Rollierender Fünf-Quartals-Forecast in weniger als 3 Monaten eingeführt

Sandvik Mining and Construction Oy, mit Sitz in Finnland, ist eine Tochtergesellschaft der Sandvik Gruppe, mit 2.000 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 1,6 Milliarden Euro. Die Organisation umfasst vier Berichtseinheiten mit 450 Kostenstellen an drei Standorten, die jeweils mit unterschiedlichen Prozessen, Berichtzyklen und Vorgaben arbeiteten und alle Excel verwendeten.

Für die zuständige Managerin Sarah Sjöstrand im Site Business Control und ihre Kollegen an den anderen Sandvik-Standorten in Finnland war es immer wieder eine enorme Herausforderung, Daten zu aktualisieren, sie nach 200 Regeln auf Konto-, Kostenstellen- und Projektebene zu verteilen oder die Daten aus verschiedenen Berichtsversionen zu sammeln und zu analysieren. Auch für die Kostenstellenverantwortlichen – eher technisch versierte Ingenieure als Finanzexperten – war es schwierig, die Daten aus verschiedenen Quellen zu beschaffen und an der richtigen Stelle im Excel-Sheet einzufügen.

Die Herausforderung wurde noch größer, als das Sandvik Konzernberichtswesen eine detailliertere rollierende Fünf-Quartals-Planung forderte. Sarah Sjöstrand und ihr Team wussten, dass sie ihren Berichtsprozess ändern mussten. Sarah erklärt: „Die Excel-Budgetierungsvorlagen, die wir verwendet haben, und die Anforderung an eine detaillierte rollierende Fünf-Quartals-Planung passten einfach nicht zusammen.“

Um den Fünf-Quartals-Forecast bereitzustellen und den gesamten Finanzplanungsprozess für das Team zu erleichtern, suchten die finnischen Sandvik-Standorte nach einer passenden Systemlösung. Sie hatten vier Anforderungen an die Software, die von Jedox erfüllt wurden:

• Anpassbare Organisationsstruktur, um die ständigen Änderungen in einem Großunternehmen mit vielen Abteilungen und F&E-Projekten abbilden zu können
• Möglichkeit zum Forecasting auf Projektebene
• Systemtechnische Unterstützung für die Dateneinordnung nach über 200 Regeln
• Integration mit vorhandener Technologie wie Power BI, um sich in den aktuellen Berichtsprozess einzufügen

Das Sandvik-Team in Finnland stellte fest, dass die Jedox-Plattform es ihnen ermöglichen würde, Szenarien und Modelle mit unbegrenzten Dimensionen aufzusetzen, so dass sie schnell eigenständig Forecasts und automatisierte Datenverteilungen einrichten könnten.

Nach der Entscheidung für Jedox konnte das Team die erste Systemversion innerhalb von nur drei Monaten in Betrieb nehmen, was laut Sarah Sjöstrand überraschend schnell und einfach war. Jedox arbeitete mit den lokalen Berichtseinheiten von Sandvik Finnland an einem Change-Management-Prozess und einem Konzept, um die Einzelprozesse in einem zusammenhängenden Planungsprozess zu verbinden. Sarah ergänzt: „Der Umstellungsprozess war von Anfang an einfacher als erwartet. Wir haben die Endnutzer problemlos mit ins Boot bekommen, und die allgemeine Rückmeldung war: ‚Das ist leicht zu bedienen und es geht viel schneller.‘ Das sehe ich auch als eine Bestätigung für die erfolgreiche Implementierung.”

Phase 1 des Jedox-Einsatzes umfasste P&L, Fixkosten für Kostenstellenverantwortliche und verkaufsbezogene Kosten. Phase 2 deckte die Bilanz und Investitionen ab. Durch die Integration von Jedox mit dem vorhandenen Data Warehouse können auch Buchhaltungs-, Investitions- und F&E-Projektdaten abgerufen und modelliert werden. Sarah hält fest: „Wir haben jetzt mit Jedox einen besseren Überblick über den gesamten Finanzplanungsprozess.“

Durch den Einsatz von Jedox hat sich die Qualität des Finanzplanungsprozesses der Standorte von Sandvik Finnland erhöht, indem sowohl Top-down-Transparenz als auch Bottom-up-Effizienz geschaffen wurden. Das Finanzteam hat sowohl bei seinen Finanzprognosen als auch hinsichtlich der Qualitätskontrolle an Genauigkeit gewonnen.

Die Organisationseinheiten von Sandvik Finnland verwenden jetzt webbasierte Eingabemasken für eine sichere, über Zugriffsrechte gesteuerte Datenerfassung durch die Planer. Für die Nutzer ist die Datensammlung mit Jedox schneller und einfacher als zuvor. Sarah fügt hinzu: „Wir müssen vor einer neuen Forecast-Runde nicht viel tun. Wir haben alles in Jedox parat und müssen nur die Daten eingeben. Durch die hohe Aktualität können wir ständig verfolgen, was passiert.“

Da Microsoft Power BI bei Sandvik als Standardprodukt eingesetzt wird, entschied sich das Finanzteam für die Abbildung des Reportings in Power BI, statt die Drag-and-Drop-Dashboard-Funktionen von Jedox zu nutzen. Über die Jedox-Power-BI-Integration erstellt das Team Berichte für sich selbst und die Kostenstellenverantwortlichen. Die erhöhte Übersichtlichkeit und Transparenz der Performance ermöglicht den Kostenstellenverantwortlichen neue Einblicke in ihre eigenen Kennzahlen, was ihr Engagement und ihre Kooperationsbereitschaft erhöht und die Generierung neuer Erkenntnisse erleichtert. Sarah erklärt: „Es ist wirklich wichtig, dass die Kostenstellenleiter motiviert sind, denn nur so können wir sie stärker einbinden.“

Mit einer besseren Planung in Jedox bei kurzem Time-to-Value ist Sandvik Finnland ein zufriedenen Kunde. „Wir sind glücklich mit dem Ergebnis. Das System funktioniert so, wie es sollte und wie wir es von Anfang an erwartet haben“, hält Sarah Sjöstrand fest. Die Jedox-Lösung wird im Unternehmen weiter ausgebaut. Durch Standardreporting, KI und Automatisierung will Sandvik Finnland die Geschwindigkeit und Effizienz mit Jedox künftig noch weiter steigern.