Customer Success Story
WAREMA baut integrierte Unternehmensplanung schrittweise in Jedox auf
Die WAREMA Group mit Sitz im bayerischen Marktheidenfeld besteht aus einem starken Markenverbund, der sich in die Sparten Sonne & Lebensräume sowie Kunststoff & Engineering gliedert. Mit ihren intelligenten und individuellen Lösungen sowie zukunftsorientierten Innovationen besetzt sie führende Marktpositionen in den Bereichen Sonnenschutz- und Steuerungssysteme, Kunststofftechnik und Maschinenbau.
Challenge
Anpassbare Lösung für die integrierte Planung
Ein wesentlicher Baustein der Unternehmenssteuerung ist die interne Erfolgsrechnung. Mithilfe einer ausgefeilten Kostenstellenplanung hat WAREMA die Kosten und Budgets der verschiedenen Unternehmenseinheiten stets gut im Blick.
Die vorhandene Planungslösung war für das dynamische Unternehmen jedoch nicht mehr geeignet. Die individuell programmierte Datenbanklösung war zu starr, nur noch schwer administrierbar und konnte nicht im geforderten Tempo an neue Anforderungen angepasst werden. Auch die Dateneingabe war zu komplex und belastete die Planer zudem durch die mangelnde Systemperformance.
Das zentrale Controlling von WAREMA suchte daher nach einer leistungsfähigen Standardsoftware mit hoher Flexibilität: Die Lösung sollte die Abbildung der anspruchsvollen Kostenstellenplanung allein mit Bordmitteln ermöglichen, so dass Änderungen des Planungsmodells und regelmäßige Softwareupdates einfach im Rahmen des Standards vorgenommen werden können.
Die Controller wollten die Planungsumgebung außerdem selbst steuern und die nötigen Anpassungen unabhängig von externer Beratung umsetzen. Deshalb war das erklärte Ziel, eine Softwarelösung für eine integrierte Planung mit den Schwerpunkten Personal-, Investitions- und Gemeinkostenplanung zu finden, in der Prozesse und Datenflüsse strukturiert und nachvollziehbar mit standardisierten Softwarebausteinen modelliert werden können.
Solution
Leistungsstarkes System für granulare Planung
Der Austausch mit BARC ermöglichte bei der Software-Evaluierung eine Vorauswahl. Im nächsten Schritt des Auswahlprozesses durften sich die Software-Anbieter an verschiedenen Aufgaben beweisen. Jedox entsprach den Vorstellungen der versierten Controller, die damit Datenmodelle, ETL-Strecken, Rules und Workflows selbst definieren und die Business-Logiken transparent ändern und pflegen können. Auch die Performance der leistungsstarken Datenbank war ein entscheidender Pluspunkt.
WAREMA hat sich daher für Jedox entschieden und damit eine intuitive Planungsumgebung geschaffen, die sowohl schnell als auch übersichtlich ist. Von der ersten Schulung bis zur Einführung von Jedox dauerte es etwa 14 Monate.
Das Projektteam konnte die Personal-, Investitions- und Gemeinkostenplanung mit allen individuellen Anforderungen in konsistenten und performanten Datenmodellen abbilden. Die größte Herausforderung stellte die Personalplanung im hohen Detailgrad und mit zahlreichen Rechenregeln dar. Die Personalkosten werden in einer Granularität vergleichbar mit dem Ist-Reporting geplant. Für die Nutzer wurden dafür überschaubar gehaltene und verständliche Eingabemasken in Jedox gestaltet, in die sie ihre Daten nun fließend und ohne störende Wartezeit eingeben können.
Weitere sehr individuell aufgebaute Teilpläne, wie zum Beispiel die Materialkosten- und Kapazitätsplanung, werden derzeit noch in Excel erstellt und in die Jedox-Planung importiert. Durch Überspielen in Jedox erstellt das Controlling daraus eine Planerfolgsrechnung. Künftig sollen immer mehr Teilpläne nach Jedox verlagert werden. Durch das enge Zusammenspiel von Excel und Jedox kann das Controlling-Team auf diese Weise schrittweise nach Bedarf die vollständig integrierte Unternehmensplanung für den Gesamtkonzern aufbauen.
Outcome
Effiziente Planung im skalierbaren System
Ab Oktober erstellt WAREMA jährlich einen Forecast für das laufende Jahr sowie einen Budgetplan für das folgende Kalenderjahr. Aktuell arbeiten in den aktiven Planungsphasen etwa 200 User mit dem neuen System.
Das Tagesgeschäft und die Zusammenarbeit zwischen Planern und Controllern hat sich spürbar verändert. Die früher zeitintensiven Termine zwischen Controlling und Planern, bei denen es nur um Support für die Dateneingabe ging, sind nun nicht mehr nötig. Stattdessen ist jetzt Zeit für die gemeinsame Analyse und Interpretation der Daten. Die Controller können sich damit verstärkt auf ihre Rolle als Business Partner konzentrieren.
Auch die Rückmeldung der User ist durchweg positiv, wobei die größte Veränderung möglicherweise die unauffälligste ist: Bei der Dateneingabe ist die enorme Rechenleistung, die das System im Hintergrund übernimmt, überhaupt nicht mehr spürbar. Die User finden sich schnell zurecht, geben ihre Daten ein und erhalten zeitnah Ergebnisse.
Wichtig für WAREMA ist vor allem, dass die angestrebte Standardisierung der Planung gelungen ist. Die Kostenplanung in Jedox verläuft mit konsistenten Daten in homogenen Strukturen, und WAREMA verfügt über ein Update-fähiges System, das die Controller selbst nach Bedarf anpassen können.
Weil das Projektergebnis so zufriedenstellend ist, plant WAREMA die Implementierung weiterer Planungsbausteine in Jedox. Der weitere Ausbau zur vollständig integrierten Unternehmensplanung liegt dabei in den Händen des Controllings.
