L’approche en cinq phases et les meilleures pratiques pour améliorer les FP&A-Management-Reportings

Les meilleures pratiques et une utilisation accrue des technologies peuvent aider les organisations à améliorer le reporting de gestion, augmentant ainsi la visibilité opérationnelle, la prise de décision stratégique et la valeur commerciale.

Maîtriser le reporting de gestion

Le reporting de gestion fournit aux équipes financières et aux dirigeants des informations en temps réel, basées sur des données, sur les activités et la performance globale de leur organisation. Ces informations sont essentielles pour améliorer la prise de décision et accroître la valeur commerciale. Cependant, de nombreuses organisations peinent à optimiser leurs pratiques de reporting de gestion. Elles n’exploitent souvent pas pleinement les outils avancés qui pourraient les aider à identifier à la fois les défis et les opportunités. En conséquence, les managers et les cadres supérieurs sont souvent déçus.

Un reporting de gestion efficace consiste davantage à fournir une structure et une présentation qu’à afficher des chiffres. Wolfgang von Loeper, consultant en solutions chez Jedox, et Anders Liu-Lindberg, expert en partenariats commerciaux, ont expliqué lors d’un webinaire les meilleures pratiques pour atteindre l’excellence en matière de reporting.

Ces meilleures pratiques décrivent un processus en cinq phases qui montre comment les équipes de planification financière et d’analyse (FP&A) devraient aborder le reporting de gestion pour améliorer leurs résultats. Cette stratégie simple peut être illustrées au mieux par des questions ciblées qui aident les organisations à définir les défis et le contexte, à esquisser des solutions et à mettre en œuvre les prochaines étapes. Voici une analyse plus approfondie.

Situation

Quel est le statut financier ?

Comment se porte votre organisation ? Où pensez-vous être dans un avenir proche ? Ces questions aident les organisations à décrire leurs résultats financiers, y compris les ventes et les coûts pour la période donnée, ainsi que les éléments qui les influencent. Il est important de ne présenter que des faits, et non des avis. Une équipe FP&A n’a pas besoin de montrer tous les chiffres, seulement les données pertinentes dans la présentation principale. Les autres détails peuvent être présentés en annexe. Il est crucial pour une équipe FP&A de s’assurer que les données sont à jour, précises et fiables, sinon cela pourrait avoir un impact négatif sur la prise de décision.

Complication

Quels sont les points d’attention principaux ?

L’équipe FP&A doit ensuite se poser la question : « Et alors ? » Cette question est cruciale car elle leur permet d’approfondir la compréhension des informations qu’ils ne connaissent pas encore, mais qui peuvent les aider à prendre de meilleures décisions. Ils peuvent repérer un défi qui affecte la performance ou découvrir une opportunité sensible au facteur temps. L’équipe doit enquêter et analyser ces points d’attention critiques, pertinents pour les décideurs. Cela signifie interpréter et quantifier ces points, parler aux bonnes personnes pour en savoir plus, et raconter l’histoire derrière ces points. Ces informations doivent ensuite être présentées aux décideurs pour garantir que les points sont alignés avec les défis clés.

Résolution

Que pouvons-nous faire à ce sujet ?

L’équipe FP&A doit déterminer les prochaines étapes et élaborer des recommandations. Après avoir souligné les points d’attention principaux, ils doivent se poser la question : « Et ensuite ? » Quelle solution peut atténuer le risque ou saisir l’opportunité ? Quelles sont les prochaines étapes ? Il s’agit de discuter des recommandations potentielles et de présenter proactivement une solution concrète qui résout le problème. Peu importe la complexité de la question, l’équipe doit fournir des recommandations et ensuite les valider avec les décideurs.

Arguments et faits

Comment justifiez-vous que c’est une bonne idée ?

Une fois les idées ou les solutions proposées, l’équipe FP&A doit les corroborer avec des arguments solides basés sur des preuves et des faits, en vérifiant qu’il s’agit de la bonne voie à suivre. En d’autres termes, l’équipe doit prouver que ses solutions sont le meilleur moyen d’avancer. Il est préférable de mettre en avant trois arguments avec autant de faits que nécessaire pour obtenir le soutien des personnes pour une recommandation donnée.

Appel à l’action

Comment commencer ?

Une fois les recommandations proposées, une équipe doit se demander : « Que faisons-nous maintenant ? Comment commencer ? » Les membres de l’équipe doivent présenter un plan pour mettre en œuvre leurs solutions et obtenir l’adhésion des décideurs. Le plan doit être proposé aux décideurs et l’équipe doit chercher à obtenir leur approbation. L’objectif est de rendre la prochaine étape facile à franchir.

Comment les solutions Jedox peuvent aider

Les équipes financières consacrent souvent beaucoup de temps et d’efforts à la collecte et à l’analyse des données provenant de toute l’organisation. Cela réduit cependant le temps disponible pour préparer des rapports de gestion et communiquer ces informations dans un format clair et présentable pour les décideurs.

Ce déséquilibre souligne le besoin d’améliorer la gestion des données et d’utiliser des outils d’automatisation comme l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique, afin de libérer du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée. Par conséquent, les équipes financières peuvent réduire le temps consacré à la collecte des données et se concentrer davantage sur la fourniture d’informations stratégiques et de recommandations. En d’autres termes, de nombreuses organisations n’auront pas besoin de passer beaucoup de temps à déterminer leur statut financier avant d’identifier les points d’attention principaux.

Les équipes financières rencontrent également souvent des difficultés à préparer et à présenter les données de manière à communiquer efficacement leur importance aux décideurs. Il peut y avoir un décalage entre les données pertinentes et la façon dont elles sont visualisées dans un rapport de gestion. Les technologies avancées peuvent combler ces lacunes.

La vue d’ensemble implique les meilleures pratiques technologiques

Les solutions développées avec la plateforme Jedox pour la planification et la gestion de la performance simplifient la complexité du reporting de gestion grâce à un système adaptable, automatisé et efficace qui peut modéliser n’importe quel scénario. Les organisations utilisent souvent des Best Practice Accelerators préconstruits, qui disposent de modèles personnalisables pour créer des rapports et des tableaux de bord efficaces. Par exemple, l’Integrated Financial Planning Best Practice Accelerator est basé sur des centaines de mises en œuvre réussies chez les clients de Jedox. Cette fonctionnalité polyvalente permet aux utilisateurs d’afficher aussi bien les détails les plus précis que la vue d’ensemble.

Jedox consolide les données d’une organisation en une source unique de vérité pour garantir cohérence et précision. Le logiciel de reporting de gestion automatise la collecte, le traitement et l’intégration des données provenant des systèmes CRM, ERP et autres. Les données sont ensuite visualisées en quelques secondes, fournissant des tendances et des informations aux décideurs. Plusieurs fonctionnalités intégrées garantissent que les utilisateurs obtiennent les meilleures informations possibles, parmi lesquelles :

JedoxAI : Un outil basé sur l’IA qui utilise le traitement du langage naturel pour interagir avec les utilisateurs de manière conversationnelle. En intégrant un large modèle de langage spécifique à l’entreprise et sécurisé dans un processus de planification commerciale intégré, les équipes FP&A peuvent ajouter un contexte qualitatif aux données, permettant ainsi à la technologie avancée de générer des prévisions et des interprétations solides. Des études ont montré que ces modèles sont particulièrement efficaces pour analyser des informations financières et rédiger des narrations, telles que des résumés exécutifs, parfois mieux que certains auditeurs.

AIssisted™ Planning Wizards : Grâce à l’IA, les équipes FP&A peuvent prévoir les revenus, la planification de la demande et la trésorerie. Conçue pour faciliter l’analyse en libre-service au sein de l’équipe financière, cette fonctionnalité peut rapidement identifier les facteurs internes et externes qui influencent le plus les organisations en analysant de grands ensembles de données et en fournissant une prévision très précise de la direction que pourrait prendre l’entreprise. L’IA peut également aider à reconnaître les risques et les opportunités dans différentes régions, produits et clients, à identifier les clients à risque et à offrir une modélisation stratégique de scénarios, tels que la prévision des meilleurs et des pires scénarios.

Tableaux de bord Jedox basés sur la technologie Canvas : Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de choisir facilement, glisser-déposer le contenu de différents rapports, classeurs et vues pour les présenter dans un tableau de bord.

Jedox Add-in pour Excel 365 : Cette fonctionnalité permet d’accéder aux modèles et aux rapports stockés dans Jedox et améliore la collaboration en matière de planification au sein de l’entreprise. Dans l’environnement Excel que la plupart des professionnels connaissent, les utilisateurs peuvent modifier, planifier ou budgéter des données avec des autorisations d’écriture basées sur des droits. Les créateurs de rapports peuvent rapidement extraire des données, créer et publier des rapports pour la direction ou d’autres parties prenantes. Le design Excel de Jedox permet aux équipes financières de tirer davantage de valeur sans avoir besoin de connaissances techniques étendues ou de formations poussées.

Source unique de vérité multidimensionnelle : Le logiciel Jedox peut fusionner des bases de données relationnelles et multidimensionnelles en un seul tableau de bord, permettant aux utilisateurs de se connecter, d’approfondir et de filtrer les informations pour une analyse et une comparaison approfondies. Le logiciel fournit des prévisions, des analyses et des rapports intégrés sur les bénéfices, les flux de trésorerie et les bilans comptables, ce qui permet de générer plus d’informations, d’analyses, d’enquêtes, de preuves et de recommandations solides. Il s’agit là d’une planification stratégique de nouvelle génération.

Conclusion

Un reporting de gestion efficace permet aux équipes FP&A de raconter des histoires perspicaces et convaincantes basées sur des données et des informations pertinentes, opportunes, claires et accessibles. Si ces histoires sont correctement présentées, elles sont faciles à lire et à interpréter pour les décideurs. Par conséquent, ces derniers se sentiront plus confiants pour déterminer les prochaines étapes pour leurs entreprises.

Les meilleures pratiques de Jedox en matière de reporting de gestion incitent les organisations à réfléchir de manière critique à la structure, à la présentation et au contenu d’un rapport. Avec cette approche, les parties prenantes posent les questions les plus simples, telles que « Et alors ? » et « Et ensuite ? », pour s’assurer qu’elles présentent les informations les plus critiques afin d’aider les dirigeants. Cependant, de nombreuses organisations ne posent que rarement ces questions et, par conséquent, n’atteignent que rarement la profondeur nécessaire pour découvrir les informations essentielles à de meilleures décisions.

Les organisations doivent changer leur état d’esprit quant à la façon dont elles abordent le reporting de gestion. Elles doivent adopter la technologie disponible aujourd’hui et s’attendre à des avancées – notamment l’hyperautomatisation et la finance autonome – qui révolutionneront le reporting de gestion et conduiront à des rapports plus efficaces, précis et perspicaces. En conséquence, les organisations prendront des décisions plus éclairées et resteront compétitives dans un environnement commercial en rapide évolution.