Mantrac reduziert Zeitaufwand für repetitive Datenintegrationsaufgaben um 75 %

Die Mantrac Group ist einer der größten Caterpillar (CAT®)-Händler für Schwermaschinen, Antriebssysteme, Ersatzteile, Dienstleistungen und andere Nicht-CAT®-Lösungen von Marken wie JLG, Palfinger, Heli, Perkins, SEM und MaK. Mit umfangreichen Geschäftsaktivitäten in 12 Ländern auf drei Kontinenten, darunter Dschibuti, Ägypten, Äthiopien, Ghana, Kenia, Liberia, Nigeria, Sierra Leone, Tansania, Uganda, Irak und Russland, wurde es für die Finanzabteilung von Mantrac zunehmend schwieriger, die Dateneingabe aus den zahlreichen Niederlassungen, Tochtergesellschaften und Geschäftsstellen zu verwalten. Um mit den heutigen Anforderungen Schritt halten zu können, musste das Finanzteam seinen komplexen Finanzplanungs- und Analyseprozess (FP&A) optimieren.

„Wir waren auf der Suche nach einer neuen Lösung, mit der wir die wichtigsten Aspekte der Finanzkonsolidierung vereinen konnten“, erklärt Ashraf Hamada, Head of Financial Controlling and Finance Systems Support bei der Mantrac Group.

Der Umfang war nicht zu unterschätzen: Um aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen, mussten allein für das Reporting Daten aus mehr als 50 Spreadsheet-basierten Berichten extrahiert und in nachgelagerten Schritten manuell aufbereitet und verwaltet werden. Das Team war also auf der Suche nach einem skalierbaren Tool, mit dem Excel-Daten aus unterschiedlichen Quellen extrahiert, transformiert und geladen (ETL) werden können. In Lösungen, die die Gruppe bereits zuvor getestet hatte, fehlte diese wichtige Funktion.

So begab sich Ashraf Hamada auf die Suche nach einer Lösung mit ETL-Funktionen für leistungsstarke Planung, Budgetierung und Reporting auf einer zukunftssicheren Cloud-Plattform. Und seine zweijährige Suche nach der richtigen Lösung hatte endlich ein Ende, als ihm die die Jedox-Berater das Proof of Concept für die EPM-Plattform (Enterprise Performance Management) präsentierten.

„Die Jedox-Implementierung verlief völlig reibungslos, und das für hunderte von Nutzern“, berichtet Ashraf Hamada. Die Lösung wurde vom Finanzteam auch zeitnah auf die Probe gestellt – angefangen mit drei Datenbanken, die komplett überarbeitet werden mussten. Dazu mussten Daten aus 38 Geschäftseinheiten innerhalb des Management-Reporting-Systems transformiert und zusammengeführt werden. Im Gegensatz zum bisherigen OLAP-System (Online Analytical Processing), das für alle Geschäftseinheiten dieselben Parameter vorgab, bot die Jedox-Lösung mehrere Parameter, die das Team für jede Einheit bis hin zum General Ledger individuell anpassen konnte.

„Jedox ist definitiv mehr als nur ein benutzerfreundliches Tool. Unser Team kann die Datenbank problemlos erstellen und anpassen, und sogar ETL-Prozesse über unsere Website ausführen“, erklärt Ashraf Hamada.

Einige Funktionen wurden speziell für Mantrac angepasst: So kann das Team in Jedox z. B. Verkaufsziele festlegen, um zu überwachen, dass diese nicht unter den vordefinierten Schwellenwert fallen. Mit einer weiteren Funktion können Prognoseszenarien für genaue, rollierende Forecasts erstellt werden, die auf Ist-Ergebnissen und Plänen für die verbleibenden Monate des Jahres basieren.

Auch Ad-hoc-Berichte können mit Jedox im Handumdrehen erstellt und die Daten in verschiedenen Ansichten nach Gebiet, Geschäftseinheit, Gesamtkonzern, oder CAT®- und Nicht-CAT®-Geschäft dargestellt werden. Zusätzlich können sich die Teams Informationen zu einer bestimmten Niederlassung, Kostenstelle und praktisch jeder anderen operativen Funktion anzeigen lassen.

Der Proof of Concept von Jedox war entscheidend für den Gesamterfolg des Projekts, denn so konnten die Stakeholder die Lösung testen, bevor eine endgültige Entscheidung getroffen wurde. Besonders beeindruckt waren sie von der im Vergleich zu anderen Tools benutzerfreundlichen Oberfläche und der nahtlosen Excel-Integration. Diese positiven Erfahrungen trugen maßgeblich zu einer reibungslosen Implementierung bei.

Ashraf Hamada betonte die Vorteile der nativen Excel-Schnittstelle, mit der das Hochladen und Extrahieren von Daten zum Kinderspiel wird: Excel-Spreadsheets mit unzähligen Zeilen und Datenpunkten können jetzt in nur einer Minute hochgeladen werden. Änderungen können sowohl in Jedox als auch in Excel vorgenommen werden. Das heißt, die Daten einer bestimmten Version können einfach extrahiert, die notwendigen Änderungen vorgenommen und die Daten wieder hochgeladen werden.

Diese Funktion erweist sich für das Accounting-Team besonders in den Abschlussmonaten als wertvoll, wenn Daten schnell übermittelt werden müssen: „In den Abschlussmonaten müssen Berichte oft kurzfristig überarbeitet werden, da die Geschäftsleitung so schnell wie möglich über Änderungen informiert werden muss“, sagt Ashraf Hamada. „Früher dauerte das gewöhnlich Tage, heute kann es in wenigen Stunden oder sogar Minuten erledigt werden.“

Dank der dynamischen Parameter der Plattform kann das Finanzteam die Daten einfach nach Bedarf filtern und Ad-hoc-Berichte erstellen. Durch diesen hohen Detailgrad kann Mantrac granulare Datenansichten generieren, also etwa Informationen über ein ganzes Jahr in monatliche Ansichten herunterbrechen. Solche Aufgaben hätten früher acht Stunden in Anspruch genommen. Mit Jedox sind sie in nur einer Stunde erledigt.

Zusätzlich konnte mit Jedox die Planung für mehr als 40 Tochtergesellschaften von Mantrac auf Vertriebsebene automatisiert werden – auch für diverse Produkte, die über verschiedene Vertriebskanäle verkauft werden. Nutzer aus unterschiedlichen Geschäftseinheiten können so besser planen. Auch eine Vertriebsplanung auf Produktebene ist möglich. Außerdem konnte Mantrac ein Zero-Based-Budgeting bis hin zu den kleinsten Kostentreibern durchführen.

„Jedox übertrifft alle Systeme, mit denen ich bisher gearbeitet habe. Ich kann die Lösung jedem, der im Finanzbereich tätig ist, wärmstens empfehlen.“

– Ashraf Hamada, Head of Financial Controlling and Finance Systems Support, Mantrac Group.

Die Jedox-Lösung hat das Finanzteam von Mantrac erheblich entlastet und mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten geschaffen. Inzwischen hat auch das Mantrac Center of Excellence die Jedox-Lösung für seine Reporting-, Analyse- und Budgetierungsprozesse eingeführt. Aktuell testet das Team ein neues Jedox-Modul für die integrierte Unternehmensplanung.

„Aus persönlicher Erfahrung kann ich sagen, dass Jedox alle Systeme übertrifft, mit denen ich bisher gearbeitet habe. Ich kann die Lösung jedem, der im Finanzbereich tätig ist, wärmstens empfehlen,“ betont Ashraf Hamada. „Dank der hohen Anpassungsfähigkeit unterstützt die Lösung jeden Nutzer bei der täglichen Arbeit.“