Scenario Planning: So treffen Sie Entscheidungen in unsicheren Zeiten
Der Einfluss der Inflation ist weltweit spürbar. Während viele Menschen Schwierigkeiten haben, die rasant steigenden Lebenshaltungskosten zu stemmen, bekommen auch Unternehmen die deutlich höheren Preise zu spüren. Höhere Gehälter und Materialkosten schränken die Profite spürbar ein.
Die aktuell turbulenten Zeiten erfordern es von Unternehmen, die Inflation nicht nur zu managen, sondern sie auch gezielt einzuplanen. Inflation ist nur einer von vielen Faktoren, die einen großen Einfluss auf die Unternehmensentwicklung haben, aber gleichzeitig sehr schwer zu planen sind. Eine Möglichkeit, sich besser auf die Zukunft und mögliche Entwicklungen in der Zukunft vorzubereiten, ist Scenario Planning.
Was Scenario Planning ist, wie der Planungsprozess abläuft und wie Entscheider in sämtlichen Unternehmen und Industrien davon profitieren, wird im Folgenden erläutert.
Was ist Scenario Planning?
Scenario Planning ist eine strategische Planungsmethode. Sie beschreibt einen Prozess, in dem unterschiedliche zukünftige Szenarios erdacht und darauf basierend Strategien für den Umgang mit den Szenarios formuliert werden. Diese dienen dann als Basis für Entscheidungsprozesse.
Ursprünglich kommt diese Planungsmethode aus dem Umfeld des Militärs. Heute hingegen wird Scenario Planning in erster Linie von Unternehmen angewendet, um langfristige Pläne zu erstellen, die schnell an sich verändernde Umstände angepasst werden können.
Grundsätzlich basieren Szenarios auf Annahmen über die zukünftige Entwicklung der Unternehmensumwelt und mögliche Auswirkungen, die daraus resultieren. Das ermöglicht es Unternehmen, anpassungsfähige Pläne zu formulieren und sich auf mögliche Veränderungen vorzubereiten. Gut ausformulierte Szenarios decken ein weites Feld an Möglichkeiten ab, wie sich ein Unternehmen, eine Branche oder Industrie im Laufe der Zeit wandeln kann.
Was ist Scenario Planning nicht?
Scenario Planning kann ein Unternehmen nicht davor bewahren, in eine Krisensituation zu geraten. Es kann aber helfen, besser vorbereitet mit einer Krisensituation umzugehen, wenn sie eintritt. Scenario Planning bietet Richtlinien für das weitere Vorgehen, weil bereits dafür geplant wurde. Das Ziel des Planungsprozesses sollte auch nicht sein, eines der möglichen Szenarios auszuwählen und nur dafür zu planen, denn Scenario Planning macht keine definitiven Aussagen über die Zukunft. Es geht darum, auf so viele Eventualitäten wie möglich vorbereitet zu sein und eine Strategie zu finden, die leicht an sich verändernde Umstände anpassbar ist.
Warum ist Scenario Planning wichtig?
Scenario Planning ermöglicht es Führungskräften und Entscheidern, verschiedene mögliche Zukunftsszenarios zu durchdenken. In einer idealen Situation weiß ein Unternehmen in dem Moment, in dem es in eine Krise steuert, bereits, wie damit umzugehen ist, weil für die Situation so oder so ähnlich geplant wurde. Auf diese Weise eröffnet Scenario Planning einen Wettbewerbsvorteil und ermöglicht es Entscheidern, entschlossen und informiert zu reagieren. Es ist wichtig, sich bereits in einer Nicht-Krisensituation auf mögliche verschiedene Situationen vorzubereiten. Das erlaubt eine klare Sicht auf Schlüsselfaktoren im Wandlungsprozess und bedeutende zukünftige Veränderungen.
Der Scenario Planning Prozess
Der Planungsprozess lässt sich in mehrere Schritte unterteilen. Die Angaben darüber, wie viele Schritte es genau sind, variieren von Quelle zu Quelle. In dem hier beschriebenen Prozess sind es fünf Schritte.
Schritt 1: Schwerpunktbereiche identifizieren
Im ersten Schritt sollte immer das Ziel sein, Fokusbereiche des Unternehmens zu identifizieren.
Das kann bspw. eine spezifische Frage sein, wie: Sollten wir in diese neue Technologie investieren, dieses neue Produkt einkaufen, oder Lieferant X wechseln? Die Fragen können auch weniger spezifisch formuliert werden, wie: Welche potenziellen Gefahren könnten unsere aktuelle Strategie umwerfen? Nicht zuletzt sollten Unternehmen auch geopolitische Verwerfungen berücksichtigen, wie z. B. Kriege und andere Krisensituationen, die es erfordern, die Strategie anzupassen.
Schritt 2: Schlüsselfaktoren für den Wandel identifizieren
Im zweiten Schritt identifiziert das Scenario Planning Team sämtliche Faktoren, die einen Einfluss auf die zukünftige Unternehmensentwicklung haben könnten. Typische Faktoren, die in einem Businessplan berücksichtigt werden sollten, sind Zulieferer und Wettbewerber, Produktionstechnologien, Nachfrage und Personalentwicklung. Einer der Faktoren, die am leichtesten einzuplanen sind, ist die Demographie. Schlüsselfaktoren für den Wandel sind einfach zu identifizieren, weil sie so offensichtlich sind. Es ist in diesem Schritt aber auch bedeutsam, weniger offensichtliche Faktoren zu berücksichtigen, wie z. B. Markteinsteiger und disruptive Technologien. Einfallsreichtum und Fantasie dürfen und sollen in diesem Schritt angewendet werden, um so viele Schlüsselfaktoren wie möglich zusammenzutragen. Faktoren wie Klimawandel, Lieferengpässe, globale Pandemien und Kostenexplosionen klingen in Kombination so, als würde der Ideen-Bogen überspannt und doch sind genau das aktuell die Haupttreiber im Wandlungsprozess von Unternehmen weltweit. Der Einfluss dieser Größen wird voraussichtlich noch jahrelang spürbar sein.
Schritt 3: Mögliche Szenarios formulieren
Vollständige Sicherheit bei der Entscheidungsfindung gibt es nie. Jede Entscheidung, die in einem Unternehmen getroffen wird, geschieht unter einem gewissen Grad von Unsicherheit. Das bedeutet, dass jede Entscheidung auf der Basis möglicher Entwicklungen und Vorhersagen über die Zukunft getroffen wird. Der dritte Schritt im Planungsprozess erfordert es vom Team daher, kleinere Szenarios zu entwickeln, indem die Haupttreiber sinnvoll gruppiert werden. Die Zuordnung erfolgt anhand der Wahrscheinlichkeit, mit der ein Treiber zukünftig Einfluss auf die Unternehmensentwicklung nehmen wird.
Schritt 4: Anzahl der Szenarios reduzieren
Im vierten Schritt werden die zuvor erstellten Szenarios auf eine überschaubare Menge reduziert. Das Ziel sollten etwa vier mögliche Szenarios sein. Diese werden weiter ausformuliert und mit mehr Details versehen. Ein gut ausformuliertes Szenario erzählt eine Geschichte. Der einzige Unterschied ist, dass die Geschichte von mehr als einem Autor geschrieben wird. Alle möglichen Einflussfaktoren sollten an diesem Punkt im Planungsprozess berücksichtigt werden, um verschiedene Teile der Handlung zu formulieren. Dieser Schritt im Planungsprozess kann mehrere Monate beanspruchen.
Schritt 5: Die Strategie für verschiedene Szenarios erstellen
Nachdem alle möglichen Szenarios bis zum Schluss durchdacht wurden, ist der letzte Schritt, herauszufinden, was die Implikationen jedes einzelnen Szenarios sind und welche strategische Herangehensweise jeweils am besten funktionieren könnte. Das erfordert vom Team, jedes mögliche, erdachte Szenario bis zum Schluss durchzuspielen und verschiedene Optionen zu entwickeln, die jeweils passend sind. Üblicherweise kristallisieren dabei einzelne Strategien heraus, die für mehrere mögliche Szenarios passen. Diese Strategien sollten in jedem Fall umgesetzt werden.
Diese fünf Schritte ermöglichen es Entscheidern, auf mögliche zukünftige Entwicklungen vorbereitet zu sein. Es lässt sich noch ein weiterer Schritt hinzufügen, der jedoch über den eigentlichen Planungsprozess hinausgeht und deshalb nicht einzeln aufgeführt wird. Dieser Schritt ist, Probleme zu erkennen, sobald sie auftreten. Es ist dabei besonders wichtig, aufmerksam auf frühe Hinweise zu achten. Dies kann zum Beispiel die Rede eines Politikers sein oder eine neue Technologie oder ein neuer Mitbewerber, der in den Markt eintritt. Weitere Einblicke in den Prozess der Szenarioplanung bietet der Beitrag Zehn Tipps für einen leistungsstarken Szenarioplanungsprozess.
Wie eine Software den Planungsprozess unterstützen kann
Der hier beschriebene Prozess ist ein manueller Prozess, dessen erfolgreiche Umsetzung sehr viel Zeit und Humanressourcen beansprucht. Scenario Planning ist ein ideales Beispiel für eine Situation, in der eine Integrated Business Planning Software wie Jedox die menschlichen Planer unterstützen kann, indem sie den Planungszyklus verkürzt und die Daten übersichtlich hält. Jede Zukunftsstrategie sollte besser datengestützt sein, anstatt auf Vorstellungsvermögen zu beruhen.
Mit einer Scenario Planning Software werden alle verfügbaren Daten in einer zentralen Datenbank – Single Source of Truth – integriert und konsolidiert. Sämtliche Daten können als Treiber für Scenario Planning eingesetzt werden, wie z. B. Wetterdaten, Jahreszeiten oder Logistikkosten. Eine Software ermöglicht außerdem die Entwicklung von Extrem-Beispielen, wie Best-Case- und Worst-Case-Szenarios auf Knopfdruck. Das erlaubt es den menschlichen Planern, mehr Zeit für die Strategieentwicklung aufzuwenden und sich auf verschiedene Szenarios vorzubereiten. So werden Unternehmen anpassungsfähiger und resilienter.
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Es sollte abschließend nicht unerwähnt bleiben, dass Scenario Planning sich immer nur auf vergangene Daten stützen kann. Sämtliche Aussagen, die über die Zukunft gemacht werden, basieren also auf einem Erfahrungsschatz aus vergangenen Ereignissen. Keine Software – und kein menschlicher Planer – hätte aus den Daten der Vergangenheit eine Zukunft ableiten können, in der eine globale Pandemie die Weltwirtschaft fast zum Erliegen bringt oder der Ukraine-Krieg die nächste Energiekrise und eine hohe Inflationsrate auslöst. Was eine Software aber kann, ist, mit der Situation souveräner umzugehen. Sie ermöglicht es Unternehmen, sich schneller an die neuen Bedingungen anzupassen und sie leitet möglicherweise Strategien aus den Datensätzen ab, die dem menschlichen Auge entgehen würden.
