Qu’est-ce qu’un EPM ?

Il est toujours bon d’examiner et revoir la planification de vos activités et la gestion de vos performances. Quelles ont été vos plus grandes réussites ? Qu’est-ce qui a moins bien marché  ? Par où commencer ? Reprenons rapidement les bases, de la définition de la gestion des performances à la valeur commerciale de l’entreprise. Comment la gestion des performances s’intègre-t-elle à l’architecture technologique existante de l’entreprise  ? Pourquoi les entreprises modernes cherchent-elles à améliorer leurs capacités de gestion des performances ?

Brève histoire de la gestion des performances

Le concept d’EPM existe depuis des dizaines d’années. Avant les avancées en matière d’informatique et de technologie Cloud, les processus et solutions EPM étaient gérés manuellement à l’aide d’un stylo et de papier, de réunions physiques interminables, d’appels téléphoniques, etc.

Dans les années 1970 et 1980 sont apparus les premiers logiciels tableurs rudimentaires, comme Lotus 1-2-3 et VisiCalc. Ils ont d’abord été utilisés pour effectuer la comptabilité, mais aussi pour collecter des informations sur les budgets et les finances à des fins de reporting et d’analyse. Remplaçant les feuilles de calcul manuelles, les tableurs ont permis aux équipes financières d’améliorer la création de budgets et de rapports.

Ce n’est que suite à l’émergence des e-mails et autres technologies connectées que les fonctionnalités et la portée des solutions EPM ont commencé à s’élargir, permettant ainsi à de multiples parties de collaborer pour créer des rapports financiers communs. Cette connectivité a mené à la mise en place de solutions logicielles de gestion des performances plus avancées, ce qui a permis l’automatisation des processus de reporting et de contrôle de gestion vers la fin des années 1990 et a simplifié les efforts de consolidation des comptes.

La « révolution » de l’EPM s’est amorcée à l’ère de l’Internet. Même si les technologies EPM à proprement parler n’existaient pas encore, plusieurs entreprises de logiciels ont commencé à imaginer comment concevoir des solutions EPM, les adapter aux besoins spécifiques du secteur et les utiliser pour améliorer les capacités de reporting, de contrôle de gestion et d’analyse, ainsi que pour automatiser la gestion.

D’après nos calculs, la technologie requise pour avancer dans ce secteur a rattrapé les idées existantes vers 1995, lorsque les avantages technologiques ont poussé les entreprises à abandonner le papier, à mettre leurs vieux systèmes sur DOS aux oubliettes et à adopter une technologie plus récente et efficace.

L’EPM est-elle une méthodologie ou un outil ?

Il est important de préciser que l’EPM n’est pas un logiciel à proprement parler, comme beaucoup le croient à tort, mais une démarche visant à accroître l’efficacité et les capacités de mesure pour améliorer les performances d’une entreprise. Elle permet à la direction de mieux répondre aux défis et opportunités présentés par un projet, une section, une ligne opérationnelle et une zone géographique, que ce soit au niveau d’une entreprise ou d’un groupe corporatif.

Bien que les EPM ne soient pas un simple logiciel, une solution EPM robuste n’en est pas moins essentielle à l’amélioration du processus EPM, dont elle renforce autant que possible l’efficacité. Compte tenu de la relation fondamentale entre les processus et la technologie, les solutions logicielles EPM sont généralement disponibles.

Champ d’application de l’EPM

Dans l’idéal, un système EPM devrait pouvoir gérer la planification, les rapports et les analyses à l’échelle de l’organisation toute entière.

Jusqu’à aujourd’hui, ces processus étaient souvent considérés comme relevant de la responsabilité du directeur financier. Par conséquent, les chefs de services tels que les ventes, les RH et les opérations devaient créer leur propre sous-ensemble ou interpréter eux-mêmes le plan financier. À titre d’exemple, les directeurs commerciaux devaient diviser les objectifs financiers en différents types de revenus, comme les secteurs d’activité et les niveaux des quotas, tandis que les RH et les directeurs des opérations devaient créer leur propre solution de planification. L’EPM comble le fossé entre ces différents silos de planification et favorise la planification, l’analyse et la création de rapports sur les résultats commerciaux, les KPI, etc.

On peut l’envisager comme un processus :

1. Collecte de données financières et non-financières à l’échelle de l’organisation
2. Analyse et calcul des principaux KPI
3. Définition de cibles et d’objectifs organisationnels et stratégiques à haut niveau
4. Transmission des objectifs aux secteurs fonctionnels de l’organisation
5. Détermination des cibles pour des leviers d’activité spécifiques
6. Mesure du succès et nouvelles prévisions

Comprendre la différence entre EPM, ERP et BI

Les solutions ERP (Enterprise Resource Planning ou Progiciel de Gestion Intégré) et CRM (Customer Relationship Management ou Gestion de la relation client) sont avant tout des systèmes transactionnels. Leur rôle est principalement d’optimiser et saisir les données générées par les processus et les transactions au quotidien pour répondre à des objectifs spécifiques.

Cependant, le nom « Enterprise Resource Planning » (ERP ou Progiciel de gestion intégré) peut porter à confusion. La gestion des performances de l’entreprise (EPM) est un système à part qui est spécifiquement conçu pour compléter les ERP et les CRM.

Les systèmes de gestion des performances ont pour mission de fournir un aperçu des performances de l’organisation dans son ensemble, en utilisant les données saisies à l’aide de ces autres systèmes. Toutes ces solutions fonctionnent donc en symbiose. De plus, les EPM permettent, la plupart du temps, de mettre à jour les données de planification organisationnelle en fonction de plusieurs leviers d’activité et de calculer les règles commerciales (par exemple, remises, parts de budget, croissance, etc.)

Les systèmes d’informatique décisionnelle (Business intelligence ou BI en anglais) offrent des fonctionnalités parfois redondantes avec celles des systèmes EPM. Par exemple, la création d’un rapport « Dépenses réelles par rapport au budget » est une fonctionnalité qui existe à la fois sur les BI et les EPM. Toutefois, pour favoriser un processus de planification totalement unifié (permettant de créer et collecter les données de planification, de déterminer un budget et des prévisions, de simuler et saisir les données relatives aux chiffres du plan et aux leviers), il faut, dans l’idéal, mettre en place un système EPM pour tirer pleinement partie des données obtenues grâce à ce processus.

La gestion des performances à l’heure actuelle

Au cours des vingt dernières années, les systèmes client/serveur sur Windows se sont convertis en applications Web sur navigateur. Aujourd’hui, on constate une demande croissante de logiciels Enterprise Performance Management basés sur le Cloud, également appelés logiciel en tant que service ou Software-as-a-Service (SaaS). Le cloud offre en effet une alternative plus abordable en matière d’EPM, car il élimine certains coûts pour les entreprises, comme les frais d’embauche d’informaticiens. En l’absence d’infrastructures coûteuses à maintenir, les ressources peuvent être investies dans des opportunités de croissance stratégique, tandis que les employés peuvent consacrer leur temps à des tâches créant plus de valeur ajoutée.

Au cours de la dernière décennie, nous avons vu émerger des solutions EPM dotées de produits autonomes, modulaires et basés sur le cloud d’une complexité incroyable, qui ont repoussé les limites de la gestion des performances. L’EPM sert à mesurer les performances dans toutes les fonctions de l’entreprise de manière cohérente et efficace pour obtenir des résultats optimaux. Elle relie aussi efficacement les fonctions opérationnelles et de soutien à l’entreprise et consolide les informations à travers la finance.

La gestion des performances de l’entreprise n’est pas qu’un simple système

Mais une plateforme organisationnelle qui permet de gérer et d’aligner de manière dynamique la planification stratégique et les objectifs sur les ressources humaines et les processus. Les logiciel EPM permettent de fusionner les silos et les processus de planification isolés, pour suivre les performances et définir les objectifs de manière plus flexible, responsable et transparente dans l’ensemble de l’organisation. L’EPM offre trois avantages clés :

• Automatisation : L’automatisation des activités de planification financière, de reporting et de consolidation, ce qui élimine les erreurs et les interventions manuelles chronophages.
• Accélération : L’accélération des cycles, la fourniture de chiffres pertinents et la libération de temps pour se consacrer à la stratégie et à l’analyse.
• Unification : La réunion des finances et des opérations autour d’un planning global, car la planification intégrée apporte une meilleure collaboration entre les services.

Identifier le potentiel d’optimisation dans les différents secteurs d’activité

La gestion des performances est généralement considérée comme relevant du domaine des finances ou du contrôle de gestion. Néanmoins, grâce à leurs automatismes qui accélèrent et simplifient la mise en œuvre, les solutions d’EPM rendent la planification et les prévisions beaucoup plus utiles aux autres services. Les logiciels EPM sont par exemple très efficaces pour améliorer la précision et l’efficacité des ventes, des ressources humaines, du marketing et des achats.

Les équipes commerciales optimisent le processus des ventes avec l’EPM
Des plans peuvent dès lors être établis sur la base des chiffres que tout outil de vente moderne génère automatiquement. Ces plans aident les équipes à restructurer un entonnoir de vente, ou à rendre un entonnoir de vente existant encore plus efficace. Grâce aux fonctions de prévision d’une solution d’EPM, il devient possible de déterminer des objectifs qui sont contrôlés et ajustés en temps réel par les équipes. Les différents ajustements de l’entonnoir de vente sont ainsi planifiés et contrôlés par les équipes de vente dans une approche plus centrée sur les données, plus collaborative et plus active.

Les équipes RH utilisent l’EPM pour mieux encadrer les carrières
L’équipe RH identifie les nouveaux besoins à un stade précoce et s’en sert dans sa planification. Cela lui sert à définir des objectifs qu’elle peut comparer en permanence avec un flux de données actualisé en temps réel, généré par exemple par les outils de vente. La répartition des salaires est ainsi toujours disponible, en quelques clics. En outre, des prévisions pour la planification budgétaire dans le domaine des ressources humaines sont possibles.

Les équipes marketing utilisent l’EPM pour contrôler les performances des campagnes
Elles obtiennent une vue globale de la performance des actions qu’elles mènent et sont dès lors capables de décider lesquelles poursuivre, améliorer ou abandonner. Le reporting est consolidé et ne doit plus être assemblé manuellement à partir de plusieurs sources de données. Il est ainsi possible d’adapter plus rapidement et plus facilement les campagnes existantes.

Les équipes achat contrôlent mieux la chaîne logistique grâce à l’EPM
Elles gèrent sans effort les chiffres clés liés aux capacités et à la qualité des produits commandés via une vue d’ensemble. Elles optimisent les structures de coûts et rendent transparents les achats au sein de l’entreprise. Une équipe achat peut ainsi être mieux informée et réagir plus rapidement aux augmentations de prix d’un fournisseur, ce qui lui permet de réaliser des économies et d’accroître la productivité.

Placer les données EPM dans le contexte financier permet d’obtenir une vision plus simple de données techniques autrement aberrantes, tout en rendant les décisions managériales Explicables, Défendables et Exécutables. Être capable d’expliquer, de défendre et d’exécuter les décisions est en effet essentiel pour améliorer la stratégie de l’entreprise sur le long terme, entre autres choses.

L’EPM en tant que logiciel

La gestion des performances à l’aide d’un logiciel dédié permet de renouer avec la rentabilité. Elle réoriente les équipes vers l’avenir, leur permet de créer des prévisions basées sur des analyses de situations réelles. À l’origine, l’EPM n’était utilisé que par les services financiers. Il s’est depuis considérablement développé. Il est désormais conçu pour être utilisé par de nombreux services et peut être mis en œuvre avec succès dans le cadre d’une planification globale.

La mise en œuvre : Les logiciels d’EPM modernes prennent en charge des activités à tous les échelons de l’entreprise et sont également utilisables pour étendre les systèmes de veille économique. Un logiciel d’EPM offre des capacités de planification, de budgétisation et de prévision via des tableaux de bord qui affichent les données clés de l’entreprise.

Les fonctionnalités : Le logiciel EPM aide les entreprises à accroître leur efficacité en éliminant ou en étendant les feuilles de calcul et en améliorant les méthodes de planification et de reporting grâce à des bases de données centralisées, à la gestion des flux et au contrôle des processus. Il contribue à accroître l’implication de chacun au sein de l’entreprise en alignant les objectifs stratégiques, financiers et opérationnels, en élargissant le nombre de participants lors de la budgétisation et en fournissant à chacun les dernières données disponibles en quelques clics seulement.

Prévision: Des solutions IA éprouvées pour une planification modernisée

À l’ère digitale, les entreprises ne peuvent plus négliger l’importance des données pour prendre des décisions, une tendance qui entraîne de nouvelles exigences pour le secteur financier. Au lieu de se concentrer sur les rapports passés, les contrôleurs de gestion doivent désormais utiliser des analyses prédictives pour produire des études plus prospectives et des prévisions toujours plus pertinentes pour la prise de décision.

Autre objectif : renforcer l’automatisation des tâches de routine pour pouvoir consacrer davantage de temps et d’attention aux analyses stratégiques et à l’interprétation des données. À cette fin, il faut mettre en place de nouveaux outils d’IA et d’apprentissage automatique, qui sont facilement et immédiatement accessibles grâce aux solutions Cloud et offrent des capacités de calcul à la demande presque illimitées. Jedox utilise ainsi le data hub de sa plateforme EPM pour les applications IA.

Des analyses approfondies basées sur la gestion et l’intégration des données

Pour tirer des prévisions (et autres conclusions) grâce à l’IA, il faut d’abord mettre en place une base de données claire et exhaustive. C’est pourquoi la gestion et l’intégration des données, qui constituent les processus clés de l’environnement de BI classique, resteront essentielles au succès de la nouvelle génération d’analyse des données.

D’après les projets pilotes menés par Jedox, les analyses réalisées par IA sur la plateforme ont généré très rapidement une valeur commerciale. Pour permettre l’intégration de n’importe quelle source de données, ainsi qu’un volume important de données, Jedox a mis en place plus de 50 connecteurs prédéfinis et s’appuie sur la puissante fonctionnalité d’ETL de sa plateforme de BI.

Conclusion

Comme tous les consultants EPM expérimentés vous le diront, mettre en œuvre une solution adaptée et conçue précisément pour répondre aux besoins de votre entreprise prend du temps. Toutefois, c’est précisément pour cette raison qu’il est indispensable de discuter avec votre fournisseur de solution EPM :

• Les besoins de votre entreprise ont-ils bien été pris en compte dans votre solution EPM ?
• Votre équipe a-t-elle besoin de compétences spéciales en codage ou en programmation pour l’utiliser ?
• Les tableaux de bord sont-ils facilement personnalisables en fonction de vos besoins ?
• Avez-vous choisi une solution d’une flexibilité inégalée permettant de créer votre propre modèle ?
• La solution offre-t-elle une connexion rapide et facile à vos bases de données existantes ?
• La solution offre-t-elle les délais de mise en œuvre les plus rapides du marché ?

L’évolution de la gestion des performances nous amène au contexte actuel : Une solution EPM réellement moderne offre à votre entreprise une base solide pour améliorer son agilité, sa flexibilité et sa résilience.