Präzision und Kontrolle durch Activity-Based Budgeting

Die Budgetierung stellt einen wesentlichen Prozess jedes Unternehmens dar. Sie unterstützt die Planung, Kostenkontrolle und Ressourcenverteilung. Doch traditionelle Budgetierungsmethoden stoßen oft an ihre Grenzen und haben Schwierigkeiten, mit der Dynamik moderner Organisationen Schritt zu halten.

Hier kommt das Activity-Based Budgeting (ABB) ins Spiel. Anders als traditionelle Methoden, die stark auf historischen Daten basieren – welche für viele Organisationen in den letzten Jahren unzuverlässig geworden sind – fokussiert sich ABB auf die tatsächlichen Kosten von Geschäftsaktivitäten. Dieser Ansatz verbessert die Genauigkeit und Transparenz bei der Ressourcenverteilung, bietet mehr Kontrolle über das Budget und hilft dabei, Kosten dort zu senken, wo es am meisten zählt.

In diesem Blogbeitrag werden wir die Vorteile von ABB genauer betrachten, um herauszufinden, wie es die Entscheidungsfindung verbessert, die Unternehmensleistung steigert und Abläufe optimiert. Ob Sie Finanzexperte, Geschäftsinhaber oder Teil eines Managementteams sind – lesen Sie weiter, um mehr über Activity-Based Budgeting zu erfahren.

Activity-Based Budgeting vs. Traditionelle Budgetierung

ABB und traditionelle Budgetierung unterscheiden sich hauptsächlich in ihrem Ansatz zur Mittelverteilung. Die traditionelle Budgetierung stützt sich auf frühere Ausgabemuster und passt Beträge schrittweise an, ohne sich auf einzelne Aktivitäten zu konzentrieren. ABB hingegen weist Ressourcen basierend auf den Kosten spezifischer Geschäftsaktivitäten zu – und bietet detailliertere Einblicke, wo Geld ausgegeben wird.

Der Fokus von ABB auf Aktivitäten gibt Organisationen ein differenzierteres Verständnis für Kostentreiber, fördert Effizienz und Kostenreduktion, wo nötig. Für Organisationen, die präzisere Kostenkontrolle anstreben, ist ABB eine solide Wahl.

Die traditionelle Budgetierung kann hingegen weniger flexibel sein, da sie Ausgaben nicht nach einzelnen Aktivitäten analysiert und möglicherweise Chancen zur Kosteneinsparung verpasst. Sie lässt sich jedoch einfacher umsetzen und passt zu stabilen Ausgabenmustern.

Im Folgenden sind einige Unterschiede zwischen den beiden Ansätzen gelistet:

• Anpassungsfähigkeit: ABB passt sich aktuellen Bedürfnissen an, während die traditionelle Budgetierung durch vorherige Budgets beschränkt sein kann
• Kostenverteilung: ABB konzentriert sich auf die Kosten spezifischer Aktivitäten, während die traditionelle Budgetierung auf früheren Ausgabemustern basiert
• Vereinfachung: ABB klärt spezifische Kostentreiber und vereinfacht komplexe Budgetierungsprozesse, während die traditionelle Budgetierung möglicherweise diese Details übersieht

Sowohl aktivitätsbasierte als auch traditionelle Budgetierung bieten einzigartige Vorteile, abhängig von den Zielen und betrieblichen Anforderungen Ihrer Organisation. Die Wahl der Methode hängt von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. Überlegen Sie also, ob Sie detaillierte Aktivitätenverfolgung schätzen oder einen einfacheren, historischen Ansatz zur Budgetierung bevorzugen.

Activity-Based Budgeting vs. Zero-Based Budgeting

Im Gegensatz zu ABB beginnt das Zero-Based Budgeting (ZBB) jeden Budgetierungszyklus bei einer „Null-Basis“, bei der alle Ausgaben gerechtfertigt werden müssen. Diese Methode fördert sorgfältiges Nachdenken über Kosten, da Abteilungen jede Ausgabe erklären müssen, unabhängig davon, was frühere Budgets gezeigt haben.

Der Hauptunterschied zwischen ABB und ZBB liegt in der Ressourcenverteilung. ABB betrachtet, welche Aktivitäten Kosten verursachen, und finanziert diese entsprechend, um die Effizienz zu fördern. ZBB hingegen konzentriert sich auf wesentliche Ausgaben und beginnt bei null, wobei Abteilungen jede Ausgabe rechtfertigen müssen. Während ABB eher auf Aktivitäten ausgerichtet ist, legt ZBB mehr Wert auf Notwendigkeit und fragt, ob jede Ausgabe wesentlich für die Erreichung der Ziele der Organisation ist.

Beide Budgetierungsmethoden bieten einzigartige Vorteile, gehen jedoch mit spezifischen Herausforderungen einher. ABB bietet klare Einblicke in Betriebskosten und kann Prozesse durch das Streichen unwesentlicher Aktivitäten optimieren. Es könnte jedoch die allgemeinen Ausgabemuster nicht so gründlich berücksichtigen wie ZBB.

Der strikte Prozess beim ZBB kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, indem er eine analytische Neuprogrammierung und die Eliminierung veralteter oder ungerechtfertigter Ausgaben ermöglicht. Jedoch kann ZBB ressourcenintensiv sein und zu einem engen Fokus führen, der die kurzfristige Planung über langfristige strategische Ziele stellt.

Die Vorteile des Activity-Based Budgeting

ABB bietet zahlreiche Vorteile gegenüber anderen Budgetierungsmethoden. Mit einem klareren Verständnis darüber, wohin Ressourcen gehen sollten, ermöglicht es fundierte finanzielle Entscheidungen und effizientere Abläufe.

Insgesamt kann ABB die Anpassungsfähigkeit einer Organisation an Marktveränderungen mit detaillierteren Einblicken steigern. So profitieren Organisationen von ABB:

1. Verbesserte Ressourcenallokation

Ein Hauptvorteil von ABB ist die verbesserte Ressourcenallokation. Dieser Ansatz ermöglicht es Unternehmen, Mittel auf der Grundlage tatsächlicher Daten zuzuweisen, was zu einer besseren finanziellen Gesundheit und Effizienz führt.

2. Erhöhte Budgetkontrolle

ABB verbessert die Budgetkontrolle, indem es detaillierte Kosteninformationen liefert. Diese Transparenz hilft Organisationen, Ausgaben genau zu überwachen, Verschwendung zu reduzieren und Budgets effektiver zu verwalten.

3. Besseres Performance-Budgeting

Performance-Budgeting wird durch den Activity-Based Ansatz unterstützt. Durch das Verständnis der Kostentreiber können Unternehmen Budgets mit Leistungszielen abstimmen. Dies führt zu höherer Effizienz und einem klareren Weg zum Erfolg.

4. Strategische Ausrichtung und Entscheidungsfindung

Die strategische Ausrichtung ist ein wesentlicher Vorteil von ABB. Diese Methode stellt sicher, dass Ressourcen mit den Zielen der Organisation übereinstimmen, was schnellere und sicherere Entscheidungsprozesse unterstützt.

Überwindung der Herausforderungen von Activity-Based Budgeting

Die Implementierung von ABB kann Herausforderungen mit sich bringen, und der Übergang von traditionellen Methoden erfordert strategische Planung und Engagement. Dieser Ansatz erfordert eine detailliertere Datenerfassung, die anfänglich zeitaufwendig sein kann.

Um diese Herausforderungen zu meistern, sollten Organisationen:

• In Ausbildung und Schulung des Personals investieren: Schulungen stellen sicher, dass Mitarbeiter die Prinzipien von ABB verstehen. Dieses Wissen ermöglicht ihnen, Ressourcen korrekt zuzuweisen und fundierte Budgetentscheidungen basierend auf Aktivitäten-basierten Methoden zu treffen.
• Technologie zur Optimierung von Prozessen nutzen: Der Einsatz von Software für Finanzplanung und -analyse (FP&A) vereinfacht die Nachverfolgung und Analyse im Rahmen von ABB, reduziert manuelle Arbeit und verbessert Genauigkeit und Effizienz.
• Eine Kultur des Wandels fördern: Die Förderung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung hilft, den Widerstand gegenüber ABB zu verringern, indem die Mitarbeiter in den Übergang einbezogen und die langfristigen Vorteile

Indem Organisationen diese Herausforderungen proaktiv angehen, kann ABB zu einem effektiven Werkzeug werden.

Wie implementiert man Activity-Based Budgeting

Beim Wechsel zu ABB ist es wichtig, dass Organisationen einen strukturierten Ansatz verfolgen, um eine genaue und effiziente Implementierung sicherzustellen.

Im Folgenden stellen wir einen Schritt-für-Schritt-Prozess zur effektiven Implementierung von ABB mithilfe eines digitalen Zwillings vor – eines virtuellen Modells des Unternehmens, das wichtige finanzielle und nicht-finanzielle Kennzahlen erfasst und die Beziehungen, Strukturen und Prozesse der Organisation abbildet.

1. Schlüsselaktivitäten des Unternehmens identifizieren

Der erste Schritt besteht darin, die Kernaktivitäten zu skizzieren, die Kosten in Ihrer Organisation verursachen. Dazu gehört die Analyse jeder betrieblichen Aufgabe – von der Produktion bis zu administrativen Funktionen – um zu erkennen, wo Ressourcen verwendet werden. Die klare Identifizierung dieser Aktivitäten bildet die Grundlage für die Kostenzuweisung und hilft zu verstehen, welche Prozesse am kritischsten sind.

2. Kostentreiber bestimmen

Sobald eine Liste der Aktivitäten vorliegt, kann ein digitaler Zwilling verwendet werden, um die spezifischen Kostentreiber jeder Aktivität zu identifizieren. In der Produktion beispielsweise kann der digitale Zwilling simulieren, wie Stückvolumen oder Maschinenstunden die Kosten beeinflussen, was eine präzise Nachverfolgung der Kosteneinflüsse ermöglicht. Diese Daten ermöglichen eine Ressourcenallokation basierend auf tatsächlicher Nachfrage und präzisen Analysen anstelle breit gefasster Annahmen.

3. Daten sammeln und analysieren

Sammeln Sie detaillierte Daten über Kosten und Ressourcenverbrauch für jede Aktivität, einschließlich Arbeitskräfte, Materialien und Betriebskosten. Ein digitaler Zwilling ermöglicht eine kontinuierliche Simulation dieser Aktivitäten, bietet Echtzeiteinblicke und genauere Prognosen. Durch die Analyse dieses digitalen Modells erhalten Sie realistische Grundwerte für Aktivitätskosten und ein klares Bild der Ressourcenverteilung in der Organisation.

4. Kosten den Aktivitäten zuweisen

Mit den gesammelten Daten weisen Sie die Kosten jeder Aktivität zu, basierend auf den durch den digitalen Zwilling erfassten und analysierten Daten. Dieser Schritt ist entscheidend, um tatsächliche Ausgaben mit bestimmten Aufgaben zu verknüpfen und sicherzustellen, dass das Budget die wahren Betriebskosten widerspiegelt. Gleichzeitig werden Bereiche hervorgehoben, die mehr oder weniger Ressourcen benötigen, was eine präzisere Ressourcenplanung ermöglicht.

5. Budgetziele auf Basis der Aktivitätsniveaus festlegen

Nutzen Sie die Informationen aus Ihrer Kostenanalyse, um Budgetziele für jede Aktivität zu setzen. Mit Ihrem digitalen Zwilling können Sie zukünftige Szenarien modellieren, wie etwa Änderungen in der Nachfrage. Dies ermöglicht es, Ressourcen und Ausgaben je nach den erwarteten Aktivitätsniveaus nach oben oder unten zu skalieren.

6. Regelmäßige Überwachung und Anpassung

Die Implementierung von ABB ist ein fortlaufender Prozess. Ein digitaler Zwilling hilft dabei, Kosten nachzuverfolgen und anzupassen, während sich die Abläufe entwickeln. Durch die Überwachung der Aktivitäten mithilfe dieses Modells können Sie Echtzeit-Budgetanpassungen vornehmen, um sicherzustellen, dass die Mittel den aktuellen Anforderungen und Prioritäten entsprechen, was die Flexibilität und Genauigkeit im Budgetierungsprozess verbessert.

Activity-Based Budgeting in der Praxis

Betrachten wir ein Beispiel: Unternehmen A ist ein Elektronikhersteller, der im nächsten Jahr die Produktion von 50.000 Leiterplatten plant. Jede Leiterplatte erfordert Montage, Test und Qualitätsprüfung, was pro Einheit 4 € kostet. Somit schätzt der Activity-Based Ansatz des Unternehmens ein Budget von 200.000 € (50.000 Einheiten x 4 €) für produktionsbezogene Aktivitäten.

Wenn Unternehmen A hingegen traditionelle Budgetierung verwendet hätte, würde es sich nur auf die Inspektionskosten des letzten Jahres und ein inkrementelles Wachstum stützen. Angenommen, die Produktionskosten des letzten Jahres betrugen 150.000 € und es wird ein jährlicher Anstieg von 15 % erwartet, würde es nur 172.500 € zuweisen – was die tatsächlichen Anforderungen unterschätzen, und Produktionsverzögerungen riskieren könnte.

Mit ABB stimmt das Budget von Unternehmen A direkt mit den erwarteten Produktionsmengen überein und liefert eine klarere und genauere Prognose der Kosten für Montage und Inspektion. Die traditionelle Budgetierung, die auf historischen Daten und jährlichen Steigerungen basiert, könnte die tatsächlichen betrieblichen Anforderungen unterschätzen und Ressourcenlücken schaffen.

Optimierung des Budgetierungsprozesses mit FP&A-Software

Mit FP&A-Software können Unternehmen die Budgetierung optimieren, indem sie Daten über Abteilungen hinweg zentralisieren und eine Single Source of Truth (SSOT) schaffen, die manuelle Dateneingaben und Fehler reduziert.

Diese Konsolidierung ermöglicht es Finanzteams, sich auf die Analyse zu konzentrieren, anstatt zeitaufwändige Datenerfassung, und beschleunigt den Budgetierungs- und Prognoseprozess. Durch die Integration von Echtzeitdaten bieten FP&A-Tools genaue, aktuelle Einblicke.

Dies verbessert die Entscheidungsfindung und unterstützt einen effizienteren, differenzierten Planungsworkflow.

Vereinfachung, Integration und Anpassungsfähigkeit: Wie die Jedox-Plattform Activity-Based Budgeting unterstützt

Mit Funktionen für Planung, Prognose und Szenarioanalyse helfen anpassungsfähige FP&A-Plattformen wie Jedox Organisationen, Budgets schnell anzupassen, um veränderten Anforderungen gerecht zu werden. Dies ermöglicht Finanzteams, die Budgetierung für verschiedene Abteilungen zu optimieren und gleichzeitig eine kohäsive, ganzheitliche Geschäftsansicht beizubehalten.

Gleichzeitig ermöglichen die anpassbaren Vorlagen von Jedox, sogenannte Best Practice Accelerators (BPAs), anderen Teams – wie Vertrieb und Betrieb – sich auf ihre spezifischen Budgetierungsaufgaben zu konzentrieren. Von Umsatzprognosen für den Vertrieb bis hin zur Lieferkettenplanung für den Betrieb können Nicht-Finanz-Teams planen, ohne das gesamte Finanzmodell navigieren zu müssen.

Da jede Abteilung in Vorlagen arbeitet, die in ein einheitliches Finanzmodell einfließen, bietet Jedox Finanzleitern eine vollständige, integrierte Sicht auf das Unternehmen – durch die Kombination von Zielen und Plänen aller Teams, um Ressourcen effektiv auszurichten und schnell auf Marktveränderungen zu reagieren.

Schließlich fördert die Jedox-Plattform eine Kultur der Entschlossenheit, des Vertrauens und der Leistung – und verbessert den Activity-Based Budgeting Prozess durch:

Vereinfachung: Komplexe Aufgaben einfach machen 

• Die Excel-ähnliche Benutzeroberfläche von Jedox unterstützt eine einfache Einführung und fördert eine bessere Zusammenarbeit zwischen allen Teams und Abteilungen.
• Automatisierte Workflows ermöglichen es selbst nicht-technischen Stakeholdern, Beiträge zu leisten und den gesamten ABB-Prozess zu beschleunigen.
• Erstellen Sie schnell und einfach eine teilbare Zusammenfassung Ihrer ABB-Pläne, um die Abstimmung zwischen den Teams mithilfe von JedoxAI zu verbessern, einer der generativen KI-Funktionen der Plattform.

Integration: Beseitigung von Datensilos mit einer zugänglichen, einheitlichen SSOT 

• Automatisieren Sie die Integration von Daten aus internen oder externen Quellen, um eine umfassende SSOT zu schaffen. Dies ermöglicht es allen Beteiligten, mit zeitkontrollierten, konsistenten und genauen Datenflüssen zu arbeiten.
• Erstellen Sie einen digitalen Zwilling Ihrer Organisation, um eine kontinuierliche Simulation Ihrer Aktivitäten zu sehen und Kosten anzupassen, während sich Ihre Abläufe weiterentwickeln.
• Verbessern Sie Einblicke und fördern Sie die Zusammenarbeit mit finanziellen und nicht-finanziellen Daten – beispielsweise Personalplanungsdaten aus dem HR-Bereich oder Logistikdaten aus dem Betrieb – um erfolgreich einen dynamischen ABB-Plan umzusetzen, der die gesamte Leistung der Organisation abdeckt.

Anpassungsfähigkeit: Leistung skalieren, während Ihr Unternehmen wächst

• Steigern Sie den Wert und passen Sie sich nahtlos an sich ändernde Geschäftsanforderungen an – und verbessern Sie Ihren ABB-Prozess – mit der weltweit anpassungsfähigsten Planungs- und Performance-Management-Plattform.
• Nutzen Sie Jedox AIssisted™ Planning, um umsetzbare Einblicke zu gewinnen, Zeitreihenprognosen zu erstellen, Treiberanalysen durchzuführen und mehr. So können Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher machen und die digitale Transformation der Finanzabteilung vorantreiben.

Kurz gesagt, Jedox macht Activity-Based Budgeting zugänglich und effizient und verbessert die Datenqualität, Ressourcenallokation und finanzielle Leistung auf ganzer

Präzision und Effizienz mit Activity-Based Budgeting

Die Zukunft von ABB sieht vielversprechend aus, da Unternehmen weltweit adaptive Finanzstrategien suchen. Auch wenn es anfänglichen Aufwand erfordert, können seine Vorteile – erhöhte Effizienz, Transparenz und Flexibilität – die Finanzplanung erheblich verbessern. Darüber hinaus bietet die Integration mit FP&A-Technologie unzählige Möglichkeiten für Innovationen.

Mit einem Enterprise Performance Management (EPM)-Tool wie Jedox wird die Implementierung von ABB einfach und effektiv. Dies wiederum verbessert die Entscheidungsfindung und hält Unternehmen in einem sich verändernden Markt wettbewerbsfähig. Fordern Sie noch heute eine Demo an, um zu sehen, wie Jedox Ihre Budgetierungs- und Prognoseprozesse optimieren kann.