Von drei Prozessen zu einem: Tramec vereinheitlicht die Vertriebsplanung nach Firmenübernahmen

Im Jahr 2021 erwarb Tramec MT Motori Elettrici und BerMar, um sein Produktsortiment und seine Präsenz in verschiedenen Regionen zu erweitern. Um Datenanalyse-Tools für die neuen Gruppen zu implementieren, arbeitete Tramec mit der BI-Beratung HiBI zusammen, mit dem Ziel, neue Qlik Sense Cloud-Anwendungen zu entwickeln sowie die Daten aus den unterschiedlichen Informationssystemen zusammenführen und zu integrieren.

Allerdings stellte sich schnell heraus, dass jedes Unternehmen eigene Systeme für Planung und Forecasting hatte, was genaue Vorhersagen über alle drei Gruppen hinweg nahezu unmöglich machte. Der gesamte Planungsprozess musste von Oktober bis Dezember durchgeführt werden, und während dieser Zeit konnte niemand den Forecast anpassen. Zudem erlaubten Systemeinschränkungen keine Einbeziehung von Preisänderungen für Produkte oder von Daten zu neuen Märkten und Produktklassen in den Plan.

Tramec suchte nach einer Lösung, um die Planung der Gruppen zu vereinheitlichen und die Flexibilität und Genauigkeit ihrer Prozesse zu erhöhen. Das Planungstool sollte sich außerdem nahtlos in die bereits entwickelten Qlik Sense-Anwendungen integrieren lassen.

Tramec entschied sich für Jedox als FP&A– und Performance-Management-Tool, um den Vertriebsplanungsprozess der drei Unternehmen zu vereinheitlichen. Innerhalb von weniger als sechs Monaten führte das Unternehmen einen neuen, einfachen Workflow ein, der sich in Qliq Sense integrierte und die drei Organisationen verknüpfte.

Die bidirektionale Integration mit Qlik Sense ermöglicht es dem Team, seine bestehenden BI-Anwendungen weiterhin zu nutzen. Die gemeinsam genutzten Daten zwischen den beiden Systemen werden täglich aktualisiert und können bei Bedarf auf Knopfdruck synchronisiert werden.

Dank der Flexibilität der Jedox-Plattform konnten die Vertriebsleiter aus jeder Gruppe ihre bisherigen Methoden zur Planungseingabe beibehalten und mussten keine neuen Verfahren erlernen.

Mit den neuen Möglichkeiten von Jedox konnte das Planungsteam die Genauigkeit und Tiefe des Planungs- und Forecastingprozesses verbessern. Mit Jedox können die Planer nun:

• in Markt- und Produkthierarchien für jedes Unternehmen navigieren.
• Forecastdaten anpassen, die Ist- oder vom Algorithmus vorgeschlagenen Planwerte kopieren und diese dann auf jeder Detailebene mit Top-Down- oder Bottom-Up-Logik anpassen.
• neue Produkte und Märkte hinzufügen und die Planung auf Basis von Mengen- oder Preisänderungen anpassen.

Bei Tramec und den beiden erworbenen Unternehmen ist der Planungsprozess nun ein einheitliches, durchgängiges und flexibles Verfahren mit genauen und detaillierten Informationen, statt einer einmal jährlich durchgeführten, starren Angelegenheit mit unterschiedlichen Prozessen.

Dank der umfangreichen Funktionen von Jedox kann jede Gruppe weiterhin ihre eigenen Methoden der Planeingaben verwenden, während gleichzeitig eine einheitliche Planungsplattform besteht. Die Zahlen in den BI-Anwendungen sind zuverlässig und aktuell und stehen im Einklang mit Jedox.

Zusätzlich hat das Planungsteam mehr Kontrolle über die Genauigkeit der Planzahlen, da sie die Daten direkt von den Mitarbeitenden über Jedox-Eingaben erhalten. Seit der Implementierung wurde der Prozess erweitert, sodass nun drei bis vier Personen, darunter IT und Controlling, gemeinsam an der Budgetierung arbeiten können. Künftig will Tramec auch die Vertriebsmitarbeiter in die Planung mit Jedox einbeziehen, um noch detailliertere Daten zu erfassen.

Der neue, einheitliche Vertriebsplanungsprozess mit Jedox hat Tramec auf zukünftiges Wachstum vorbereitet.

„Es schien unmöglich, die unterschiedlichen Vorgehensweisen der Vertriebsleiter bei der Budgeterstellung zu vereinheitlichen. Doch Jedox erwies sich als flexible und offene Plattform.“

Ivan Busi – Ber-Mar ICT Manager, TRAMEC Group