Planification top down et bottom up
La planification est l’un des aspects les plus importants dans la réussite d’un projet de pilotage de la performance. Deux des méthodes de planification les plus courantes sont la planification Top-down et la planification Bottom-up. Bien que ces deux modèles représentent deux stratégies opposées, ils partagent des similitudes dans la manière d’identifier les objectifs clés. Schématiquement, l’approche Top-Down va du général au spécifique, tandis que l’approche Bottom-up va du spécifique au général. Dans les entreprises, les deux approches sont souvent combinées.
Qu’est-ce que la combinaison des approches Top-down et Bottom-up ?
La combinaison des planifications Top-down et Bottom-up revient à élaborer une planification bidirectionnelle. Il s’agit d’une combinaison d’approches descendantes et ascendantes. Les différences d’informations entre les deux processus – qu’il s’agisse des méthodes de planification intégrée, de la manière de définir les objectifs, des possibilités de les concrétiser – sont coordonnées et discutées en continu.
Top-down
Dans le cadre d’une planification Top-down, des objectifs globaux sont d’abord définis et les moyens pour les atteindre sont déterminés. Puis, ces objectifs descendent progressivement dans les différentes branches de la hiérarchie pour être développés et précisés. Il s’agit d’une approche divergente.
Bottom-Up
Avec la méthode de planification Bottom-up, des objectifs relativement précis sont fixés au plus bas de la hiérarchie. Ils sont ensuite progressivement intégrés aux objectifs et de la stratégie globale en remontant les branches de la hiérarchie. Il s’agit donc d’une approche convergente.
De haut en bas ou de bas en haut ?
La planification top-down implique traditionnellement la définition des objectifs de l’entreprise et la manière de les subdiviser en objectifs spécifiques, lesquels sont ensuite traités par étapes.
- La planification Top-down, également appelée planification descendante, est une approche qui vise à passer progressivement du niveau supérieur au niveau inférieur d’une hiérarchie particulière.
La direction de l’organisation fournit un cadre de travail avec des objectifs ; il s’agit par exemple de se baser sur le développement du marché et d’indiquer des objectifs de croissance. Ces objectifs sont ensuite décomposés dans des plans d’action subalternes et décrits plus en détail au niveau inférieur de la hiérarchie. Ces plans d’action subalternes servent alors à leur tour à définir des plans d’action et des objectifs pour les couches suivantes dans la hiérarchie. - L’objectif de la planification Bottom-up, ou planification ascendante, est d’élaborer un plan d’action à un niveau hiérarchique opérationnel, puis de le développer jusqu’au niveau hiérarchique supérieur.
La planification Bottom-up peut ainsi se concentrer sur des produits ou des services spécifiques, dans une région donnée. Elle se fonde sur des relevés qui indiquent les prévisions de ventes, puis la capacité de production, puis les coûts spécifiques à un département, puis une évaluation subjective des tendances du marché par la personne en charge de définir le plan d’action.
Quel est le modèle le plus adapté à mon entreprise ?
On détermine le meilleur modèle selon la nature des activités et selon les ressources disponibles. En tant qu’entrepreneur, vous devez décider du degré de contrôle que vous souhaitez exercer sur la mise en œuvre des stratégies dont vous avez besoin pour atteindre les principaux objectifs. Les techniques de planification Top-down et Bottom-up ont chacune leurs propres avantages et inconvénients.
Avantages et inconvénients de la planification descendante
- L’avantage de la planification Top-down est que les objectifs des plans d’action correspondent, à tous les niveaux hiérarchiques, aux objectifs de l’entreprise dans son ensemble. Ce processus élimine les tâches de coordination complexes et longues, si bien que chaque plan d’action est élaboré relativement rapidement.
- Le plus grand inconvénient de l’approche Top-down est que la direction n’a qu’une idée simplifiée des capacités et des contraintes propres aux différents services. Il peut en résulter des objectifs irréalistes et donc inatteignables.
Avantages et inconvénients de la planification ascendante
- L’avantage de la planification Bottom-up, est que la planification part directement des salariés concernés. Il en résulte une plus grande motivation et une meilleure projection des collaborateurs dans le plan d’action. Les salariés sont directement impliqués dans la planification et celle-ci est généralement plus réaliste.
- Un inconvénient majeur de l’approche Bottom-up est le temps nécessaire à la coordination. Il peut également arriver que les plans d’action subalternes se contredisent et que la barre soit in fine placée trop bas pour les objectifs à atteindre.
Procédure à contre-courant : marier les stratégies et les activités des deux approches
Afin de tirer le meilleur parti des planifications Top-down et Bottom-up, les deux approches sont souvent combinées.
Si les planifications Top-down et Bottom-up sont appliquées simultanément, on parle de planification à contre-courant, ou de méthode à contre-courant. La combinaison des deux méthodes de planification améliore l’élaboration des objectifs, permet de mieux intégrer tous les services concernés et in fine, donne des résultats de meilleure qualité.
Comment fonctionne la procédure à contre-courant ?
- Préparatifs Top-down : la direction de l’entreprise fixe des objectifs préliminaires, des objectifs prioritaires, ainsi que des plans d’action, souvent basés sur des prévisions Bottom-up antérieures.
- Les niveaux hiérarchiques suivants utilisent ces lignes directrices pour décliner des objectifs et des plans d’action adaptés à leurs services respectifs.
- Réponse Bottom-up : au niveau hiérarchique le plus bas, les plans d’action sont coordonnés étape par étape puis synthétisés.
- La direction de l’entreprise valide les objectifs et les plans d’action synthétisés.
Les avantages du processus à contre-courant :
Les contenus des objectifs stratégiques et des mesures à prendre sont coordonnés.
La combinaison des éléments découle sur des objectifs plus réalistes.
Les collaborateurs comprennent mieux la mise en œuvre des plans d’action et se sentent plus impliqués dans le cheminement vers les objectifs.
Tenir compte des délais
La communication et la coordination entre les collaborateurs des différents plans d’action sont essentielles. L’expérience a montré que le processus de planification devra être répété plusieurs fois avant qu’un plan d’action à l’échelle de l’entreprise puisse être définitivement établi.
Une solution moderne de planification par exemple dans le domaine de la planification et de l’analyse financières (FP&A), qui propose des fonctionnalités dédiées aux flux de collaboration et de validation, est susceptible de réduire considérablement les délais et les efforts habituellement demandés aux collaborateurs.
