Qu’est-ce que le S&OP ?
La planification des ventes et des opérations ou S&OP (en anglais, Sales and Operations Planning) est essentiellement un processus de planification intégrée, même si certains considèrent que ce dernier est plus holistique et inclusif. Dans cet article, nous répondrons à plusieurs questions : qu’est-ce que le S&OP ? À quoi sert-il ? Et quelle valeur apporte-t-il aux organisations ?
Qu’est-ce que le S&OP ?
Le S&OP est un processus qui permet d’aligner les plans de vente et les objectifs commerciaux avec toutes les autres fonctions de l’organisation, et inversement. La planification des ventes et des opérations peut être comprise comme un terme générique qui regroupe l’ensemble de la planification intégrée, des plans de vente aux plans de production, en passant par les plans d’inventaires et bien d’autres processus, selon la structure organisationnelle. En ce qui concerne l’analyse et la planification financières (FP&A), les avis divergent. En effet, si certains experts considèrent qu’elle ne relève pas du S&OP, d’autres font valoir l’importance de l’alignement dans la planification à tous les niveaux de l’organisation. C’est également sur ce point que la planification intégrée et le S&OP se recoupent le plus souvent.
Le processus intégré de planification des ventes et des opérations aide les dirigeants d’entreprise à déterminer comment répartir les ressources en leur fournissant de précieuses informations provenant de toutes les fonctions de l’organisation. En effet, dans un contexte de mondialisation où les usines de productions sont souvent implantées dans plusieurs pays différents, il est particulièrement important de mettre en place une base de données agrégées cohérente pour accentuer la précision de la planification des ventes et des opérations.
Les origines du S&OP
Le terme S&OP apparaît pour la première fois dans l’ouvrage de Richard Ling et Walter Goddard publié en 1988, « Orchestrating Success: Improve Control of the Business with Sales and Operations Planning ». Depuis, le concept a été développé plus en profondeur par les auteurs d’origine et par d’autres. Il est généralement décrit comme un processus en cinq étapes qui inclut :
- la collecte et la préparation des données,
- la planification de la demande,
- la planification de l’offre,
- la consolidation du plan pour équilibrer l’offre et la demande, et
- la validation des plans par le Conseil d’administration.
La FP&A doit-elle être incluse dans ce processus ? Comme nous l’avons mentionné plus haut, le sujet fait débat. On utilise souvent les termes « gestion de la chaîne d’approvisionnement » ou « planification de la chaîne d’approvisionnement » pour faire référence au processus de planification des ventes et des opérations.
À l’origine, ce que l’on appelle désormais le S&OP était désigné par le terme « Planification de la production ».
Le processus de S&OP
Tous les processus de planification reposent un élément clé : les données. Elles doivent être disponibles de manière structurée et cohérente et, idéalement, doivent être de haute qualité, ce qui exclut les données incomplètes ou présentant des valeurs extrêmes (valeurs aberrantes). Ainsi, la première étape consiste à accéder aux données et à les préparer.
Il faut ensuite prendre des mesures étroitement intégrées, dont les performances doivent être constamment mesurées. Après la préparation des données vient la planification de la demande, où les planificateurs doivent comparer en permanence les données réelles des ventes par rapport aux prévisions de vente et aux plans. Pour s’aligner avec le marketing, les plans et prévisions doivent également être synchronisés avec les plans de marketing pour générer la demande.
Il faut ensuite passer à la planification de l’offre, où la question est de savoir comment répondre à la demande. Pour cela, la production réelle est constamment comparée au plan. La puissance nominale ainsi que la capacité du personnel jouent ici un rôle clé. C’est pourquoi il est également important de mettre en place des protocoles pour gérer les pénuries imprévues d’approvisionnement dues à des interruptions de la production.
Dans l’étape suivante, la planification de l’offre et de la demande pour toutes les régions est consolidée, puis équilibrée pour être synchrone. L’objectif est de valider la planification réalisée aux étapes précédentes et de l’agréger. C’est aussi à cette phase que la FP&A entre en jeu.
Pour la dernière étape du cycle continu, le S&OP exécutif, les données réelles et les plans sont à nouveau comparés au niveau agrégé et des plans d’exception sont mis en place. C’est également là que les problèmes potentiels doivent être discutés et résolus. La fréquence du cycle de planification peut être hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle, selon le secteur d’activité et les biens produits.
La portée de la S&OP peut aussi varier considérablement et peut aller d’une échelle nationale à régionale (par exemple, région EMEA, Amérique du Nord et du Sud, etc.) ou même internationale. Plus la portée est importante, plus les processus de consolidation sont complexes. Pour planifier les ventes et opérations internationales avec des cycles de planification courts, il est absolument indispensable d’utiliser une plateforme de planification.
Renforcer l’excactitude et la précision en S&OP
La planification des ventes et des opérations est un processus complexe et les cycles de planification sont généralement plutôt courts. Un logiciel de planification peut s’avérer utile dès la phase de préparation des données. D’ailleurs, de nombreuses entreprises utilisent déjà un data warehouse qui assure la cohérence des plans de ventes et des prévisions relatives à la planification de l’offre et de la demande.
Bien que la plupart des organisations utilisent déjà une forme ou une autre de logiciel de planification, elles sont souvent freinées par la fragmentation des systèmes entraînée par les silos de données, et par conséquent, par l’incohérence des données. Grâce aux plateformes utilisant une base de données intégrée comme source unique de vérité, la planification devient unifiée et gagne en cohérence, tout en renforçant la collaboration. Résultat : la qualité des données est améliorée et la planification plus précise.
Le problème des silos de données dans la planification
Dans de nombreuses entreprises de production de toutes tailles, les représentants et cadres commerciaux consolident périodiquement leurs données dans une feuille de calcul centrale. Ensuite, il reste à compléter les données commerciales avec les données principales du système ERP pour pouvoir élaborer le plan industriel et commercial. Cette étape est fastidieuse et demande tellement de temps qu’elle ne permet de générer qu’un aperçu mensuel et non quotidien. Elle nécessite de copier et coller manuellement les données dans les feuilles de calcul – un travail pénible, répétitif et propice aux erreurs.
À l’origine, le problème vient de la rétention des données dans les différents systèmes sources qui constituent de véritables silos de données. L’équipe des ventes se sert d’un logiciel CRM comme Salesforce, la production s’appuie sur un ERP, tandis que les achats utilisent une solution de gestion des approvisionnements. Bien souvent, la comptabilité et le marketing ont également chacun leur système, qui peut même varier selon les régions dans lesquelles opère l’entreprise. Les données utiles pour dresser le panorama complet de l’activité de l’entreprise existent, mais ne sont pas reliées.
Les collaborateurs en charge de la planification sont obligés chaque fois d’échanger, de rapprocher et de fusionner des douzaines de tableaux Excel exportés. Non seulement ce travail est long et rébarbatif pour toutes les personnes concernées mais il signifie aussi que les données ne sont plus actualisées dès leur export à partir du système source.
Briser et éviter les silos de données
Les problèmes causés par les silos de données sont évidents : le plan industriel et commercial est trop long à établir, le résultat n’est ni précis, ni à jour, ni très facile à modifier. En résolvant le problème des silos, les contrôleurs du service Finance, les responsables d’autres services et les directeurs logistiques font œuvre utile pour eux-mêmes et pour toute l’entreprise.
C’est pourquoi certains font appel à des solutions qui réunissent et homogénéisent toutes les données pertinentes. Dans l’idéal, ces solutions utilisent également la technologie ETL (Extract, Transform, Load) pour traiter automatiquement les données. La base de données centrale qui en résulte sert de source unique de vérité.
Pour éliminer complètement les silos de données à long terme, il convient en outre de travailler en concertation avec les différents responsables de service. Ces derniers, omettent souvent la dimension de l’intégration des données lorsqu’ils implémentent un nouvel outil logiciel pour gérer une tâche spécifique. Vous devez sensibiliser vos collègues à l’intérêt d’intégrer les données. Au bout du compte, chaque équipe a intérêt à se passer de l’exportation périodique des données.
Combiner source unique de vérité et planification
L’entrepôt de données représente une première étape positive, qui permet aux équipes financières, aux spécialistes de la vente et aux gestionnaires de production de collaborer davantage, à partir des mêmes données. Mais dès qu’il s’agit de planifier, chacun a tôt fait de se remettre à créer des tableaux Excel distincts. Pour éviter cela, certaines solutions logicielles tout-en-un combinent une base de données à des fonctions de planification et d’analyse.
L’avantage est que l’on peut modifier directement les données dans ces solutions et visualiser instantanément l’impact de nouveaux calculs sur la planification et les prévisions. On évite ainsi de retomber dans le chaos des tableaux Excel et de multiplier les applications isolées dans les services spécialisés. Toutes les opérations de gestion de la performance ont lieu dans une seule et même solution.
Les données complexes inhérentes à des centaines, voire des milliers de produits tout au long de la chaîne logistique gagnent en transparence pour toutes les parties concernées. Il devient possible de mettre au jour et de caractériser des liens importants entre les ventes, la production et les achats. Il est également plus facile de planifier et de coordonner les besoins en personnel, en machines et en composants, qui évoluent sans cesse.
L’harmonisation et l’automatisation des processus améliorent aussi nettement les prévisions de ventes et la planification des capacités des différents sites de production. Quand toutes les données sont accessibles de manière uniforme, cohérente et centrale, il est plus simple d’automatiser le reporting et les prévisions. Autrement dit, tous les services de l’entreprise sont informés en permanence de la situation actuelle et, le cas échéant, peuvent modifier leur propre partie du plan en conséquence. Une solution unifiée, utilisée par tous, permet de connaître systématiquement l’impact d’une modification sur les autres parties du plan et sur le plan d’ensemble. Au lieu de s’appuyer sur de multiples valeurs de référence disparates, l’entreprise définit ses indicateurs clés de performance (KPI) de façon homogène pour tous les services et résout le problème des silos de données.
Les avantages des Plateformes en tant que service (PaaS) pour le S&OP
- La collecte, la préparation, la consolidation et l’agrégation des données est plus rapide et plus précise qu’avec des tableurs Excel multiples ou un environnement système fragmenté.
- La cohérence et la qualité des données sont assurés grâce à une source unique de vérité, qui fournit des informations toujours à jour à tous les employés de l’organisation, favorisant ainsi une collaboration plus efficace.
- La comparaison des données réelles aux prévisions et aux plans est plus rapide et les prévisions sont plus faciles à ajuster.
- Compléter la planification financière et commerciale par un outil parfaitement connecté à votre ERP, tout en restant indépendant et doté de capacités d’écriture différée permet d’assurer la fluidité des opérations.
- Exécutez facilement des scénarios à partir d’un modèle de variable unique afin d’établir des prévisions et des plans pour les changements de prix des matières premières, l’évolution de la demande et la compétitivité des prix.
