70 % automatisiertes Reporting dank Jedox

Nach einer größeren Übernahme war es für Sommet Education an der Zeit, Änderungen an den bestehenden Strukturen und Systemen vorzunehmen. So wurden beispielsweise Leistungsberichte, Forecasting und Budgetierung bislang von der Finanzabteilung über Oracle Hyperion Planning abgewickelt. Bis dann plötzlich die Kapazitätsgrenze erreicht war und kein System und keine Speicherort mehr für ihre Daten zur Verfügung stand.

Microsoft Excel konnte zwar vorübergehend Abhilfe schaffen, doch auch das Programm stieß schnell an seine Grenzen. „Wir hatten zunehmend Probleme, neue Versionen von alten zu unterscheiden“, berichtet Stephanie Furlough-Morris, CFO bei Sommet Education. „Teilweise gingen Verknüpfungen verloren oder wir mussten sie bewusst entfernen, damit wir überhaupt mit der Tabellenkalkulation arbeiten konnten. Unser größtes Problem bestand allerdings darin, festzustellen, ob wir überhaupt die richtigen Daten hatten. Wir hatten absolut keine Kontrolle darüber, ob die Informationen aus Buchhaltung und Planung übereinstimmten und aktuell waren.“

Da die IT-Abteilung bereits mit der Einführung eines ERP-Systems und anderen Integrationsprojekten alle Hände voll zu tun hatte, war eine umfangreiche On-Premises-Lösung zu diesem Zeitpunkt keine Option. Die Finanzabteilung entschied sich für eine cloudbasierte Lösung, die einfach einzurichten und – vor allem auf lange Sicht – einfach und ohne Hilfe zu verwalten sein sollte.

Nach umfangreicher Recherche fiel die Wahl auf Jedox. Keyrus, internationaler Experte für Performance-Management-Beratung und erfahrener Jedox-Partner, stand dem Finanzteam bei Projektaufbau, Erstellung des Zeitplans und technischer Konfiguration tatkräftig zur Seite.

Um schnellstmöglich (innerhalb von vier bis sechs Wochen) greifbare Ergebnisse zu erzielen, wurde das Projekt bei Sommet Education in drei Phasen eingeteilt. Besonders dringlich war der Aufbau einer zentralen Plattform, in der aktuelle Daten aller Institutionen außerhalb von Excel gesammelt werden konnten. In der zweiten Phase lag der Fokus auf Forecasting und Budgetierung mit einer zentralen Plattform zur Dateneingabe. Anschließend wurde die Lösung um weitere Funktionen zur Planung von Cashflow, Personalkosten und Umsatz für Ist-Daten, Forecasts und die Budgetierung erweitert. „Die einfache Implementierung von Jedox war ein enormer Vorteil. Die Einführung der Cloud-basierten Lösung verlief reibungslos. Wir konnten vom Einfachen zum Komplexen gehen, und für die Umsetzung haben wir nur ein kleines Team und wenig Hilfe aus der internen IT benötigt.“, so Furlough-Morris.

Ein weiterer Pluspunkt von Jedox: Die einfache Integration mit Microsoft Excel. Heute arbeiten bei Sommet Education etwa 20 Nutzer, darunter Controller, Mitglieder der Finanzgruppe des Campus und Buchhalter, mit der Software. Da sie über die Online-Benutzeroberfläche von Jedox Web immer noch in der vertrauten Excel-Umgebung arbeiten können, ist der Schulungsaufwand minimal und die Akzeptanz hoch. Außerdem kann die Finanzabteilung das System selbstständig und ohne zusätzliche Unterstützung der IT verwalten, Regeln erstellen und diese überwachen.

Mit Jedox kann die Finanzabteilung nicht nur schneller auf Informationsanfragen reagieren, sondern auch Leistungsberichte um einiges schneller erstellen. Am Monatsende sind 70 % der Reporting-Aufgaben mit einer einfachen Aktualisierung erledigt. Das Team hat nun mehr Zeit, die Daten zu analysieren und zu verstehen, welche Schlüsse aus den Einnahmen, Einschreibungen und Umsatzschwankungen gezogen werden können. Da die Personalkosten 50 % der Ausgaben des Unternehmens ausmachen, wurde für einen besseren Überblick über Mitarbeiter, deren Standort und Beschäftigungsdauer zusätzlich ein umfangreicher Datenwürfel erstellt.

Mit Jedox haben wir ein umfassendes Bild über unsere finanzielle Performance. Alle Informationen aus unseren verschiedenen Systemen werden in einer Lösung zusammengefasst. Da wir vor Jedox so viel Zeit darauf verwendet haben, den Leistungsbericht fristgerecht fertigzustellen, blieb uns keine Zeit mehr, zu verstehen, was die Zahlen tatsächlich aussagen.

Stephanie Furlough-Morris, CFO, Sommet Education

Zukünftig soll die Jedox-Lösung um weitere Kennzahlen und Funktionen erweitert werden. Geplant ist eine Umsatzmodellierung, mit der die erwarteten Einnahmen auf Grundlage der Einschreibungen, der Preisgestaltung nach Programmen und anderer Preiselemente prognostiziert werden können. Mit diesen Informationen sollen auch die bestehenden Cashflow- und Bilanzprognosen verbessert werden.