Finance Transformation mit Jedox bei PlusCity

Die Verwaltung von PlusCity wollte ihre Finanzprozesse modernisieren und optimieren. Schlüssel der Finance Transformation war die Digitalisierung und Automatisierung von Planung und Reporting.

Die entscheidende Informationsgrundlage der Unternehmenssteuerung von PlusCity sind die Immobilienverträge der Bestandsnehmer. Von der Vertragserfassung über die Buchung, Auswertung und Berichterstattung zog sich dabei ein hoher manueller Anteil an Arbeitsschritten bis hin zur Finanzabteilung. Zur Digitalisierung der Finanzprozesse empfahl der ERP-Dienstleister von PlusCity, die gypsilon® Software GmbH, die Einführung von Jedox.

Wesentliches Ziel der Implementierung war, eine einheitliche Datenbasis für die Finanzinformationen zu schaffen. Die Zusammenführung der benötigten Daten aus den Vorsystemen, die Datenaufbereitung und Informationsverteilung sollten automatisiert und standardisiert werden. Ein wesentliches Projektziel war zudem die Bereinigung alter Daten sowie die Qualitätssicherung neuer Eingaben, um schnelle und qualitativ hochwertige Auswertungen zu ermöglichen. Im Rahmen eines Total Quality Managements sollte das hohe Qualitätslevel der Daten und der Reportingprozesse dann dauerhaft gesichert werden.

Zusammen mit dem Jedox-Partner gypsilon hat PlusCity eine BI-Architektur aufgebaut, in der Jedox als zentrales Datenkoordinationssystem fungiert. Als operative Datenquellen sind die Immobilienverwaltungssoftware K-ZWO, die Business Software BMD und die Buchhaltungslösung Finmatics angeschlossen. Die aufbereiteten Daten der Jedox-Cubes werden in Jedox-Reports dargestellt. PlusCity nutzt außerdem Power BI als Frontend für das Management, das über eine Mobile App seine Reports auf dem Tablet oder Smartphone abrufen kann.

Thematisch hat das Projektteam neben dem klassischen Finanzreporting ein detailliertes Berichtswesen zur Auswertung der Bestandsverträge mit den Mietern von PlusCity aufgesetzt. Wichtig für die Unternehmenssteuerung sind beispielsweise die Analyse der Flächenverteilung nach Branchen oder Umsatzstärke der Mieter, Bestands- bzw. Leerstandslisten, der Gutscheinumsatz, Staffelmieten, die offenen Posten nach Debitoren und Kreditoren sowie die Expire List, die Handlungsbedarf bei auslaufenden Verträgen anzeigt.

Für das Management wurden auf dieser Basis übersichtliche Dashboards mit aggregierten Steuerungskennzahlen gestaltet, die per Drill-down bis auf die Detailebene zurückverfolgt werden können. Auf verdichteter Ebene werden zudem der Businessplan, Forecast und die Budgetplanung in Jedox erstellt. Der Businessplan umfasst einen Zeithorizont von bis zu zehn Jahren, da er auf den langfristigen Verträgen mit den Bestandsnehmern von PlusCity beruht. Geplant wird auf der Ebene der vermieteten Flächen, in Monaten und auf Jahresebene. Als besonders hilfreich im Planungsprozess nennt der projektverantwortliche CFO von PlusCity Andreas Hörtnagl das einfache Abspeichern von Versionen.

Auch ein externes Reporting wird mit Jedox generiert. Hierfür nutzt PlusCity das Excel Add-in und erzeugt damit auf Knopfdruck Excel-Reports mit Kommentarfunktion aus Jedox.

Jedox fungiert heute als zentrale Datenquelle für alle Steuerungsinformationen. Die benötigten ERP-, Finanz- und Vertragsinformationen werden automatisiert in der durchgängigen Jedox Plattform zur Verfügung gestellt und können kombiniert ausgewertet werden. Plausibilitäts- und Qualitätschecks beim Datenload helfen dabei, das im Rahmen der Implementierung erreichte hohe Qualitätslevel auf Dauer zu halten.

Auch die Berichtsverteilung erfolgt automatisiert aus Jedox. Der Arbeitsaufwand für die Datenaufbereitung und Verteilung der Informationen konnte damit erheblich reduziert und das Reporting beschleunigt werden. Die wöchentlichen Standardberichte halten die Entscheider immer auf dem aktuellen Stand. Der weitgehend automatisierte Monatsabschluss ist innerhalb von fünf Tagen erstellt und auch den Jahresabschluss für 18 Gesellschaften im Konsolidierungskreis kann die Finanzabteilung sicher innerhalb weniger Monate vorlegen.

Das Management kann sich auf zuverlässige und nachvollziehbare Kennzahlen in übersichtlichen Dashboards verlassen. Ein zentraler Vorteil ist die hohe Performance der Jedox-Cloud-Lösung, die viele Realtime-Informationen auf der Basis von Live-Daten ermöglicht. So liegen beispielsweise die Bestandsliste, die Leerstandsliste, die offenen Posten, die Expire List und der Businessplan in Realtime aktualisiert vor. Werden Vertragsdaten im Vertragssystem eingegeben, ist der Forecast in Jedox am Folgetag automatisch auf dem neuesten Stand.