Actualisation des technologies EPM : un succès durable grâce à une solution de pointe

Actualisation ou migration, quel est le bon choix ? Un cycle d’actualisation des technologies d’EPM (gestion des performances de l’entreprise) peut être assez déroutant. Néanmoins, voilà une opportunité idéale pour réfléchir à la solution capable de répondre le mieux aux besoins de votre organisation. Vous pouvez très bien ne rien changeret poursuivre votre activité sans assistance. Une autre option consiste à effectuer une migration majeure, ou à actualiser vos technologies avec une alternative de premier ordre.

À la croisée entre planification et technologie

Dans les milieux d’affaires volatiles, les plans annuels sont souvent vite dépassés par la réalité. Perdant peu à peu de sa pertinence, la planification financière traditionnelle exige en outre un niveau de flexibilité élevé et des réactions en temps réel. Toutefois, avant de pouvoir tirer pleinement parti des avantages d’un processus de planification flexible et en temps réel, les organisations doivent savoir s’adapter aux nouvelles solutions technologiques. En effet, celles-ci ont pour but premier d’améliorer la planification et la gestion des performances.

Trop rigide, trop chronophage et trop unilatérale, la planification financière traditionnelle ne suffit plus à répondre aux besoins de l’entreprise. Désormais, les clés du succès à long terme ne reposent plus sur le contrôle de gestion et l’actualisation des budgets, mais plutôt sur l’identification des vecteurs de valeur et des inducteurs de coûts. De plus, il est indispensable d’entrelacer plus étroitement la planification financière et la planification opérationnelle. Cependant, cette nouvelle approche basée sur les moteurs d’activité exige non seulement une collaboration étroite entre le service financier et les fonctions spécialisées, mais aussi des données claires et bien mises en corrélation. Le tout géré à l’aide d’un outil adapté, n’exigeant aucune connaissance particulière en programmation.

Les entreprises investissent beaucoup de temps et de ressources dans leur planification opérationnelle. La préparation des budgets annuels à elle seule est une tâche particulièrement longue. Dans la plupart des cas, les délais sont considérablement plus longs qu’avec des outils modernes. Généralement non structuré, le processus de planification est par conséquent plus sujet aux erreurs, en particulier lorsqu’il est uniquement basé sur Excel. En effet, la gestion des tableurs peut facilement devenir contraignante. Les données commerciales et financières, qui constituent normalement des univers totalement distincts, doivent être fusionnées manuellement à partir de nombreuses sources de données différentes. Planifier directement dans des systèmes ERP devient rapidement inconfortable, sans compter que les fonctionnalités sont limitées. L’évolution rapide et la complexité des marchés nuit à la fiabilité des prévisions, qui deviennent vite obsolètes.

Utiliser de nouvelles technologies et des outils modernes

Pour assurer leur succès à l’ère de la transformation digitale, les entreprises doivent être capables de prendre des décisions rapides en s’appuyant sur les données. En bref, l’agilité est essentielle. Les données existantes doivent être mieux exploitées, mieux comprises et mieux évaluées. C’est là l’un des enjeux clés de la planification dans un environnement volatile qui évolue à toute allure. Les logiciels de planification modernes, ainsi que les analyses prédictives basées sur l’intelligence artificielle (IA), peuvent apporter une aide considérable, puisqu’ils sont capables d’évaluer les données historiques pour prévoir les évolutions futures. La planification gagne ainsi considérablement en efficacité.

Les solutions de planification modernes offrent non seulement des modèles adaptés à chaque élément du compte de résultats (P&L) commercial et de la planification des coûts, mais aussi des outils favorisant la collaboration. Ces solutions tiennent compte de toutes les exigences spécifiques à chaque secteur. Dans l’idéal, les outils du logiciel de planification peuvent être modélisés de manière flexible pour répondre parfaitement aux besoins spécifiques de planification basée sur les moteurs d’activités de l’entreprise. Cela permet de re-segmenter les marchés, de gagner des parts de marché, d’améliorer l’EBIT ou de modifier les points de référence.

Inclure l’ensemble de l’entreprise dans le processus de mise à jour

Lorsque vous mettez en place une nouvelle approche de planification, il est recommandé de procéder de manière graduelle et inclusive. Pour réussir, il est indispensable de convaincre les principales parties concernées, ainsi que les différents services et les employés. Après tout, améliorer la collaboration entre le service financier et le reste de l’organisation est tout aussi important que de faire accepter la nouvelle méthode de planification. La finance agit comme un consultant interne de l’entreprise et aide les différents services à collaborer dans le cadre du processus de planification. Chaque service apporte sa propre expertise afin de choisir de nouveaux KPI et d’identifier les vecteurs de valeur.

Des améliorations à long terme grâce à une solution moderne

Le changement n’est jamais facile. Lorsque les organisations adoptent des outils de pointe pour s’engager dans l’amélioration de leurs processus de planification et de reporting sur le long terme, elles renforcent l’attention accordée à la stratégie. Elles peuvent ainsi se montrer proactives au lieu de réagir après coup aux mutations du marché et trouver de nouvelles façons d’optimiser la création de valeur dans l’entreprise.

Principales raisons pour lesquelles vous devriez opter pour la meilleure solution EPM du marché :

• Les coûts s’amortissent totalement au fil du temps. Le retour sur investissement est garanti.
• Les besoins économiques évoluent au fur et à mesure. Des mutations d’entreprise et de personnel peuvent se produire. Les besoins d’il y a cinq ou dix ans ne ressemblent plus à ceux d’aujourd’hui.
• Les solutions les plus performantes actuelles sont plus flexibles et plus sophistiquées, notamment grâce à des innovations telles que l’intelligence artificielle.

Considérations clés pour actualiser votre solution avec les meilleures options du marché

Les annonces de cessation de prise en charge et de fin de vie des logiciels faites par les fournisseurs peuvent se révéler une question délicate. Vous pourriez ignorer ces avertissements et utiliser un outil jusqu’à ce qu’il tombe en panne, éventuellement à un moment critique de votre cycle de planification ou de génération de rapports. Ou encore accepter aveuglément le fait que vous n’avez aucune autre alternative. Au lieu de cela, réfléchissez au moyen de passer de la simple continuité de l’activité à son optimisation, en y associant des innovations de tout premier ordre. Réfléchissez en termes de personnel, de coûts et d’interruption potentielle de vos opérations.

• Optez pour la continuité de l’activité ou le « maintien du statu quo » pour réduire au minimum les courbes d’apprentissage et raccourcir votre délai de rentabilité. Certains individus peuvent avoir du mal à supporter le changement. Jedox fournit des concepts de modélisation familiers et reste aisément exploitable dans Excel (tout en permettant un accès depuis n’importe quel dispositif), d’où une plus grande fluidité et une réduction au minimum des problèmes liés à la gestion du changement.
• Choisissez l’optimisation de l’activité ou le « mieux-disant technologique » pour solutionner les problématiques commerciales en suspens. Des outils intelligemment conçus et dotés de fonctionnalités récentes augmentent la productivité, de sorte que votre personnel peut se consacrer pleinement aux activités à plus forte valeur ajoutée. La solution Jedox Model Marketplace vous apporte l’expertise collective d’un vaste écosystème de partenaires spécialisés afin de résoudre rapidement les nouveaux défis.
• Optez pour l’innovation stratégique et mettez votre technologie à l’épreuve du futur en faisant appel à des fournisseurs experts dans leur domaine. Ceux-ci ne chercheront pas à vous enfermer dans leur pile technologique. Au contraire, leur but est de vous inciter à investir dans la recherche et le développement afin d’être aux avant-postes du marché. Assurez-vous qu’ils s’engagent à soutenir et collaborer avec un large écosystème de partenaires technologiques, afin que vous disposiez de toute la flexibilité nécessaire pour combiner les meilleures solutions.

Un succès durable grâce à une solution de pointe

1. Optimiser les processus de planification pour votre entreprise

En optimisant les processus de planification, l’automatisation des tâches basiques favorise la création de valeur ajoutée pour votre organisation. Cela représente un avantage non seulement pour la finance et le contrôle de gestion, mais aussi pour de toutes les fonctions de l’entreprise pouvant établir une planification basée sur les données. Grâce aux avantages de la xP&A, et notamment à la rapidité des processus permise par une solution EPM de pointe, les principales fonctions de la FP&A gagnent en simplicité.

Le X de xP&A désigne l’élargissement des capacités de fonctions-métiers comme les ventes, les RH ou le marketing, pour n’en citer que quelques-unes. Ainsi, opter pour une solution EPM de pointe qui facilite le travail de ces postes sur le long terme permet de créer de la valeur ajoutée dans toute l’entreprise. En effet, la productivité des activités quotidiennes repose en grande partie sur des processus plus efficaces et des décisions éclairées.

2. Préserver ce qui marche : simplifier la continuité des activités

Une solution EPM de premier ordre devrait vous donner la possibilité de miser sur les compétences que vos meilleurs talents possèdent déjà, comme Excel, qui domine toujours le secteur mondial de la finance et de la FP&A. Plutôt que de vous obliger à remplacer totalement les feuilles de calcul Excel, la solution choisie doit permettre une intégration sans couture. Ainsi, votre équipe pourra s’appuyer sur les méthodes qui lui conviennent le mieux, tandis que vous pourrez créer des modèles faciles à utiliser par une équipe nombreuse.

3. Des perspectives solides grâce à la flexibilité et à l’évolutivité

Une solution EPM de pointe est synonyme à la fois de flexibilité accrue pour votre organisation et d’évolutivité. Pour assurer votre réussite sur le long terme, il est important de pouvoir intégrer différents modèles par le biais d’une interface conviviale. Pouvez-vous élargir la solution au fur et à mesure de l’évolution de vos besoins ? Il est aussi essentiel de pouvoir compter sur un vaste réseau de partenaires et un marché offrant diverses options afin de personnaliser votre solution en fonction de vos propres besoins.

Les meilleures solutions EPM du secteur peuvent évoluer proportionnellement à votre entreprise et vos exigences. L’intégration de nouvelles données ainsi que de nouveaux utilisateurs doit se faire de manière homogène. Le choix d’un outil basé sur le cloud garantit également que votre solution restera toujours à jour et qu’elle sera disponible où que vous soyez.

4. L’analyse prédictive et les dernières avancées technologiques

Les prévisions prennent rapidement une place de premier plan dans les processus de planification et de budgétisation des organisations modernes. Une solution de pointe doit également vous offrir la possibilité d’utiliser les dernières avancées technologiques, telles que l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique. Ainsi, votre équipe pourra créer des prévisions automatisées et améliorer la précision de vos prévisions. Plus vous avez de données à votre disposition, plus l’algorithme pourra établir des prévisions précises, et plus vous bénéficierez du potentiel de l’apprentissage automatique.

Mieux vaut tard que jamais

Pour les dirigeants d’entreprise, il est indispensable d’examiner ponctuellement les technologies informatiques utilisées dans leur organisation pour s’assurer qu’elles répondent encore à leurs besoins et objectifs. En effet, les méthodes et systèmes représentent la colonne vertébrale du fonctionnement des entreprises. Or, les plateformes obsolètes ou en déclin entraînent peu à peu une baisse de productivité et d’efficacité, qui provoque à terme une perte de compétitivité pour l’organisation et nuit à sa capacité à optimiser la création de valeur.

Comment les solutions EPM améliorent-elles la productivité ?

Pour assurer des processus de planification rigoureux dans les entreprises modernes, il n’y a qu’une solution : adopter une approche basée sur les données. Pour ce faire, la plupart des entreprises utilisent encore Excel. Bien que cet outil ait fait ses preuves dans ce domaine, il présente plusieurs inconvénients lorsqu’il est utilisé comme solution unique. En effet, demander, recueillir et fusionner les feuilles de calcul transmises par tous les postes de travail pertinents au sein de l’entreprise ne se font généralement pas sans heurts, sans compter la perte de temps entraînée par ce processus.

Les solutions EPM modernes permettent d’intégrer et de consolider plusieurs points de données différents, et vérifient automatiquement l’intégrité des données. En outre, de nouveaux points de données peuvent être ajoutés à tout moment depuis différentes sources afin de maintenir continuellement la base de données à jour. Enfin, l’extension de planification avec fonction de prévision, facile à utiliser, offre un avantage supplémentaire, puisqu’elle permet aux employés de créer des projets plus rapidement et de les ajuster continuellement en utilisant les données pour analyser les besoins. Le même principe s’applique aux processus de reporting.

La sonnette d’alarme : Fin de support et fin de vie des logiciels

Les logiciels n’utilisant pas un système d’abonnement doivent généralement être remplacés au bout d’un certain temps, car les nouvelles fonctionnalités ne sont pas mises à jour en continu. Par conséquent, les fabricants diffusent ce qu’on appelle des annonces « fin de support » lorsqu’ils publient un nouveau logiciel, qui signifient qu’aucune mise à jour ne sera désormais effectuée. Le logiciel doit alors être remplacé ou mis à niveau de manière opportune, sous peine de poser un risque en matière de sécurité. La seule alternative est souvent de payer un forfait de support onéreux qui garantit au minimum que des mises à jour de sécurité seront maintenues pendant une période limitée.

Une annonce fin de support est donc un signe que vous auriez dû remplacer votre logiciel depuis longtemps. De plus, lorsque la fin de support est annoncée, il est généralement trop tard pour un « changement rapide », qui prend inévitablement du temps, le processus de sélection à lui seul exigeant de longues recherches. Lorsque vous choisissez une nouvelle solution, il est préférable de chercher un partenaire à long terme en mettant particulièrement l’accent sur la continuité des fonctionnalités et la réalisation de mises à jour de sécurité.

Les avantages d’une solution Cloud

Les anciennes versions des logiciels obsolètes sont toujours présentes en arrière-plan. Si vous travaillez régulièrement sur un ordinateur, il vous est sans doute déjà arrivé de retarder indéfiniment une mise à jour. En plus de poser un risque en matière de sécurité, négliger ces mises à jour signifie souvent que vous vous privez de certaines nouvelles fonctionnalités ou améliorations du logiciel. En choisissant une solution cloud moderne, vous veillez à ce que les mises à jour s’effectuent automatiquement, pour renforcer à la fois la sécurité et la productivité. Le Cloud offre aussi de nombreuses options de sauvegarde pour accroître encore davantage la sécurité.

5 conseils pour trouver la solution EPM adaptée à votre actualisation technologique

Renouveler les technologies opérationnelles qui ont lentement vu leur valeur dégringoler au cours du temps ou sont devenues problématiques permet d’apporter de la valeur ajoutée à votre organisation. À condition, bien sûr, que les circonstances y soient propices. Quelle que soit la situation, votre organisation doit tenir compte de certains facteurs importants pour sélectionner une solution EPM qui lui permettra d’actualiser efficacement ses technologies. Voici quelques conseils pour assurer le succès du processus :

1. Concentrez-vous sur l’optimisation de la création de valeur

L’objectif d’une actualisation technologique est évident : il s’agit d’optimiser les opportunités pour créer de la valeur ajoutée dans toute votre organisation. Ce qui nous amène à poser deux questions clés :

• Quelles technologies conviendront le mieux à vos besoins ?
• Comment votre organisation souhaitera-t-elle mener ses activités à l’avenir ?

Avant d’entamer un processus d’actualisation technologique, réfléchissez sérieusement à ces deux questions. Ne laissez pas un fournisseur vous convaincre de « mettre à niveau » hâtivement une solution obsolète et rigide avec une nouvelle période d’engagement encore plus longue. Tout d’abord, suivez les conseils suivants :

2. Continuité des activités

Évitez toute interruption du flux d’activités quotidien. Une interruption peut survenir quand vous utilisez un système obsolète qui ne répond pas à l’évolution des exigences du marché ni aux nouveaux besoins d’une organisation en pleine croissance. Elle peut aussi se produire lors d’une actualisation technologique, car les employés ont besoin de temps pour se familiariser avec les nouvelles solutions, il faut procéder à la migration des données, etc. Pour minimiser les interruptions, votre organisation doit chercher une solution EPM conçue pour une mise en œuvre rapide et basée sur des compétences courantes dans votre secteur, comme Microsoft Excel.

3. Optimisation continue des activités

Dans l’idéal, une actualisation technologique doit permettre d’optimiser les processus opérationnels. Une solution EPM haut de gamme peut améliorer les processus de planification, d’analyse et de prévision. En effet, si la conception et la mise en œuvre de ces processus sont simplifiées, les meilleurs talents sont alors libres d’accorder plus d’attention à la stratégie et à l’optimisation de la création de valeur dans toute l’organisation.

4. Choisissez une technologie du futur

Assurez-vous que votre nouveau fournisseur dispose d’une véritable expertise dans son domaine et ne vous offre pas simplement des services « complémentaires » alors que sa spécialisation est toute autre. Vérifiez si le fournisseur en question investit dans des initiatives de R&D, s’il offre des services d’assistance complets et s’il peut compter sur un large réseau de partenaires. Ces indicateurs sont généralement un signe fiable que la technologie proposée saura évoluer au fil du temps, surtout si l’éditeur de solution donne à ses partenaires la possibilité d’apporter leur propre expertise sous forme de modèles et bonnes pratiques. Cette structure ouvre des possibilités presque infinies. Pour éviter de devoir renouveler ou changer votre nouvelle solution à court ou moyen terme, votre organisation doit également vérifier qu’elle soit flexible, évolutive, simple et intuitive.

5. Standardisation et customisation : quelles différences ?

Les environnements standardisés sont importants pour établir une comparabilité et rationaliser les processus. En parallèle, la réussite de votre entreprise dépend aussi de sa capacité à répondre aux besoins individuels. Les solutions EPM ouvertes présentent l’avantage de pouvoir être personnalisées en fonction de vos besoins. Dans l’idéal, elles offrent pour cela des modèles conformes aux bonnes pratiques, qui peuvent être facilement adaptés.