Planification des ressources humaines : 5 étapes cruciales pour rationaliser votre planification des RH

La planification des ressources humaines est le processus qui permet d’identifier les besoins en ressources humaines d’une organisation et d’établir des plans pour répondre à ces besoins. Définir la planification des ressources humaines est une chose, faire en sorte que le processus se déroule de manière harmonieuse et efficace en est une autre. En matière de planification des ressources humaines, il existe deux approches de la responsabilité : la première est la planification centrale, dans laquelle le département des ressources humaines ou le directeur des ressources humaines assume la responsabilité de l’ensemble de la division ou de l’organisation ; la seconde est la planification répartie, dans laquelle les chefs d’équipe ou les membres se chargent de la planification pour leur groupe au sein de l’organisation.

Importance de la planification des ressources humaines

Dans les deux cas, la responsabilité ne relève généralement pas du C-level, car le processus est généralement ascendant et n’intègre pas de prévision pluriannuelle. Mais ne vous y trompez pas, cette planification est extrêmement importante. Idéalement, la planification RH doit servir de pont entre la gestion des ressources humaines et le plan stratégique global de l’entreprise. Le vieillissement de la population active dans la plupart des pays industrialisés et la demande croissante en travailleurs qualifiés (ce qui correspond à la « pénurie de compétences ») ont renforcé le rôle de la planification des RH dans l’organisation des entreprises. Cette tendance devrait encore s’accentuer dans les années à venir. Selon Gartner, les changements rapides et les initiatives visant à transformer les entreprises obligent les cadres et les responsables des ressources humaines à investir dans des technologies de planification des effectifs afin d’optimiser la composition, le coût et la productivité de leur personnel.

Cet article passe en revue les cinq étapes essentielles de la planification stratégique et de la gestion des effectifs, explique les technologies peuvent faciliter ces étapes et présente des cas concrets qui montrent comment une technologie de planification permet de rationaliser la gestion des effectifs et apporter des avantages considérables à l’entreprise.

La planification des ressources humaines en cinq étapes

La planification stratégique de la gestion des effectifs comporte cinq étapes importantes :

1. Tirer parti de la planification financière pour établir des objectifs stratégiques en matière de ressources humaines

De notre point de vue, la planification des ventes est l’élément de planification le plus important pour une entreprise. Les RH arrivent en deuxième position. Avec la planification des ventes, vous intervenez sur la future taille de l’entreprise. Avec la planification des RH, vous déterminez la somme à consacrer au personnel en fonction de la taille et des besoins anticipés pour l’entreprise.

C’est fondamental : la planification des ventes permet d’estimer le nombre de personnes que vous devez engager pour répondre à vos besoins futurs. Cette année, il y a X employés. En vous fiant à la planification des ventes, l’année prochaine vous aurez besoin de Y employés. C’est toujours le point de départ de la planification des RH : établir une base de référence.

Les responsables des finances et des RH peuvent ajouter de la valeur stratégique au processus de planification d’entreprise et accroître l’efficacité de la planification des RH en favorisant la collaboration et en partageant des données supplémentaires entre ces deux volets.

(Gartner)

Comment Jedox tire parti de la planification financière

Jedox fournit la technologie qui permet d’accélérer et rationaliser chacune des cinq étapes essentielles qui composent la planification des RH et qui sont abordées dans cet article de blog.

Outil de planification RH Jedox donne accès à des calculs en ligne sophistiqués, mais simples à utiliser, ainsi qu’une fonction de ventilation qui permet aux utilisateurs de modifier les entrées et de voir comment cela se répercute sur le reste de la structure. Par exemple, il n’est pas possible pour les utilisateurs d’effectuer une saisie ordinaire dans une cellule consolidée. De cette façon, ils ne peuvent le faire involontairement, donc corrompre les données. Les données consolidées sont obtenues à partir des éléments de base. Cependant, Jedox permet aux utilisateurs d’entrer intentionnellement une valeur dans le but d’observer les répercussions qui se produisent automatiquement sur les éléments de base suivants. Par exemple, si un montant est réduit de 10 %, chacune des catégories qui en dépendent diminue à son tour.

Cela peut se faire à l’aide de plusieurs facteurs (par exemple, dans une certaine région ou un certain domaine fonctionnel, en diminuant de 10 %, mais moins ou plus dans d’autres régions, en fonction des besoins). De plus, une base de données OLAP permet aux utilisateurs de filtrer et de visualiser les données sous différents angles, ce qui permet une ventilation plus sophistiquée des objectifs stratégiques, bien meilleure que le recours à un pourcentage global. De cette façon, les objectifs peuvent être mis en œuvre avec une plus grande précision.

2. Préparer la planification des ressources humaines

La deuxième étape consiste à préparer le processus de planification des RH afin de définir qui est impliqué, qui apporte sa contribution, etc. Comme indiqué plus haut, il existe deux approches en la matière : centralisée, quand le département ou le responsable des RH assume la responsabilité du processus dans l’ensemble de l’entreprise ou de la division ; ou décentralisée, quand chaque responsable ou bien les membres désignés dans l’équipe contribuent à la planification pour leur équipe. Une fois les acteurs identifiés, il faut définir le nombre de lignes entrant dans la planification.

Les deux lignes les plus importantes sont les effectifs et les équivalents temps plein (ETP). Il ne faut pas confondre ces termes. L’effectif est indivisible tandis qu’un ETP peut être un pourcentage (par exemple 50 %, 25 %). Dans certains cas, lorsque la planification est très modeste, la planification des RH se limite à ces lignes.

Prenons un exemple : une entreprise compte 1000 employés. La planification stratégique a montré que les coûts doivent être réduits de 10 %, donc la planification RH détermine quelles équipes au sein de l’organisation devront réduire leur personnel pour atteindre cette réduction de 10 %. Dans d’autres cas, la planification intègre beaucoup plus de lignes. Il peut s’agir des salaires, de paramètres par région (par exemple, les régimes d’assurance, les régimes de retraite, le type d’employé), ou des coûts du travail hors salaire (par exemple les voitures de société, les indemnités kilométriques, les cartes de transport, les dépenses sociales).

Ce qu’il faut savoir c’est qu’il n’existe pas une seule approche valable pour toutes les entreprises et tous les processus. Deux lignes peuvent convenir à une entreprise tandis qu’une autre en aura besoin de 30. Cela dépend de la configuration de chaque entreprise. Attention ! Ce n’est pas le fait d’avoir la granularité la plus élevée (c.-à-d. la quantité de données) qui est déterminante pour que le processus de planification des RH soit efficace, c’est le fait de disposer de la bonne quantité de données.

Jedox au service du processus de planification des ressources humaines

Pour fournir des chiffres réels, il faut disposer d’interfaces avec les systèmes existants, c’est-à-dire avoir accès aux bases de données de l’entreprise. C’est là que Jedox Integrator entre en jeu. Grâce à cet outil convivial et puissant, les utilisateurs peuvent combiner tous les systèmes de base de données avec le serveur OLAP multidimensionnel de Jedox – et ainsi intégrer rapidement et facilement les applications BI/EPM avec Jedox dans les configurations informatiques existantes. Cette possibilité permet aux utilisateurs de disposer de données importantes partout où ils en ont besoin.

La sécurité est également un sujet important en la matière. Les données RH étant généralement confidentielles, les entreprises ne veulent pas que tous les employés accèdent aux informations relatives aux salaires et traitements de chacun. C’est pourquoi la possibilité de définir ou de restreindre les utilisateurs constitue une fonction importante de Jedox.

3. Collecte des données

La troisième étape du processus consiste à recueillir les données réelles. En général, lors de la planification des RH, une entreprise sait que la plupart des personnes qui y travailleront l’année suivante sont déjà en poste cette année, car le personnel reste stable d’une année sur l’autre. Au cours d’une année, une entreprise peut perdre plusieurs personnes et peut devoir combler ces pertes. Mais la majorité de ceux qui seront à bord sont déjà là. L’entreprise connaît donc déjà leurs noms, salaires, managers, etc. Ces données constituent la base de la planification.

Pour que les gens puissent contribuer à la phase de planification des RH, ils doivent soumettre des données réelles sous une forme exploitable. Une fois les objectifs stratégiques établis, la personne chargée de la planification doit se concentrer sur les individus :

• Qui dois-je garder ?
• Quelle(s) fonction(s) dois-je ajouter à l’équipe ?
• À quel moment ? Q1 ou Q4 ?
• Rechercher du personnel qualifié prend-il beaucoup de temps ?

Il se peut que vous ne puissiez pas embaucher avant le quatrième trimestre (Q4). Les réponses à ces questions ont un impact sur les coûts, mais aussi sur la productivité. Apporter sa contribution à la planification est une étape importante. Habituellement, en matière de gestion du personnel, il est question d’individus, mais avec les nouvelles recrues, vous ne connaissez pas les personnes. Vous avez cependant une personnalité ou un profil en tête (en termes par exemple d’expérience, d’éducation, de niveau de salaire).

Un bon système de planification permet une « planification Delta », c’est-à-dire qui n’oblige pas à saisir toutes les données, mais seulement les modifications. Par exemple, votre entreprise emploie plusieurs personnes et l’une d’entre elles la quitte. La recherche de quelqu’un pour pourvoir ce poste vacant occasionnera une augmentation des salaires. Dans un bon système, vous vous contentez d’indiquer l’augmentation et pas le total des salaires avant et après l’augmentation. Cette méthode qui consiste à ne préciser que les modifications au lieu de tout resaisir est beaucoup plus efficace.

Rationaliser la collecte de données avec Jedox

C’est à cette étape que la technologie Web de Jedox offre un avantage significatif en fournissant des formulaires simplifiés qui permettent d’économiser du temps et des efforts. Ils permettent aux utilisateurs d’inspecter les données réelles et d’entrer les données de planification en ligne. Dans la planification RH décentralisée notamment, le processus implique un nombre potentiellement important de contributeurs dont ce n’est généralement pas la fonction principale. Les formulaires de saisie doivent donc être pratiques, se suffire à eux-mêmes et être facilement compréhensibles, sous peine de faire perdre sa dynamique à la planification.

Jedox soutient et entretient la dynamique en fournissant des formulaires en ligne qui répondent à ces exigences. La participation est encouragée par le fait que les responsables de la planification n’ont qu’à envoyer une simple URL permettant aux utilisateurs d’accéder à tout ce dont ils ont besoin pour contribuer efficacement. Il n’est pas nécessaire d’installer une application sur chaque ordinateur. Il n’y a pas non plus besoin de suivre une formation, car les formulaires sont intuitifs.

4. Assurer le flux de travail et la consolidation

Il faut assurer un flux de travail pour que le processus puisse être contrôlé du point de vue des dirigeants. Toutes les parties désignées ont-elles contribué à la planification ? Les objectifs descendants ont-ils été atteints ? Si le flux de travail est conforme à la stratégie et respecte les délais, il doit fournir un ensemble vérifié et complet de données de planification. La consolidation permet de regrouper les données, qui peuvent ensuite être comparées aux objectifs stratégiques. La première version obtenue peut convenir ou bien il peut être nécessaire d’en préparer une deuxième.

Par exemple, si vous avez prévu une augmentation de la productivité de 10 % et que le coût total salarial n’augmente pas de plus de 12 %, vous pouvez faire le constat que le personnel en place sera suffisant pour l’année suivante, mais que la planification des salaires dépasse le budget. Il se peut aussi que vous ayez ventilé vos objectifs pour atteindre une réduction du personnel de 10 %, mais que certaines équipes ne parviennent pas à fonctionner selon les critères nécessaires à cette réduction de 10 %. Il faut donc établir de nouvelles versions pour aligner la planification sur vos objectifs.

Jedox facilite les flux de travail

De nombreuses entreprises comptent sur Excel pour mener à bien à cette opération et savent maintenant pourquoi on parle de « l’enfer d’Excel ». Ce processus est manuel, laborieux, répétitif et nécessite de gérer d’innombrables versions. D’autre part, la base de données OLAP centralisée de Jedox facilite le flux de travail et la consolidation par des mises à jour automatiques et l’élaboration immédiate de versions basées sur les données saisies. Les utilisateurs peuvent visualiser facilement les écarts et identifier rapidement d’où ils proviennent.

5. Intégrer la planification des ressources humaines dans la planification financière de l’entreprise

Une fois la planification des RH alignée sur la stratégie, elle peut être intégrée à la planification des centres de coûts et, finalement, au compte de résultat (P&L) afin de fournir une vue cohérente des finances dans toute l’entreprise.
Il s’agit d’une tendance de plus en plus marquée, motivée par l’aspect financier. Selon Yvette Cameron, directrice de recherche pour les technologies de gestion des ressources humaines chez Gartner, on observe une tendance mondiale montrant un intérêt croissant des directeurs financiers pour les RH, ce qui se traduit par « plus de conversations mêlant à la fois les RH et les finances. » De notre point de vue, il s’agit d’une évolution naturelle et logique.

Garantir une planification intégrée avec Jedox

Jedox offre une modélisation libre de la base de données. Ainsi, au lieu d’avoir une configuration fixe, l’application est très flexible dans la définition des structures de données. Elle fournit des dimensions et des cubes pour répondre à vos besoins, quels que soient les systèmes adoptés dans votre entreprise. Imaginez que vous ayez un cube pour la planification des RH, un autre pour le contrôle des coûts et un autre encore pour le compte de résultat. Jedox permet de relier facilement ces cubes entre eux à l’aide d’une règle de calcul en ligne, de sorte que les utilisateurs peuvent sélectionner des données se trouvant dans un cube et les voir s’afficher dans les autres. Cette fonction assure une intégration très efficace.

Exemple de cas

Maintenant que nous avons examiné les étapes de la planification des RH et la manière dont la technologie Jedox contribue à les rendre efficaces, prenons un exemple concret pour voir comment la planification efficace des RH peut profiter à une entreprise :

Unitymedia est le premier opérateur de réseau câblé en Allemagne. La société compte 2 700 employés et fournit des services câblés à large bande à 13 millions de foyers dans trois régions. Unitymedia est une filiale de Liberty Global, la plus grande entreprise internationale de télévision et de haut débit. Son projet consiste actuellement à remplacer ses outils de planification, de rapport et d’analyse basés sur Excel par une solution basée sur Jedox. Les retours positifs transmis par le département financier ont poussé l’entreprise à déployer le logiciel dans les ressources humaines également.

Grâce à Jedox, l’équipe RH a pu mettre en place une solution de planification sur mesure qui répond à ses besoins spécifiques. Le modèle de planification granulaire intègre tous les coûts matériels alloués au personnel interne et externe. Il automatise également la comptabilité analytique complexe, la modélisation des commissions individuelles et les transferts de personnel au moyen de formules et de règles définies. La planification chez Unitymedia s’appuie sur des données réelles, qui sont importées mensuellement à partir de SAP HCM et ajustées par les partenaires RH issus des différents départements. Dès que les données du plan ont été révisées et validées, les valeurs et les coûts agrégés correspondant aux équivalents temps plein (ETP) sont disponibles dans la planification financière. Cela montre clairement la façon dont les dépenses de personnel prévues affectent le compte de résultat. À l’avenir, l’équipe a l’intention d’intégrer le rolling, la planification à moyen terme et d’autres analyses statistiques à la solution Jedox. Un tableau de bord contenant tous les indicateurs de performance des RH est également en projet (cliquez ici pour lire l’étude de cas complète).

Le faites-vous correctement ?

Il y a plus d’un siècle, l’auteur et entrepreneur américain Orison Swett Marden a fait une observation qui reste valable aujourd’hui : « Un système est bon quand il permet d’atteindre plus rapidement un objectif. » Concernant la planification des RH, les cinq étapes du processus constituent un bon système. Mais pour en tirer le meilleur parti, les entreprises doivent intégrer une technologie qui les aide à atteindre leurs objectifs de planification, pas qui les freine.
Une étude indépendante récente a montré que 90 % des entreprises utilisent encore Microsoft Excel pour leur planification annuelle et qu’elles en constatent les limites. Ce constat est également valable pour la planification des RH. Pour savoir si vous organisez correctement votre planification RH, répondez à cette question : Excel reste-t-il un outil essentiel dans votre processus ? Si c’est le cas, il y a de fortes chances que votre planification ne fonctionne pas correctement.

Jedox est un meilleur outil en matière de planification des RH. Il permet aux professionnels de saisir et de restituer des données budgétaires via le Web et les appareils mobiles. Jedox Web donne aux responsables de budget un accès direct aux données commerciales essentielles dans toute l’entreprise. Les managers simulent des scénarios et des analyses hypothétiques pour fonder leurs décisions, en accord avec les plans stratégiques, ce qui constitue, bien entendu, l’un des principaux objectifs de la planification des RH.