Accent Group Limited: Budgetierung um 98 % beschleunigt

Ziel der Accent Group war es, eine EPM-Lösung zu finden, die eine einzige Datenbank als Single Source of Truth nutzt und sowohl einen Blick auf die einzelnen Niederlassungen als auch eine konsolidierte Ansicht bietet und darüber hinaus die Planungs- und Budgetierungsprozesse im gesamten Unternehmen unterstützt. Auf der Suche nach einem Geschäftspartner für eine langfristige Zusammenarbeit, konnte Jedox überzeugen.

Für die Bottom-up-Detailplanung setzte man bei der Accent Group lange Zeit auf Excel zur Erstellung von Budgets. Für die begrenzten Anforderungen bei 20 Standorten war das zwar mühsam, aber machbar. In den letzten drei Jahren ist das Unternehmen allerdings auf über 420 Ladengeschäfte angewachsen, wodurch es zunehmend unmöglich wurde, ausschließlich mit Excel zu arbeiten. Die bestehenden Probleme versuchte man durch den Einsatz von Excel Cube und Power Pivot zu lösen, um einheitliche Monatsberichte zu verfassen. Da innerhalb der Gruppe aber unterschiedliche Finanz-ERPs verwendet werden, war es schwierig, eine konsolidierte Ansicht zu erstellen.

Für die Budgetprozesse nutzte man Makros, deren Ausführung zwischen 30–60 Minuten in Anspruch nahmen. Durch die Implementierung von Jedox dauert das Hochladen in die Datenbank jetzt lediglich eine Minute. Dank der guten Self-Service-Eigenschaften von Jedox konnte das interne IT-Team dafür schnell eine Schnittstelle bereitstellen.

Zusammen mit Cornerstone als Implementierungspartner setzte man bei Accent das Projekt um. Dafür konzentrierte man sich vorerst auf Schlüsselkomponenten für Budgets, um den Budgetierungsprozess für das Geschäftsjahr einzuleiten, wobei 80 % des Budgetmodells innerhalb von einem Monat realisiert wurde. Sobald das Budgetierungsmodell fertiggestellt war, arbeitete man bei Accent an einem Re-Forecasting-Modell und der Umsetzung der Monatsberichterstattung in Jedox. So werden heute alle Monatsendberichte mit der Jedox-Lösung erstellt. Die Accent Group verfügt jetzt über volle Transparenz der Finanztransaktionen.

Das Finanzteam profitiert von einer einfacheren Implementierung von Top-down-Änderungen und einer vereinfachten Eingabe von Daten von den verschiedenen Standorten. In Jedox wird jetzt auch die monatliche Finanzberichterstattung umgesetzt, einschließlich von Berichten an den CFO, der Standorte und anderer Managementberichte. Als nächstes ist die Erstellung der Finanzkonsolidierung, der gesetzlich geforderten Berichte und die Bilanzberichte der einzelnen Ladengeschäfte mit Hilfe von Jedox geplant.

Durch eine Datenbank als Single Source of Truth ist es nun auch möglich, jederzeit Ad-hoc-Berichte zu erstellen – sowohl auf Detail- als auch Gesamtebene. Mit Power Pivot war dies deutlich komplizierter, weil Daten separat extrahiert werden mussten. Die Daten für das Büro in Sydney etwa befanden sich in einer separaten ExcelCube Instanz. Darüber hinaus sind die Daten von RCG, einem kürzlich akquirierten Unternehmen, in einem separaten Quellsystem gespeichert. Vor der Einführung von Jedox war die Erstellung von konsolidierten Jahresberichten damit überaus mühsam und schwierig umzusetzen.

Mit Jedox als Motor hinter dem monatlichen Berichts- und Budgetierungsprozess, spart man bei der Accent Group jetzt viel Zeit bei der Berichtserstellung, was mehr Zeit für die Analyse anderer finanzieller Aspekte erlaubt, um noch besser planen zu können. Alle Monatsendberichte werden jetzt durch einen einfachen Klick und mit höherer Genauigkeit erstellt.

Potenzial und Erweiterungspläne

Bei Accent plant man jetzt, Planung und Budgetierung zu unternehmensweit zu integrieren, die Erweiterung von Jedox auf das digitale Team und die Erstellung einer Omnichannel-Ansicht der gesamten Gruppe. Es gibt auch Pläne mit dem Merchandising-Team, zu untersuchen, wie Jedox bei ihrer Planung helfen.