Warum traditionelle Budgetierungsmethoden für moderne CFOs versagen

In einer unbeständigen Finanzlandschaft stoßen traditionelle Budgetierungsmethoden schnell an ihre Grenzen. Sie können die sich ständig ändernden Anforderungen moderner Unternehmen nicht mehr erfüllen. In diesem Artikel schauen wir uns die Grenzen konventioneller Budgetierungspraktiken an und analysieren, wie moderne Tools für die Finanzplanung und -analyse (FP&A) den Budgetierungsprozess transformieren.

Erfahren Sie weiterhin, wie CFOs neue Strategien nutzen können, um agil zu bleiben, fundierte Entscheidungen zu treffen und ihre Unternehmen durch unsichere Zeiten zu führen.

Die Entwicklung der Budgetierung und Finanzplanung

Die traditionelle Budgetierung war lange Zeit der bevorzugte Ansatz für FP&A-Teams.

Bei der traditionellen Budgetierung werden Finanzziele auf Basis historischer Daten und prognostizierter Trends festgelegt. Zu den Hauptzielen gehören:

1. Leistungsüberwachung: Finanzteams überwachen den jährlichen Fortschritt, indem sie die aktuelle Leistung mit den Vorjahren vergleichen und dabei Marktveränderungen und andere Einflüsse berücksichtigen.
2. Finanzplanung: Bei der Finanzplanung geht es darum, mittelfristige finanzielle Ziele festzulegen und die entsprechenden Ressourcen dafür zu koordinieren. Dabei steht die Inspiration und Motivation des Managements im Vordergrund, denn diese sollen im Interesse des Unternehmens handeln.
3. Kostenkontrolle: Indem Sie Kostengrenzen festlegen und die Kostenverteilung zentral steuern, üben Sie Kontrolle über die anfallenden Kosten aus.
4. Unterstützung der Entscheidungsfindung: Die Finanzabteilung hilft dem Management dabei, fundierte Entscheidungen über Ressourcen und geplante Maßnahmen zu treffen.

Unternehmen greifen oft auf die traditionelle Budgetierung zurück, da diese auf historischen Daten basiert und somit einen strukturierten Rahmen für die Finanzplanung bietet. Diese Methode vereinfacht den Budgetierungsprozess, weil sie auf vergangenen Leistungen aufbaut.

Doch heute ist Agilität das Gebot der Stunde. Unternehmen sind bestrebt, sich schnell anzupassen und so treten die Schwächen traditioneller Budgetierungsmethoden immer deutlicher zutage.

Vier wesentliche Schwierigkeiten bei der traditionellen Budgetierung

Da Unternehmen mit schnellen oder unerwarteten Veränderungen konfrontiert sind, wird es zunehmend ineffektiv, Budgets ein Jahr im Voraus festzulegen. Im Folgenden finden Sie vier Gründe, warum die konventionelle Budgetierung nicht mehr zeitgemäß sind:

1. Zeitaufwändige Prozesse

Die herkömmliche Budgetierung beansprucht viel Zeit und Ressourcen, bei einem vergleichsweise geringen Nutzen. Durch die langen Zyklen, die für die Budgeterstellung benötigt werden, bleibt keine Zeit für strategische Initiativen. Wichtige Entscheidungen verzögern sich. Dies liegt unter anderem an der Verwendung von Excel Spreadsheets, die ineffizient und fehleranfällig sind.

2. Starre Strukturen und mangelnde Flexibilität

Traditionelle Budgets sind starr, was es Unternehmen erschwert, sich schnell an veränderte Marktbedingungen anzupassen. Diese mangelnde Flexibilität hindert Unternehmen daran, neue Chancen zu nutzen oder Herausforderungen effektiv zu begegnen.

Hinzu kommt, dass Tabellenkalkulationen keine dynamischen Einblicke bieten. Traditionelle Budgetierungstools büßen also nicht nur an Präzision ein, sondern lassen auch einen umfassenden Überblick über die Bedürfnisse des Unternehmens vermissen.

3. Datenbeschränkungen

Konventionelle Budgetierung stützt sich auf feststehende Daten aus der Vergangenheit. Sie lässt keinen Spielraum für unvorhergesehene Ereignisse. Diese Abhängigkeit von bereits vorhandenen Informationen erschwert es Unternehmen, in Echtzeit auf Veränderungen zu reagieren.

Traditionelle Budgets veralten oft kurz nach ihrer Erstellung, was dazu führt, dass Abteilungen finanzielle Ziele verfolgen, die nicht mehr aktuell sind.

4. Fehlende strategische Ausrichtung

Schließlich führt die traditionelle Budgetierung oft zu einer Diskrepanz zwischen den strategischen Zielen eines Unternehmens und der finanziellen Planung. Da sich das Management auf die Einhaltung der Budgetziele konzentriert, wird die strategische Bedeutung des Budgets häufig übersehen, und die Kostenreduktion erhält Vorrang vor der Wertschöpfung.

Dieser einseitige Fokus auf Kostensenkung behindert die Innovationsfähigkeit eines Unternehmens und seine Anpassungsfähigkeit an Marktschwankungen – Chancen für Investitionen in neue Technologien, die Entwicklung von Produkten oder den Eintritt in neue Märkte werden verpasst. Dies kann das langfristige Wachstumspotenzial eines Unternehmens einschränken.

Moderne Herausforderungen für CFOs

Hier sind einige der zentralen Herausforderungen, denen CFOs begegnen müssen, um sicherzustellen, dass ihre Unternehmen wettbewerbsfähig und agil bleiben:

Zunehmende Marktvolatilität

Inflation und wirtschaftliche Volatilität sind ein Risiko für das Unternehmenswachstum. So zeigt eine aktuelle McKinsey-Umfrage, dass 57 Prozent der CFOs erhebliche Schwankungen in der eigenen Unternehmensleistung wahrnehmen. In naher Zukunft ist außerdem nicht mit einer Stabilisierung zu rechnen.

Dementsprechend intensivieren Finanzverantwortliche ihre Bemühungen, Werttreiber zu identifizieren und wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) genauer zu überwachen.

Fortschrittliche Analysemethoden spielen eine entscheidende Rolle im Umgang mit Volatilität, da sie die Szenarioplanung und Risikobewertung unterstützen. Deshalb sollten CFOs ihre Teams mit anpassungsfähigen Finanzplanungstools ausstatten.

So treffen sie fundierte, datenbasierte Entscheidungen, die es ihren Unternehmen ermöglichen, Herausforderungen in unsicheren Zeiten zu meistern.

Bedarf an Entscheidungen in Echtzeit

Die traditionelle Budgetierung berücksichtigt weder zukünftige Veränderungen noch Echtzeitschwankungen. In einem Geschäftsumfeld, in dem sich Bedingungen innerhalb von Stunden oder Tagen ändern können, ist der Zugang zu Echtzeitdaten ein entscheidender Faktor. Viele CFOs suchen daher nach Möglichkeiten, die Agilität und Reaktionsfähigkeit zu erhöhen.

Integration mit anderen Geschäftsbereichen

Während die Budgetierung in den meisten Organisationen traditionell primär der Finanzabteilung übertragen wurde, erfordert die Komplexität der heutigen Märkte einen kollaborativen Prozess. Bei der Budgetierung können verschiedene Teams zusammenkommen und sicherstellen, dass ihre Planung mit der Strategie und Position des Unternehmens übereinstimmt. Wenn die Budgetierung ausschließlich in der Finanzabteilung zentralisiert ist, liefert sie entsprechend ein weniger genaues Gesamtbild des Unternehmens.

Moderne Budgetierungsmethoden für CFOs

Wie CFOs ihre sich wandelnden Rollen meistern, hängt maßgeblich davon ab, ob sie Innovationen innerhalb ihrer Organisationen vorantreiben.

Untersuchungen von Deloitte zeigen, dass drei von vier CFOs der Ansicht sind, dass agile Finanzplanung entscheidend für den Geschäftserfolg ist. In diesem Bewusstsein setzen CFOs zunehmend auf moderne Budgetierungsmethoden wie Zero-Based Budgeting und Rolling Forecasts, die schnelle Anpassungen ermöglichen, sobald neue Informationen verfügbar sind.

Überblick über die wichtigsten modernen Budgetierungsmethoden

Zero-Based Budgeting: Rechtfertigt alle Ausgaben in jeder Periode und sorgt dafür, dass diese mit den aktuellen Zielen übereinstimmen und unnötige Kosten eliminiert werden.

Rolling Forecasts: Aktualisiert Prognosen regelmäßig basierend auf der tatsächlichen Leistung, was eine schnelle Anpassung an sich ändernde Bedingungen ermöglicht.

Activity-Based Budgeting: Weist Ressourcen auf Basis der Kosten bestimmter Aktivitäten zu und verbessert so die Effizienz und strategische Ausrichtung.

Szenarioplanung: Entwickelt verschiedene Szenarios aus einem bestehenden Budget. Das steigert die Flexibilität und ermöglicht Einblicke für zukünftige Entscheidungen. Es bietet außerdem die Möglichkeit, Best- und Worst-Case-Szenarios durchzuspielen und sich entsprechend vorzubereiten.

Die Rolle von FP&A-Software bei der Überwindung von Budgetierungsherausforderungen

FP&A-Software ist für Unternehmen zunehmend unverzichtbar, um Budgetierungsherausforderungen zu meistern. Diese innovativen Plattformen fördern nicht nur die Zusammenarbeit zwischen Teams, sondern optimieren auch Arbeitsabläufe und verbessern die Genauigkeit der Finanzplanung.

FP&A-Tools verfügen über wichtige Funktionen, die die Einschränkungen traditioneller Budgetierung effektiv überwinden, einschließlich:

• Automatisierung: Die Verwendung von Budgetierungs- und Forecasting Software vereinfacht die Finanzplanung, indem sie den manuellen Aufwand reduziert und die Genauigkeit erhöht.
• Echtzeit-Datenintegration: Sorgt für reibungslose Verbindungen zu bestehenden ERP-Systemen und verschiedenen Datenquellen, um umfassende Einblicke zu ermöglichen.
• Single Source of Truth (SSOT): Ein zentrales System, in dem alle Daten gespeichert und leicht zugänglich sind.
• Leistungsstarke Analysen: FP&A-Software bietet robuste Werkzeuge für prädiktive Analysen, Szenariomodellierung und Datenvisualisierung.
• Sofortige Berichte und Dashboards: Liefert Echtzeiteinblicke durch Rohdaten, die eine schnelle und fundierte Entscheidungsfindung ermöglichen.

Fallbeispiel: Accent Group reduziert die Budgetierungszeit um 98 %

Durch die Zentralisierung seiner Daten konnte Accent Group Budgetierungsherausforderungen effizienter bewältigen. Das Groß- und Einzelhandelsunternehmen ist auf Schuhe und Bekleidung spezialisiert und operiert in Australien und Neuseeland.

Vor der Nutzung von Jedox war der Zugriff auf Großhandelsdaten mühsam, da separate Exporte und die Speicherung in verschiedenen Excel-Dateien erforderlich waren. Das erschwerte es, einen umfassenden Jahresüberblick zu erstellen. Mit Jedox hat Accent Group den Budgetierungsprozess optimiert und eine beeindruckende Beschleunigung von 98 % erzielt.

Wichtige Erkenntnisse:

• Traditionelle Budgetierungsmethoden, die auf starren historischen Daten und unflexiblen Jahreszyklen basieren, können mit der heutigen volatilen Umgebung nicht Schritt halten.
• Finanzfachleute müssen agile, datengesteuerte Methoden einführen, um eine bessere Grundlage für fundierte Entscheidungen zu schaffen.
• FP&A-Software optimiert Arbeitsabläufe, bietet Echtzeiteinblicke und ermöglicht durch leistungsstarke Analysen und Automatisierung eine höhere Agilität.
• Unternehmen, die ihre Daten mit FP&A-Tools zentralisieren, profitieren von erheblich beschleunigten Budgetierungsprozessen und höherer Genauigkeit.

Eine der wesentlichen Erkenntnisse für CFOs ist, dass sich ihre Rolle zu der eines strategischen Business Partners entwickelt hat. Während traditionelle Finanzpraktiken immer wichtig bleiben werden, sind moderne Budgetierungsmethoden entscheidend. Ob es um Diversifizierung oder tiefere Einblicke in die Abläufe geht, der Fokus des CFOs muss stets auf der strategischen Planung für langfristiges Wachstum liegen.

Für alle, die ihre Budgetierungsmethoden auf ein neues Level heben möchten, kann eine Lösung wie Jedox FP&A-Software einen erheblichen Unterschied machen. Mit leistungsstarken Tools für Echtzeiteinblicke und optimierte Prozesse hilft Jedox CFOs, Budgetierungsherausforderungen zu überwinden und nachhaltigen Erfolg in einem volatilen Umfeld zu erzielen.