Die digitale Transformation im Controlling: Ihr EPM Tech Refresh

Migrieren oder aktualisieren? Die Frage aller Fragen, wenn es um die digitale Transformation Ihrer Finanzabteilung geht. In diesem Blogbeitrag erforschen wir die Schnittstelle zwischen Planung und Technologie in Organisation und lernen, wie ein EPM Tech Refresh Sie auf Ihrer Reise zur digitalen Transformation unterstützen kann.

Die Schnittstelle zwischen Planung & Technologie

In einem volatilen Umfeld werden jährliche Festlegungen sehr schnell von der Wirklichkeit überholt. Die traditionelle Finanzplanung verliert damit zunehmend an Relevanz. Stattdessen sind Flexibilität und Echtzeit-Reaktionen gefragt. Umsetzbar sind diese jedoch nur mit einer für das Unternehmen passgenauen Planungs- und Enterprise Performance Management (EPM)-Lösung.

Die traditionelle Finanzplanung ist nicht mehr zeitgemäß. Sie ist zu starr, zu zeitaufwendig, zu einseitig. Statt Kontrolle und Fortschreibung von Budgets sind die Identifizierung von Wert- und Kostentreibern und die stärkere Verzahnung von Finanzplanung und operativer Planung gefragt. Der veränderte, treiberbasierte Ansatz erfordert aber nicht nur die enge Zusammenarbeit der Finanzabteilung mit den Fachabteilungen, sondern auch saubere und sinnvoll verknüpfte Daten sowie ein managementtaugliches Werkzeug, das sich ohne Programmierkenntnisse einsetzen lässt.

Unternehmen investieren oftmals noch sehr viel Zeit und Ressourcen in ihre integrierte Unternehmensplanung. Die Erstellung der Jahresbudgets ist sehr zeitintensiv. Der Planungsprozess ist oft unstrukturiert und dadurch fehleranfällig. Häufig ist er noch Excel-basiert, das Handling von Excel-Tabellen wiederum ist umständlich. Die getrennten Sales- und Finanzwelten müssen meistens manuell aus vielen verschiedenen Datenquellen zusammengeführt werden. Die Planungsszenarien direkt im ERP-System sind unkomfortabel und funktional eingeschränkt. Zudem ist die Vergabe von Berechtigungen für die Planungsobjekte in mehrstufigen Organisationsstrukturen sehr komplex. Forecasts sind aufgrund der schnellen Veränderung und der Komplexität der Märkte unzuverlässig und schnell veraltet.

Neue Technologien und Tools nutzen

Um im Zeitalter der digitalen Transformation erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen schnelle, datenbasierte Entscheidungen treffen und agil handeln können. Zu den wichtigsten Herausforderungen der Planung in einem volatilen Umfeld mit vielen schnellen Veränderungen gehört es daher, die vorhandenen Datenbestände besser zu nutzen, zu verstehen und auszuwerten. Hier kann eine geeignete Planungs-Software in Verbindung mit auf Künstlicher Intelligenz basierenden (KI-basierten) Predictive Analytics eine wichtige Unterstützung liefern, indem durch die Auswertung historischer Daten Vorhersagen für die weitere Entwicklung abgeleitet werden. So kann Planung deutlich effizienter werden.

Entsprechende Softwarelösungen unterstützen den Planungsprozess mit Programmmodulen für die einzelnen Positionen der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) zur Umsatz- und zur Kostenplanung und liefert Tools zur effizienten Zusammenarbeit. Dabei werden die spezifischen Anforderungen einzelner Branchen von der Software berücksichtigt. Die Werkzeuge der Planungs-Software sind idealerweise flexibel modellierbar, indem sie Hilfen für eine unternehmensindividuelle und treiberbasierte Planung bereitstellt. Märkte lassen sich so neu segmentieren, Marktanteile gewinnen, der EBIT verbessern oder Schwerpunkte verlagern.

Den Change-Prozess für alle nachvollziehbar gestalten

Empfehlenswert für die Einführung eines neuen Planungsansatzes ist ein schrittweiser und nachvollziehbarer Change-Prozess, der die Fachabteilungen und Mitarbeiter mitnimmt. Denn: Die verstärkte Zusammenarbeit zwischen Finanzabteilung und Fachabteilungen ist ebenso zwingend notwendig wie die Akzeptanz des neuen Ansatzes. Das Controlling fungiert als interner Berater im Unternehmen und hilft den Fachabteilungen bei der Einführung weiterer Kennzahlen. Die Fachabteilungen liefern die Fachexpertise für die Auswahl weiterer KPIs und für die Identifikation der Werttreiber.

Langfristige Optimierung mit einer modernen Lösung

Veränderungen sind nie einfach. Wenn Unternehmen sich verpflichten, ihre Planung und Berichterstattung mit den neuesten technologischen Tools langfristig zu optimieren, ermöglicht dies eine stärkere Konzentration auf die Strategie. Es bietet die Möglichkeit, proaktiv zu handeln, anstatt auf Marktveränderungen zu reagieren, und neue Wege zur Optimierung der Wertschöpfung im Unternehmen zu finden.

Die Frage, die Sie für sich beantworten müssen: Migrieren oder aktualisieren? Ein Update Ihrer Enterprise Performance Management Technologie kann abschrecken – es ist aber auch die perfekte Gelegenheit, zu überlegen, was jetzt am besten zu Ihrem Unternehmen passt. Sie können entweder einfach ohne Support weitermachen wie bisher, eine größere Migration angehen oder auch Ihre Systemumgebung durch eine Best-in-Class-Alternative auffrischen. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, welche Möglichkeiten Sie im Hinblick auf die technische Erneuerung Ihres Unternehmens haben.

Darum sollten Sie sich für eine Best-in-Class EPM-Lösung entscheiden:

• Die Kosten werden sich im Laufe der Zeit vollständig amortisieren. Ihr Return-on-Invest ist gesichert.
• Die Geschäftsanforderungen ändern sich im Laufe der Zeit. Unternehmen und Teams verändern sich. Ihre Bedürfnisse von vor fünf oder zehn Jahren sind nicht die gleichen wie heute.
• Neue Best-in-Class-Lösungen sind flexibler und weiterentwickelt, insbesondere hinsichtlich neuer Innovationen wie KI.

Schlüsselargumente zum Refresh mit Best-in-Class-Lösungen

End-of-Support- und End-of-Life-Ankündigungen von Softwareanbietern sind ein heikles Thema. Sie könnten die Warnungen ignorieren und ein Tool weiterverwenden – bis es versagt, und zwar möglicherweise zu einem kritischen Zeitpunkt in Ihrem Planungs- oder Berichtszyklus. Oder Sie könnten schulterzuckend hinnehmen, dass Sie keine andere Wahl haben. Stattdessen sollten Sie aber lieber überlegen, wie Sie von der Betriebskontinuität zur Betriebsoptimierung und Best-in-Class-Innovation übergehen können. Denken Sie an die Mitarbeiter, an Kosten und an mögliche Betriebsstörungen.

• Entscheiden Sie sich für Business Continuity oder „genauso wie gehabt“, um Lernkurven zu minimieren und die Time-to-Value zu verkürzen. Es ist normal, dass Menschen mit Veränderungen zu kämpfen haben. Jedox bietet vertraute Modellierungskonzepte und ermöglicht weiterhin einen einfachen Zugriff über Excel (bei gleichzeitigem Zugang über jedes Gerät), was höhere Effizienz bedeutet und Change-Probleme reduziert.
• Wählen Sie Business Optimization oder „besser sein“, um geschäftliche Probleme zu lösen. Durchdachte Tools mit moderner Funktionalität steigern die Produktivität, so dass sich Ihr Team auf höherwertige Aktivitäten konzentrieren kann. Der Jedox Marketplace bietet Ihnen die gesammelte Expertise eines umfangreichen Netzwerks spezialisierter Partner, um neue Herausforderungen schnell zu lösen.
• Wählen Sie Business Innovation für „zukunftssichere“ Technologie von Anbietern, die Experten auf ihrem Gebiet sind. Diese versuchen nicht, Sie einfach nur an der kurzen Leine zu halten, sondern investieren in wegweisende Forschung und Entwicklung. Stellen Sie sicher, dass sie den Support übernehmen und auch mit einem breiten Netzwerk an Technologiepartnern zusammenarbeiten, damit Sie die Flexibilität haben, Best-in-Class-Lösungen zu kombinieren.

Die Vorteile einer Best-in-Class-Lösung

1. Planungsprozesse in Ihrem Unternehmen optimieren

Optimierte Planungsprozesse schaffen Mehrwert für Ihr Unternehmen. Durch Automatisierung sorgen Sie für Vereinfachung und schaffen Raum, für andere wichtige Aufgaben. Davon profitieren nicht nur der Finanz- und Controlling-Bereich, sondern alle Abteilungen, in denen eine datenbasierte Planung möglich ist.

Aus dem notwendigen FP&A (Financial Planning & Analysis) wird durch die deutlich schnelleren Prozesse einer modernen EPM-Lösung somit eine attraktive Möglichkeit des Extended Planning & Analysis (xP&A). Das „x“ für „extended“, also „erweitert“ steht dabei z. B. für den Vertrieb, S&OP die Personalabteilung oder auch das Marketingteam. Somit schaffen Sie unternehmensweit Mehrwert durch Ihre EPM-Lösung. Effizientere Prozesse und informierte Entscheidungen sorgen für Zeitersparnis bei der Planung und für mehr Effektivität im Arbeitsalltag.

2. Beibehalten, was funktioniert: Business Continuity leicht gemacht

Eine Best-in-Class-Lösung baut auf bekannten Softwares wie Excel auf, die Planungsprozesse weltweit immer noch dominieren – trotz deutlich einfacherer und besserer Möglichkeiten durch moderne EPM-Lösungen. Dadurch, dass Jedox Excel-Tabellen integriert, anstatt sie komplett zu ersetzen, können Sie auf dem aufbauen, was für Ihre Mitarbeiter am besten funktioniert. Die Konzepte sind bekannt und können weiterverwendet werden. Die bi-direktionale Einspeisung von Daten macht es möglich.

3. Solide Zukunftsaussichten dank Flexibilität und Skalierbarkeit

Standardisierung ist wichtig, allerdings sollte die Flexibilität darunter nicht leiden. Die Möglichkeit zur Integration von Modellen über ein nutzerfreundliches Interface, sollte deshalb gegeben sein, um auch in Zukunft voll von Ihrer EPM-Lösung zu profitieren. Modelle erlauben Ihnen eine flexible Anpassung an die individuellen Anforderungen an die dynamischen Parameter des Unternehmens. Ein breites Netz von Partnern und ein Marketplace mit vielfältigen Optionen sind ebenfalls der Schlüssel, um eine Lösung für Ihre individuellen Bedürfnisse zu finden.

Eine Top-EPM-Software wächst mit Ihrem Unternehmen und Ihren Anforderungen mit. Die Integration neuer Datenpunkte sollte problemlos möglich sein, genauso wie das Hinzubuchen neuer Nutzer. Entscheiden Sie sich für einen Anbieter mit Ausrichtung auf die Cloud, damit ihre EPM-Lösung immer aktuell und überall verfügbar ist und bleibt.

4. Predictive Analytics mit modernsten Technologien

Predictive Forecasting nimmt einen immer bedeutenderen Platz in der Planung und im Budgetierungsprozess von modernen Unternehmen ein. Eine Top-Lösung sollte automatisierte Forecasts ermöglichen, die mit Hilfe von verschiedenen KI-Algorithmen und Machine Learning realisiert werden. Je mehr Daten Ihnen zur Verfügung stehen, desto genauere Prognosen kann der Algorithmus treffen und desto mehr profitieren Sie von den Möglichkeiten des Machine Learning.

Tech Refresh: Lieber früher als später

Von Zeit zu Zeit sollten sich Business Leader Gedanken über die IT-Technologien machen, mit denen in ihrem Unternehmen gearbeitet wird. Methoden und Systeme sind die Infrastruktur des Geschäftsbetriebs. Veraltete und marode Plattformen bedeuten einen Produktivitäts- und Effizienzverlust und dadurch eine vergleichsweise schlechte Wettbewerbssituation.

Wie eine moderne EPM-Lösung die Produktivität verbessert

Für eine solide Planung kommt man um einen datenbasierten Ansatz nicht herum. In vielen Unternehmen wird dieser nach wie vor über Excel realisiert. Auch wenn es sich dabei um ein bewährtes Werkzeug für die datengetriebene Planung handelt, birgt es einige Nachteile, wenn es als einzige Lösung genutzt wird.

Spreadsheets aus allen relevanten Bereichen und Abteilungen eines Unternehmens anzufordern, einzusammeln und zusammenzuführen funktioniert nicht immer reibungslos und ist zudem sehr zeitintensiv – ganz zu schweigen von der weiteren Verarbeitung.

Mit einer modernen EPM-Software werden mehrere verschiedene Datenpunkte integriert und konsolidiert – inklusive automatischer Integritätsverifikation. Neue Datenpunkte können aus verschiedenen Quellen jederzeit hinzugefügt werden, sodass die Datenbasis stets aktuell bleibt. Die leicht zu handhabende Erweiterung der Planung um die Funktion des Forecastings ist dabei ein weiterer Vorteil. Mitarbeiter erstellen Pläne schneller und passen diese kontinuierlich nach datengeleiteten Bedarfsanalysen an. Gleiches gilt für Reportings.

Alarmglocken: Software End-of-Support und End-of-Life

Softwares, die nicht auf Abo-Modellen basieren, sind in der Regel irgendwann komplett zu ersetzen. Kontinuierliche Updates für neue Funktionen der Software-Lösung sind hier nicht vorgesehen. Das führt dazu, dass Hersteller sogenannte End-of-Support-Ankündigungen für alte Versionen veröffentlichen.

Konkret bedeutet das, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt keinerlei Updates zur Verfügung gestellt werden. Softwares stellen somit ein Sicherheitsrisiko dar, sofern sie nicht zeitnah ausgetauscht oder geupgradet werden. Die Alternative ist oft ein sehr teures Support-Paket, das für einen gewissen Zeitraum zumindest weitere Sicherheitsupdates garantiert.

Eine End-of-Support-Ankündigung ist somit ein Signal dafür, dass Sie die bestehende Software eigentlich schon längst hätten auswechseln sollen. Spätestens bei der End-of-Life-Ankündigung sollten Sie aber wissen, dass es für einen Wechsel eigentlich schon zu spät ist. Dieser nimmt zwangsläufig Zeit in Anspruch – und sei es nur der Auswahlprozess für eine neue Softwarelösung. Deshalb sollten Sie sich bei der Wahl einer neuen Lösung unbedingt nach einem langfristigen Partner umsehen, bei dem aufgrund der strategischen Ausrichtung keine End-of-X-Ankündigungen zu erwarten sind.

Die Vorteile einer Softwarelösung in der Cloud

Alte Versionen einer Software existieren selbstverständlich immer irgendwo. Wenn Sie regelmäßig mit einem Computer arbeiten, kennen Sie das Problem aufgeschobener Updates gut. Diese bergen nicht nur immer ein Sicherheitsrisiko, sondern sorgen oft auch dafür, dass neue oder verbesserte Softwarefunktionen ungenutzt bleiben.

Im Zweifelsfall sind diese Funktionen Werkzeuge, die Arbeitsabläufe erleichtern und somit mehr Zeit für andere Projekte einbringen. Mit Ihrer Entscheidung für eine ausgefeilte Cloud-Lösung sorgen Sie dafür, dass Updates automatisch eingespeist werden, womit sowohl die Sicherheit als auch die Produktivität gesteigert wird. Außerdem stehen mit der Cloud umfangreiche Backup-Möglichkeiten zur Verfügung, die ebenfalls einen Sicherheitszugewinn bedeuten.

Mit 5 Tipps zur geeigneten EPM-Lösung im Software Refresh

Alte überholte Technologien erneuern, heißt Mehrwert schaffen – idealerweise. Damit der Software Refresh gelingt, gibt es einiges zu beachten: Mit unseren Tipps finden Sie die EPM-Software, die perfekt zu Ihren Anforderungen passt.

1. Legen Sie den Fokus auf die Optimierung des Wertschöpfungsprozesses

Das Ziel des Software Refresh ist klar. Sie schaffen Mehrwert für sich und Ihr Unternehmen. Dabei sind zwei Fragen besonders wichtig, damit Sie den richtigen Weg einschlagen können:

• Welche Technologie bzw. Software ist die richtige?
• Wie wollen Sie Ihr Geschäftsmodell in Zukunft ausrichten?

Über beide dieser Fragen sollten Sie vor einem Software Refresh gründlich nachdenken. Lassen Sie sich nicht von ihrem bisherigen Anbieter vorschnell zu einem Upgrade mit langer Vertragsbindung überreden. Verschaffen Sie sich einen eigenen Überblick, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

2. Achten Sie auf Ihre Business Continuity

Unter Business Continuity wird der – idealerweise reibungslose – Ablauf des Tagesgeschäfts verstanden. Reibungen treten etwa beim Einsatz eines veralteten Systems auf, das den Anforderungen des modernen Marktes oder den neuen Anforderungen Ihres Unternehmens nicht gerecht wird. Sie treten aber zwangsläufig auch bei der Durchführung eines Software Refresh auf. Mitarbeiter brauchen Zeit, um sich an die neue Lösung zu gewöhnen, Daten müssen migriert werden und so weiter.

Um die Unterbrechungen zu minimieren, sollten Sie auf eine EPM-Lösung setzen, die eine einfache Implementierung verspricht und idealerweise auf einem System aufbaut, das zum Industriestandard gehört, womit es Ihre Mitarbeiter bereits kennen, z. B. Excel.

3. Kontinuierliche Business Optimization als Motivator

Das Ergebnis eines Software Refresh ist idealerweise die Optimierung Ihres Unternehmens. Best-in-Class EPM-Lösungen verbessern dabei Prozesse der Planung, Analyse und des Forecastings. Durch eine deutlich einfachere Gestaltung und Umsetzung dieser Prozesse wird Arbeitskraft freigesetzt, die fortan für die strategische Ausrichtung und die Optimierung der Wertschöpfung im Unternehmen zur Verfügung steht.

4. Wählen Sie eine Technologie mit Zukunft

Achten Sie darauf, dass Ihr neuer Anbieter ein Experte auf seinem Gebiet ist und diese Position nicht nur zur Portfolioerweiterung nutzt. Investitionen in Forschung und Entwicklung (F&E) sowie ein eigener, umfangreicher Support und ein breites Partner-Netzwerk sind gute Indikatoren dafür, dass Ihre Investition eine positive Zukunft hat. Vor allem dann, wenn der Anbieter den Partnern die Möglichkeit gibt, ihre Branchen-Expertise in Form von Modellen und Best Practices einzubringen. Damit sind Ihre Möglichkeiten beinahe unbegrenzt.

Damit eine Softwarelösung kurz- und mittelfristig nicht wieder erneuert werden muss, sollten Sie zudem auf die Flexibilität, Skalierbarkeit und eine einfache, intuitive Bedienbarkeit achten.

5. Standardisierung vs. Individualität

Standardisierte Umgebungen sind wichtig, um Vergleichbarkeit und einheitliche Prozesse zu schaffen. Gleichzeitig ist es für Ihr erfolgreiches Unternehmen unabdingbar, dass Sie auf die individuellen Anforderungen eingehen. Mit einer offenen EPM-Lösung haben Sie eine Schnittstelle, um die Software zu individualisieren. Dazu stehen Ihnen idealerweise Best-Practice-Modelle zur Verfügung, die Sie nur noch anpassen müssen. Auf dem Jedox Marketplace stehen Ihnen solche Modelle zur Verfügung – auch zum Ausprobieren und Testen.

Keine Angst for dem Tech Refresh

Machen wir uns nichts vor: Ein Software Refresh ist bestimmt kein Spaziergang. Er ist aber von Zeit zu Zeit notwendig. Planen und gestalten Sie ihn so, dass Sie Unterbrechungen des gewohnten Geschäftsbetriebs minimieren – so profitiert das ganze Unternehmen. Setzen Sie auf eine Controlling-Software wie Jedox und fragen Sie gleich heute eine persönliche Live-Demo an.