Was ist OLAP?
Welche ausgeklügelte Technologie hinter führenden EPM-Softwarelösungen steckt, ist vielen Anwendern weitgehend unbekannt. Dabei ist es enorm hilfreich, wenn sie das Produkt, das sie täglich nutzen, besser verstehen lernen. Hier erklären wir, was hinter OLAP steckt, was Würfel damit zu tun haben und was die Technologie so einzigartig und interessant macht.
Was ist OLAP?
Die Arbeitsbasis jeder EPM-Solution sind digital verfügbare Daten. Durch die rasante Entwicklung und Nutzung von digitalen Technologien und die dabei stetig anwachsenden Datenberge, sind Daten praktisch überall vorhanden, meistens jedoch an verschiedenen Stellen im Unternehmen und in unterschiedlichsten Systemen. Oftmals befinden sich relevante Daten in unzähligen Excel-Spreadsheets, die jede Abteilung tagtäglich erstellt und pflegt.
Mit dem Online Analytical Processing, kurz OLAP, lassen sich große Datenmengen mehrdimensional analysieren und visualisieren.
Der Würfel als Erklärungsmodell für OLAP
Fangen wir beim Würfel an. Jeder kennt ihn und benutzt hin und wieder einen. Neben dem Bild, das Sie nun im Kopf haben, handelt es sich bei einem Würfel auch um eine geometrische Form. Diese lässt sich in einem dreiachsigen Koordinatensystem darstellen – also in drei Dimensionen. Die meisten modernen EPM-Softwares setzen auf multidimensionales OLAP, auch MOLAP genannt. Es heißt so, weil es auf eine multidimensionale Datenbank als Basis zugreift.
Nehmen wir an, Ihnen steht ein Datensatz zur Verfügung, in dem Vertriebszahlen verschiedener Produkte eingetragen sind, inklusive der Kunden und dem Kaufzeitpunkt. In Würfelform gedacht, stellt also z. B. die X-Achse im Koordinatensystem die Zeitdimension dar, die Z-Achse die Kundendimension und die Y-Achse Ihre Produktdimension. Die Größe des Würfels wird also von den vorhandenen Daten bestimmt und ist somit von Grund auf dynamisch. Jeder Kombination von Dimensionsdaten sind Werte zugeordnet, die jeweils eine Koordinate im Würfel darstellen.
Ein Beispiel: Im März 2020 hat Kunde C Produkt B gekauft. Das Ergebnis dieses Zusammenhangs sind quantifizierbare Werte, wie z. B. die Umsatzzahl oder die Mengenangabe, welche an der Koordinate, die nun exakt bestimmbar ist, sozusagen abgelegt sind. Durch die MOLAP-Technologie tragen Sie dort über verschiedene Funktionen Daten in eine zugrundeliegende multidimensionale Datenbank ein, lesen diese aus oder verarbeiten sie anderweitig.
Dank MOLAP sind noch viele weitere Dimensionen möglich, die beim Visualisierungsversuch die menschliche Vorstellungskraft schnell übersteigen. Um sich ein Bild der Funktionsweise zu machen, begnügen wir uns hier deshalb mit einem einfachen Würfel. Häufig verwendet werden zusätzlich etwa Dimensionen wie Region, Vertriebskanal, Lagerbestand usw.
Das Besondere an der OLAP-Technologie
Zurück zu unseren altbekannten Excel-Sheets: Hier fixieren wir Daten auf Zeilen- und Spaltenebene, also zweidimensional. Das hat zur Folge, dass es auch nur zweidimensionale Relationen, also Beziehungen geben kann. Sowohl Zeilen als auch Spalten müssen immer bestückt sein, auch wenn das bedeutet, dass bspw. derselbe Monat, dasselbe Produkt oder derselbe Kunde mehrmals aufgeführt sind. Dadurch werden die Sheets schnell sehr komplex und unübersichtlich – vor allem, wenn mehrere Personen darauf zugreifen und Änderungen vornehmen. Ähnlich verhält es sich auch bei relationalen Datenbanken, in denen ein Datensatz (Zeile) immer über die Attribute (Spalten) in einer zweidimensionalen Relation beschrieben ist.
Mit dem multidimensionalen Modell, das oben anhand des Würfels beschrieben ist, wird eine Mehrfachnennung derselben Dimensionen redundant. Einmal in der Datenbank angelegt, zeigen sie auf die verschiedenen Zielkoordinaten in Form von Kennzahlen, mit denen sie verknüpft sind. Durch die multidimensionale Anordnung der Daten entstehen für Anwender viele Vorteile. Werfen wir einen Blick auf die wichtigsten.
Die Vorteile von OLAP im Überblick
Durch den mehrdimensionalen Ansatz der Datenspeicherung lassen sich schnell Ad-hoc-Reports verfassen, etwa indem Sie ein Slicing des Würfels vornehmen, also in Scheiben unterteilen. Hierbei entscheiden Sie sich unserem obigen Beispiel folgend etwa dafür, dass sie die Umsätze ihrer gesamten Produktpalette über alle Kunden für ein bestimmtes Jahr oder einen bestimmten Monat visualisieren. Es wird also eine komplette „Scheibe“ an Datenpunkten mit Kennzahlen extrahiert, deren „Dicke“ von der Begrenzung auf einen festgelegten Zeitraum bestimmt wird.
Ähnlich verhält es sich beim sogenannten Dicing, also der Extraktion eines kleineren Würfels aus dem „Hauptwürfel“, der alle Daten beinhaltet. So begrenzen Sie die Auswahl beispielsweise auf einzelne Produkte oder Produktgruppen in einem spezifischen Zeitraum und Kundenstamm.
Durch die Erstellung von Hierarchien können Sie außerdem sogenannte Drill-Downs durchführen. Hierbei erlangen Sie detaillierte Werte, etwa zu einzelnen Produkten in einer Produktgruppe oder zu den Detailkennzahlen einer einzelnen Verkaufsfiliale in ihrem Vertriebsnetz.
Neben der Möglichkeit schneller Ad-hoc-Reports, ist die Automatisierung für Standardreports eines der Hauptargumente für OLAP. Einmal korrekt eingerichtet, sinkt der Zeitaufwand und die Fehleranfälligkeit gegen Null. Planungsprozesse profitieren ebenfalls, indem die entsprechenden Daten von Finanzplanern direkt in die mehrdimensionale Datenbank eingetragen werden können, anstatt dass sie mühsam über viele Excel-Sheets zusammengetragen und validiert werden müssen. Moderne EPM-Lösungen ersparen darüber hinaus bei der Erstellung von Plänen und Forecasts wertvolle Zeit, die Ihnen ab sofort für strategisch wertvollere Aufgaben zur Verfügung steht. Hier erfahren Sie mehr über die Technologie hinter Jedox.
