Zero-Based Budgeting

Eines jeden unternehmerischen Handelns geht ein entscheidender Prozess voraus: die Planung. Sobald man eine Planung in finanziellen Wertgrößen ausdrückt und diese Vorgabecharakter besitzt, spricht man von Budgetierung. Eine sich bewährte Spielregel dabei lautet: bei der Kostenplanung von Null ausgehen. Bei dieser Budgetierungsmethode des Zero-Based Budgeting, bzw. der Null-Basis-Budgetierung müssen sämtliche Ausgaben im Unternehmen gerechtfertigt werden.

Ein detaillierter Ausgabenplan ist nach wie vor der schnellste Weg, um Ihre Finanzziele zu verwirklichen. Ganz allgemein lässt sich mithilfe eines Budgets festlegen, wohin jeder einzelne Euro im Monat fließen soll. Ein Budget gibt also die Freiheit, Geld auszugeben und Geld zu vermehren.

Der Ursprung des Konzepts des Zero-Based Budgeting

Der US-amerikanische Manager Peter Pyhrr entwickelte das Zero-Based Budgeting in den 1960er Jahren und nutzte die Methode erfolgreich beim Technologieunternehmen Texas Instruments.

Die Besonderheit der Methode ist, dass alle Ausgaben für jede neue Periode begründet und genehmigt werden müssen. In den letzten Jahren erlebt diese Budgetierungstechnik einen neuen Aufschwung: Sie wurde von einigen Fortune-500-Unternehmen als auch Private Equity-Gesellschaften eingeführt.

Zero-Based Thinking auf dem Vormarsch

Accenture Strategy veröffentlichte 2018 eine breit angelegte Studie zum Thema „Zero-Based Thinking“. Die Ergebnisse waren beeindruckend: unter den 85 größten, global tätigen Unternehmen der Welt wuchs die Methode des Zero-Based Budgeting im Zeitraum von 2013 bis 2017 exponentiell mit einer Rate von 57 Prozent pro Jahr. Zu den Unternehmen gehören beispielsweise Kraft Heinz Co., Unilever PLC und Mondelez International Inc.

Als Hauptgrund für die Nutzung des Zero-Based Budgeting gaben 96 Prozent der Unternehmen an, mit der Methode Ihre Profitabilität zu verbessern. 48 Prozent fühlten sich dabei beeinflusst durch Wettbewerber und 40 Prozent nannten das langsame Wachstum als Katalysator für die Wahl der Budgetierungsmethode.

Zentrale Merkmale des Zero-Based Budgeting

Bei der traditionellen Budgetierung dient für ein Unternehmen das Budget der Vorperiode als Ausgangspunkt. Darauf wird dann aufgebaut. Das hat zur Folge, dass

1. jedes neue Budget im Vergleich zum Vorperiode peu à peu ansteigt und
2. Unternehmen nur neue Ausgaben rechtfertigen müssen.

Der größte Unterschied des Zero-Based Budgeting im Vergleich zur traditionellen Budgetierungsmethode besteht darin, dass das Budget für jede neue Periode „von Null“ erstellt wird, was eine analytische Neuplanung ermöglicht. Jeder Aufwand muss folglich begründet werden, bevor er in das Budget mit aufgenommen wird – und das gilt ebenso für ursprüngliche und wiederkehrende Ausgaben.

Jede Entscheidungseinheit erstellt ausgehend vom Bedarf seinen eigenen Budgetplan und präsentiert diesen der Unternehmensleitung. Folglich wird kein starres Gesamtbudget erstellt. Stattdessen werden unterschiedliche Budgets simuliert. Gemeinkosten werden mit jeder Planungsperiode umverteilt.

Schrittweise zur erfolgreichen Budgetierung

Ziel des Zero-Based Budgeting ist es, die Gemeinkosten zu senken und sie im Sinne operativer und strategischer Ziele umzuverteilen.

Die neun Stufen des Zero-Based Budgeting

1. Planung und Festlegung der Budgetierungsziele und der verfügbaren Ressourcen durch die Unternehmensleitung
2. Bildung von Entscheidungseinheiten (z. B. Bereiche und Teams mit entsprechenden Kostenstellen)
3. Festlegung von Leistungsstufen (z. B. Qualität und Menge der Arbeitsergebnisse für jede Entscheidungseinheit)
4. Formulierung von Alternativen für jede Stufe (z. B. um Kosten pro Kostenstelle einzusparen)
5. Auswahl der kostengünstigsten Alternative (d. h. es werden bestimmte Entscheidungspakete favorisiert)
6. Erstellung einer Rangordnung der Alternative (d. h. auch der verworfenen Aktivitäten)
7. Budgetschnitt (d. h. Verteilung der verfügbaren Mittel auf bestimmte Entscheidungspakete.
8. Genehmigung der ausgewählten Entscheidungspakete (z. B. unter Mitwirkung des Controllings)
9. Umsetzung der festgelegten Maßnahmen in Budgets durch das Controlling

Vorteile des Zero-Based Budgeting

• Einsparung von Ressourcen
• Gerechte Verteilung knapper Mittel
• Verhinderung des Fortschreibens des Budgets
• Steigende Flexibilität und fokussierte Prozesse – diszipliniertere Abläufe
• Verbesserte Ausrichtung an Unternehmenszielen
• Überprüfung der Gemeinkosten
• Förderung der Mitarbeitermotivation und Kommunikation
• Transparenz über den Budgetierungsablauf und das Systemverständnis

Ein besonderer Nachteil ergibt sich aus der Möglichkeit der Ressourcenintensität. Auch besteht die Gefahr der Budgetmanipulation durch versierte Manager und das Ausrichten auf eine zu kurzfristige Planung.
Im Ergebnis muss jedes Unternehmen für sich selbst abwägen, ob die Methode des Zero-Based Budgeting für das eigene Budgeting und Forecasting geeignet ist.

Mit cloudbasierten Systemen schneller zum Ziel

Mit cloudbasierten Echtzeit-Finanzsystemen für ihr Financial Planning and Analysis (FP&A) können Unternehmen heutzutage einen modernen Ansatz des Zero-Base-Budgeting verfolgen und die erforderlichen Daten für einen solchen Budgetierungsplan mit einem Mausklick zusammenstellen. Verantwortlichkeiten für die Budgetierung lassen sich dabei besser zuweisen.

Selbst wenn die Daten aus verschiedenen Abteilungen oder Geschäftseinheiten stammen, können sie innerhalb weniger Sekunden analysiert werden. So ermöglichen es cloudbasierte Finanzsysteme den operativen Geschäftsbereichen und einzelnen Kostenstellen sich gemeinsam mit der Finanzabteilung am Zero-Based Budgeting zu beteiligen. Planung, Budgetierung und Forecasting werden so für das gesamte Unternehmen nahtlos.

Richtig durchgeführt, kann sich die Planungstechnik des Zero-Based Budgeting als wertvoller, strategischer Schritt erweisen, der Unternehmen dabei unterstützt, intelligentere Investitionsentscheidungen zu treffen und folglich profitabel zu wachsen.