Verbesserte Datensicherheit durch Migration in die Cloud

„Strom, Erdgas und Fernwärme – zuverlässig, kostengünstig und rund um die Uhr“. Diesem Leitsatz folgend versorgt die EVH GmbH als wichtiger Pfeiler des Dachkonzerns Stadtwerke Halle mehr als 240.000 Bewohner der Saalestadt und darüber hinaus mit Energie. Die EVH GmbH verantwortet dabei sämtliche Buchhaltungs- und Controlling-Aufgaben für derzeit 18 Konzerngesellschaften aus dem Geschäftsfeld Energie und einzelner Service-Gesellschaften.

Das Controlling der EVH gehört zu den Pionieren in der Anwendung von BI-Lösungen. Schon die ersten OLAP-Systeme am Markt kamen im Unternehmen zum Einsatz, entsprechend viel BI-Erfahrung ist im Haus vorhanden. Nach den ersten Systemwechseln hat sich die Fachabteilung im Jahr 2015 für die Einführung von Jedox entschieden – und ist der Softwarelösung seitdem treu geblieben. Einer der wesentlichen Gründe ist die enorme Flexibilität von Jedox, mit der die Controller ihre Reporting- und Planungslösung über die Jahre ganz nach Bedarf ausbauen, neue Tochtergesellschaften des wachsenden Konzerns einbinden und alle individuellen Anforderungen umsetzen konnten.

Nach mehreren Updates und Ausbaustufen stand im Jahr 2022 eine umfassende Modernisierung und Anpassung der gewachsenen Berichtslandschaft an. Die EVH GmbH stand vor der Herausforderung, ihr Jedox-System sowohl hardware- als auch softwareseitig zu überarbeiten.

Nach intensiver Überprüfung der Möglichkeiten, vor allem auch hinsichtlich des Datenschutzes und der IT-Sicherheit, entschied sich das Team, vom On-Premises-Betrieb auf Jedox Cloud umzusteigen. Aber auch die Inhalte des Systems sollten überprüft und neu aufgesetzt werden. Da diese im Laufe der Zeit, u. a. durch die Einführung von SAP S/4HANA im Jahr 2019, immer unstrukturierter geworden waren, kam eine 1:1-Migration in die neue Cloud-Umgebung nicht in Frage.

Einen wesentlichen Projektschwerpunkt bildete die Bereinigung und Standardisierung der Systeminhalte und Prozesse vor der Systemumstellung. Dazu gehörten u. a. die Inventarisierung des Altsystems, die Definition von Konventionen, die Erarbeitung einer Verfahrensanweisung mit arbeitsrechtlicher Relevanz, die Vereinheitlichung von Prozessen und ein neues Berechtigungskonzept. Für die sorgfältige Vorbereitung der Migration hatte das Team der EVH entsprechend mehrere Monate im Projektplan veranschlagt.

Bei der technischen Einrichtung der Cloud-Umgebung halfen Berater von Jedox, bei der Anbindung von SAP beispielsweise auch in Zusammenarbeit mit der internen IT-Abteilung. Im Jahr 2023 hat das Team der EVH auf dieser Basis nach und nach alle Gesellschaften in das neue System integriert. Jedox läuft seitdem reibungslos im Cloud-Betrieb. Auch die Weboberflächen für die Nutzer wurden neu aufgebaut und modernisiert. Derzeit umfasst die Lösung für 18 Gesellschaften und rund 80 Nutzer 21 Cubes mit 104 Dimensionen und 23 ETL-Projekten, die auf acht Datenbanken und mit drei Web-Instanzen laufen.

Die Berichtsumgebung deckt vor allem das Finanzreporting ab. Neben der internen GuV erstellt die EVH GmbH auch die Konzernberichterstattung mit externer GuV und Lagebericht der Gesellschaften für die Dachgesellschaft Stadtwerke Halle. Aber auch Wetterdaten sind in das Reporting integriert, um beispielsweise Abweichungsanalysen für die witterungsabhängigen Geschäftsfelder begründen zu können.

Die Planung auf der Ebene von Konten und Profitcentern wird durch komfortable Eingabemasken und Workflows unterstützt. Die EVH hat in Jedox ihre individuelle, auf die Geschäftsprozesse ausgerichtete Planungsumgebung in eigener Steuerungssicht aufgebaut und im Lauf der Jahre immer mehr ausgefeilt. Hilfreich für die Steuerung ist beispielsweise die übersichtliche Darstellung der Mittelfrist- und 10-Jahres-Planung in einem einzigen Bericht.

Mit dem Umstieg in die Cloud hat die EVH eine leistungsfähige Berichtsplattform mit hoher Systemperformance und moderner Web-Umgebung geschaffen. Die Standardisierung von System, Prozessen und Inhalten sorgt dabei für eine zuverlässige, einfach skalierbare Lösung, in die auch neue Gesellschaften schnell eingebunden werden können.

Der hohe Automatisierungsgrad hat die Effizienz erheblich gesteigert und zugleich den Administrationsaufwand für das zentrale Controlling reduziert. Dazu trägt auch die bessere Einbindung der Fachbereiche bei: Diese können nun selbst ihre Prozesse initiieren oder beispielsweise PDF-Exporte anstoßen. Die Entlastung hinsichtlich der zentralen Systemsteuerung hat dazu geführt, dass die Systemunterstützung durch einen externen IT-Dienstleister minimiert werden konnte.

Insgesamt führte das Projekt, welches im August 2023 erfolgreich abgeschlossen wurde, zu einem modernisierten, effizienteren und benutzerfreundlicheren System, ausgerichtet auf aktuelle und künftige Herausforderungen der Gesellschaft.

Jörg Stollberg, Referent Datenanalyse, EVH GmbH

Als wesentlichen Vorteil des Cloud-Betriebs sieht der Projektleiter der EVH die regelmäßige Einspielung von Software-Updates, die das System ohne internen manuellen Aufwand immer auf dem neusten Stand halten, sowie die hohe Ausfallsicherheit. Auch bei möglichen Problemen innerhalb des Firmennetzes bleibt das Controlling arbeitsfähig.

Das Team der EVH wird die Jedox-Umgebung auch künftig ständig weiterentwickeln. Neben dem weiteren Ausbau der Web-Umgebung für die User stehen inhaltliche Themen wie der Neuaufbau des Produkt-Controllings und die künftig geforderte Nachhaltigkeitsberichterstattung auf der Agenda.