7 étapes pour mettre en œuvre une planification intégrée de vos activités

Le décloisonnement des processus traditionnels au profit de la planification intégrée des activités (IBP) favorise la collaboration entre les équipes à tous les niveaux de l’entreprise. Quelle que soit la complexité de l’environnement métier, toutes les données importantes sont réunies dans une plateforme unique, dressant ainsi un tableau complet de l’organisation et de ses performances. Un tel dispositif permet aux équipes de travailler plus intelligemment et de mieux collaborer afin d’atteindre les objectifs.

La planification intégrée des activités présente de nombreux avantages :

• Simplification de la planification, du reporting et des analyses dans l’ensemble de l’organisation
• Une source unique de vérité rassemblant toutes les données importantes
• Adoption rapide par les utilisateurs grâce à un modèle basé sur Excel et sur d’autres solutions bien connues
• Intégration low-code/no-code simple, nécessitant moins de ressources techniques
• Intégration de données issues de tous types de sources
• Capacité d’adaptation à l’évolution du marché et des besoins des clients

En quoi la planification intégrée des activités se démarque-t-elle des autres solutions ?

Contrairement aux méthodes de planification traditionnelles, la planification d’entreprise intégrée (l’IBP) n’est pas un système cloisonné et linéaire qui se concentre uniquement sur les équipes financières, tel que la planification et l’analyse financières (FP&A). Jusqu’à présent, les équipes financières, commerciales, RH, logistiques et ESG opéraient chacune de leur côté, en utilisant leurs propres processus. Chaque équipe créait des plans et des indicateurs clés de performance, le plus souvent à partir de systèmes et sources de données différents. L’absence de lien entre les processus provoquait des redondances et accroissait les délais de planification, ainsi que le temps nécessaire pour obtenir une vue d’ensemble. Par conséquent, les objectifs de croissance ne pouvaient être abordés que de manière approximative et les opportunités passaient souvent inaperçues.

Comment adopter la planification intégrée des activités ?

L’IBP peut apporter des changements d’ampleur sur le plan humain, opérationnel et technologique. Nous avons défini sept étapes pour vous aider à définir une stratégie et réussir sa mise en œuvre :

1. Définir des objectifs clairs

Pour réussir sa planification, il est fondamental de définir clairement sa stratégie. Créez un plan bien documenté et doté d’objectifs financiers, et partagez-le avec toute l’organisation. Concentrez-vous sur les objectifs qui participent le plus au plan de croissance. Votre stratégie doit indiquer comment atteindre chaque objectif, ainsi que les catégories de produits à privilégier, les marchés à cibler et les segments de clientèle à atteindre. En partageant ces informations dès le début, vous permettez à chaque équipe d’intégrer cette stratégie à ses propres plans.

L’IBP garantit un alignement parfait avec les objectifs de l’organisation en optimisant la coordination et l’efficacité des équipes. Elle implique une planification précoce, une définition claire des rôles et responsabilités, et un calendrier coordonné. La planification intégrée des activités peut s’aligner sur les objectifs suivants :

• Planification des catégories de croissance
• Orientation du développement produit et de l’innovation
• Ciblage des canaux digitaux
• Réalisation des objectifs de liquidité
• Réalisation des objectifs de marge

2. Définir les capacités critiques

Il est fondamental d’identifier les besoins spécifiques de l’organisation. Avant de programmer des démonstrations avec plusieurs fournisseurs de solutions, précisez quelles sont les capacités dont vous avez absolument besoin et celles qui seraient appréciées. Les fonctionnalités ont leur importance, mais les capacités informatiques les plus extraordinaires ne servent pas à grand chose si elles ne sont utilisées qu’à 10 % de leur capacité.

Il est tout aussi important de faciliter les tâches quotidiennes de vos équipes. Malgré leurs inconvénients en matière de planification, les feuilles de calcul sont encore largement utilisées. En passant à une solution de planification intégrée des activités informatiques, les équipes peuvent perdre de leur autonomie. Par exemple, le service financier restera responsable du processus budgétaire, mais il ne sera plus en mesure de le gérer de manière indépendante. Il faut donc trouver le bon équilibre entre l’autonomie qu’apportent les feuilles de calcul et l’adaptabilité d’une solution IBP.

3. Inclure tous les départements

L’IBP a pour but de rationaliser la planification et les performances dans l’ensemble de l’organisation. La collaboration entre les départements est donc essentielle pour une mise en œuvre réussie. Réunissez les décideurs de chaque équipe dès les phases initiales afin d’identifier les lacunes et de définir un objectif commun. Par exemple, impliquez le service informatique dès le début du projet afin de déterminer comment intégrer les systèmes existants, assurer la protection et la sécurité des données, et donner à certaines équipes l’autonomie et la personnalisation dont elles ont besoin.

Lancer le processus de manière dynamique avec les principaux utilisateurs favorise le développement des compétences et des capacités. Des objectifs réalistes peuvent être fixés et atteints dans des délais courts. À l’inverse, un démarrage lent pose des problèmes importants : lorsque la mise en œuvre d’une planification intégrée des activités prend plus de six mois, les membres de l’équipe peuvent changer et l’organisation perd alors de vue les objectifs initiaux. Pour être efficace, la mise en œuvre de l’IBP doit se faire en plusieurs phases rapides.

4. Établir des KPI communs

Il est important de communiquer clairement les objectifs budgétaires et les indicateurs de base de l’organisation. Tous les départements doivent pouvoir s’appuyer sur des KPI communs, qui doivent être compris et partagés par tous les décideurs. Cela permettra d’aligner les actions de chaque équipe sur des objectifs communs, d’améliorer la fiabilité des informations et de renforcer la transparence. En uniformisant le langage, on crée une source unique de vérité qui favorise des processus de planification simples et directs.

5. Envisager le recours à l’intelligence artificielle

Avec l’explosion de l’IA générative telle que ChatGPT, l’intelligence artificielle (IA) s’est démocratisée. Les organisations adoptent de plus en plus cette technologie pour rationaliser la planification et identifier les facteurs internes et externes qui ont le plus d’impact sur leur activité. Les solutions IBP efficaces s’appuient sur les avantages de l’IA et doivent déjà l’avoir intégrée dans leurs plateformes, permettant ainsi aux équipes de tirer parti de prévisions prédictives rapidement et simplement. Ces solutions pratiques aident les équipes à améliorer l’efficacité de leur planification, à rationaliser les activités chronophages et à gagner du temps pour se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Comment évoluent l’approvisionnement, les capacités de production, de transport ? Quels types de produits ou de services enregistrent les taux de croissance les plus élevés ? Ce ne sont là que quelques-uns des facteurs clés qui s’accompagnent d’une planification assistée basée sur l’IA.

6. Cherchez un partenaire sur le long terme

Les solutions IBP ne doivent pas se contenter de soutenir le processus de planification. En plus de fournir une technologie performante, elles doivent aussi apporter une valeur ajoutée en termes d’innovation, de bonnes pratiques et d’avantages à long terme. Les fournisseurs de solutions doivent être en mesure de répondre aux questions de base spécifiques à l’organisation. Au lieu de se concentrer uniquement sur la démo, ils doivent vérifier si la solution répond aux besoins spécifiques de l’organisation et s’ils peuvent organiser un atelier de faisabilité.

Les équipes opérant à différents niveaux de l’organisation récolteront mieux les avantages de l’IBP à l’avenir si elles élaborent une stratégie continue avec un partenaire qui comprend leurs objectifs commerciaux. Une stratégie d’adoption bien rodée permettra une collaboration plus efficace et une prise de décision en toute confiance, indépendamment des incertitudes économiques ou des événements mondiaux imprévisibles.

7. Choisir sa solution de planification des activités intégrée

Conçues pour s’adapter à toutes les organisations, les solutions IBP telles que Jedox permettent aux équipes de commencer à en récolter les fruits à tout moment de leur parcours de transformation numérique. Si l’organisation a besoin de nouveaux secteurs d’activité, de nouvelles sources de données ou de nouveaux modèles, elle peut les ajouter à tout moment.

Les équipes peuvent également se familiariser facilement avec l’IA. Les assistants de planification Jedox AIssisted™ intégrés leur permettent d’intégrer des données provenant de systèmes autrefois disparates. D’entrée de jeu, les utilisateurs peuvent identifier rapidement les facteurs internes et externes qui ont le plus grand impact sur leur activité.

Ces capacités IBP permettent de cultiver l’esprit de décision et la confiance afin que les équipes puissent planifier les opportunités, réagir rapidement aux changements et découvrir des possibilités insoupçonnées.

Conclusion

En décloisonnant les données, l’IBP offre une vision globale de l’organisation et de ses performances. En plus de favoriser la collaboration, elle permet à toutes les équipes d’accéder à des données en temps réel et d’obtenir des informations exploitables, qui resteraient autrement inexploitées.