Optimiser durablement le S&OP en 5 étapes
Le dernier article des auteurs que nous avons invités chez smartPM.solutions portait sur le niveau de maturité du S&OP et la classification réelle de votre S&OP selon le modèle de maturité en 5 étapes de Gartner. Il vous permet de faire ressortir les axes d’amélioration potentielle dans les processus S&OP internes.
Si vous n’avez pas encore déterminé le niveau de maturité de votre S&OP, vous êtes invités à le faire ici. Aujourd’hui, nous entrons un peu plus dans le vif du sujet de la performance S&OP et vous présentons l’approche S&OP en 5 étapes qui mène au plus haut niveau de maturité possible selon Gartner. L’objectif est de penser de manière holistique, d’agir de manière proactive et d’apporter le meilleur soutien possible grâce à une solution S&OP professionnelle et entièrement intégrée. La solution gérée de bout en bout améliore l’efficacité et la transparence des processus. Une solution unique vient répondre aux décisions isolées et aux problèmes d’interface : la source de vérité unique. Tous les départements ont accès aux mêmes données, analyses et rapports — fiabilité de 100% en temps réel. Les analyses et les tableaux de bord présentés ci-dessous sont issus de la solution S&OP best-practice de smartPM.solutions, inspirée de la technologie logicielle Jedox (voir Fig. 1). Découvrez cette solution en direct sur la plateforme Marketplace de Jedox sous forme de démo, avec description de tous les contenus.
Figure 1 : Parvenez au niveau de maturité maximale de votre S&OP grâce à l’approche de gestion de la performance S&OP de smartPM.solutions
Cette approche en 5 étapes de la gestion de la performance S&OP, axée sur la croissance, permet aux managers S&OP d’opter pour une amélioration pas à pas dans l’entreprise, avec l’aide des fonctions de soutien et des analyses de la solution logicielle S&OP. Les analyses présentées à titre d’exemple pour chaque niveau correspondent à différentes granularités et permettent systématiquement de passer à des niveaux supérieurs ou inférieurs au sein du système — drill-down & drill-through. La solution présentée, fondée sur les meilleures pratiques, peut être mise en œuvre rapidement et adaptée de manière flexible aux besoins spécifiques de l’entreprise. Pour découvrir chaque phase en détail, consultez le Livre blanc sur le S&OP.
5 étapes pour optimiser la performance S&OP :
Étape 1: Optimisation du portefeuille de produits sur la base des objectifs stratégiques de l’entreprise
Le portefeuille de produits est planifié sur la base des objectifs stratégiques de l’entreprise et des objectifs à moyen terme qui en découlent, y compris pour les nouveaux marchés (approche go-to-market) (cf. Fig. 2). Les objectifs de l’entreprise peuvent être traduits en produits, marchés, régions, canaux de distribution, équipes, etc. en fonction de la cible, par le biais d’une planification descendante ou ascendante comprenant une analyse des facteurs de croissance (cf. Fig. 3).
Enrichir les analyses avec les données du marché local, telles que la taille des segments cibles, permet de simuler différents scénarios pour différentes périodes avec souplesse. La bibliothèque de produits et la présentation des produits dans l’aperçu du portefeuille permettent d’avoir une vue complète et continue de l’offre de l’entreprise et font clairement apparaître les risques.
Figure 2 : Interface utilisateur des smartPM.solutions : Mise en réseau fluide de toutes les divisions de l’entreprise, planification Go-to-market
Figure 3: Planification descendante vs ascendante
L’optimisation du portefeuille de produits est automatisée grâce à des modèles, des prévisions assistées par IA et des scénarios. L’analyse avancée reposant sur l’intelligence artificielle permet d’identifier des modèles et des tendances sur les marchés ou dans le comportement des clients. Les succès historiques et prévisionnels des produits ainsi que leur cycle de vie, chiffres clés, les interdépendances et les facteurs d’influence trouvent également leur place dans les analyses et les prévisions.
Si des mesures, telles que le développement de nouveaux produits ou la suppression de produits sur un marché, doivent être fixées pour le portefeuille, il est possible de les simuler par des analyses d’impact sur le résultat de l’entreprise avant de les mettre en œuvre (cf. Fig. 4). Les initiatives fixées sont enregistrées directement par le système et suivies de manière traçable et continue grâce au suivi intégré. Les initiatives sont directement transmises aux personnes responsables par le biais d’outils de communication et de collaboration entièrement intégrés (par exemple MS Teams ou Planner). Cela garantit la mise en œuvre des mesures prévues, y compris les fonctions de rappel.
Figure 4 : Analyse de scénarios, impact des décisions sur le compte de résultat, le bilan, la trésorerie
Étape 2 : Planification de la demande
À l’étape 2, les responsables du marketing et des ventes définissent et relient entre eux les évolutions pertinentes pour le marché au sein du système. Pour la planification commerciale (cf. Fig. 5), on utilise l’évaluation faite par la force de vente, ainsi que les prévisions commerciales assistées par l’IA (cf. Fig. 6), en tenant compte de nombreux facteurs d’influence internes et externes.
Figure 5 : Planification commerciale en fonction des différents types de demande
Figure 6 : contrôle des valeurs hors limites, lissage des données avec Jedox AIssisted Planning
La planification des demandes incluant la prévision commerciale est établie à un horizon de 12 mois minimum. Les assistants intégrés sont très utiles pour prévoir la demande. Indépendamment des connaissances statistiques, un système de recommandation suggère la meilleure prévision possible en tenant compte des valeurs d’erreur. Le processus de prévision de la demande intègre plusieurs méthodes de prévision classiques et basées sur l’IA. Les algorithmes auto-apprenants permettent une amélioration continue des valeurs prévisionnelles, jusqu’à obtenir la meilleure qualité possible. La figure 7 montre un tableau de bord des prévisions et les valeurs d’erreur obtenues pour chaque méthode. Les méthodes d’IA intégrées avec fluidité dans la solution S&OP smartPM.solutions peuvent être appliquées à de grandes quantités de données et à de nombreux facteurs d’influence internes et externes. Après quelques cycles d’apprentissage, elles permettent aux prévisions d’approcher presque parfaitement les valeurs réelles. La validation continue des prévisions offre une certitude supplémentaire lors de la prise de décisions. L’IA peut également servir à améliorer la qualité des données de base.
Figure 7 : Tableau de bord des prévisions de la demande
Étape 3 : Planification de l’offre et équilibrage de l’offre et de la demande
Désormais, la planification des produits et de la demande est enrichie de contenus liés à la chaîne logistique et automatiquement reliée à la planification de l’offre. La capacité et la stratégie de stockage, la production, la logistique et les capacités de la chaîne d’approvisionnement sont prises en compte. Les éventuelles pénuries en matière de capacité, de livraison ou de personnel sont également intégrées dans la planification. La planification de l’offre est automatiquement mise en regard des exigences de la planification de la demande. L’optimisation se fait par rapport aux objectifs de l’entreprise et à la minimisation des coûts, en mettant l’accent sur une rentabilité et une satisfaction du client élevées. Les lacunes sont rapidement identifiées dans la planification et compensées par des initiatives. Si, par exemple, une pénurie s’annonce au niveau du personnel, des livraisons ou de la production, il est possible de réagir à un stade précoce. Il est par exemple possible de décaler la production de certains produits dans le temps. Dans le domaine des RH, la recherche de personnel peut être lancée à temps et les effectifs peuvent être répartis en fonction de l’importance du produit par rapport aux objectifs de l’entreprise. Les mesures de formation et de formation continue constituent une autre option. La planification des RH fait partie du modèle de planification entièrement intégré de smartPM.solutions et permet de progresser un peu plus encore vers une gestion holistique de l’entreprise. Une gestion proactive permet délibérément d’éviter à temps les pénuries. La figure 8 présente un exemple d’un tableau de bord d’équilibrage de l’offre et de la demande.
Figure 8 : Équilibrage entre l’offre et la demande
Dans cet exemple, la demande attendue (classée selon différentes probabilités) est comparée à la planification descendante initiale et, si nécessaire, à une planification descendante ajustée. Les lacunes éventuelles peuvent être comblées par des actions commerciales spéciales et la planification de la production s’adapte automatiquement par le biais d’augmentations de capacité (comme des tranches horaires de production planifiées en supplément) ou de réductions.
La planification de la production ou les ajustements de capacité en général peuvent être automatisés ou optimisés par le système, en tenant compte de diverses contraintes telles que le stock minimum (stock de sécurité) et les spécificités de production telles que les moules, la disponibilité des matériaux, les délais de livraison, etc. (cf. Fig. 9).
Figure 9 : Optimisation de la production, calcul du stock de sécurité
Le système est capable d’avancer ou de repousser les quantités de production prévues en fonction de l’évolution des commandes (cf. la figure 10).
Figure 10 : Optimisation des plans de production assistée par l’IA, soutien aux équipes de production et stock de sécurité
Étape 4 : Toutes les informations sont collectées lors de la réunion pré-S&OP
En automatisant les processus, il est possible pour l’équipe S&OP de préparer les décisions de façon ciblée et efficace en vue des réunions de pilotage. Lors de cette « réunion pré-S&OP » de l’étape 4, les responsables des divers services collaborent sur la base de scénarios. Toutes les propositions élaborées par les services des ventes, de la production, de l’approvisionnement, de la logistique, du marketing et du contrôle de gestion sont compilées. Au cours de ce processus, différents scénarios sont envisagés, avec leurs effets sur les résultats de l’entreprise. Le suivi des recommandations et des initiatives est assuré dans le système, et les rôles et responsabilités de chacun y sont définis. Les méthodes intégrées d’analyse des risques font apparaitre clairement les risques et permettent de les traiter activement ou de les éviter. Par exemple, les pénuries de personnel peuvent être facilement identifiées et évitées à temps grâce à des initiatives telles que la formation, la formation continue ou le recrutement de personnel. En outre, des analyses d’optimisation des prix sont effectuées lors de la réunion pré-S&OP.
Selon la culture et la structure de l’entreprise, les réunions pré-S&OP ont lieu à différents niveaux de management. Lors des réunions mensuelles, qui peuvent également être organisées à distance grâce à une communication en ligne parfaitement intégrée, les objectifs propres à chaque service sont classés en fonction de leur priorité, elle-même définie d’après les objectifs à long terme de l’entreprise. Les autres objectifs, tels que l’accélération des délais de livraison pour mieux satisfaire les clients et la réduction des coûts d’expédition, sont poursuivis en fonction des objectifs stratégiques de l’entreprise. Les priorités préalablement définies sont enregistrées dans le système S&OP et leur respect est assuré par l’attribution de responsabilités.
Lors de la réunion pré-S&OP, toutes les analyses sont agrégées en vue du plan S&OP final, divers scénarios (meilleur cas, pire cas) et leurs conséquences, risques et opportunités sont analysés et préparés pour la direction pour servir de socle à la décision (cf. Fig. 11).
Figure 11 : Comparaisons de scénarios avec analyse de l’impact sur le compte de résultat, le bilan et la trésorerie
Étape 5 : Aide apportée par une solution S&OP professionnelle lors du comité exécutif
Le comité exécutif S&OP sert à évaluer le plan coordonné pré-S&OP afin de prendre des décisions en fonction des objectifs stratégiques de l’entreprise. Les analyses de scénarios, les prévisions glissantes, les prévisions assistées par l’IA et les analyses des facteurs de croissance, notamment, se sont avérées très utiles ici. Elles simulent l’impact des mesures sur le compte de résultat, le bilan et la trésorerie (cf. Fig. 11).
Il arrive souvent que des questions spontanées de la direction, qui nécessitent une réponse rapide, surgissent lors du comité exécutif. C’est là que le système S&OP smartPM.solutions est utile, grâce aux analyses ad hoc. Il suffit d’appuyer sur un bouton pour étudier des scénarios non envisagés lors de la réunion pré-S&OP. Les analyses descendantes et ascendantes, ainsi que le recours au système ERP, permettent des analyses ad hoc dans n’importe quelle granularité. L’ajustement des données ou des objectifs, par exemple des objectifs descendants, est visible par tous au sein du système. Les résultats de la réunion pré-S&OP sont disponibles sous forme de rapport standardisé. Le contrôle complet et holistique du S&OP qui est visé par rapport aux objectifs de l’entreprise est ainsi atteint de manière optimale.
Arbi Araks, responsable des finances et du contrôle de gestion chez List CG :
« Nous pouvons clairement désormais créer des scénarios rapides et solides en interne. Les employés réfléchissent en termes de variantes, les données sont disponibles rapidement et simultanément, de partout. Il est possible de consulter ensemble des données, sans avoir à envoyer une liste Excel. Acceptation et crédibilité sont au rendez-vous. Cela permet également de gagner beaucoup de temps non rémunéré.
Ce que nous avons ressenti très fortement, c’est que le cœur des préoccupations a changé. Les gens ne discutent plus de formules, mais plutôt de préconisations et de mesures qui doivent ou devraient être mises en œuvre. Nous pouvons produire des rapports à l’improviste et le personnel actualise ses données, ce qui permet à la direction de prendre des décisions en toute confiance. »
Consultez notre base de connaissances pour en savoir plus sur la solution de gestion de la performance S&OP. Le 30.11., il y aura également un webinaire sur le thème « 5 étapes pour réussir son S&OP » où de nombreux cas d’utilisation pratiques seront présentés en direct à partir du logiciel. Si vous souhaitez faire un essai dès maintenant, accédez à la solution Performance Management S&OP de smartPM qui présente les meilleures pratiques sous forme de démo dans le Marketplace de Jedox.
Nous vous souhaitons le meilleur pour vos performances S&OP !
