Effektives Finanzcontrolling: der Weg zur erfolgreichen Unternehmenssteuerung

Finanzcontrolling sorgt dafür, dass ein Unternehmen liquide bleibt, effizient arbeitet und seine strategischen Ziele erreicht. Das macht es zu einem zentralen Erfolgsfaktor für Unternehmen. In diesem Beitrag beleuchten wir die wichtigsten Aufgaben, Ziele und Herausforderungen des Finanzcontrollings.

Herausforderungen im Finanzcontrolling

• Komplexität der Daten: Der Umgang mit großen Datenmengen aus unterschiedlichen Quellen (wie z. B. ERP, Bank, CRM) erfordert immer präzisere Analysemethoden.
• Flexibilität: Unternehmen müssen agil auf Marktveränderungen reagieren. Ein flexibles Finanzcontrolling ermöglicht schnelle Anpassungen in finanziellen Strategien.
• Technologische Anforderungen: Die Digitalisierung verlangt den Einsatz moderner BI-Tools und stellt zugleich hohe Anforderungen an das Change-Management, um die Akzeptanz aller Mitarbeitenden und eine optimale Nutzung zu gewährleisten.

Zentrale Aufgaben im Finanzcontrolling

Das Finanzcontrolling konzentriert sich auf die Finanzplanung, Budgetierung, Liquiditätsüberwachung und Kostenoptimierung. Ziel ist es, die Zahlungsfähigkeit sicherzustellen, Risiken frühzeitig zu erkennen und Ressourcen effizient einzusetzen.

Budgetierung

Die Budgetierung stellt sicher, dass finanzielle Mittel effizient zugewiesen werden. Dabei kommen unterschiedliche Ansätze zur Anwendung, die je nach Unternehmensstruktur und Anforderungen variieren können:

• Zero-Based-Budgeting (ZBB)
• Rollierende Budgetierung
• Top-Down-Budgetierung
• Bottom-Up-Budgetierung
• Kaizen-Budgetierung

Kosten- und Leistungsrechnung

Eine gezielte Steuerung der Kostenstruktur stärkt die Finanzstabilität und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens und kann gleichzeitig die Gewinnspanne erhöhen.

Methoden der Kostenrechnung:

• Die Vollkostenrechnung berücksichtigt fixe und variable Kosten, verteilt sie auf Kostenträger und bietet eine umfassende Übersicht. Sie ist besonders nützlich zur Preisgestaltung, aber anfällig für Verzerrungen durch Fixkostenverteilung.
• Die Teilkostenrechnung betrachtet nur variable Kosten und weist Fixkosten separat aus. Sie unterstützt kurzfristige Entscheidungen und zeigt Deckungsbeiträge sowie Rentabilität transparenter auf.

Optimierung der Kostenstruktur: Tipps zur Reduzierung von Fix- und variablen Kosten

Optimierung von Fixkosten

Fixkosten sind Ausgaben wie Mieten, Gehälter festangestellter Mitarbeitender oder Leasingkosten, die unabhängig von der Produktionsmenge konstant bleiben.

Praktische Maßnahmen zur Reduzierung von Fixkosten:

• Outsourcing nicht essenzieller Tätigkeiten
• Neuverhandlung von Verträgen
• Zusammenlegung von Betriebsstandorten

Optimierung der variablen Kosten

Variable Kosten lassen sich an die Produktionsmenge anpassen und umfassen unter anderem Material- und Energiekosten.

Praktische Maßnahmen zur Optimierung der variablen Kosten:

• Mengenvorteile bei Lieferanten nutzen
• Effizienzprogramme zur Prozessverbesserung einführen
• Lagerhaltung optimieren, um Kapitalbindung zu reduzieren
• Moderne Technologien einsetzen, um Ressourcenverbrauch zu senken

Liquiditätsmanagement und Cashflow-Planung

Ein effektives Liquiditätsmanagement ist entscheidend, um Zahlungsfähigkeit sicherzustellen und finanzielle Engpässe zu vermeiden. Mangelhafte Planung kann zu Zahlungsunfähigkeit und im schlimmsten Fall zur Insolvenz führen.

Cashflow-Überwachung

Die Überwachung des Cashflows gibt Einblick in die Zu- und Abflüsse von Geld und ermöglicht es, die finanzielle Stabilität zu bewerten. Ein positiver Cashflow signalisiert die Fähigkeit, Verbindlichkeiten zu decken und Wachstum zu finanzieren, während ein negativer Cashflow auf dringenden Handlungsbedarf hinweist.
Wichtige Instrumente sind Liquiditätskennzahlen wie die Liquiditätsgrade I bis III (s. Tabelle unten), die die Verfügbarkeit flüssiger Mittel im Verhältnis zu kurzfristigen Verbindlichkeiten messen.

Liquiditätsprognosen

Durch Liquiditätsprognosen werden zukünftige Einnahmen und Ausgaben geplant, um potenzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen. Insbesondere in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheiten sind proaktive Liquiditätsprognosen unverzichtbar, um flexibel auf Marktveränderungen zu reagieren. Unternehmen, die ihre Planung vernachlässigen, gefährden nicht nur ihre Liquidität, sondern auch ihre langfristige Wettbewerbsfähigkeit. Mithilfe von Cashflow-Modellen lassen sich präzise Vorhersagen erstellen und mögliche Abweichungen simulieren. Rolling Forecasts ergänzen diesen Ansatz, indem sie regelmäßig aktualisiert werden und so ermöglichen, flexibel auf Veränderungen zu reagieren.

Kennzahlenanalyse: Die wichtigsten KPIs im Finanzcontrolling

Kennzahlen sind essenzielle Steuerungselemente im Finanzcontrolling. Sie helfen dabei, den Unternehmenserfolg messbar zu machen. Die Kennzahlenanalyse unterstützt Unternehmen dabei, relevante Leistungsindikatoren zu identifizieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Zu den wichtigsten Finanzkennzahlen gehören die folgenden:

Abweichungsanalyse

Der Soll-Ist-Vergleich deckt Abweichungen zwischen geplanten und tatsächlichen Ergebnissen auf. Dies ermöglicht die Identifikation von Ursachen und die Umsetzung notwendiger Anpassungen, sodass die finanzielle Lage stets unter Kontrolle bleibt und auf Veränderungen schnell reagiert werden kann.

Finanzreporting

Ein effektives Finanzreporting stellt sicher, dass alle relevanten Kennzahlen verfügbar sind. Dabei konzentrieren sich die Berichte auf das Wesentliche und verdeutlichen Handlungsbedarfe.

Standardisierte Reports gewährleisten eine klare und vergleichbare Darstellung der Informationen. Sie schaffen eine solide Grundlage, um finanzielle und operative Leistungen abteilungsübergreifend zu analysieren.

Berichtstypen:

• Monatsberichte: Bieten regelmäßige Einblicke und identifizieren frühzeitig Abweichungen von den geplanten Zielen.
• Quartalsberichte: Ermöglichen eine detaillierte Analyse der operativen Leistung und liefern wertvolle Erkenntnisse zur strategischen Steuerung.
• Jahresberichte: Fassen die Entwicklung des gesamten Geschäftsjahres zusammen und unterstützen langfristige Planungen.

Controller: Strategischer Partner des Managements

Controller sind längst nicht mehr nur Zahlenlieferanten. Sie agieren als strategische Partner des Managements, indem sie Finanz- und Kostenkontrolle mit aktiver Beratung bei Planung und Entscheidungsfindung kombinieren. Ihre Kernaufgabe ist es, Daten zu analysieren und daraus Erkenntnisse zu ziehen, die als Basis für strategische Entscheidungen dienen.

Neben der klassischen Berichterstellung umfasst die Rolle des Controllers zunehmend die Prognose zukünftiger Entwicklungen und die Identifikation von Chancen und Risiken.

Mit dem Wandel zum Business Partner gewinnen Kommunikationsfähigkeit und ein tiefes Verständnis der Geschäftsprozesse an Bedeutung.

Abteilungsübergreifende Kommunikation

Eine effiziente Kommunikation zwischen der Finanzabteilung und dem Management stellt sicher, dass alle relevanten Informationen (wie z. B. Budgetanforderungen, Liquiditäts- und Marktdaten) in Entscheidungsprozesse einfließen. Der Austausch ermöglicht eine präzisere Einschätzung finanzieller Auswirkungen und die frühzeitige Identifikation von Risiken (wie z. B. Budgetüberschreitungen, Lieferkettenprobleme und regulatorische Risiken).

Erfolgsfaktoren der Zusammenarbeit

• Regelmäßiger Austausch: Ein kontinuierlicher Dialog zwischen der Finanzabteilung und den Fachbereichen gewährleistet, dass alle Abteilungen auf dem gleichen Informationsstand sind und gemeinsam auf die Unternehmensziele hinarbeiten.
• Gemeinsame Ziele: Das Festlegen und Verfolgen gemeinsamer Ziele stärkt das Verständnis für die Herausforderungen anderer Abteilungen und fördert eine partnerschaftliche Zusammenarbeit.

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Starker Fokus auf historische Daten

Historische Daten bieten wertvolle Einblicke in die vergangene Performance, doch ein übermäßiger Fokus darauf kann Unternehmen in eine rein reaktive Haltung zwingen, da relevante Entwicklungen erst zu spät erkannt werden. Langfristiger Erfolg erfordert, dass Controlling-Abteilungen die Vergangenheit analysieren und gleichzeitig die Zukunft antizipieren.

Lösungsansatz: Szenarioplanung

Vorteile von Szenarioplanung:

• Frühwarnsysteme: Potenzielle Risiken aber auch Chancen werden rechtzeitig erkannt, sodass Unternehmen proaktiv reagieren können.
• Verbesserte Planungsgenauigkeit: Muster und Trends in vergangenen Daten helfen, bei gleichbleibender Entwicklung präzisere Vorhersagen zu treffen und die finanzielle Steuerung zu optimieren.
• Effiziente Ressourcennutzung: Erkenntnisse aus Vorhersagen ermöglichen die zielgerichtete Anpassung von Strategien und Prozessen.
• Best-Case- und Worst-Case-Planung: Mithilfe der Szenarioplanung lassen sich vorhandene Daten dahingehend manipulieren, dass man Was-wäre-wenn-Szenarien durchspielen kann. So können sich Unternehmen auch auf eine überdurchschnittlich positive oder besonders negative Marktentwicklung vorbereiten und schneller reagieren, sollte der Extremfall eintreten.

Darüber hinaus ist es hilfreich, regelmäßig mit einem kritischen Blick auf aktuelle Strukturen und Prozesse zu blicken, Schwachstellen zu identifizieren und ggf. Anpassungen vorzunehmen. Sind bspw. mehrere Tools in Verwendung, welche die gleiche Funktion erfüllen? Hier findet sich Potenzial für Einsparungen. Oder gibt es historisch gewachsene Schritte in einem Prozess, die effiziente Workflows verhindern? Dann lohnt es sich, den Prozess zu verschlanken, um die Performance zu steigern.

Unflexible Budgets

Starre Budgets stellen in einer dynamischen Geschäftswelt eine erhebliche Herausforderung dar. Werden Budgets festgelegt, ohne Anpassungsmöglichkeiten für unvorhersehbare Entwicklungen wie beispielsweise disruptive Markteintritte, Naturkatastrophen oder Streiks zu schaffen, führt dies häufig zu ineffizientem Ressourceneinsatz. Die geplanten Kostenrahmen entsprechen dann nicht mehr den tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens. Außerdem vermitteln unflexible Budgets Mitarbeitenden das Gefühl, dass ihre Ideen nicht (zeitnah) umsetzbar sind. Dies kann die Unternehmenskultur beeinträchtigen und das Engagement reduzieren.

Lösungsansatz: Dynamische Budgetierungsansätze

Dynamische Budgetierungsansätze ermöglichen es Unternehmen, auf veränderte Bedingungen schnell zu reagieren und Ressourcen effizienter einzusetzen. Sie fördern zudem eine innovationsfreundliche Unternehmenskultur, in der Teams aktiv zur Unternehmensentwicklung beitragen können. Neben rollierenden Budgets, die durch regelmäßige Anpassungen stets eine aktuelle Planung sicherstellen, spielen flexible Planungssysteme eine wichtige Rolle. Flexible Planungssysteme verbinden den Budgetierungsprozess mit strategischen Zielen und nutzen Szenarioplanung, um Entwicklungen frühzeitig zu antizipieren. Mithilfe von Business-Intelligence-Tools können Datenanalysen und Prognosen erstellt werden, um Anpassungen gezielt vorzunehmen.

Fehlende Integration der verwendeten Tools

Viele Unternehmen nutzen nach wie vor Tools und Systeme für ihre Finanzplanung, die nicht miteinander vernetzt sind und so zu Datensilos führen. Das erschwert die Kommunikation und hat verzögerte Entscheidungsprozesse zur Folge. Zudem entsteht durch die Nutzung unterschiedlicher Datenquellen ein unvollständiges Bild der Unternehmensperformance, was im schlimmsten Fall zu Fehlentscheidungen führt.

Lösungsansatz: integrierte Tools

• Einheitliche Datenbasis: Eine zentrale Datenspeicherung stellt sicher, dass alle Abteilungen mit denselben Informationen arbeiten, wodurch bessere Entscheidungen getroffen werden können.
• Fehlervermeidung: Die manuelle Datenübertragung entfällt, was die Genauigkeit erhöht und außerdem Zeit spart.
• Prozessorientierte Workflows: Integrierte Systeme verbinden Abteilungen und Aufgaben nahtlos miteinander, beschleunigen Planungs- und Berichtsprozesse und fördern die Effizienz.

Neben den hier vorgestellten Lösungsansätzen sollten Unternehmen außerdem auf eine regelmäßige Weiterbildung ihrer Angestellten setzen. Fachleute, die sich weiterbilden, bekommen nicht nur aktuelle Entwicklungen schneller mit, sie bleiben auch offen für Veränderung. Diese Eigenschaften helfen Controllern dabei, flexibel auf Marktveränderungen zu reagieren.

Wie eine Software Ihre Controlling-Prozesse vereinfachen kann

Spezialisierte Controlling-Software optimiert Finanz- und Planungsprozesse, indem sie manuelle Fehler reduziert, Arbeitsabläufe automatisiert und Entscheidungsgrundlagen in Echtzeit bereitstellt. Zeitaufwendige Tätigkeiten wie das Zusammenführen von Daten oder das Erstellen von Berichten werden durch Automatisierung effizienter gestaltet, wodurch Controller mehr Kapazitäten für strategische Aufgaben gewinnen.

Mit Funktionen wie Dashboards und Live-Daten bietet Controlling-Software einen aktuellen Überblick über die finanzielle Situation. Unternehmen können Abweichungen von der Planung frühzeitig erkennen und flexibel reagieren. Diese Echtzeit-Transparenz fördert nicht nur die Agilität, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung auf allen Managementebenen.

Darüber hinaus ermöglicht Controlling-Software die einfache Erstellung von Szenario-Analysen und Forecasts. Diese Werkzeuge unterstützen die langfristige Planung, indem sie Vorhersagen auf Basis aktueller und historischer Daten kontinuierlich aktualisieren. Dadurch wird die Finanzplanung dynamisch, anpassungsfähig und in der Lage, sich schnell an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen.