Planung in Excel: Vorteile, Grenzen und leistungsstarke Alternativen

Excel ist seit Jahrzehnten ein Grundpfeiler in der Finanzplanung. Viele Unternehmen, vom kleinen Startup bis hin zum Unternehmen mit Milliardenumsätzen, nutzen Excel, um ihre Abläufe effektiv zu steuern. Mit steigender Komplexität der Unternehmen stößt Excel jedoch an seine Grenzen. Insbesondere Finanzplanung-und-Analyse– (FP&A-)Teams spüren die Herausforderungen bei der Zusammenarbeit, Datenintegration und der Verwaltung großer Datenmengen.

In diesem Beitrag beleuchten wir einige Vor- und Nachteile der Nutzung von Excel für die Finanzplanung. Zudem gehen wir auf Best Practices und potenzielle Alternativen für Unternehmen ein, die ihre Planungsprozesse optimieren und skalieren möchten.

Excel: Leistungsstarkes Planungstool mit Grenzen

Die Flexibilität, breite Bekanntheit und Zugänglichkeit machen Excel zu einem unverzichtbaren Tool in der Finanzabteilung. Besonders für kleine bis mittelgroße Unternehmen ist Excel oft von Nutzen, da sie ihre Daten und gesamte Planung darin verwalten können, ohne die Kapazitäten zu überfordern. Unternehmen, die Excel für die Planung nutzen, erstellen darin Budgets, Prognosen und Berichte und profitieren dabei von der anpassbaren Benutzeroberfläche.

Im Laufe der Jahre hat Excel zweifellos seine Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit verbessert und ist so für moderne Buchhaltungs- und Finanzplanungsaufgaben geeignet. Man denke bspw. an die Einführung von PivotTables und PivotCharts oder Funktionen wie HLOOKUP, VLOOKUP und XLOOKUP. Power Query ermöglicht die Integration externer Daten, und Power BI bietet Kunden die Möglichkeit, Daten zu analysieren und zu visualisieren.

Obwohl diese Funktionen Vorteile bieten und die Finanzplanungsfähigkeiten von Excel erweitern, bringen sie auch Begrenzungen mit sich. Hinsichtlich der Skalierbarkeit bietet Excel nun eine Million Zeilen, was für viele kleine bis mittelgroße Unternehmen ausreichend ist. Für Unternehmen mit etwa bis zu 1.000 Mitarbeitern kann Excel durch die Möglichkeit, Zellen zu sperren und Regeln zu erstellen, für Planungszwecke ausreichen.

Es ist jedoch wichtig zu betonen, dass Sorgfalt oberste Priorität hat: Alle Zellen, die nicht bearbeitet werden sollen, müssen gesperrt werden – und diejenigen, die die Excel-Modelle einrichten, müssen sich dessen bewusst sein. Nachlässigkeiten können leicht dazu führen, dass Benutzer Informationen in Zellen eingeben, in die sie nicht gehören. Solche menschlichen Fehler wirken sich zwangsläufig auf die Planungsergebnisse aus und gefährden die Grundlagen, auf denen Geschäftsentscheidungen beruhen.

Diese Fehler im Nachhinein zu ermitteln und zu korrigieren, ist sowohl zeitaufwändig als auch arbeitsintensiv. Ein weiteres Risiko bei Excel-Tabellen besteht darin, dass Personen ohne Absprache Zeilen und Spalten hinzufügen, was sich auf Formeln und deren Ergebnisse auswirkt. In Excel-Arbeitsblättern arbeiten die Benutzer nicht unbedingt mit Live-Daten. Außerdem sind Änderungen an den Quelldaten nicht zwangsläufig für alle sichtbar, was bedeutet, dass viele Fehler nicht sofort erkannt werden.

Excel kann bis zu einem gewissen Maß an Skalierbarkeit und Komplexität für die Finanzplanung und -prognose von FP&A-Teams funktionieren. Damit Excel in einer kollaborativen und dynamischen Arbeitsumgebung jedoch gut funktioniert, müssen Tabellenkalkulationen von Anfang an bewusst und sorgfältig eingerichtet werden – was in der Praxis kaum vollständig umsetzbar ist. Daher treten bei der Planung in Excel irgendwann Herausforderungen auf – insbesondere in Bezug auf die Anforderungen einer erfolgreich integrierten Finanzplanung.

Best Practices für die Excel-basierte Finanzplanung

Für Unternehmen, die Excel für die Finanzplanung nutzen, können die folgenden Best Practices einige der häufigsten und dringendsten Probleme abmildern:

1. Finanzmodellierungsstandards einführen und aufrechterhalten: Setzen Sie Standards wie die farbliche Kennzeichnung von Formeln (z. B. Schwarz für Formeln, Blau für Eingaben), um die Transparenz und Lesbarkeit für alle zu verbessern. Es ist einfacher, wenn alle auf derselben Grundlage arbeiten (z. B. gemäß den International Business Communication Standards [IBCS]).
2. „Ungeplante“ Änderungen verhindern: Vermeiden Sie das Hinzufügen unnötiger Zeilen und Spalten, da dies die Fehleranfälligkeit der Modelle erhöht.
3. Konsistente Vorlagen verwenden: Halten Sie sich an einheitliche Formate und Vorlagen, um Fehler zu reduzieren und Skalierbarkeit zu gewährleisten.
4. Grundlegende Organisation beibehalten: Nur das Nötigste in Excel-Tabellen einfügen und Überflüssiges entfernen. Andernfalls führen schlechte Daten zu schlechten Einblicken.

Wo die Planung in Excel an ihre Grenzen stößt

Mit dem Wachstum von Unternehmen und der Ausweitung von Datensätzen kann die Planung in Excel schnell zur Belastung werden. Große Datenmengen verlangsamen Berechnungen und erhöhen die Ladezeiten. Änderungen an den zugrunde liegenden Annahmen sind oft schwer nachzuvollziehen, besonders in Teams, in denen Modelle geteilt werden. Hier beginnen die Grenzen von Excel deutlich zu werden – insbesondere für Organisationen mit mehreren Stakeholdern an verschiedenen Standorten und in verschiedenen Unternehmensbereichen.

Einer der größten Schwachpunkte ist die Zusammenarbeit. Die Planung in Excel wird kompliziert, wenn mehrere Teammitglieder am selben Dokument arbeiten müssen. Tabellenkalkulationen sind anfällig für Versionskonflikte, und Änderungen an den Quelldaten sind nicht immer sofort für alle Stakeholder sichtbar. Hier kann das Fehlen einer zentralen „Single Source of Truth“ schwerwiegende Folgen haben. Ohne klar definierte, rollenbasierte Berechtigungen, die den Zugriff auf sensible Daten regeln, kann die Datenintegrität leicht durch menschliche Fehler gefährdet werden, die möglicherweise lange unentdeckt bleiben.

Darüber hinaus sind Tabellenkalkulationsmodelle und deren erfolgreiche Anwendung oft von der Person abhängig, die sie erstellt hat. Verlässt diese Person das Unternehmen, kann es äußerst schwierig werden, das Modell zu verstehen und aufrechtzuerhalten. Das schränkt die Skalierbarkeit ein. Solche Wissenslücken stellen insbesondere bei komplexen Modellen ein echtes Problem dar.

Dies ist auch eine Herausforderung für die Rückverfolgbarkeit in der Finanzplanung eines Unternehmens, was bei Audits problematisch werden kann. Diese Abhängigkeit von den Excel-Kenntnissen einer einzigen Person kann sich auch beim Forecasting in Excel bemerkbar machen. Es ist zwar möglich, Excel für Prognosen zu verwenden, doch ist es oft sehr aufwendig und für den durchschnittlichen Mitarbeiter zu komplex. Es erfordert fundiertes Wissen über Excel und die Geschäftstätigkeiten des Unternehmens und ist daher nicht skalierbar.

Ein weiterer Schwachpunkt: Excel ist keine große Datenbank – auch wenn das viele nicht davon abhält, es so zu verwenden. Excel wächst organisch mit den Anwendungsfällen und geschäftlichen Herausforderungen eines Unternehmens. Die Zahlen häufen sich, und je größer die Datensätze werden, desto umständlicher wird die Verarbeitung. Irgendwann erreicht das Unternehmen dann den Punkt, an dem eine groß angelegte Datenbank benötigt wird. Doch oft steht nur Excel zur Verfügung – und das wurde nicht für die integrierte Planung entwickelt.

Mit Add-ins und Plug-ins können externe Daten in Excel integriert werden, was jedoch die Ladezeiten verlängert und in Bezug auf das Datenvolumen begrenzt ist, das es noch effizient verarbeiten kann. Ein paar Hundert oder sogar Tausend Datensätze, das Importieren großer CSV-Dateien aus anderen Ordnern oder der Zugriff auf bestehende Systeme bringen Excel an seine Grenzen.

FP&A-Fachleuten stehen in Excel nur zwei Dimensionen zur Verfügung. Für die geschäftliche Planung benötigen Unternehmen jedoch oft wesentlich mehr Dimensionen (z. B. Produktname, Seriennummer, Kunde, Version, Währung, Unternehmen usw.). Sobald zwei Dimensionen überschritten werden, sind Workarounds wie Pivot-Tabellen erforderlich, um zusätzliche Dimensionen darzustellen. Dies ist zwar eine Möglichkeit, aber keine besonders benutzerfreundliche. Vielmehr ist es zeitaufwendig und arbeitsintensiv. Außerdem führt es zu längeren Ladezeiten – insbesondere, wenn andere Dateien integriert sind und zahlreiche Verbindungen zu externen Daten bestehen.

Idealerweise sollten moderne Lösungen für die integrierte Finanzplanung multidimensional sein und eine schnellere Möglichkeit bieten, zahlreiche Dimensionen darzustellen und zu verwalten. Die besten Lösungen sollten außerdem mit integrierten Daten über Extract, Transform, and Load (ETL)-Tools und Programmierschnittstellen (APIs) arbeiten, um den gesamten Prozess zu beschleunigen.

Umstieg auf eine Excel-Alternative: Wenn Komplexität, Agilität und große Datenmengen mehr erfordern

Excel ist zweifellos eine starke Software, die in einem gewissen Umfang Flexibilität und eine breite Palette an Funktionen bietet. Doch mit dem Wachstum eines Unternehmens wird schnell klar, dass Alternativen zu Excel erforderlich sind, um komplexeren Anforderungen in der Finanzplanung gerecht zu werden und den Betrieb reibungslos aufrechtzuerhalten. Auch wenn Excel eine starke Grundlage für die Finanzplanung bietet, ist es keine Datenbank und wurde nicht für das Management groß angelegter, multidimensionaler Daten entwickelt.

Bei der Suche nach Excel-Alternativen sollten Unternehmen Softwarelösungen in Betracht ziehen, die eine bessere Zusammenarbeit, Echtzeit-Datenintegration und robuste Automatisierungsfunktionen bieten. Enterprise Performance Management (EPM)-Plattformen wie Jedox bieten eine Excel-ähnliche Benutzeroberfläche, die den Übergang für Finanzteams, die mit der Excel-Benutzeroberfläche bereits vertraut sind, erleichtert.

Mit Jedox können Unternehmen effizient skalieren, ohne auf Excel-Grenzen bei Datenvolumen und Zusammenarbeit zu stoßen. Als multidimensionale Datenbank kann Jedox selbst größte Datenmengen bewältigen. Darüber hinaus ermöglicht der Jedox-Integrator in Sekundenschnelle den Zugriff auf externe Daten über eine API.

Zusätzlich bietet Jedox eine nahtlose Integration in die Excel-Automatisierung, die es Unternehmen ermöglicht, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, auf Echtzeitdaten zuzugreifen und Planungsmodelle teamübergreifend zu teilen, ohne auf manuelle Dateiaustausche angewiesen zu sein. Dies reduziert das Fehlerrisiko, verbessert die Rückverfolgbarkeit und stellt sicher, dass alle Beteiligten mit aktuellen Informationen arbeiten.

Excel-Datenvisualisierung: Verbesserung finanzieller Einblicke

Eine der Stärken von Excel ist die Möglichkeit, Datenvisualisierungen über Diagramme, Grafiken und Pivot-Tabellen zu erstellen. Allerdings sind die Visualisierungstools von Excel oft begrenzt im Vergleich zu modernen Business-Intelligence-Plattformen. Unternehmen, die große, komplexe Datensätze visualisieren müssen, stoßen schnell an die Grenzen der nativen Excel-Funktionalitäten.

Erweiterte Softwarelösungen für die Finanzplanung bieten verbesserte Drag-and-Drop-Datenvisualisierungsfunktionen, die das Analysieren und Präsentieren finanzieller und operativer Daten erleichtern. Diese Tools ermöglichen eine bessere Analyse über mehrere Dimensionen hinweg – wie z. B. Produktlinien, Regionen und Währungen – und stellen sicher, dass Berichte visuell ansprechend und informativ sind.

Wann die Finanzplanung über Excel hinausgehen sollte

Für Unternehmen, die keine Schwierigkeiten haben, ihre Finanzplanung in Excel zu verwalten, bleibt es ein äußerst effektives Tool. Doch wenn ein Unternehmen wächst, Experten aus dem Unternehmen ausscheiden, die Komplexität zunimmt und die Datenmenge weiter anwächst, kann der Zeitpunkt gekommen sein, die Planung in Excel zu erweitern oder auf eine Alternative umzusteigen, die die wachsenden Anforderungen einer dynamischeren, multidimensionalen Umgebung bewältigen kann.

Denken Sie an die Beispiele für Best Practices: Standards für Finanzmodelle einführen und aufrechterhalten, „ungeplante“ Änderungen verhindern, konsistente Vorlagen verwenden und grundlegende Organisation beachten. Die Einhaltung von Best Practices ist hilfreich, erfordert jedoch auch ein gemeinsames Engagement aller Nutzer – sowie eine ständige Wachsamkeit, um sicherzustellen, dass Excel-Tabellen nicht versehentlich beschädigt werden.

Bei Jedox sind diese Best Practices bereits integriert.

Jedox bietet gegenüber Excel mehrere Vorteile in der integrierten Finanzplanung und -prognose, einschließlich Echtzeit-Kollaboration mit Live-Daten. Die ETL-Funktionalität des Jedox Integrators ermöglicht die Anbindung an alle externen Datenquellen, was sicherstellt, dass die Datenanalysen auf alle relevanten Informationen zugreifen können. Dies schafft Transparenz und ein gemeinsames Verständnis des Unternehmens und sorgt für eine zentrale „Single Source of Truth“. Kein Hin- und Herschicken von Vorlagen mehr – Nutzer können Daten problemlos aktualisieren und von einer besseren Datenqualität profitieren, was zu weniger Fehlern führt.

Jedox ermöglicht ein verbessertes Workflow-Management und eine hohe Benutzerfreundlichkeit, insbesondere mit dem Jedox-Add-in für Excel 365. Dank einer starken Self-Service-Komponente sind Benutzer in der Lage, ihre eigenen Modelle ohne Unterstützung von IT oder externen Experten zu erstellen. Das Finanzteam kann Modelle erstellen, die das Unternehmen authentisch widerspiegeln und sogar einen digitalen Zwilling des Unternehmens schaffen. Durch die Bereitstellung wertvoller Einblicke können FP&A-Fachleute eine strategischere Rolle als Business Partner einnehmen und zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

Fazit: Excel für die Finanzplanung vs. Excel-Alternativen

Excel wird zwar weiterhin in vielen Branchen genutzt, hat jedoch auch seine Grenzen. Für kleinere Unternehmen oder Unternehmen mit übersichtlichen Prozessen kann Excel die meisten Planungsanforderungen abdecken. Doch je mehr Organisationen wachsen und komplexer werden, desto deutlicher treten die Einschränkungen von Excel hervor – insbesondere im Hinblick auf Zusammenarbeit, Echtzeit-Datenzugriff und Skalierbarkeit.

Excel wird ein grundlegendes Werkzeug in der täglichen Arbeit von FP&A-Experten bleiben, unabhängig davon, ob sie für kleine Unternehmen oder multinationale Konzerne tätig sind. Doch wie jedes Werkzeug wurde Excel für einen bestimmten Zweck entwickelt, und die modernen Herausforderungen der FP&A-Planung übersteigen mittlerweile seine Möglichkeiten. Daher ist es für Finanzexperten wichtig zu prüfen, ob Excel noch ihren Anforderungen entspricht.

Als leistungsstarke Softwarelösung für die Finanzplanung erweitert Jedox die Planungsfähigkeiten von Unternehmen mit besserer Zusammenarbeit, Automatisierung und Echtzeit-Einblicken – und stellt sicher, dass ihre Finanzmodelle mit den sich weiterentwickelnden Anforderungen des Unternehmens Schritt halten können. Mit Jedox können FP&A-Profis weiterhin Excel verwenden, dabei jedoch dessen Nachteile wie Tabellenchaos und die Schwierigkeit bei der Verarbeitung großer Datenmenhttps://www.jedox.com/de/demo/gen umgehen.

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