Budgétisation des entreprises : budgétisation traditionnelle vs Beyond Budgeting

Lorsqu’il s’agit de choisir la méthode de budgétisation la plus adaptée à votre entreprise, le style de gestion et la structure de l’organisation exercent une influence considérable sur la conception et la mise en œuvre des processus de budgétisation. Dans cet article, nous comparerons deux méthodes de budgétisation : une approche traditionnelle et la méthode connue sous le nom de « Beyond Budgeting ». Trois conseils supplémentaires sur la manière d’améliorer le processus d’établissement du budget de l’entreprise dans votre organisation vous aideront à mettre la théorie en pratique.

Agilité et flexibilité, les clés du succès

Agilité, flexibilité, unification… Plus que jamais, les entreprises sont confrontées à des marchés et des exigences opérationnelles qui évoluent à toute vitesse. Même les opérations qui semblent simples à première vue, comme la budgétisation, ne peuvent négliger un certain nombre de facteurs : en effet, il est indispensable non seulement d’identifier et utiliser efficacement les opportunités du marché, mais aussi de bien concevoir l’approche de votre organisation vis-à-vis de la transformation digitale et d’adapter rapidement tous les secteurs de l’entreprise aux avancées technologiques.
Permettant d’appuyer les prises de décision, la planification et la budgétisation sont deux des piliers des organisations. Par conséquent, il n’est pas surprenant que de plus en plus d’organisations issues de différents secteurs cherchent à améliorer leurs processus de planification et de budgétisation.

Le style de gestion a son importance

La plupart des entreprises déterminent leur budget selon une méthode traditionnelle. De manière générale, il s’agit d’une approche descendante qui vient presque exclusivement « d’en haut ». Généralement, la direction conserve fermement la mainmise sur les décisions budgétaires. Les objectifs sont traduits par des cibles opérationnelles, des plans et des initiatives attribués à tous les services et employés.

Cette approche « descendante » vise principalement à atteindre les objectifs et bénéfices à court terme, mais elle est à double tranchant : en effet, les objectifs à court terme peuvent être contradictoires et peuvent même avoir un impact néfaste sur les employés qui ressentent le besoin de « sortir des sentiers battus » pour atteindre ces objectifs, en particulier lorsque la pression est élevée.

L’approche « Beyond Budgeting » est totalement différente. En effet, les managers autonomisent et forment les équipes et services qui sont en contact étroit avec les clients internes et externes au cours de leurs activités quotidiennes, car ils sont plus susceptibles de posséder des connaissances approfondies sur l’évolution des exigences du marché.
Cette approche moderne de la budgétisation repose sur l’idée qu’en relâchant quelque peu la bride, les entreprises verront leurs résultats s’améliorer. Les services et équipes peuvent ainsi tirer parti de leur relation avec les clients et réagir de manière autonome, tandis que les objectifs, les plans et les initiatives fructifient en retour.

La structure d’entreprise

L’approche traditionnelle de la budgétisation se caractérise par une autorité centralisée qui siège au sommet de la « pyramide » administrative et communique les objectifs, les plans et les initiatives à plusieurs niveaux de l’entreprise. Or, cette structure de gestion centralisée consomme énormément de ressources, de temps et d’argent, sans compter qu’elle risque de rendre les managers imperméables aux évolutions du marché.

Avec le Beyond Budgeting, ces décisions changent de main. La structure officielle de l’entreprise reste la même, mais les unités opérationnelles et les équipes décentralisées peuvent désormais agir de manière plus autonome.
Ces groupes travaillent chaque jour au contact des clients, avec lesquels ils nouent une relation. Par conséquent, ils sont plus sensibles à l’évolution de leurs besoins et sont capables de réagir plus efficacement et plus rapidement à ces changements. Si elle est correctement utilisée, cette approche permet généralement d’obtenir des résultats impressionnants : des services plus rapides, des produits de meilleure qualité et des parties prenantes plus enclines à la collaboration et plus motivées. Prêtez une oreille attentive aux personnes qui écoutent le plus souvent vos clients et adaptez votre budget en conséquence.

Conclusion

Favoriser la collaboration dans toute l’organisation permet d’obtenir de meilleurs résultats. Avec la nouvelle approche Beyond Budgeting, les objectifs fixes traditionnels peuvent être remplacés par des comparaisons relatives entre collègues, des études de marché et des bonnes pratiques. Elle permet d’ouvrir le champ des possibles sans avoir à changer la structure fondamentale de l’entreprise.
Cependant, l’approche de Beyond Budgeting n’est pas une « solution miracle » pour toutes les organisations. Les approches combinant la planification top-down et la planification bottom-up de plus en plus fréquentes, puisqu’elles permettent à tous les services et unités opérationnelles d’apporter des connaissances précieuses.Les approches combinant une budgétisation descendante et ascendante deviennent de plus en plus fréquentes, puisqu’elles permettent à tous les services et unités opérationnelles d’apporter des connaissances précieuses.

3 conseils d’experts pour améliorer la budgétisation des entreprises

Dans les entreprises, les processus de budgétisation s’appuient souvent sur des solutions assemblées à la manière d’un puzzle au fil du temps, ou sur le traditionnel outil de la finance, les tableurs Excel. Face à la quantité croissante de données financières qui entrent dans la budgétisation, l’une et l’autre de ces approches peuvent entraîner un taux d’erreur relativement élevé et, par conséquent, rallonger inutilement les délais de traitement, freiner la coordination et entraver les processus de validation. Ces trois conseils d’experts peuvent aider votre organisation à améliorer ses processus de budgétisation.

Le processus de budgétisation est collaboratif. Pour être aussi robuste que possible, la budgétisation doit donc s’appuyer sur une large base de données, et notamment sur les données de planification transmises par tous les services de l’entreprise. En adoptant une approche pertinente et en soignant la planification, il est possible d’améliorer les processus de budgétisation de bout en bout.

1. Accroître la transparence du traitement des données

Les délais et le mode de transfert des données peuvent avoir un impact sur la conception du processus de budgétisation. D’autre part, il est fondamental d’assurer la confidentialité des informations sensibles de l’entreprise.

D’où l’importance d’indiquer à toutes les parties impliquées quelles données elles peuvent partager (financières ou non), avec qui et à quel moment. Cette précaution permet d’éviter tout ralentissement inutile de la collaboration.

Il peut également s’avérer utile d’échanger avec d’autres experts financiers afin d’obtenir leur avis sur la manière d’améliorer les méthodes de travail tout en renforçant la confiance dans le processus de budgétisation.

2. Impliquer ses collègues tôt et régulièrement

Aucun processus de planification n’est parfait. C’est en faisant preuve de transparence et d’une bonne coopération entre les services que ce processus peut fonctionner en toute fluidité. Malgré un cycle de vie court, il est fondamental d’envoyer les données en temps et en heure. Après tout, cela affecte les objectifs financiers et stratégiques de l’entreprise. Ce n’est qu’à condition que le budget soit clair jusqu’à la dernière ligne pour toutes les parties impliquées que vous pourrez convaincre toutes les parties prenantes de l’importance d’envoyer les données dans les délais impartis et d’établir une bonne collaboration entre les services.
Ralliez vos collègues à votre point de vue et alimentez la confiance des personnes impliquées dans le traitement des données. Ces deux conditions peuvent avoir des répercussions bénéfiques à tous les niveaux : sur l’optimisation du budget, la direction de l’organisation et les résultats globaux.

3. Contrôler le flux de données

Nous savons tous que la quantité de données augmente en permanence au sein des entreprises et par conséquent, qu’il est de plus en plus difficile de conserver une vue d’ensemble de toutes ces données. Les données de l’entreprise doivent être compilées, triées en fonction de leur pertinence en matière de budgétisation, planification et prévisions, puis analysées. Pour y parvenir, il est essentiel de disposer d’une base de données commune sous la forme d’une source unique de vérité (SSOT). Le moindre changement, que ce soit un nouvel employé ou un nouveau processus, réaffirme la nécessité d’adopter une approche solide de la gestion des données.

En utilisant une solution moderne et personnalisée, les organisations ont peut-être trouvé une solution au problème. En effet, cela leur permet d’automatiser, et donc de simplifier, la collecte et l’analyse des données. Dès lors que les activités manuelles peuvent être efficacement gérées de manière automatisée, les risques d’erreur diminuent significativement, tandis que les délais de saisie des données et des processus de validation sont drastiquement réduits.

Une solution adéquate permet de créer des scénarios de budgétisation à la fois simples et complexes, tout en renforçant considérablement l’efficacité de chaque fonction-métier. Résultat : les budgets sont plus précis, plus collaboratifs et plus justes.