VITA Zahnfabrik automatisiert weltweites Reporting

Das Familienunternehmen VITA Zahnfabrik liefert innovative Lösungen für die Zahnprothetik an Dentallabore und Zahnarztpraxen in mehr als 150 Ländern. Für das anspruchsvolle Vertriebscontrolling des Unternehmens war die vorhandene BI-Lösung nicht mehr ausreichend. Wegen fehlender Entwicklungsperspektiven der Software entschied sich das BI-Team zu einem Produktwechsel; das Controlling sollte auf eine moderne, zukunftsfähige Systemlösung umgestellt werden.

Nach einer Marktrecherche entschied sich das Projektteam für die Einführung von Jedox. Der Leiter Controlling Stefan Ewel spricht von einem doppelten Match, mit Jedox als Softwarelieferanten und Advanced Applications als Implementierungspartner: „Jedox ist genauso individuell wie unser Unternehmen. Und die SAP- und BI-Experten von Advanced Applications verstehen uns. Wir müssen nicht viel erklären und arbeiten sehr effizient zusammen.“

Globales Vertriebscontrolling im Fokus

Die Herausforderung des Projekts lag bei einer reibungslosen Umstellung des dringend benötigten Vertriebscontrollings – und zwar parallel zur Einführung von SAP S4/HANA als größeres Umstellungsprojekt im Unternehmen. Durch die enge Integration in SAP als hauptsächliche Datenquelle und einen hohen Standardisierungsgrad des Berichtswesens sollte dabei die Grundlage für die weitgehende Automatisierung und die einfache Skalierbarkeit gelegt werden.

Eine weitere Herausforderung lag in der möglichst schnellen Implementierung am Standort USA. Hier gab es Handlungsbedarf wegen des hohen manuellen Aufwands für das interne Reporting und die Berichterstattung an die deutsche Mutterfirma.

Bei der Implementierung setzt VITA Zahnfabrik auf die standardisierten BI Ready to Run Module für Jedox und SAP von Advanced Applications. Im ersten Schritt wurde das umfangreiche Vertriebsreporting auf Basis von BI Ready to Run SD aufgesetzt und individuell angepasst. Für die Ausprägung des detaillierten Absatzforecastings benötigte das Controlling dann nur 1,5 Tage. Hier findet das Team u.a. die Splashing-Funktion von Jedox zur automatischen Verteilung des Kundenbonus sehr hilfreich.

Vor der Implementierung hat das Projektteam die Stammdaten im Vorsystem SAP bereinigt. Die Stammdatenpflege und Verwaltung von Datenobjekten wie Kunden, Regionen oder Produkten wurden direkt in SAP angesiedelt. Nachdem die gemeinsame Datenbasis für alle Gesellschaften geschaffen war, ging Jedox in der Niederlassung VITA North America an den Start. Die Ready to Run Module, die per Customizing angepasst werden, erwiesen sich dabei als vorteilhaft für den schnellen und standardisierten internationalen Rollout.

Berichtsportal an einem Tag aufgesetzt

Inzwischen sind die Bereiche Sales und Finanzen unternehmensweit in Jedox verfügbar. Über weitere Ready to Run Module wird das Controlling auch die Themen Bestand, Einkauf, Produktion, Qualitätsmanagement, Reklamationen und Instandhaltung schrittweise in die Berichtsumgebung einbinden.

Als wesentlichen Meilenstein sehen die Projektverantwortlichen dabei die Einrichtung der Landing Page, in der alle bereits umgesetzten und geplanten Berichtsmodule im Webportal in der einheitlichen Corporate Identity zusammengefasst sind. Die zentrale Startseite hat das BI-Team zusammen mit Advanced Applications an nur einem Tag aufgesetzt. Das interne Team kann seine Reports und Planungsmasken nun eigenständig in den vorgesehenen fachlichen Modulen hinterlegen und das unternehmensweite Berichtsportal so im eigenen Tempo ausbauen.

Hinsichtlich der Zusammenarbeit fand das BI-Team das Coaching-Modell von Advanced Applications besonders zielführend. Schon im Projekt hatten die BI-Experten der VITA Zahnfabrik unter Anleitung von Advanced Applications selbst Datenmodelle oder Reports aufgesetzt und sich das Know-how für den Systembetrieb angeeignet. Inzwischen wird Advanced Applications nach Bedarf eingeschaltet, um einzelne Fragen effektiv zu klären.

VITA Zahnfabrik hat mit der eng verzahnten Architektur von SAP und Jedox Cloud ein durchgängiges System aufgebaut, das aus dem Controlling gesteuert und weiterentwickelt werden kann. Die BI-Verantwortlichen heben besonders die intuitive Bedienung des Jedox Integrator hervor, mit dem Reports und Dashboards schnell erstellt werden können. Die anschauliche Visualisierung von ETL-Prozessen macht die Steuerung von Datenströmen dabei verständlich und Ergebnisse direkt sichtbar.

Nachvollziehbare Kennzahlen

Die saubere Stammdatenverwaltung und der hohe Standardisierungsgrad schaffen die Voraussetzungen für das automatisierte Reporting und die einfache Skalierbarkeit der EPM-Lösung (Enterprise Performance Management). Das Controlling profitiert dabei von der hohen Datenqualität und zuverlässigen Kennzahlen. Abweichungen sind einfach zu klären und Datenströme auch für die Fachabteilung bis auf den SAP-Beleg hin nachvollziehbar. Der Controlling-Leiter hebt als Vorteil hervor, dass Diskussionen rund um die Daten aufgrund der gewonnenen Transparenz nun nicht mehr IT-lastig, sondern vornehmlich von der fachlichen Seite her geführt werden.

Mithilfe der für jedes SAP-Modul verfügbaren Ready to Run Module kann das Controlling das angestrebte bereichsübergreifende Reporting schrittweise ausbauen. Neben dem vorhandenen Absatz-Forecast sollen beispielsweise noch Forecasts für die Produktion oder Bestände etabliert werden. Bereits heute liefern neue Steuerungskennzahlen wertvolle Ansätze, um die Zusammenarbeit der Fachbereiche zu optimieren und Synergien zu realisieren.

„Jedox macht alle Datenströme nachvollziehbar und transparent. Wir verstehen die Zusammenhänge und fühlen uns auch sicher, wenn wir Veränderungen am System vornehmen.“

Manuel Strittmatter, Teamleitung IT Applications, VITA Zahnfabrik, H. Rauter GmbH & Co. KG

Greifbare Vorteile durch Automatisierung

Auch hinsichtlich der Anwender wird das Standardreporting auf eine breitere Basis im Unternehmen gestellt. Wurden früher Reports aktiv an Berichtsempfänger verteilt, stehen die dynamischen Berichte heute für wesentlich mehr Adressaten im Jedox Webportal zum Abruf bereit. Lediglich der tagesaktuelle Produktumsatz wird automatisiert verteilt.

Ein erheblicher Effizienzgewinn ist am Standort USA zu verzeichnen, der mit Jedox in das Berichtswesen auf gemeinsamer Datenbasis integriert wurde. Die Anwender in den USA können nun direkt auf die benötigten Daten zugreifen, und das tagesaktuelle Reporting wird vollautomatisch erstellt. Damit spart der Standort USA täglich erheblichen Aufwand für die manuelle Aufbereitung von Daten und die Erstellung von internen Reports bzw. der Berichterstattung an die deutsche Mutterfirma ein.