Processus de planification financière

Comment savoir à tout moment si votre entreprise possède des liquidités ? Comment gérez-vous les difficultés financières ? Existe-t-il un moyen de déterminer l’avenir de votre entreprise ? La seule réponse à ces questions et à bien d’autres : un plan financier solide. Pour savoir comment en élaborer un, consultez notre guide relatif au processus de planification financière.

Début 2020, les gens ont été invités à constituer des réserves. La crise du coronavirus, dont l’issue était incertaine, se profilait. Beaucoup ont alors fait des réserves de choses comme du papier toilette et des pâtes, gage pour eux de sécurité optimale dans ce contexte marqué par l’incertitude.

Pour les entreprises, cette recherche de sécurité a pris la forme de moyens financiers. Une entreprise devait disposer à tout moment de liquidités et de suffisamment de fonds pour régler les factures en cours, pouvoir investir si les réserves le permettaient et réduire les dépenses en cas de marge de manœuvre limitée.

Quel est l’objectif de la planification financière ?

L’objectif de la planification financière est d’utiliser les ressources disponibles — en premier lieu les moyens financiers — de la façon la plus rentable possible. Cet outil est la clé pour utiliser les ressources dont dispose votre entreprise le plus efficacement et le plus économiquement possible. Le plan financier vous permet de déterminer vos propres besoins financiers, de réduire les dépenses de financement et de prendre des décisions décisives pour votre avenir.

Importance et missions de la planification financière

Les missions de votre plan financier découlent des objectifs que vous avez définis. En principe, vous devez savoir à tout moment le montant des liquidités dont vous avez besoin et quelle est la part dont vous disposez déjà. Pour cela, vous avez besoin d’une synthèse précise du montant et du nombre des entrées et des dépenses, ainsi que de leur échéance. Un bon plan financier vous confère de la visibilité sur la situation de l’entreprise, véritable socle de sa pérennité.

D’autres missions viennent ensuite compléter ce tableau. Un plan financier probant vous permet de déterminer vos besoins de trésorerie pour les jours, les semaines et les mois à venir, tout en limitant au maximum les dépenses de financement. Vous assurez ainsi les liquidités de votre entreprise. Si le plan financier vous sert à comparer les valeurs prévisionnelles et les valeurs réelles, il peut également remplir la fonction d’instrument de contrôle de gestion : en cas d’écarts supérieurs à 5 à 10 %, des mesures s’imposent — si vous avez par exemple des coûts plus élevés que prévu, il faut les limiter. Si vous dégagez un excédent plus important que prévu, vous pouvez réfléchir à des investissements appropriés.

Le processus de planification financière n’est considéré comme réalisable que s’il est intégré au processus global de planification d’une entreprise. C’est pourquoi on parle aussi de planification financière intégrée.

Types de planification financière

Dans la planification financière, on fait la distinction entre la planification opérationnelle et la planification stratégique, mais aussi entre la planification à court terme et la planification à long terme.

La périodicité dépend généralement de ce que vous souhaitez anticiper et atteindre comme objectif avec votre planification. La section suivante vous indique la périodicité qui convient le mieux à votre planification.

Périodicité de planification

Un bon plan financier vous permet de garder à tout moment une vue d’ensemble sur la situation financière de votre entreprise. Axer votre planification en fonction de périodicités différentes peut vous aider à atteindre vos objectifs.

La planification opérationnelle s’étend au maximum sur une année et peut donc être considérée comme une prévision à court terme. Sa mission est de garantir à tout moment la capacité de paiement. Elle fait apparaitre les déficits et les excédents. En fonction de la situation de l’entreprise, vous pouvez également fixer une périodicité en jours, semaines ou mois. Cela est utile si vous devez tenir compte de fortes fluctuations dans votre planification.

Lors de la planification tactique, la période retenue va de deux à cinq ans. La planification stratégique s’étend quant à elle sur plus de cinq ans. Elle sert à assurer le financement à long terme ou à déterminer les besoins en capitaux à long terme. Toutefois, comme la planification à long terme ne permet pas de tirer des conclusions sur la structure financière, il n’est pas idéal de s’appuyer sur elle pour prendre des décisions de financement.

En pratique, il est préférable d’établir un plan détaillé la première année, mois par mois. À partir de la deuxième année, vous pouvez planifier trimestriellement et à partir de la troisième année, passer à une planification annuelle. Le plan financier doit couvrir un horizon de trois à cinq ans.

Étapes du processus de planification financière

Diverses indications vous aideront à identifier les éléments qu’il faut prendre en compte dans votre plan de financement. Ceux que nous listons ci-après nous semblent particulièrement importants :

• Planification du chiffre d’affaires
• Planification des besoins en capitaux
• Planification des investissements
• Planification des liquidités

Planification du chiffre d’affaires

La planification du chiffre d’affaires constitue la base du plan financier. Tenant compte des 2 à 5 prochaines années, il sert d’aide à la décision vis-à-vis des banques pour l’octroi de crédits. Vous devez donc établir votre plan de manière aussi approfondie et réaliste que possible. Si des données issues des années précédentes sont disponibles, elles sont intégrées dans la planification des ventes, tout comme les limites de capacité et, selon le secteur, les limitations saisonnières. La planification du chiffre d’affaires ne reste donc qu’une estimation, même si elle est aussi précise que possible. Cette approximation vous permet toutefois de suivre, dans les semaines, les mois et les années qui suivent sa mise en place, si votre chiffre d’affaires évolue conformément aux attentes ou s’il y a des écarts face auxquels vous devez réagir.

Planification des besoins en capitaux

La planification des besoins en capitaux est une autre sous-catégorie de votre planification financière. Vous déterminez ainsi quels seront les besoins en capitaux de votre entreprise au cours des prochaines années. Les besoins en capitaux comprennent les frais de création (phase initiale des entreprises), les immobilisations ou les stocks, mais il convient également de prévoir les pertes éventuelles. Si vous complétez votre planification des besoins en capitaux par la planification des besoins financiers, vous saurez également où trouver des ressources financières pour couvrir les besoins en capitaux. Ceux-ci proviennent généralement de fonds propres et de capitaux externes.

Planification des investissements

Le montant des investissements que vous prévoyez dépend de votre modèle d’entreprise. Un freelance investit moins dans l’équipement de base que vous si vous souhaitez par exemple créer un service de livraison ou une start-up dans le domaine de l’e-mobilité. Mais au-delà de la phase de création, le plan d’investissement vous permet d’intégrer les investissements qui pourraient s’avérer nécessaires au cours des années suivantes pour agrandir votre entreprise. Notez dans votre plan les mois au cours desquels vous souhaitez investir, afin que l’argent soit disponible à ce moment-là.

Planification des liquidités

La planification des liquidités vient compléter les autres catégories de plans. Tous les facteurs qui ont un impact sur le solde du compte sont intégrés à ce plan. Il s’agit notamment des arriérés d’impôts et des paiements anticipés, des remboursements de dettes, des emprunts et autres. L’objectif est de garantir la solvabilité de l’entreprise à tout moment à l’avenir, car une entreprise en manque de liquidités risque l’insolvabilité. L’ensemble des besoins futurs en capitaux découle de la planification des liquidités. Cette partie de la planification est donc l’une des plus importantes pour les entreprises. La planification des liquidités doit embrasser un horizon de six à douze mois et, si possible, inclure les deux dernières années pour alimenter la réflexion.

Que faut-il inclure dans le processus de planification financière ?

Toutes les planifications se complètent : Elles sont dérivées les unes des autres ou sont en interaction. Si vous avez commis des erreurs dans l’un des plans, celles-ci peuvent avoir des répercussions sur les autres. C’est pourquoi il faut être très attentif à chaque plan et prendre le temps de bien vérifier les chiffres.

Les autres plans que vous pouvez inclure dans votre planification financière sont le compte de résultat prévisionnel, le bilan prévisionnel, le compte de résultat, la planification des coûts, le calcul de la rentabilité et le calcul des marges bénéficiaires. À vous de décider lesquels de ces plans vous souhaitez inclure dans votre processus de planification financière. En principe, la stratégie payante est de prendre en compte le plus de facteurs possible.

Les 5 avantages de la planification financière

1. Se préparer aux situations d’urgence : Le scénario idéal ne comporte pas d’urgence puisque, grâce à votre plan financier, vous identifiez en avance où se situent les difficultés et êtes en mesure d’y réagir.
2. Des temps de réaction plus courts : Si un événement imprévu se produit malgré tout, vous pouvez y réagir rapidement grâce à la vue d’ensemble de l’entreprise qui vous permet de mieux comprendre les irrégularités.
3. Permet une planification stable, même à long terme : La condition préalable est que vous établissiez votre plan financier sur plusieurs années et que vous l’actualisiez systématiquement. Vous sécuriserez alors votre situation à long terme.
4. Une stratégie et des objectifs clairement définis : Si vous connaissez la situation financière de votre entreprise, y compris à long terme, vous pouvez vous en servir.
5. Améliore la transparence dans l’entreprise : Non seulement vous savez à tout moment où en est votre entreprise, mais vous pouvez également offrir plus de sécurité à vos investisseurs.

Erreurs évitables dans le processus de planification financière

Lorsque vous abordez le processus de planification financière, il est important de connaître les pièges potentiels afin de les éviter. Dans la partie suivante, nous vous présentons les erreurs les plus fréquentes.

Le chiffre d’affaires prévisionnel est irréaliste

L’une des plus grandes erreurs consiste à partir d’un chiffre d’affaires en constante augmentation, alors qu’une telle évolution est tout à fait irréaliste. Vous serez généralement confronté à certaines limites de capacité que vous aurez, idéalement, identifiées au préalable et prises en compte dans votre planification. Si vous faites des erreurs en planifiant votre chiffre d’affaires, cela se répercute ensuite sur votre planification des liquidités. Soyez donc honnête avec vous-même. Vous n’êtes pas obligé de verser dans le pessimisme en faisant vos calculs, mais vérifiez plutôt deux fois qu’une toute prévision très optimiste.

Les impôts ne sont pas pris en compte

Ayez bien en tête que vous devez inclure les valeurs brutes et nettes, ainsi que la TVA, dans votre planification et veillez à ne pas mélanger les valeurs. Les valeurs nettes sont importantes pour le compte de résultats tandis que les valeurs brutes le sont pour la planification des liquidités.

Selon la forme de l’entreprise, divers types d’impôts s’appliquent, qu’il s’agisse de l’impôt sur les sociétés, de la taxe professionnelle, de la taxe sur le chiffre d’affaires ou des paiements anticipés d’impôts — tous doivent être pris en compte dans la planification financière complète.

Les délais de paiement ne sont pas respectés

C’est plus fréquent qu’on ne le pense : Un client effectue un paiement convenu avec un ou deux mois de retard. Ce n’est pas si grave, pensez-vous, l’essentiel est que ce soit payé. Pourtant, ce retard joue sur la planification de vos liquidités, car vous êtes probablement vous aussi contraint par des échéances que, dans le pire des cas, vous ne pourrez pas honorer. Lors de votre planification financière, veillez donc à bien prendre en compte les délais de paiement dans vos calculs, car ils ont une incidence sur vos besoins en capitaux.

Les salaires et les charges salariales sont oubliés dans la planification

Alors que les créateurs d’entreprise se rémunèrent par le biais de prélèvements personnels, dans les grands groupes les fondateurs et les directeurs sont généralement salariés. Lors de l’établissement du plan financier, il faut tenir compte de tous les salaires, ainsi que des charges salariales correspondantes. Dans le cas contraire, les résultats obtenus seront rapidement faussés.

Les besoins en capitaux sont sous-estimés

Souvent, les besoins en capitaux sont sous-estimés, par exemple parce que les coûts de réparation ne sont pas pris en compte ou que le chiffre d’affaires est calculé sur des bases trop optimistes (voir source d’erreur ci-dessus). Dans les deux cas, vos besoins en capitaux sont plus élevés que prévu et, dans le pire des scénarios, vous risquez de vous retrouver en situation d’insolvabilité. Il est donc préférable d’adopter une approche prudente et de prévoir une marge de sécurité pour vous mettre à l’abri en cas de coup dur.

Chaos provoqué par les feuilles de calcul Excel

Il existe une autre source d’erreur, de nature technique, qui est fréquemment sous-estimée elle aussi : Excel, utilisé correctement, est pourtant un outil approprié pour la planification financière. Mais l’utiliser correctement est précisément le défi le plus difficile à relever. Les différents plans du processus de planification financière sont déjà complexes en eux-mêmes. Si, en plus, vous devez agréger de nombreuses feuilles de calcul provenant de différents services et personnes, le chaos devient une menace imminente. Une erreur de calcul dans l’un des tableaux, une formule incorrecte, des valeurs de référence erronées ou supprimées et vous obtenez un résultat faussé. La situation devient critique lorsque vous pensez avoir encore suffisamment de liquidités à disposition alors qu’en réalité, vous basculez dans l’insolvabilité. Vous prenez alors de mauvaises décisions qui peuvent avoir des répercussions négatives sur l’avenir de votre entreprise.

Votre plan doit donc être aussi simple et précis que possible. Pour cela, vous avez deux options : Vous pouvez vérifier chacune des valeurs plusieurs fois, ce qui est nerveusement éprouvant et vous fait perdre du temps. Le pire étant que, malgré cela, vous ne serez peut-être pas tout à fait sûr que tout est correct. L’autre possibilité consiste à miser sur un logiciel qui vous livre une source unique de vérité, vous décharge de certaines tâches et vous permet de consacrer un temps précieux à d’autres opérations importantes.

Avec Jedox, vous utilisez un logiciel de planification intégré qui automatise le déroulement de votre processus de planification financière et évite les erreurs générées par Excel. Grâce à un complément Excel, vous restez dans votre environnement habituel et collaborez avec vos collègues à partir d’une même base de données. Ainsi, vous ne risquez pas de perdre des données et vous n’avez plus besoin d’effectuer des comparaisons fastidieuses entre différentes feuilles de calcul. Si vous changez une valeur qui impacte les autres, la modification sera répercutée en quelques secondes.

Avec Jedox, vous gagnez tellement de temps tout au long du processus de planification financière que vous pouvez vous concentrer sur l’interprétation des résultats de votre travail et sur la prise de décisions concernant l’avenir de votre entreprise. Vous poursuivez ainsi intelligemment le processus de planification financière et récoltez les fruits de vos actions.

Voici les 5 questions à vous poser pour évaluer votre planification financière

1. Connaissez-vous le montant exact de vos liquidités ? Peut-être qu’une synthèse mensuelle vous suffit, mais il peut s’avérer important pour vous de connaître l’état des liquidités de votre entreprise à la semaine ou même au jour près.
2. Quels sont vos projets d’investissements dans votre entreprise ? Des moyens supplémentaires seront-ils nécessaires pour l’extension de certains services, pour de nouveaux projets ou, plus généralement, pour la croissance de l’entreprise ?
3. Sera-t-il nécessaire de remplacer certains équipements, installations, machines et autres dans les prochains mois ?
4. Disposez-vous d’un financement suffisant pour ce que vous envisagez ?
5. Où trouver plus de capitaux si les ressources viennent à manquer ?

Si vous pouvez donner une réponse satisfaisante à toutes ces questions, plus rien ne se mettra en travers de votre route vers le succès.

Résumé

Près de deux ans après le début de la pandémie de coronavirus, nous sommes encore bien loin de mener une vie normale dans tous les domaines. Alors que de nombreuses personnes se sont habituées aux aléas et ne ressentent plus le besoin d’acheter pour faire des stocks, l’incertitude est toujours bien présente pour les entreprises. Qu’est-ce qui nous attend ? Où en serons-nous dans deux, cinq ou dix ans ? Quiconque veut survivre sur le marché doit disposer d’un plan avec une vision à long terme. Un plan financier vous offre la transparence nécessaire pour prendre des décisions de grande envergure et assurer la disponibilité en liquidités à long terme.