Wachstum fördern mit einem kollaborativen Personalplanungsprozess

Für eine strategische Personalplanung müssen Finanz- und Personalabteilung eng zusammenarbeiten und sich an den übergeordneten Unternehmenszielen ausrichten. Dazu benötigen sie effiziente Prozesse und Tools, mit denen sie die aktuellen Kompetenzen bewerten, zukünftige Anforderungen prognostizieren und Strategien entwickeln können, um leistungsstarke Talente zu gewinnen, zu fördern und zu binden.

Leichter gesagt als getan – der Personalplanungsprozess ist in der Regel ein komplexes und isoliertes Unterfangen, da Personal- und Finanzabteilung unterschiedliche „Sprachen“ sprechen und getrennt voneinander arbeiten. Das führt zu Kommunikationsproblemen, inkonsistentem Reporting und Verzögerungen bei der Entscheidungsfindung. Gleichzeitig müssen sich Unternehmen ständig an neue Rahmenbedingungen anpassen, wie z. B. Konjunkturschwankungen, den Fachkräftemangel und zunehmend mobile Arbeitsformen. Gerade weil die Personalplanung von dynamischen internen und externen Faktoren beeinflusst wird, ist es umso wichtiger, dass Finanz- und Personalabteilung auf dem gleichen Wissensstand sind und mit einheitlichen KPIs arbeiten. Nur so können strategische Personalentscheidungen getroffen werden, die langfristig das Unternehmenswachstum fördern.

Herausforderungen bei der Personalplanung

In einem hart umkämpften Arbeitnehmermarkt ist es schwierig, qualifizierte Fachkräfte zu gewinnen und langfristig zu binden. Wenn Unternehmen wachsen sollen, müssen sie verschiedene Variablen einplanen, um ihre Talent-Pipeline zu stärken. Eine dieser Variablen ist die wirtschaftliche Unsicherheit, die derzeit durch Inflation und ein in unterschiedlichem Maß rezessives Umfeld gekennzeichnet ist. Unternehmen sind gezwungen, kurzfristige Entscheidungen in der Ressourcenplanung zu treffen (z. B. Kapitalallokation). Eine andere Herausforderung ist die Neugestaltung des Arbeitsplatzes, da Unternehmen zu hybriden oder dezentralen Arbeitsumgebungen übergehen, die es ihnen ermöglichen, Talente aus der ganzen Welt einzustellen.¹

Da Finanzteams oft nur begrenzten Einblick in unternehmensweite Daten haben, ist es für sie schwierig, den genauen Personalbedarf zu ermitteln und fundierte Entscheidungen zu treffen. Zusätzlich ist der Abgleich von Finanz- und Personaldaten oft ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess, der zu Verzögerungen und ungenauen Ergebnissen führt. Nur wenn die Finanzteams diese Herausforderungen meistern, können sie die Personalplanung effizient gestalten und aktiv zur Erreichung der strategischen Ziele ihres Unternehmens beitragen. Das erfordert eine Kombination aus strategischem Denken, ausgefeilten Planungslösungen und einer unternehmensweiten Zusammenarbeit.²

Finanzteams sehen sich bei der Personalplanung häufig mit den folgenden fünf Herausforderungen konfrontiert:

Abstimmung der Ziele aus dem Finanz- und Personalbereich
Finanz- und Personalabteilung müssen zusammenarbeiten und ihre KPIs so aufeinander abstimmen, dass eine strategische Personalplanung möglich ist. Dazu gehört u. a., den Zusammenhang zwischen Personalausgaben, z. B. für Weiterbildungsmaßnahmen, und deren Wirkung auf das Personal, z. B. auf die Mitarbeiterbindung, zu erkennen.

Integration von Daten aus unterschiedlichen Quellen
Daten aus unterschiedlichen Systemen der Finanz-, Personal-, Vertriebs- und anderer Abteilungen zu sammeln und zu vereinheitlichen, ist enorm zeitaufwändig und fehleranfällig. Gleichzeitig ist es eine wichtige Aufgabe, denn der Zugang zu verlässlichen Daten ist entscheidend, um schnell auf Veränderungen reagieren und sichere Entscheidungen treffen zu können.

Effizientes Forecasting und Szenarioplanung
Verschiedene Szenarien zu erstellen und mögliche Entwicklungen zu simulieren, ist ein zeitaufwändiger und kontinuierlicher Prozess, bei dem Teams aufgrund der sich verändernden Marktdynamik und internen Entwicklungen laufend Anpassungen vornehmen müssen. Dabei sind Echtzeitdaten von entscheidender Bedeutung, um den zukünftigen Personalbedarf zu ermitteln und das Angebot an geeigneten Arbeitskräften zu prognostizieren.

Unternehmensweite Zusammenarbeit
Finanzteams müssen nicht nur eng mit der Personalabteilung zusammenarbeiten, sondern sich auch mit der Geschäftsführung und den Abteilungsleitern im gesamten Unternehmen abstimmen. Nur wenn alle Beteiligten an einem Strang ziehen, können sinnvolle Personalentscheidungen getroffen werden.

Datenschutz und Compliance
Unternehmen sind verpflichtet, Vorkehrungen zu treffen, um das Risiko von Datenschutzverletzungen und unbefugtem Zugriff auf personenbezogene Daten wie Gehaltsabrechnungen und Gesundheitsdaten zu minimieren. Um den Bedarf an datengestützten Erkenntnissen mit den Compliance-Verpflichtungen in Einklang zu bringen, sind umfassende Datenschutzstrategien einschließlich geeigneter Zugriffskontrollen erforderlich.

Schritte für einen strategischen Personalplanungsprozess

Eine strukturierte Personalplanung hilft den Finanz- und Personalteams, diese Herausforderungen zu meistern und das Wachstum gemeinsam voranzutreiben. Dieser kollaborative methodische Ansatz hilft den Teams, Talentlücken zu erkennen, den künftigen Personalbedarf zu prognostizieren und Strategien zur Personalgewinnung und -bindung zu entwickeln. Die Etablierung eines Prozesses ermöglicht Teams außerdem die iterative Wiederholung und Verfeinerung der Planungsaktivitäten, um kontinuierlich Verbesserungen zu erzielen.

Mit diesen Schritten entwickeln Sie einen effektiven Personalplanungsprozess¹:

1. Unternehmensziele festlegen, die Wachstum und Mittelabfluss aufeinander abstimmen, die Cash Efficiency erhöhen und die Berechnung der zukünftigen Kapitalrendite (ROI) ermöglichen
2. Ziele für einzelne Fachabteilungen festlegen und Maßnahmen zur Erreichung von Geschäftszielen ergreifen
3. Benötigte mit vorhandenen Ressourcen auf Abteilungsebene vergleichen, um die für die Einstellung erforderlichen Qualifikationen und Vollzeitäquivalente (VZÄ) zu ermitteln
4. Ressourcenbedarf in Ressourcenkosten umrechnen
5. Profitabilität und Mittelabfluss berechnen
6. Überarbeiten und wiederholen

Lösungen für eine kollaborative Personalplanung

Eine starke Partnerschaft und eine effiziente Feedbackschleife zwischen der Finanz- und der Personalabteilung beginnt mit der Technologie. Laut der Deloitte-Studie „Human Capital Trends 2023“ sind 90 % der Unternehmensleiter der Meinung, dass der Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) zur Verbesserung der Arbeitsergebnisse sehr wichtig bzw. wichtig für den Erfolg des Unternehmens ist.³ Mit Planungslösungen wie Jedox reduzieren Sie den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Personalplanung, indem Sie verschiedene Systeme zusammenführen und für alle Beteiligten eine Single Source of Truth schaffen. Außerdem können Sie den Zugriff auf sensible Daten durch Zugriffskontrollen einschränken und Mitarbeiter und Unternehmen vor Datenschutzverletzungen schützen.

Selbst die komplexesten Unternehmen profitieren von einer Personalplanung mit der Jedox-Software, da diese KPIs aus dem Finanzbereich (z. B. Mitarbeiterlebenszykluskosten) und der HR (z. B. Mitarbeiterbindung) zusammenführt. Dank der Plattform profitieren Sie von einer optimierten Zusammenarbeit und sicheren Entscheidungsfindung:

• Einfache Integration: Durch die einfache Integration von Daten aus beliebigen Quellen, einschließlich Gehältern, Benefits, Personalbestand, Umsatzzielen und Budgets, kann die Planungszeit von mehreren Tagen auf wenige Stunden verkürzt werden.
• Single Source of Truth: Für mehr Transparenz und Ausrichtung auf die Unternehmensziele werden alle für die Personalplanung relevanten Finanzkennzahlen in einer zentralen Plattform zusammengeführt.
• Zugriffskontrollen: Sensible personenbezogene Daten aus dem Finanz- und Personalbereich werden durch rollenbasierte Zugriffskontrollen geschützt.
• Praktikable KI: Mit Predictive Forecasting können Sie externe und interne Treiber identifizieren, die sich nachhaltig auf das Unternehmen auswirken.

Tools als Einstiegshilfen

Die Jedox Best Practice Accelerators basieren auf der Erfahrung aus Tausenden Implementierungen. Sie unterstützten Jedox-Nutzer bei ihren ersten Schritten und verkürzen die Time-to-Value. Mit dem Jedox Best Practice Accelerator für HR und Workforce Planning können Nutzer aus verschiedenen KPIs wählen, wichtige Daten aus nahezu jeder Quelle integrieren und übersichtliche Dashboards erstellen. Mit dem Accelerator starten Teams innerhalb kürzester Zeit mit der strategischen Personalplanung durch:

• Planung von KPIs wie VZÄ, Headcount, Gehälter, Versicherungen und Benefits
• Anpassung der Pläne nach Personen, Teams, Geschäftseinheiten, Kostenstellen oder Rollen
• Einreichung und Beantragung von Änderungen (mit entsprechendem Zugriff)
• HR-Dashboard für Einblicke in die Ausgaben pro Kostenstelle, Monat und VZÄ sowie in die Personalentwicklung
• Darstellung von KPIs wie Gewinn, Umsatz, Marge und Ausgaben für jede Abteilung
• Automatische Buchung in der HR-Kostenstelle und direkte Übernahme der Kosten in die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz

Gemeinsam mit Experten entwickelt Jedox vorgefertigte Modelle für spezielle Lösungsbereiche. Einer dieser Visionäre ist bdg (better decisions group), eine international tätige Business Intelligence Beratung mit Hauptsitz in Deutschland, die über umfangreiche Erfahrungen im Finanz- und im Personalbereich verfügt. Mit der ganzheitlichen, DSGVO-konformen Lösung bdg ONE | People werden Planung und Analyse im Personalwesen optimiert.

Fazit

Unternehmen, die die Datenlücke zwischen Finanz- und Personalabteilung schließen, können auch in einem hart umkämpften Arbeitnehmermarkt fundierte strategische Personalentscheidungen treffen. Mit diesem einheitlichen Ansatz können Abteilungen ihre Geschäfts- und Talentziele besser aufeinander abstimmen und leistungsstarke Teams aufbauen. Mithilfe von Planungslösungen, die Datenintegration, unternehmensweite Zusammenarbeit und Risikomanagement unterstützen, arbeiten Teams effektiver zusammen und schaffen einen Personalplanungsprozess, der das Unternehmenswachstum vorantreibt.

Quellen

1 Jedox, Zusammenarbeit zwischen Finanzabteilung und HR stärken: Mit einheitlicher Personalplanung Wachstums- und Talentziele erreichen, 2023

2 ChatGPT, Conversation about overcoming workforce planning challenges, May 2023

3 Deloitte, Global Human Capital Trends, 2023