Malmaison & Hotel du vin: Schnellere Konsolidierung in 26 Hotels

Bis zur Einführung von Jedox wurde die Finanzplanung bei Malmaison auf die herkömmliche Weise gehandhabt. Ob Budgetierung, Forecasting oder Finanzmodellierung – alles wurde in einzelnen Spreadsheets dokumentiert. Da jedes der 26 Luxushotels seine Finanzen eigenständig verwaltet, wurden zur Konsolidierung alle Dokumente per Mail ausgetauscht und gesammelt.

Standortübergreifend auf dem gleichem Stand der Dinge zu sein war so kaum möglich. Es war schon schwierig genug, überhaupt festzustellen, in welchem Planungszyklus sich die einzelnen Standorte befanden. Nicht selten wurde die Frage gestellt, ob alle finalen Versionen schon eingegangen waren oder welche fehlen. Auch die Überwachung von Versionsänderungen war eine mühsame Aufgabe. Das Team war ständig bemüht, alle Änderungen im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass der Abschlussbericht keine Fehler enthielt. Was am Ende dabei herauskam, waren statische Berichte und Informationen. Einmal erstellt, wanderten die Berichte zu den Akten und die gewonnen Daten fanden keine weitere Verwendung. Das hatte erhebliche Mehraufwände zur Folge – immer wieder wurden Informationen erhoben, die eigentlich bereits vorhanden waren. Die Anforderungen des Unternehmens und die allgemeine Wirtschaftslage änderten sich – immer größer war die Nachfrage nach zeitnahen und genauen Informationen. Schnell wurde Malmaison klar, dass es so nicht weitergehen konnte. Es musste sich etwas ändern.

Als neue Software wurde Jedox ausgewählt. Malmaison konzentrierte sich zunächst auf die tägliche Berichterstattung. Die Datenerfassung hierfür war zuvor sehr zeitaufwändig, und da das Reporting tagesaktuell war, musste es natürlich zeitnah zur Verfügung gestellt werden. Dank Jedox ist der Prozess nun vollständig automatisiert – Umsatzzahlen des Vortags werden bis spätestens 6:30 Uhr morgens ohne zusätzlichen Arbeitsaufwand bereitgestellt. Ein weiterer Vorteil von Jedox: Anwender können nun selbst bestimmen, welche Informationen sie in dem Bericht angezeigt bekommen möchten. Mit diesem dynamischen Ansatz konnte Malmaison einen Bericht entwerfen, der dem Anwender in einer ersten Ansicht zunächst einen Überblick über die wichtigsten Daten bietet. Zusätzlich kann der Bericht anhand verschiedener Variablen (Standort, Einnahmequelle, Tag) gefiltert und Informationen in gewünschter Detailtiefe angezeigt werden. Zuvor war eine statische Datei erstellt worden, die alle ansatzweise interessanten Informationen enthalten musste. Dank des dynamischen Ansatzes kann Malmaison jetzt bei der Darstellung der Informationen weitaus kreativer sein – mit den alten Systemen war das nicht möglich.

Jetzt müssen nicht mehr einzelne Spreadsheets an 26 Standorte verteilt werden. Informationen können über benutzerdefinierte Formulare direkt in Jedox eingegeben und über einen Internet-Browser veröffentlicht werden. Obwohl die Formulare auf Spreadsheets basieren, können Information wesentlich benutzerfreundlicher eingetragen werden. Alle Informationen werden zentral in einer Datenbank gehalten – für das Team eine deutliche Entlastung, da die benötigten Formulare aus den 26 Standorten nun nicht mehr einzeln eingesammelt werden müssen. Solange sich die Nutzer im Unternehmensnetzwerk befinden, können sie ganz einfach über den Browser auf das System zugreifen. Der Bearbeitungssprozess kann deutlich einfacher nachverfolgt werden, und Nutzer haben mithilfe verschiedener Funktionen ihren eigenen Bearbeitungsstand immer im Blick. Die Prozessverbesserungen haben sich unmittelbar auf das Geschäftsergebnis ausgewirkt, und das Team hat wichtige Informationen immer aktuell und ohne Mehraufwand im Zugriff.

Jeder Standort sollte multidimensional analysiert werden. Ausschlaggebend war dabei nicht nur die finanzielle Performance des jeweiligen Hotels, sondern alle Aspekte des Geschäfts: Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Qualitätskontrolle.

Gary Hall, Finance Director bei Malmaison & Hotel du Vin