Warema met progressivement en place une planification d’entreprise intégrée dans Jedox

Le compte de résultat interne est un élément essentiel dans la gestion de l’entreprise. La planification sophistiquée des centres de coûts permet à Warema de garder constamment une bonne vue d’ensemble des coûts et des budgets concernant les différentes unités de l’entreprise.

Mais la solution de planification existante n’était plus adaptée à cette entreprise dynamique. La base de données programmée de façon personnalisée était trop rigide, difficile à administrer et impossible à adapter aux nouvelles attentes dans le délai requis. Saisir les données était également trop complexe et pesait sur les planificateurs par manque de performance du système.

Le contrôle de gestion central de Warema était donc à la recherche d’un logiciel standard performant, extrêmement flexible : la solutiondevait permettre d’effectuer la planification exigeante des centres de coûts uniquement avec des moyens embarqués, pour que les modifications du modèle de planification et les mises à jour régulières du logiciel interviennent facilement au cours d’une procédure standard.

Les contrôleurs souhaitaient par ailleurs piloter eux-mêmes l’écosystème et mettre en œuvre les adaptations nécessaires indépendamment de tout conseil externe. L’objectif annoncé était donc de trouver une solution logicielle permettant une planification intégrée et mettant l’accent sur la planification du personnel, des investissements et des frais généraux, dans laquelle les processus etles flux de données peuvent être modélisés de manière structurée et traçable, grâce à des modules logiciels standardisés.

Les échanges avec BARC ont permis de présélectionner des éléments pour le choix du logiciel. Au cours de l’étape suivante du processus, les fournisseurs de logiciels ont eu l’occasion de prouver ce qu’ils valaient concernant différentes tâches. Jedox a répondu aux attentes des contrôleurs de gestion avertis, qui sont ainsi en mesure de définir eux-mêmes les modèles de données, les parcours ETL, les règles et les workflows, mais aussi de modifier et entretenir les logiques commerciales en toute transparence. Les performances de la puissante base de données ont également constitué un atout décisif.

Warema a donc opté pour Jedox et a ainsi créé un écosystème intuitif, à la fois rapide et clair. Il a fallu environ 14 mois pour passer de la première formation à l’introduction de Jedox.

L’équipe du projet a pu organiser la planification du personnel, des investissements et des frais généraux sur la base de modèles de données cohérents et performants, en respectant tous les critères personnalisés. La planification du personnel a constitué le principal défi en raison du niveau de détail élevé et des nombreuses règles decalcul à appliquer. Les coûts de personnel sont planifiés avec une granularité comparable à celle du reporting réel. Pour les utilisateurs, des masques de saisie clairs et compréhensibles ont été conçus dans Jedox, dans lesquels ils peuvent désormais saisir leurs données de manière fluide et sans être incommodés par l’attente.

D’autres prévisions partielles très personnalisées, comme la planification des coûts des matériaux et des capacités, se font actuellement encore dans Excel avant d’être importées dans la planification Jedox. En les transférant dans Jedox, le contrôle de gestion crée un compte de résultat prévisionnel. À l’avenir, de plus en plus de prévisions partielles seront transférées vers Jedox. Grâce à l’étroite interaction entre Excel et Jedox, l’équipe du contrôle de gestion peut ainsi élaborer progressivement, au gré des besoins, la planification d’entreprise entièrement intégrée pour l’ensemble du groupe.

À partir du mois d’octobre, Warema établit chaque année un prévisionnel pour l’année en cours, ainsi qu’un plan budgétaire pour l’année civile suivante. Le nouveau système est actuellement utilisé par environ 200 utilisateurs pour les phases de planification actives.

On constate un changement sensible dans les activités quotidiennes et la collaboration entre les planificateurs et les contrôleurs. Les réunions entre le contrôle de gestion et les planificateurs, qui prenaient auparavant beaucoup de temps et ne servaient qu’à aider à la saisie des données, ne sont plus nécessaires. Ce temps peut être désormais consacré à l’analyse et à l’interprétation commune des données. Les contrôleurs peuvent ainsi se concentrer davantage sur leur rôle de business partner.

Les retours des utilisateurs sont également positifs, sans exception. À noter que le changement le plus important est peut-être celui qui passe le plus inaperçu : lors de la saisie des données, l’énorme puissance de calcul que le système prend en charge en arrière-plan n’est plus du tout perceptible. Les utilisateurs s’y retrouvent rapidement : ils saisissent leurs données et obtiennent des résultats en temps réel.

Ce qui est surtout important pour Warema, c’est que la standardisation visée de la planification soit une réussite. La planification des coûts dans Jedox s’appuie sur des données cohérentes dans des structures homogènes et Warema dispose d’un système pouvant être mis à jour, que les contrôleurs peuvent eux-mêmes adapter selon leurs besoins.

Le projet débouchant sur des résultats pleinement satisfaisants, Warema prévoit d’intégrer d’autres modules de planification dans Jedox. La prochaine étape pour parvenir à une planification d’entreprise entièrement intégrée relève du contrôle de gestion.