Jedox als weltweite Lösung für Controlling und Konsolidierung bei SAMSON

Der Bereich Konzerncontrolling von SAMSON mit Hauptsitz in Frankfurt am Main ist zuständig für das Finanzcontrolling und die Zusammenführung der Finanzdaten aller Unternehmensteile inklusive der legalen Konsolidierung. Zu SAMSON gehören rund 60 Gesellschaften weltweit. Bisher wurden das Berichtswesen und der Konzernabschluss ausschließlich in Excel erstellt. Der hohe manuelle Aufwand begrenzte den Detailierungsgrad und die Häufigkeit von Planung und Berichterstattung, was für die Konzernsteuerung nicht mehr ausreichend war. Auch die fehlende Standardisierung und Transparenz der Berichtsprozesse und Inhalte führten die Datenerfassung und -verarbeitung in einzelnen Excel-Tabellen an ihre Grenzen.

Das Finanzteam entschied sich, schnellstmöglich auf eine professionelle IT-Lösung für Planung, Reporting und legale Konsolidierung umzusteigen. Der neue CFO empfahl Jedox, da er bereits positive Erfahrungen mit der Software gemacht hatte. Besonders vorteilhaft für das Finanzteam war die Excel-Nähe von Jedox. Dies ermöglichte es, die neue Berichtsumgebung zügig und mit eigenen Ressourcen intern aufzusetzen und im Controlling der weltweiten Gesellschaften zu etablieren.

Wichtig war den Finanzexperten außerdem, dass sie das System ohne Support der IT-Abteilung im Fachbereich hosten und nach Bedarf für verschiedene Anwendungsbereiche ausbauen können. Mit seiner hohen Flexibilität und intuitiven Handhabung entsprach Jedox auch diesen Anforderungen. Mit der nach IDW PS 880 zertifizierten Konsolidierungslösung „Jedox Financial Consolidation“ bestand zudem die Option, auch den Konzernabschluss in Jedox abzubilden – für das Finanzteam von SAMSON ein entscheidendes Argument für den Umstieg auf die leistungsstarke EPM-Plattform.

Der Plan des Finanzteams ist aufgegangen: In knapp drei Jahren hat das Team die unternehmensweite Vertriebs- und Finanzplanung, das Konzerncontrolling und die Konzernkonsolidierung vollständig auf Jedox umgestellt. Die Implementierung fand dabei in Einzelschritten mit schnell greifbaren Projekterfolgen statt.

Der Start war der Aufbau des dringend benötigten Vertriebscontrollings im Mai 2020. Schon im Juli 2020 sollte die Vertriebsplanung für das Folgejahr mithilfe von Jedox durchgeführt werden. Nach einer Reorganisation des Vertriebs galt es dabei, die neu geschaffenen Strukturen in Jedox abzubilden und auch den Planungsprozess entsprechend neu zu definieren.

Vertriebs- und Finanzplanung im Web

Um den eng gesteckten Zeitrahmen einzuhalten, wurde die erste Planung im Hybrid-Ansatz durchgeführt: Die Abfrage der Daten in den Gesellschaften erfolgte noch über Excel-Packages, die bereits die neuen vertrieblichen Berichtsstrukturen enthielten. Parallel hat das Projektteam die entsprechenden Datenmodelle in Jedox aufgebaut. Die Rückmeldungen in Excel konnten dann direkt in die Jedox-Datenbank importiert werden. Damit standen die Planungsdaten in der zentralen Datenbank für multidimensionale Auswertungen nach Business Units, Absatzmärkten (Industries), Key Account Customers, Produktgruppen oder Regionen bereit.

Bis November 2020 hat das Projektteam einen weiteren Datenwürfel für die Finanzplanung – bestehend aus Ergebnisplanung, Investitionsplanung, Personalplanung und Strategischer Planung – sowie das Reporting aufgebaut. Von der Vertriebs- und Finanzplanung über das Reporting mit anschließenden Auswertungs- und Analyseprozessen wurde das Berichtswesen Schritt für Schritt bis hin zum umfassenden Konzerncontrolling ergänzt und vertieft.

Technisch war der entscheidende Sprung die Web-Anbindung aller Tochtergesellschaften, die heute ihre Plan-/Ist-Daten im Rahmen systemgesteuerter Workflows direkt in Jedox eingeben und zugleich ihre Reports abrufen können.

Revisionssicherer Konzernabschluss

Im Jahr 2022 hat SAMSON auch die legale Konsolidierung von Excel auf die zertifizierte Konsolidierungslösung von Jedox umgestellt, diesmal mit der Unterstützung von Experten von Jedox. Nach zügiger Implementierung und Einrichtung des Konsolidierungsmodells wurde der erste Konzernabschluss nach HGB mit Jedox Financial Consolidation bereits zum 31.12.2022 erstellt – und zwar ohne Parallelkonsolidierung in Excel zur Absicherung.

Die Gesellschaften im Konsolidierungskreis übermitteln ihre testierten Jahresabschlussdaten über die Jedox Webplattform, die bereits durch das Konzerncontrolling unternehmensweit etabliert war. Die in Workflows gesteuerten Konsolidierungsprozesse sind dabei mit klaren Verantwortlichkeiten geregelt und revisionssicher im System dokumentiert. Standardisierte Eingabemasken, definierte Freigaberoutinen und automatisierte Datenaggregationen, Währungsumrechnungen sowie Innenbeziehungsabgleich sorgen zudem für eine hohe Sicherheit und Qualität der Daten.

Hans Werner, Direktor Konzerncontrolling der SAMSON AKTIENGESELLSCHAFT, hebt als Vorteil hervor, dass bei Folgekonsolidierungen auch die historischen Daten für Vergleiche und Zeitreihen in der Datenbank verfügbar sind. Wichtig ist für ihn auch, dass trotz des hohen Automatisierungsgrades alle Einzelschritte des Konsolidierungsprozesses in Jedox nachvollziehbar und die Herkunft der Kennzahlen transparent bleiben.

SAMSON hat mit Jedox ein durchgängiges Berichtssystem für alle Tochtergesellschaften weltweit. Durch die Standardisierung, die Automatisierung und die Nachvollziehbarkeit aller Dateneingaben und Prozesse gewährleistet Jedox dabei eine transparente, prüfsichere und effiziente Konzernberichterstattung bis hin zur legalen Konsolidierung. Hans Werner hält fest: „Wir erledigen alle Kernaufgaben in einem System und halten alle Daten für ein integriertes Vertriebs- und Finanzcontrolling, Management-Reporting und die legale Konsolidierung in einer zentralen Datenbank vor.“

Einfacher Umstieg von Excel

Als großen Projekterfolg sieht Hans Werner die reibungslose Ablösung von Excel durch Jedox: „Die stufenweise Einführung ‘am offenen Herzen’ hat hervorragend geklappt. Wir haben klein angefangen und dann den Umfang, die Komplexität und die Frequenz des Berichtswesens kontinuierlich erhöht. Unsere rund 60 Tochtergesellschaften sind den Weg klaglos mitgegangen.“ Im Rückblick stellt er fest: „Wie konnten wir glauben, dass es keine Alternative zu Excel gibt? Jedox als Single Point of Truth hat den alten Excel-Wust schnell vergessen lassen.“

Auch der Konzerncontroller Torsten Szpak berichtet von positiver Resonanz im Konzern:

„Unsere Tochtergesellschaften sehen ihren eigenen Benefit. Sie profitieren von einem strukturierten Berichtswesen und vom einheitlichen System, das sie auch für ihr eigenes Reporting nutzen können – und zwar immer auf derselben Datenbasis.“

Zukunftsfähige Plattform für ESG-Reporting

Die Abteilung Konzerncontrolling betreibt die Jedox-Plattform und kanalisiert die Anforderungen zum konzernweiten Ausbau für andere Funktionsbereiche. Die Finanzabteilung sorgt dabei für die Umsetzung der Anwendungen, während die Fachbereiche ihre eigenen Daten verwalten und nutzen. Neben Finanzen und Vertrieb nutzt derzeit der HR-Bereich die Berichtslösung, künftig könnten auch die Produktion und weitere Bereiche dazukommen.

Geplant ist zudem die Umsetzung des ESG-Reportings in Jedox. Im ähnlichen Prozess wie bei der Finanzkonsolidierung sind dafür bereichsübergreifend Daten zu den Themen Environment, Social und Governance zu sammeln, zu verarbeiten und in Berichten abzubilden. Mit der weltweit etablierten Jedox-Plattform ist der Konzern auch für die Nachhaltigkeitsberichterstattung bestens gerüstet.

„Jedox ist in allen Tochtergesellschaften weltweit anerkannt. Die Controller und Finanzverantwortlichen arbeiten gerne mit der Excel-nahen Software, und wir bekommen viel positive Resonanz.”

– Torsten Szpak, Referent Konzerncontrolling & Konzernbilanzierung, SAMSON AKTIENGESELLSCHAFT