Budget base zéro

Toute action menée par une entreprise découle d’un processus spécifique : la planification. Une planification exprimée en termes d’investissements et d’objectifs financiers est une budgétisation. Le budget base zéro est une méthode de budgétisation qui repart de zéro pour chaque période budgétaire. Dans cette approche, toutes les dépenses doivent être justifiées et plus uniquement les nouvelles.

Élaborer un plan de dépenses détaillé reste la manière la plus rapide d’atteindre vos objectifs financiers. En règle générale, un budget aide à déterminer où dépenser le moindre centime chaque mois  : vous êtes donc libre de l’augmenter ou de dépenser les sommes budgétisées.

D’où vient le concept du budget base zéro ?

Le budget base zéro a été développé pour la première fois dans les années 1960 par Peter Pyhrr, un contrôleur de gestion chez Texas Instruments à Dallas au Texas. Vers 1970, celui-ci a publié un article dans la revue américaine Harvard Business Review et s’est imposé comme une figure éminente de la finance.

Qu’est-ce qui rend cette méthode si originale ? Contrairement aux approches traditionnelles, toutes les dépenses de chaque nouvelle période doivent être justifiées et approuvées. Ces dernières années, cette technique de budgétisation a connu un regain de popularité lorsqu’elle a été adoptée par un certain nombre des entreprises du Fortune 500 ainsi que par des sociétés financières privées.

L’essor de la méthode base zéro

En 2018, Accenture Strategy a publié une vaste étude sur l’approche dite « Zero Based Thinking ». Les résultats étaient impressionnants : parmi les 85 plus grandes entreprises au monde, dont Kraft Heinz Co., Unilever PLC et Mondelez International Inc, la technique du budget base zéro a connu une croissance exponentielle de 57 % par an entre 2013 et 2017.

Qu’est-ce qui explique la popularité du budget base zéro ? Pour 96 % des entreprises, cette méthode permet d’améliorer leur rentabilité, tandis que 48 % d’entre elles se sont dites influencées par la concurrence et 40 % ont déclaré que la lenteur de leur croissance les a poussées à revoir leur méthode de budgétisation.

Les caractéristiques principales de la méthode budget base zéro

Avec les approches de budgétisation traditionnelles, l’entreprise part du budget de la période précédente, qui sert de base à la suivante. Par conséquent,

1. Tous les nouveaux budgets augmentent progressivement par rapport à la période précédente.
2. Les entreprises doivent uniquement justifier les nouvelles dépenses.

Avec la méthode du budget base zéro, le budget de chaque nouvelle période est créé à partir de zéro, et c’est là la grande différence. Tous les efforts doivent donc être justifiés avant d’être inclus dans le budget, y compris les dépenses ponctuelles et récurrentes.

Une planification qui repose sur une méthode budget base zéro recommence de zéro, ce qui permet d’avoir une approche plus analytique.

En général, chaque unité commerciale d’une entreprise crée son propre plan budgétaire en fonction de ses besoins et le présente à la direction. Dans ce schéma, aucun budget global n’est élaboré au départ. Au lieu de cela, les différents budgets sont simulés et les coûts excédentaires sont répartis à chaque nouvelle période de planification.

Les étapes d’une budgétisation réussie

L’objectif de la budgétisation base zéro est de réduire les coûts excédentaires en les redistribuant selon des objectifs opérationnels et stratégiques.

Le processus est divisé en neuf étapes

1. Planification et définition des objectifs budgétaires et des ressources disponibles par la direction de l’entreprise
2. Formation d’entités qui correspondent chacune à certains centres de coûts ; il s’agit typiquement de services ou d’équipes
3. Définition des niveaux de performance par entité ; il s’agit généralement d’exprimer des résultats en termes de qualité ou de quantité
4. Formulation d’alternatives pour chaque centre de coûts, par exemple pour réaliser des économies
5. Sélection de la stratégie la plus rentable ; c’est-à-dire que certaines décisions sont privilégiées
6. Classement des alternatives par ordre d’intérêt, y compris celles qui ont été rejetées
7. Répartition des fonds disponibles
8. Validation par le service financier
9. Mise en œuvre par le service financier des mesures budgétaires définies

Les avantages de la méthode budget base zéro

• Économie de ressources
• Une distribution équitable de ressources limitées
• Une meilleure flexibilité
• Un meilleur alignement sur les objectifs de l’entreprise
• Un examen minutieux des frais généraux
• Une meilleure transparence du processus budgétaire et une meilleure compréhension du système

Toutefois, c’est aussi une méthode extrêmement gourmande en ressources, ce qui constitue l’un de ses principaux inconvénients. De plus, elle est davantage exposée aux manipulations budgétaires par des managers expérimentés et risque de s’orienter vers une planification à court terme trop peu anticipative.

Il revient donc à chaque organisation de décider par elle-même si la méthode du budget base zéro convient à ses besoins en matière de planification, de budgétisation et de prévision.

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Les systèmes financiers en temps réel basés sur le cloud pour la planification et l’analyse financières (FP&A), permettent aux entreprises d’adopter une approche moderne de la budgétisation base zéro, notamment en compilant les données nécessaires à une telle planification en un seul clic. Ils simplifient aussi l’attribution des responsabilités liées au budget.

Les données peuvent être analysées en quelques secondes, y compris lorsqu’elles viennent de services différents. Les systèmes financiers basés sur le cloud permettent ainsi aux équipes opérationnelles de participer avec la direction financière à la méthodologie budget base zéro. La planification, la budgétisation et les prévisions dans l’ensemble l’entreprise gagnent ainsi en transparence.

Bien exécutée, la planification budget base zéro devient une méthodologie stratégique qui permet aux entreprises de prendre des décisions plus judicieuses.