Ihr Leitfaden für den Finanzplanungsprozess
Woher wissen Sie jederzeit, ob Ihr Unternehmen liquide ist? Wie gehen Sie mit einem finanziellen Engpass um? Gibt es eine Möglichkeit, die Zukunft Ihres Unternehmens zu bestimmen? Die Antwort auf diese und weitere Fragen: ein solider Finanzplan. Wie Sie einen solchen erstellen, erfahren Sie in unserem Leitfaden zum Finanzplanungsprozess.
Anfang 2020 wurden die Menschen zur Vorratshaltung aufgefordert. Die Coronakrise mit ungewissem Ausgang zeichnete sich ab. Viele hamsterten in der Folge Dinge wie Toilettenpapier und Pasta, die ihnen die größtmögliche Sicherheit für eine ungewisse Zukunft versprachen.
Für Unternehmen kommt diese Absicherung in Form von finanziellen Mitteln. Ein Unternehmen sollte zu jedem Zeitpunkt liquide sein und genug Geldmittel haben, um offene Rechnungen zu begleichen, Investitionen tätigen zu können, falls Mittel übrig sind und Ausgaben zu reduzieren, falls die Mittel knapp werden.
Was ist der Finanzplanungsprozess?
Die Finanzplanung ist ein Teilgebiet der Unternehmensplanung und ein wichtiges betriebswirtschaftliches Instrument. Sie bildet die Grundlage für Ihre zukünftigen Finanzentscheidungen. Im Finanzplanungsprozess werden alle finanziellen Sachverhalte eines Unternehmens erfasst und bewertet. Sie können damit feststellen, wie wirtschaftlich Ihr Unternehmen tatsächlich arbeitet. Bei positiver Bewertung kann Ihr Finanzplan wiederum Investoren überzeugen, in Ihr Geschäft einzusteigen.
Unternehmensgründer setzen sich häufig intensiv mit der Finanzplanung auseinander, doch auch über die Anfangsphase eines Unternehmens hinaus spielt der Finanzplan eine zentrale Rolle. Wenn Sie in Ihrem Finanzplanungsprozess alles richtig gemacht haben, zeigt Ihnen der Plan Ihre liquiden Mittel zu jedem Zeitpunkt auf. Dadurch wissen Sie jederzeit, ob Ihr Unternehmen finanziell gesund ist oder ob es Handlungsbedarf gibt. Sehen Sie den Finanzplanungsprozess als Investition in die Zukunft: Sie brauchen ihn, wenn Sie lange am Markt überleben wollen. Indem er Ihnen genau Ihre finanzielle Situation aufzeigt, beeinflusst der Finanzplan auch zukünftige Entscheidungen. Deshalb sollten Sie kontinuierlich Soll- und Ist-Zustand vergleichen und gegebenenfalls Anpassungen in Ihrem Plan vornehmen.
Was Sie darüber hinaus im Finanzplanungsprozess alles beachten sollten, welche Fallstricke Sie besser vermeiden und wie Sie es besser machen als Ihre Konkurrenz erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.
Was ist das Ziel der Finanzplanung?
Das Ziel der Finanzplanung ist es, die vorhandenen Ressourcen – in erster Linie sind das die finanziellen Mittel – möglichst wirtschaftlich einzusetzen. Der Finanzplan befähigt Sie, die Ihrem Unternehmen zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient und gewinnbringend wie möglich einzusetzen. Mit Hilfe eines Finanzplans und der entsprechenden Finanz KPIs können Sie Ihren individuellen Geldbedarf ermitteln, Finanzierungsaufwände verringern und darauf aufbauend zukunftsweisende Entscheidungen treffen.
Bedeutung und Aufgaben der Finanzplanung
Aus Ihrer individuellen Zielsetzung leiten sich die Aufgaben Ihres Finanzplans ab. Grundsätzlich sollten Sie zu jeder Zeit wissen, wie hoch die liquiden Mittel sein sollten, die Sie benötigen und wie viele Ihnen davon bereits zur Verfügung stehen. Dafür brauchen Sie einen genauen Überblick über die Höhe und Anzahl der Ein- und Auszahlungen und deren Fälligkeit. Ein guter Finanzplan gibt Ihnen Transparenz über die Unternehmenssituation, welche den Grundstein für dessen Fortbestehen legt.
Daran schließen sich weitere Aufgaben an. Mit einem aussagekräftigen Finanzplan können Sie den Geldbedarf für die nächsten Tage, Wochen und Monate ermitteln, während Sie gleichzeitig den Finanzierungsaufwand so gering wie möglich halten. So sichern Sie die Liquidität Ihres Unternehmens. Wenn Sie Plan- und Ist-Werte einander gegenüberstellen, dann kann der Finanzplan auch als Controlling-Instrument dienen: Bei Abweichungen von mehr als 5–10 Prozent werden Maßnahmen erforderlich – haben Sie bspw. höhere Kosten als ursprünglich geplant, dann gilt es, diese zu begrenzen. Haben Sie höhere Überschüsse, können Sie über geeignete Investitionen nachdenken.
Der Finanzplanungsprozess gilt nur dann als durchführbar, wenn er im Gesamtplanungsprozess eines Unternehmens integriert ist. Deshalb spricht man auch von der integrierten Finanzplanung.
Arten der Finanzplanung
Bei der Finanzplanung wird zwischen der operativen und der strategischen bzw. zwischen der kurzfristigen und langfristigen Planung unterschieden.
Die angesetzten Zeiträume richten sich in der Regel danach, was Sie mit Ihrer Planung abbilden und erreichen möchten. Welche Zeiträume Sie bestenfalls in Ihrer Planung ansetzen, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.
Planungszeitraum
Mit einem guten Finanzplan behalten Sie zu jedem Zeitpunkt den Überblick über die finanzielle Lage Ihres Unternehmens. Unterschiedliche Planungszeiträume können Ihnen bei der Verwirklichung Ihrer Ziele helfen.
Die operative Planung reicht maximal ein Jahr in die Zukunft und kann damit auch als kurzfristig angesehen werden. Ihre Aufgabe ist es, die Zahlungsbereitschaft jederzeit zu sichern. Fehlbeträge und Überschüsse werden hier sichtbar. Abhängig von der Unternehmenssituation können Sie auch Zeiträume von Tagen, Wochen oder Monaten abbilden. Das ist dann sinnvoll, wenn Sie mit starken Schwankungen planen müssen.
Bei der taktischen Planung betrachten Sie einen Zeitraum von zwei bis fünf Jahren. Die strategische Planung schließlich umfasst mehr als fünf Jahre. Sie dient der langfristigen Kapitaldeckung bzw. der Ermittlung des langfristigen Kapitalbedarfs. Da die langfristige Planung allerdings keine Aussage über die Kapitalstruktur ermöglicht, können auf der Basis keine idealen Finanzierungsentscheidungen getroffen werden.
In der Praxis erstellen Sie am besten einen detaillierten Plan im ersten Jahr, der die einzelnen Monate abbildet. Ab dem zweiten Jahr können Sie quartalsweise planen und ab dem dritten Jahr aktualisieren Sie Ihre Planung jährlich. Dabei sollte der Finanzplan einen Zeithorizont von drei bis fünf Jahren abdecken.
Schritte im Finanzplanungsprozess
Sie werden unterschiedliche Angaben darüber finden, welche Elemente Sie in Ihrem Finanzplan berücksichtigen sollten. Die Folgenden halten wir für besonders wertvoll:
Umsatzplanung
Die Umsatzplanung bildet die Basis für den Finanzplan. Ausgerichtet auf die nächsten 2 bis 5 Jahre, dient sie Banken gegenüber als Entscheidungshilfe für die Kreditvergabe. Deshalb sollten Sie Ihren Plan so gründlich und realistisch wie möglich aufstellen. Sofern es Daten aus den Vorjahren gibt, fließen sie in die strategische Umsatzplanung ein, genauso wie Kapazitätsgrenzen und je nach Branche saisonale Einschränkungen. Die Umsatzplanung ist also nur eine möglichst genaue Schätzung. Mit dieser Annährung können Sie jedoch in den Wochen, Monaten und Jahren nach der Aufstellung nachverfolgen, ob sich Ihr Umsatz den Erwartungen entsprechend entwickelt oder ob es Abweichungen gibt, auf die Sie reagieren sollten.
Kapitalbedarfsplanung
Der Kapitalbedarfsplan ist ein weiterer Teilplan Ihrer Finanzplanung. Damit ermitteln Sie, welcher Kapitalbedarf in den nächsten Jahren in Ihrem Unternehmen entsteht. Zum Kapitalbedarf zählen Gründungskosten (in der Anfangsphase von Unternehmen), Anlagevermögen oder Vorräte, aber auch mögliche Verluste sollten eingeplant werden. Ergänzen Sie Ihre Kapitalbedarfsplanung um die Finanzbedarfsplanung, wissen Sie auch, woher Ihre finanziellen Mittel kommen, um den Kapitalbedarf zu decken. Diese stammen in der Regel aus Eigen- und Fremdkapital.
Investitionsplanung
Die Höhe Ihrer geplanten Investitionen hängt individuell von Ihrem Geschäftsmodell ab. Ein Freiberufler hat geringere Investitionen in die Grundausrüstung, als wenn Sie bspw. einen Lieferdienst oder ein E-Mobilitätsstartup gründen möchten. Aber auch über die Gründungsphase hinaus ermöglicht Ihnen der Investitionsplan, Erweiterungsinvestitionen zu erfassen, die in den Folgejahren nötig werden können. Halten Sie in Ihrem Plan fest, in welchen Monaten investiert werden soll, damit das Geld dann auch zur Verfügung steht.
Liquiditätsplanung
Die Liquiditätsplanung ergänzt die anderen Teilpläne. Alle Größen, die sich auf die Höhe des Kontostandes auswirken, fließen in diesen Plan mit ein. Dazu gehören Steuernach- und Vorauszahlungen, Tilgungsleistungen, Kreditaufnahmen und dergleichen. Das Ziel ist, die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens zu jedem zukünftigen Zeitpunkt zu sichern – denn ist ein Unternehmen nicht mehr liquide, droht die Insolvenz. Der gesamte zukünftige Kapitalbedarf leitet sich aus der Liquiditätsplanung ab. Damit ist dieser Teilplan einer der wichtigsten für Unternehmen. Die Liquiditätsplanung sollte einen Zeithorizont von sechs bis zwölf Monaten umfassen und, wenn möglich, die vergangenen zwei Jahre in die Betrachtung mit einbeziehen.
Was gehört in den Finanzplanungsprozess?
Alle Teilplanungen gehören zusammen: Sie bauen aufeinander auf oder stehen in Wechselwirkung miteinander. Haben Sie in einem der Teilpläne Fehler gemacht, können sich diese auf andere Teilpläne auswirken. Deshalb sollten Sie bei jedem einzelnen Teilplan sehr sorgfältig vorgehen und die Zahlen besser einmal mehr prüfen.
Weitere Teilpläne, die Sie in Ihre Finanzplanung aufnehmen können, sind die Planerfolgsrechnung, die Planbilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung, die Kostenplanung, die Rentabilitätsrechnung und die Deckungsbeitragsrechnung. Welchen der Teilpläne Sie in Ihrem Finanzplanungsprozess berücksichtigen möchten, entscheiden Sie selbst. Grundsätzlich zahlt es sich für Sie aus, möglichst viele Faktoren zu berücksichtigen.
Vorteile der Finanzplanung
- Auf Notfälle vorbereitet sein: Im Idealfall tritt gar kein Notfall auf, da Sie dank Ihres Finanzplans schon vorher wissen, wo Engpässe entstehen und darauf reagieren können.
- Schnellere Reaktionszeiten: Falls doch mal ein unvorhergesehenes Ereignis eintritt, können Sie schnell darauf reagieren, weil Sie den Überblick über das gesamte Unternehmen bereits haben und Unregelmäßigkeiten besser einordnen können.
- Ermöglicht eine stabile Planung, auch auf lange Sicht: Die Voraussetzung dafür ist, dass Sie Ihren Finanzplan auf mehrere Jahre ausrichten und immer aktuell halten. Dann erreichen Sie auch langfristige Sicherheit.
- Klar definierte Strategie und Ziele: Wenn Sie auch auf lange Sicht die finanzielle Situation Ihres Unternehmens kennen, können Sie sicher darauf aufbauen.
- Erhöht die Transparenz im Unternehmen: Nicht nur Sie wissen jederzeit, wo Ihr Unternehmen steht, sondern auch Ihren Investoren können Sie so mehr Sicherheit bieten.
Vermeidbare Fehler im Finanzplanungsprozess
Wenn Sie sich mit dem Finanzplanungsprozess auseinandersetzen, ist es wichtig, mögliche Fallstricke zu kennen, damit sie vermieden werden können. Im folgenden Abschnitt stellen wir Ihnen häufige Fehler vor.
- Ihre Umsatzplanung ist unrealistisch: Einer der größten Fehler ist, von einem kontinuierlich steigenden Umsatz auszugehen, da eine solche Entwicklung sehr unrealistisch ist. Sie werden in der Regel an Kapazitätsgrenzen stoßen, die Sie im Idealfall vorher identifiziert und in Ihrer Vertriebsplanung berücksichtigt haben. Wenn Sie in Ihrer Umsatzplanung Fehler machen, wirkt sich das wiederum auf Ihre Liquiditätsplanung aus. Seien Sie deshalb ehrlich zu sich selbst. Sie müssen nicht pessimistisch kalkulieren, aber hinterfragen Sie sehr optimistische Prognosen lieber zweimal.
- Steuern werden nicht berücksichtigt: Seien Sie sich darüber im Klaren, dass Sie Brutto- und Netto-Werte sowie die Umsatzsteuer in Ihre Planung mit aufnehmen müssen und achten Sie darauf, dass Sie die Werte nicht vermischen. Netto-Werte sind wichtig für die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und Brutto-Werte für die Liquiditätsplanung. Je nach Unternehmensform fallen weitere unterschiedliche Arten von Steuern an, sei es die Körperschaftssteuer, Gewerbesteuer oder Umsatzsteuer und Steuervorauszahlungen – sie alle müssen in die vollständige Finanzplanung mit einfließen.
- Zahlungsziele werden nicht eingehalten: Es kommt häufiger vor, als man denkt: Ein Kunde leistet eine vereinbarte Zahlung einen oder zwei Monate später. Nicht so schlimm, denken Sie, bezahlt ist bezahlt. Die Verzögerung beeinflusst allerdings Ihre Liquiditätsplanung, denn auch Sie sind wahrscheinlich an Zahlungsforderungen gebunden und können diese im schlimmsten Fall nicht einhalten. Achten Sie deshalb bei Ihrer Finanzplanung gut darauf, Zahlungsziele in den Berechnungen zu berücksichtigen, da sie sich auf Ihren Kapitalbedarf auswirken.
- Lohn und Lohnnebenkosten werden in der Planung vergessen: Während Gründer ihren Lohn durch private Entnahmen zahlen, sind in größeren Betrieben in der Regel auch die Gründer und Geschäftsführer in einem Angestelltenverhältnis. Bei der Aufstellung des Finanzplans müssen sowohl alle Löhne als auch die entsprechenden Lohnnebenkosten berücksichtigt werden. Andernfalls erhalten Sie schnell verzerrte Ergebnisse.
- Kapitalbedarf wird unterschätzt: Häufig wird der Kapitalbedarf zu gering angesetzt, weil bspw. Reparaturkosten nicht bedacht werden oder der Umsatz zu optimistisch berechnet wird (s. Fehlerquelle oben). In beiden Fällen brauchen Sie mehr Kapital als Sie erwartet haben und drohen im schlimmsten Fall, in die Insolvenz zu rutschen. Gehen Sie deshalb lieber konservativ vor und berechnen einen Puffer mit ein, der Sie im Fall der Fälle absichert.
- Spreadsheet-Chaos durch Excel: Eine weitere Fehlerquelle technischer Natur wird ebenfalls häufig unterschätzt: Excel ist richtig angewendet ein geeignetes Tool für die Finanzplanung. Allerdings stellt genau diese richtige Anwendung oftmals die größte Hürde dar. Die Teilplanungen des gesamten Finanzplanungsprozesses sind für sich allein genommen schon komplex. Müssen Sie dann auch noch sehr viele Spreadsheets von verschiedenen Abteilungen und Personen zusammenbringen, droht schnell Chaos. Ein Berechnungsfehler in einer der Tabellen, eine falsche Formel, falsche oder gelöschte Referenzwerte und schon erhalten Sie ein verzerrtes Ergebnis. Kritisch wird es, wenn Sie damit rechnen, noch ausreichend liquide Mittel zur Verfügung zu haben, während Sie in Wirklichkeit gleichzeitig in die Zahlungsunfähigkeit rutschen. Dann treffen Sie falsche Entscheidungen, die sich negativ auf die Zukunft Ihres Unternehmens auswirken können. Ihr Plan sollte also so einfach und genau wie möglich sein. Dafür haben Sie zwei Optionen: Sie können alle Werte mehrfach überprüfen, was Sie Zeit und Nerven kostet. Ganz sicher sind Sie am Ende möglicherweise trotzdem nicht, ob auch wirklich alles korrekt ist. Die andere Möglichkeit ist, dass Sie auf eine Software setzen, die Ihnen eine Single Source of Truth liefert, Ihnen Arbeit abnimmt und Ihnen wertvolle Zeit für andere wichtige Aufgaben zurückgibt. Mit Jedox nutzen Sie eine integrierte Planungssoftware, die die Abläufe in Ihrem Finanzplanungsprozess automatisiert und durch Excel entstehende Fehler vermeidet. Durch ein Excel Add-On bleiben Sie in Ihrer gewohnten Excel-Umgebung und kollaborieren mit Ihren Kollegen auf einer Datengrundlage. So können Ihnen keine Daten verloren gehen und Sie müssen keine mühsamen Abgleiche der einzelnen Spreadsheets mehr durchführen. Ändern Sie einen Wert, der sich auf die anderen Werte auswirkt, sehen Sie die Anpassung innerhalb von Sekunden.
Mit Jedox sparen Sie im gesamten Finanzplanungsprozess so viel Zeit, dass Sie sich darauf konzentrieren können, die Ergebnisse Ihrer Arbeit zu interpretieren und Entscheidungen in Hinblick auf die Zukunft Ihres Unternehmens zu treffen. So führen Sie den Finanzplanungsprozess sinnvoll weiter und ernten die Früchte Ihres Tuns.
Diese 5 Fragen sollten Sie sich stellen, um Ihre Finanzplanung zu bewerten
- Kennen Sie den genauen Bestand an liquiden Mitteln? Vielleicht reicht Ihnen schon ein monatlicher Überblick, ggf. ist es für Sie aber wichtig, auf die Woche oder sogar den Tag genau Bescheid zu wissen, wie es um die Liquidität Ihres Unternehmens bestellt ist.
- Welche Pläne haben Sie für zukünftige Investitionen in Ihrem Unternehmen? Werden weitere Mittel für die Erweiterung einzelner Abteilungen, für neue Projekte oder ganz allgemein für das Unternehmenswachstum notwendig?
- Gibt es einen Ersatzbedarf an Einrichtung, Anlagen, Maschinen und dergleichen in den nächsten Monaten?
- Stehen Ihnen für all diese Überlegungen Finanzmittel in ausreichender Höhe zur Verfügung?
- Woher bekommen Sie mehr Kapital, falls Sie einen Engpass feststellen?
Wenn Sie auf all diese Fragen eine zufriedenstellende Antwort geben können, dann steht Ihrem Erfolg nichts mehr im Wege.
Fazit
Auch knapp zwei Jahre nach Beginn der Corona-Pandemie sind wir weit davon entfernt, in allen Bereichen ein normales Leben zu führen. Während sich viele Menschen an die Ungewissheit gewöhnt haben und nicht mehr das Bedürfnis haben, für den Übervorrat einzukaufen, ist die Unsicherheit für Unternehmen nach wie vor deutlich spürbar. Wie geht es weiter? Wo stehen wir in zwei, fünf oder zehn Jahren? Wer am Markt überleben will, braucht einen Plan mit Weitblick: Langfristiger Unternehmenserfolg bedeutet moderne integrierte Finanzplanung. Ein Finanzplan bietet Ihnen die nötige Transparenz, um weitreichende Entscheidungen zu treffen und langfristig liquide zu bleiben.
