IFCO Systems: >1.000 Excel-Sheets im Vertragsmanagement abgelöst

IFCO Mehrwegbehälter (Reusable Plastic Containers – RPCs) sorgen für eine optimierte Lebensmittellieferkette, denn sie bewahren Frische und Qualität der Produkte, sparen Kosten und sind umweltfreundlicher als Einwegverpackungen. Das serviceorientierte Geschäftsmodell erfordert viel Logistik-Know-how, da IFCO die Lieferketten seiner Kunden sehr individuell bedient. Die RPCs werden jeweils genau passend vor Ort zur Verfügung gestellt, abgeholt und professionell gereinigt. Neben der Planung von Transportwegen, Mengen, Frachtgut, Kosten und Preisen ist dabei auch die Standortplanung der Servicecenter samt Lager- und Reinigungskapazitäten entscheidend.

Aufgrund des schnellen Wachstums des Unternehmens waren die bestehenden Lösungen nicht in der Lage, die steigenden Datenmengen ausreichend und effizient zu unterstützen. Daher entschied sich das Unternehmen, eine leistungsstarke BI-Lösung für eine schnelle und flexible Datenanalyse einzuführen.

Jedox war nach einem Marktvergleich die Lösung der Wahl, weil IFCO durch das einfache Handling der Software den gewünschten Self-Service-Ansatz bei der Systembetreuung verfolgen kann. Schon beim ersten Ausprobieren konnte man in wenigen Tagen eine Applikation realisieren, mit der die akuten, fachlichen Fragen beantwortet wurden und das Problem der Datenmengen gelöst war. Die entstandene Auswertung steht heute dank Jedox tagesaktuell als Report zur Verfügung.

Self-Service in der Betreuung, Entwicklung und Bedienung der Berichtsumgebung ist für IFCO ein zentraler Aspekt. Das Unternehmen nutzt Jedox vornehmlich im Bereich operative BI für spezifische, fachliche Analysen im Rahmen seines innovativen Geschäftsmodells. Die einfach steuerbare Jedox-Lösung macht das interne BI-Team dabei unabhängig von externer Beratung und spart so erhebliche Kosten und Zeit bei der Umsetzung individueller Anforderungen ein.

Nach anfänglicher Unterstützung durch Jedox, die für einen schnellen Einstieg des Unternehmens in die neue Software sorgte, entwickelt das Team von IFCO das System nun bereits seit Jahren eigenständig weiter. Inzwischen sind mehrere Anwendungen für einzelne Fachbereiche und Regionen entstanden, die auf Basis der weltweit verfügbaren Jedox-Plattform integriert mit konsistenten Daten und Berichtsstrukturen laufen.

Der tagesaktuelle Transporte-Frachten-Report, der vielfältige Detailanalysen unterstützt, gehört heute zu den wichtigsten Steuerungsinstrumenten. Für den zentralen Finanzbereich wurde außerdem die Konsolidierung mit SAP in Jedox nachgebaut. Durch Drilldown in Jedox ist damit nun die Herkunft der konsolidierten Zahlen bis auf die einzelnen SAP-Konten nachvollziehbar.

Als größere Applikation wurde innerhalb von fünf Monaten ein Vertragsmanagement-Modul für rund 50 Nutzer in den USA entwickelt und ausgerollt. Das Modul hilft den Account Managern bei der Planung anstehender Projekte, unterstützt die Vertragserstellung durch einen integrierten Freigabeworkflow und gibt einen Überblick über den Status aller Verträge. Die übersichtlich visualisierten Reports machen dabei z.B. Handlungsbedarf bei auslaufenden Verträgen sofort sichtbar, sodass die Key Accounter ihre Kundengespräche vorausschauend und gezielt planen können.

Der systemgesteuerte Freigabeworkflow ersetzt den vorigen E-Mail-Verkehr in der Vertragsbearbeitung, und neue Verträge werden direkt aus Jedox generiert. Der größte Benefit liegt allerdings bei der initialen Datenerhebung, die zuvor mit einer vierstelligen Anzahl an Excel-Sheets bewältigt werden musste. Heute geben die Account Manager ihre anstehenden Kundenprojekte per Web direkt in Jedox ein, wo alle Daten sofort zentral und aggregiert in einer Single Source of Truth zur Verfügung stehen. Die leistungsstarke CPM- und BI-Plattform spart damit erheblichen Kosten- und Zeitaufwand ein und sorgt durch die Vermeidung von Übertragungsfehlern für eine wesentlich höhere Datenqualität.