitabler Angebotsmix

Mehrere Unternehmensabteilungen wie S&OP, Marketing, Sales, Produktion und Finance sind miteinander verknüpft und greifen auf einen Single-Point of Truth zu? Die rein mengenbasierte Planung wird um die finanzielle Perspektive ergänzt? Die Auswirkung von Entscheidungen auf das Unternehmensergebnis steht im Fokus? Nachfrageprognosen werden mit mathematischen Modellen erstellt? Es gibt formale Meetings, die regelmäßig mit allen Beteiligten abgehalten werden? Dann befinden Sie sich in Stufe 4 des Reifegradmodells. Das Top-Management unterstützt und behält die strategischen Unternehmensziele im Auge. Nachfragegetriebene strategische Pläne sind die Treiber und es wird mit Kundensegmenten und deren Profitabilität gearbeitet. Finanzielle Kennzahlen wie Kundenzufriedenheit, working capital und total costs helfen bei der Optimierung der Pläne.

Sofern noch nicht vorhanden, können ins S&OP-Controllingsystem integrierte Onlinekollaborations- und -kommunikationsfunktionen zur unkomplizierten Abstimmung herangezogen werden. Rollen- und Zugriffrechte sowie Initiativen-Nachverfolgung unterstützen die operative Umsetzung der Unternehmensstrategie. So können etwa Produkt DB-Rechnungen und eine Kundensegmentierung auf Basis relevanter Kriterien helfen, den Nachfragemix optimal zu gestalten. Im Zuge der Go-To-Market Planung werden neue Märkte erschlossen und dafür passende Produkte entwickelt/vorgesehen. KI-unterstützte Prognosen erlauben präzise Vorhersagen der Marktentwicklung inkl. zahlreicher externer und interner Einflussfaktoren.

Stufe 5: Das koordinierte, vernetzte Unternehmen

Bei optimalen S&OP-Prozessen in Stufe 5 des Reifegradmodells können laut einer Studie[1] um 20-50% präzisere Prognosen, 10-30% geringere Lagerkosten, eine Produktionszeitersparnis von 5-15% sowie eine 5-10%-ige Erhöhung der Lieferpünktlichkeit erzielt werden.

Sie evaluieren und verbessern kontinuierlich ihre Prozesse durch Performance Analysen? Lessons learned werden dokumentiert und mit Initiativen umgesetzt, die konsequent und automatisiert nachverfolgt werden? Es wird proaktiv und szenariobasiert entscheiden? Die S&OP Planung ist in die ganzheitliche Unternehmensplanung eingebunden und wird laufend verbessert? Es finden regelmäßig und ereignisgetriebene Meetings statt?

Gratulation, dann befinden Sie sich in der höchsten Reifestufe 5 des S&OP Modells. Sie sind nahtlos vernetzt und Änderungen im System werden sofort ersichtlich. Die Planung erfolgt stets auf dem neuesten Stand der Daten und wird mit Hilfe von rollierenden Forecasts optimiert. Durch die Verwendung eines umfassenden Steuerungssystems sind alle Nutzer des Systems dazu angehalten, ihre Daten aktuell zu halten. Dies bringt maximale Effizienz und Prozesszufriedenheit mit sich. Standardisierte Reports können auch kurzfristig direkt aus dem System erstellt werden.

Das Denken erfolgt unternehmensweit in Szenarien und lässt Rückschlüsse auf die Auswirkung von Entscheidungen auf die Bilanz, den Cashflow und die G&V zu. Auch Initiativen können simuliert werden (siehe Abbildung 4) Selbstlernende KI-Algorithmen helfen, Schlüsseltreiber zu identifizieren und erlauben aufgrund neuronaler Netzstrukturen immer präzisere Forecasts. Sie lernen aus Erfahrung und entwickeln selbständig Lösungswege. Die Entscheidungsverlässlichkeit steigt und erlaubt proaktive Initiativen des Managements.

Nach der Einordnung des Unternehmens in das Reifegrad-Modell anhand der Parameter: verwendete Technologie, Abstimmungsprozesse/ Meetings und dem Abstimmungsgrad von Supply und Demand können Maßnahmen zur Verbesserung der S&OP Reife ermittelt werden. Anhand der Corporate Performance Management Lösung von smartPM.solutions auf marktführender Technologiebasis von Jedox wird im nächsten Blogpost gezeigt, wie der strategische Erfolg durch wertorientierte, ganzheitliche Unternehmenssteuerung umgesetzt wird. Reifestufe 5 kann durch die best-practice S&OP Lösung rasch erreicht werden und Erfolg stellen sich bereits kurz nach der Implementierung ein. Der von smartPM.solutions verfolgte 5-Schritte-Ansatz ist integrativer Bestandteil der Software und leitet zu höchster S&OP Reife.

Die Übersicht über den Ablauf dieses 5 Schritte Modells zeigt Abbildung xy. Den Schritt für Schritt Ansatz des wertorientierten S&OP Performance Management zeigen wir im nächsten Blogpost konkret anhand von Praxisbeispielen in Form von Dashboards direkt aus der Controllingsoftware. Sie im nächsten Blogpost zum Thema smartes S&OP Performance Management. Wer darauf nicht warten kann oder will, kann sich schon vorher Informationen aus dem S&OP Performance Management Whitepaper holen oder auf die Jedox Marketplace-Plattform schauen und die S&OP-Lösung von smartPM gleich mal in der Demoversion ausprobieren.

Noch Fragen? Unsere S&OP Experten beantworten Ihnen gerne noch offene Fragen. Buchen Sie einfach einen Termin online, direkt in unserem Kalender.

 

[1] Hinkel, J.  Merkel, O., Kwasniok, T., Good Sales and Operations Planning Is No Longer Good Enough. Supply Chain Management Review, 2016.