Szenarioplanung einfach gemacht – Mit diesen 5 Tipps sparen Sie Zeit und Nerven
Die Szenarioplanung ist ein wertvolles Tool, mit dem Unternehmen anpassungsfähiger und besser auf verschiedene Zukunftsszenarien vorbereitet sind. Was in der Theorie einfach klingt, raubt den Finanzteams oft den letzten Nerv, da sie wertvolle Zeit damit verbringen, für ein einzelnes Szenario unzählige Spreadsheets zu duplizieren. Damit dieser Prozess effizienter gestaltet werden kann, benötigen Teams geeignete Strategien und Tools, mit denen sie Szenarien schneller erstellen, sich an veränderte Marktbedingungen anpassen und so fundierte Entscheidungen treffen können.
Moderne Technologien punkten nicht nur mit klaren Effizienzvorteilen. Mit ihnen können auch kostspielige Fehler vermieden und Chancen erkannt werden, die den Teams sonst mangels Voraussicht oder falscher Annahmen über zukünftige Marktbedingungen entgangen wären. Mithilfe der Szenarioplanung können die Vorteile künstlicher Intelligenz (KI) und Predictive Planning voll ausgeschöpft werden. In einer BARC-Studie berichten 64 % der Unternehmen, dass sich die Qualität und Genauigkeit der Planung und Forecasts durch Predictive Planning verbessert hat.1
Finanzteams und Szenarioplanung – Herausforderungen
Die erste Herausforderung beginnt bereits bei der Datenerhebung: Die Daten müssen aus verschiedenen Systemen zusammengeführt werden, ohne dabei an Genauigkeit zu verlieren. Die Daten stammen aus verschiedenen Unternehmensbereichen, etwa aus dem Vertrieb, der Personalabteilung (HR), dem Marketing oder aus den Bereichen Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (ESG). Obendrein hat jede Abteilung unter Umständen noch ganz eigene Prozesse und Systeme, was eine Standardisierung zusätzlich erschwert. Und damit nicht genug: Daten aus externen Quellen wie Marktprognosen einzubeziehen, macht die Szenarioplanung sogar noch komplexer. Kein Wunder, dass Finanzteams, die Excel zur Datenerfassung und Szenarioplanung einsetzen, da schnell den Überblick verlieren.
Eine weitere Herausforderung für die Finanzteams besteht darin, die internen strategischen Ziele und die externen Faktoren zu berücksichtigen. Die Szenarioplanung erfordert eine ständige Überwachung und Aktualisierung aufgrund sich ändernder Marktbedingungen, Preisschwankungen und unerwarteter Ereignisse wie Naturkatastrophen. Wenn diese Veränderungen nicht frühzeitig erkannt und sorgfältig berücksichtigt werden, können sie zu ungenauen Plänen führen und die Unternehmensresilienz schwächen. Außerdem ist die manuelle Dateneingabe in Excel-Spreadsheets fehleranfälliger, was sich wiederum negativ auf die Entscheidungsfindung auswirken kann.
Die Kunst der optimierten Szenarioplanung
Eine optimierte Szenarioplanung ist ein kontinuierlicher Prozess, bei dem Automatisierung, eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Stakeholdern und datengestützte Insights ineinandergreifen. Durch eine automatisierte Datenerfassung, z. B. mit einer Scenario Planning Software, sparen Finanzteams Zeit und vermeiden kostspielige Fehler. Effiziente und klar definierte Prozesse stellen zudem sicher, dass die Szenarioplanung iterativ und reaktionsschnell erfolgt und kontinuierlich an sich ändernde Marktbedingungen und Unternehmensziele angepasst wird. Mit datengestützten Insights aus historischen Daten, Markttrends und Predictive Analytics können genaue und zuverlässige Szenarien erstellt werden. Diese Szenarien basieren auf Echtzeitdaten und bieten eine solide Grundlage für Entscheidungen, ohne dass man sich auf reine Spekulationen oder sein Bauchgefühl verlassen muss.
Dank einer optimierten Szenarioplanung können Finanzteams verschiedene Szenarien schnell bewerten, ihre finanziellen Auswirkungen abschätzen und auf der Grundlage genauer Informationen Entscheidungen treffen. Die Vorteile: Unternehmen haben mit weniger Unsicherheiten zu kämpfen, sind anpassungsfähiger und können komplexe Situationen geordneter und zielgerichteter bewältigen.
„Mit Jedox AIssisted™ Planning können wir in einer Detailtiefe planen, die zuvor nicht möglich war.“
– Director of Performance Controlling, Mitsui Chemicals Europe GmbH
Mit diesen fünf Strategien behalten Sie einen kühlen Kopf und optimieren Ihre Szenarioplanung.
Tipp #1: Datenerfassung automatisieren
Mit modernen Technologien lassen sich verschiedene Datenquellen unternehmensweit integrieren. Das spart Zeit und verschafft den Finanzteams den nötigen Freiraum, um sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten zu konzentrieren. Dank der Datenintegration können Finanzteams Informationen problemlos in einer vereinheitlichten Ansicht zusammenführen, um Analysen und Szenario-Modellierungen zu optimieren. Außerdem ersetzen Automatisierungstools an vielen Stellen die manuelle Dateneingabe und erhöhen die Genauigkeit. Das Ergebnis: mehr Effizienz und Informationen in Echtzeit. Mit diesen Funktionen wird die Szenarioplanung nicht nur zu einem sehr effizienten, sondern auch zu einem effektiveren Prozess für eine fundierte Entscheidungsfindung.
Tipp #2: Zusammenarbeit stärken
Die Szenarioplanung ist ein kontinuierlicher Prozess, bei dem unterschiedliche Perspektiven berücksichtigt werden müssen, um ein umfassendes Bild zu erhalten und verschiedene Zukunftsszenarien entwickeln zu können. Die Einbeziehung verschiedener Stakeholder mit unterschiedlichen Perspektiven und Fachkenntnissen in den Prozess stellt sicher, dass alle relevanten Faktoren berücksichtigt, und potenzielle Lücken erkannt werden. Häufig sind dafür aber viele zeitaufwändige Meetings und Abstimmungen nötig. Die Lösung: eine zentrale, einheitliche Plattform mit allen relevanten Daten für eine effizientere, unternehmensweite Zusammenarbeit. Stakeholder können in Echtzeit auf Informationen zugreifen und diese analysieren – für eine nahtlose Kommunikation. Mit diesem Ansatz können Teams ihren Szenarioplanungsprozess optimieren, Zeitverluste durch unnötige Meetings minimieren und sich stattdessen verstärkt auf anwendbare Erkenntnisse konzentrieren, um strategische Ergebnisse zu erzielen.
Tipp #3: Wichtige Treiber identifizieren
Da verschiedene interne und externe Faktoren eng und komplex miteinander verknüpft sind, ist es schwierig zu bestimmen, welche Faktoren sich am stärksten auf ein Unternehmen auswirken. Deshalb müssen zahlreiche Variablen wie Markttrends, Kundenverhalten, Lieferengpässe und saisonale Schwankungen sorgfältig analysiert und berücksichtigt werden. Durch die Priorisierung und Analyse der wichtigsten Treiber mit den größten Auswirkungen auf die Finanzergebnisse können die Teams zielgerichtetere und effizientere Szenarien entwickeln. Mit Jedox AIssisted™ Planning lassen sich beispielsweise Inflation, Witterungsverhältnisse, externe Ereignisse und andere treiberbasierte Faktoren in Forecasts berücksichtigen.
Tipp #4: Übersichtliche Insights liefern
Managementberichte werden häufig mit Excel oder PowerPoint erstellt. Beide Programme bieten jedoch nur begrenzte Möglichkeiten. Entweder sind die Daten zu umfangreich oder es können nur kleine Datenmengen gemeinsam genutzt werden, d. h. Führungskräfte können sich kein ganzheitliches Bild machen. Die Transparenz und die Möglichkeit, detaillierte Einblicke in die Daten zu erhalten, sind dadurch eingeschränkt. Mit Jedox lassen sich Dashboards erstellen, die für alle Stakeholder zugänglich sind – Visualisierungen erwecken Daten zum Leben. Dashboards, die allen Beteiligten im Unternehmen zugänglich gemacht werden, brechen Datensilos auf und verbessern durch unternehmensweite Insights die Transparenz. Durch die nahtlose Verknüpfung von Reporting und Planung kann das System proaktiv Meldungen ausgeben, die ein ganzheitliches Bild schaffen und für mehr Klarheit sorgen.
Tipp #5: KI und menschliche Expertise kombinieren
Die herkömmliche Szenario-Modellierung ist zeitlich und datentechnisch begrenzt. Kognitive Verzerrungen äußern sich in Verlustaversion, Überschätzung des Nutzens und Unterschätzung der Kosten. Diese Verzerrungen können die Ergebnisse bei der Modellierung der finanziellen Auswirkungen disruptiver Veränderungen von Angebot und Nachfrage und volatiler Märkte negativ beeinflussen.
Dank Machine Learning, Predictive Forecasting und anderen KI-Ansätzen gehören herkömmliche Methoden der Szenarioplanung der Vergangenheit an. Unternehmen profitieren von aktuellen Forecasts und Szenarien und gewinnen wertvolle Insights. Kombiniert man diese technischen Gegebenheiten mit menschlicher Expertise, können Trends und Muster erkannt werden, die andernfalls unentdeckt bleiben würden. Dank effizienterer Forecasts können Finanzteams die regionale Nachfrage genauer vorhersagen, um Lagerbestände zu reduzieren und Betriebskapital freizusetzen. Weitere Möglichkeiten bestehen darin, den Personaleinsatz zu erhöhen und die wichtigsten Annahmen und Empfehlungen im Zusammenhang mit Investitionsprojekten eingehend zu prüfen.
Entscheidend für die Aussagekraft von KI-gestützten Forecasts ist die Datenqualität. Finanzfachleute müssen sicherstellen, dass alle relevanten Informationen einbezogen werden. Dazu müssen die Teams beispielsweise einmalige Aufträge wie mündliche Absprachen erfassen und ebenfalls in ihre täglichen Umsatzprognosen einbeziehen. Indem alle relevanten Daten hinzugefügt und kommentiert werden, verbessern sie ihre Vorhersagen und erstellen präzise Pläne. Eine Kombination aus menschlicher Expertise und künstlicher Intelligenz liefert die besten Ergebnisse und bietet einen umfassenden und effizienten Ansatz für die Szenarioplanung.
„Durch den Einsatz von KI gewinnen wir schnellere und zuverlässigere Einblicke in relevante Kundenmerkmale – nicht nur aus finanztechnischer Sicht, sondern auch aus Sicht des HR und Marketings.”
– FP&A Manager, Terminix
Lösungen für eine optimierte Szenarioplanung
Mit der Jedox AIssisted™ Planungslösung werden mithilfe von KI und Predictive Planning treiberbasierte Forecasts erstellt, die „What-if“-Szenarien enthalten. Außerdem werden für jedes neue Szenario drei Forecasts generiert. So bleibt den Finanzexperten mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben. Mit Jedox AIssisted™ Planning profitieren Teams in den folgenden Bereichen:
Umsatzprognosen: Analyse großer Datensätze und Identifikation der wesentlichen Treiber der Unternehmensperformance. Bewertung und Vergleich von Forecasts auf Grundlage von Modellen, auf die sich das Team verlassen kann, und Erkennen von Chancen und Risiken je nach Region, Produkt und Kunde. Auf Basis von Best- und Worst-Case-Szenarien werden transparente Ergebnisse erreicht.
Bedarfsplanung: Ermittlung von Treibern, die die Unternehmensperformance beeinflussen und Abstimmung der Verteilung von Ressourcen auf die Nachfrage. Mit Hilfe historischer Daten werden Machine-Learning-Algorithmen trainiert und auf das Unternehmen zugeschnitten. Erweiterung interner Daten durch Datensätze Dritter, um die Prognose auf Grundlage von Preisschwankungen, politischen Risiken, saisonalen Schwankungen und Wetterprognosen zu verfeinern.
Vorhersage von Kundenabwanderungen: Erstellung von Kundenclustern und aufdecken, welche Treiber die Kundenbindung am stärksten beeinflussen. Ermittlung von Kunden, bei denen Abwanderungsgefahr besteht, damit Teams rechtzeitig gegensteuern können.
Cashflow-Forecasting: Analyse und Aufbereitung großer Datensätze, Ermittlung der wesentlichen Treiber des Cashflows, fundierte Entscheidungen zu Investitionsausgaben, Investitionen oder Expansionsvorhaben mit Hilfe automatisierter Prognosen über künftige Cashflows treffen.
Vereinbaren Sie einen Demo-Termin mit einem unserer Jedox-Experten und erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen mit einer optimierten Szenarioplanung bestens auf die Zukunft vorbereitet ist.
Zusammenfassung
Mithilfe der genannten Tipps können Finanzteams viele der mit der Szenarioplanung einhergehenden Komplexitäten vereinfachen, ihren Prozess effizienter gestalten und die Entscheidungsfindung im gesamten Unternehmen vorantreiben. Von der automatisierten Dateneingabe bis hin zur vereinfachten Zusammenarbeit: Jedox gibt Finanzteams die nötigen Tools an die Hand, um anpassungsfähig zu bleiben und auch in Zukunft präzise Pläne zu erstellen.
Quelle
1 BARC, BARC Topical Survey: Predictive Planning and Forecasting on the Rise – Hype or Reality?, 2022
