In 5 Schritten S&OP nachhaltig optimieren
Im letzten Blogpost unserer Gastautoren von smartPM.solutions ging es um die S&OP Reife und die Einordnung Ihrer S&OP Ist-Situation ins 5-stufige Reifegradmodell von Gartner. Dadurch können Sie Verbesserungspotenzial in unternehmensinternen S&OP Prozessen deutlich machen.
Sollten Sie Ihren S&OP Reifegrad noch nicht bestimmt haben, dann können Sie das gerne mit Hilfe unseres ersten Blogposts nachholen. Heute tauchen wir etwas tiefer in das Thema S&OP Performance ein und zeigen Ihnen den 5-stufigen S&OP Ansatz, der zur höchstmöglichen Reifestufe laut Gartner führt. Das Ziel ist es, gesamtunternehmerisch zu denken, proaktiv zu handeln und dies durch eine professionelle, vollintegrierte S&OP-Lösung optimal zu unterstützen. Durch die end-to-end Lösung steigen Prozesseffizienz und Transparenz. Isolierte Entscheidungen und Schnittstellenprobleme werden durch einen Single-Point-of-Truth abgelöst. Alle Abteilung greifen auf dieselben Daten, Analysen und Bericht zu – 100% reliabel und in Echtzeit. Die im Folgenden gezeigten Analysen und Dashboards sind aus der best-practice S&OP Lösung von smartPM.solutions auf Basis der Softwaretechnologie Jedox (siehe Abb. 1). Wer diese Lösung live sehen will, kann sie am Jedox Marketplace bereits als Demo inklusive Beschreibung aller Inhalte ausprobieren.
Abbildung 1: Zur maximalen S&OP Reife gelangen mit dem S&OP Performance Management Ansatz von smartPM.solutions
Der folgende 5-stufige Ansatz des wertorientierten S&OP Performance Management-Ansatzes erleichtert S&OP Verantwortlichen die schrittweise Verbesserung im Unternehmen mit Hilfe der unterstützenden Funktionen und Analysen der S&OP Softwarelösung umzusetzen. Die in jeder Stufe beispielhaft aufgezeigten Analysen besitzen unterschiedliche Granularitätsgrade und erlauben im System immer den Absprung in höhere oder tiefere Ebenen – drill-down & drill-through. Die gezeigte best-practice Lösung ist schnell einsetzbar und flexibel an spezifische Unternehmensanforderung anpassbar. Für mehr Details zu jeder Phase können Sie im S&OP Whitepaper nachlesen.
5 Schritte zur Optimierung der S&OP Performance
Schritt 1: Produkt-Portfolio-Optimierung auf Basis der strategischen Unternehmensziele
Auf Basis der strategischen Unternehmensziele und der daraus abgeleiteten Mittelfristziele wird das Produktportfolio, auch für neue Märkte (Go-to-Market Ansatz), geplant (siehe Abb. 2). Mittels Top-Down vs. Bottom-up Planung inkl. Werttreiberanalysen können die Unternehmensziele je nach Zielvorgabe in Produkte, Märkte, Regionen, Vertriebswege, Teams etc. übersetzt werden (siehe Abb. 3).
Die Anreicherung der Analysen um lokale Marktdaten, wie z. B. Zielsegmentgrößen erlaubt eine flexible Simulation in unterschiedlichen Szenarien für verschiedene Zeiträume. Eine Produktbibliothek und eine Darstellung der Produkte in der Portfolioübersicht erlaubt einen umfassenden, kontinuierlichen Überblick über das Unternehmensangebot und zeigt Risiken auf einen Blick auf.
Abbildung 2: Benutzeroberfläche der smartPM.solutions: Nahtlose Vernetzung aller Unternehmensbereiche, Go-to-Market-Planung
Abbildung 3: Top-Down vs. Bottom-Up Produktplanung
Die Produkt-Portfolio-Optimierung erfolgt automatisiert mit Optimierungsmodellen, KI-gestützten Prognosen und Portfolioszenarien. Advanced Analytics mit Künstlicher Intelligenz erlauben die Erkennung von Mustern und Trends auf Märkten oder im Kundenverhalten. Historische und prognostizierte Produkterfolge sowie der Produktlebenszyklus, Produktkennzahlen, Abhängigkeiten und Einflussfaktoren halten ebenfalls Einzug in Analysen und Prognosen.
Müssen Maßnahmen, wie z.B. die Neuproduktentwicklung für einen Markt bzw. eine Produkteliminierung, im Produktportfolio gesetzt werden, können diese vor Umsetzung durch Auswirkungsanalysen auf das Unternehmensergebnis simuliert werden (siehe Abb. 4). Gesetzte Initiativen werden direkt im System erfasst und mit der integrierten Initiativen-Nachverfolgung nachvollziehbar und kontinuierlich nachverfolgt. Die direkte Zuweisung von Initiativen zu Verantwortlichen wird über vollintegrierte Kommunikations- und Kollaborations-Tools (z. B. MS Teams oder Planner) durchgeführt. Dadurch ist die Umsetzung der geplanten Maßnahmen inkl. Erinnerungsfunktionen gesichert.
Abbildung 4:Szenarioanalyse, Auswirkung von Entscheidungen auf GuV, Bilanz, Cash-Flow
Schritt 2: Die Nachfrageplanung
In Schritt 2 werden von Verantwortlichen aus Marketing und Sales marktrelevante Entwicklungen im System definiert und verknüpft. Für die Sales Planung (siehe Abb. 5) werden die Einschätzung des Vertriebsteams und KI-gestützte Sales Forecasts (siehe Abb. 6) unter Berücksichtigung zahlreicher interner und externer Einflussfaktoren herangezogen.
Abbildung 5: Sales Planung nach unterschiedlichen Nachfragearten
Abbildung 6: ”Ausreißerkontrolle”, Glätten von Daten mit Jedox AIssisted Planning
Mit einem Zeithorizont von mindestens 12 Monaten wird ein Nachfrageplan inkl. Verkaufsprognose erstellt. Beim Forecast der Nachfrage sind integrierte Empfehlungsagenten sehr hilfreich. Unabhängig von statistischen Kenntnissen schlägt ein Empfehlungssystem die beste Prognose anhand der Fehlerwerte vor. Im Zuge der Nachfrageprognose werden mehrere klassische und KI-basierte Forecast-Verfahren berücksichtigt. Selbstlernende Algorithmen erlauben eine kontinuierliche Verbesserung der Prognosewerte bis zur höchsten Güte. Abbildung 7 zeigt ein derartiges Forecasting-Dashboard und Angabe der Fehlerwerte pro Prognosemethode. Nahtlos in die smartPM.solutions S&OP Lösung integrierte Verfahren der KI sind auf große Datenmengen und viele interne und externe Einflussfaktoren anwendbar und erlauben nach einigen Lernrunden eine nahezu perfekte Annäherung der Prognosen an die Realwerte. Die laufende Validierung der Prognosen gibt zusätzlich Sicherheit bei Entscheidungen. Mittels KI kann auch die Qualität der Basisdaten verbessert werden.
Abbildung 7: Demand Forecast Dashboard
Schritt 3: Die Angebotsplanung und das Supply & Demand Balancing
Nun wird die Produkt- und Nachfrageplanung durch Supply-Chain bezogene Inhalte angereichert und mit dem Angebotsplan automatisiert verknüpft. Dabei werden die Lagerkapazität und -strategie, Produktion, Logistik und Supply Chain Kapazitäten berücksichtigt. Mögliche Kapazitäts-, Liefer- oder auch Personalengpässe fließen ebenso in die Planung mit ein. Der Angebotsplan wird im System automatisiert mit den Anforderungen des Nachfrageplans abgeglichen. Es erfolgt eine Optimierung in Hinsicht auf die Unternehmensziele sowie Kostenminimierung bei hoher Profitabilität und Kundenzufriedenheit. Lücken in der Planung werden schnell identifiziert und es wird mit Initiativen gegengesteuert. Zeigt sich beispielsweise ein Personal- Liefer- oder Produktionsengpass kann schon frühzeitig reagiert werden. So könnten u.a. eine zeitliche Verlagerung der Produktion bestimmter Produkte erfolgen. Im Bereich HR kann rechtzeitig mit der Personalsuche begonnen werden bzw. die Zuweisung der Personalressourcen nach Relevanz des Produktes lt. Unternehmenszielen erfolgen. Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen sind eine weitere Option. Die HR-Planung ist Teil des vollintegrierten Planungsmodells von smartPM.solutions und erlaubt einen weiteren Schritt in Richtung ganzheitliche Unternehmenssteuerung. Durch proaktives Handeln werden Engpässe bewusst und frühzeitig behoben. Ein beispielhaftes Supply & Demand Balancing Dashboard zeigt Abbildung 8.
Abbildung 8: Supply-Demand Balancing
In diesem Beispiel wird die (nach unterschiedlichen Wahrscheinlichkeiten gegliederte) erwartete Nachfrage der ursprünglichen Top Down Planung und ggf. einer angepassten Top Down Planung gegenübergestellt. Gegebenenfalls weiterhin bestehende Lücken können durch spezielle Vertriebsaktionen geschlossen werden, die Produktionsplanung passt sich automatisch durch Kapazitätserweiterungen (wie beispielsweise hinzugeplanten Schichten in der Produktion) oder entsprechende Reduktionen an.
Die Produktionsplanung bzw. Kapazitätsanpassungen im Allgemeinen können durch das System automatisiert bzw. optimiert werden, wobei diverse Nebenbedingungen wie Mindestbevorratung (safety stock) und Produktionsspezifika wie Gussformen, Materialverfügbarkeiten, Lieferzeiten etc. berücksichtigt werden können (siehe Abb. 9).
Abbildung 9: Produktionsoptimierung, Safety Stock Berechnung
Das System ist dabei in der Lage, geplante Produktionsmengen zeitlich vorzuziehen oder nach hinten zu schieben, je nachdem wie sich die geplante Auftragslage entwickelt (siehe Abbildung 10).
Abbildung 10: KI gestützte Produktionsplanoptimierung, Unterstützung von Produktionsschichten und Safety Stock
Schritt 4: Alle Informationen werden im Pre-S&OP Meeting zusammengeführt
Durch die Automatisierung von Prozessen kann die Entscheidungsvorbereitung durch das S&OP Team in Vorbereitung auf die Steuerungsmeetings sehr fokussiert und effizient erfolgen. In diesem Schritt 4 „Pre-S&OP Meeting“ arbeiten die Verantwortlichen aller Abteilungen gemeinsam, Szenario-gestützt. Erarbeitete Vorschläge aus allen Abteilungen wie Vertrieb, Produktion, Beschaffung, Logistik, Marketing und Controlling werden zusammengeführt. Dabei werden verschiedene Szenarien und deren Auswirkungen auf das Unternehmensergebnis durchgespielt. Empfehlungen und Initiativen sind im System nachverfolgbar, entsprechende Rollen und Zuständigkeiten definiert. Integrierte Risk-Value-Analysen machen Risiken deutlich und erlauben deren aktive Adressierung bzw. Vermeidung. So können etwa Personalengpässe einfach erkannt und rechtzeitig mit Initiativen wie Aus- und Weiterbildung oder Personalsuche, abgewendet werden. Zudem werden Preis-Optimierungsanalysen im Pre-S&OP Meeting durchgeführt.
Je nach Unternehmenskultur- und struktur finden Pre-S&OP Meetings auf unterschiedlichen Managementlevels statt. In monatlichen Meetings, die auch ortsunabhängig mit der nahtlos integrierten Online-Kommunikation abgehalten können, werden abteilungsspezifische Ziele nach Zielpriorität, die sich aus den Langfristzielen des Unternehmens ergibt, geordnet. Konkurrierende Ziele, wie z.B. schnellere Lieferzeiten für höhere Kundenzufriedenheit und minimale Versandkosten werden entsprechend der strategischen Unternehmensziele verfolgt. Die zuvor definierten Prioritäten werden im S&OP System erfasst und deren Einhaltung durch Zuweisung von Zuständigkeiten gesichert.
Im Pre-S&OP Meeting werden alle Analysen für den finalen S&OP Plan zusammengeführt, verschiedene Szenarien (best case, worst case) und deren Konsequenzen, Risiken und Chancen analysiert und für das Management als Entscheidungsgrundlage vorbereitet (siehe Abb. 11).
Abbildung 11: Szenario-Vergleiche mit Auswirkungsanalyse auf GuV, Bilanz, Cash-Flow
Schritt 5: Wie eine professionelle S&OP-Lösung im Executive Meeting unterstützt
Das Executive S&OP Meeting dient zur Evaluierung des abgestimmten Pre-S&OP Plans zur Entscheidungsfindung im Sinne der strategischen Unternehmensziele. Vor allem Szenarioanalysen, rollierende Forecasts, KI-gestützte Prognosen und Werttreiberanalysen haben sich hier als sehr hilfreich erwiesen. Sie simulieren die Auswirkung von Maßnahmen auf die GuV, Bilanz und den Cashflow (siehe Abbildung 11).
Häufig entstehen im Executive Meeting noch spontane Fragen des Managements, die eine rasche Antwort erfordern. Hier unterstützt das smartPM.solutions S&OP System durch Ad-hoc Analysen. Auf Knopfdruck können vom Pre-S&OP Meeting unberücksichtigte Szenarien durchgespielt werden. Drill-down und drill-through Analysen sowie der Absprung ins ERP-System lassen ad-hoc Analysen in jeglicher Granularität zu. Anpassungen der Daten bzw. Vorgaben, z.B. von Top-Down Zielvorgaben, sind für alle gleich im System sichtbar. Die Ergebnisse des Pre-S&OP-Meetings sind in standardisierter Berichtsform abrufbar. Das Ziel der umfassenden ganzheitlichen S&OP Steuerung im Sinne der Unternehmensziele ist damit optimal erfüllt.
„Es ist ganz klar, dass wir mittlerweile im Haus schnelle und belastbare Szenarien erstellen können. Die Mitarbeiter denken in Varianten, die Daten sind schnell und zeitgleich von überall verfügbar. Man kann gemeinsam auf Daten schauen und muss keine Excel Liste herumschicken. Das führt zu einer sehr hohen Akzeptanz und Glaubwürdigkeit. Das spart auch viel unbezahlte Zeit.
Was wir ganz stark gespürt haben ist, dass sich der Schwerpunkt der Diskussionen verlagert hat. Man diskutiert nicht mehr über die Formeln, sondern über Handlungsempfehlungen und Maßnahmen, die man umsetzen muss oder soll. Wir können ohne Vorankündigung Berichte ziehen und die Mitarbeiter halten ihre Daten aktuell, das bedeutet für das Management sicheres Entscheiden.“
Arbi Araks, Head of Finance & Controlling bei List CG
Mehr zur S&OP Performance Management Lösung finden Sie auf unserer Wissensplattform. Am 30.11. findet zu diesem Thema auch ein Webinar zum Thema „5 Schritte zum S&OP Erfolg“ statt, in dem zahlreiche praktische Anwendungsfälle live in der Software gezeigt werden. Wer die Lösung schon ausprobieren möchte, kann die best-practice S&OP Performance Management Lösung von smartPM bereits im Jedox Marketplace als Demoversion finden.
Alles Gute für Ihre S&OP Performance!
