Construire l’avenir : Comment maîtriser les défis et identifier les opportunités grâce au reporting de gestion

Bien que le reporting de gestion soit depuis longtemps un pilier des entreprises, il est devenu un outil inestimable pour les cadres supérieurs et les cadres supérieurs qui recherchent une meilleure compréhension des performances et des opérations financières quotidiennes de leur organisation. En effet, les technologies avancées, telles que l’analyse prédictive, l’automatisation et l’intelligence artificielle, ont dynamisé l’outil pour fournir des informations factuelles encore plus actuelles, transparentes et pertinentes.

Ces technologies ont permis une meilleure collecte, intégration et analyse des données provenant des systèmes ERP/CRM et d’autres sources. Le processus de reporting est également devenu plus automatisé, permettant aux responsables de préparer des rapports en une fraction du temps qu’il fallait auparavant, tandis que la visualisation des données a aidé les parties prenantes à repérer d’un seul coup d’œil les tendances, les erreurs, les incohérences et d’autres problèmes. En conséquence, les dirigeants sont de plus en plus informés et plus confiants dans leurs décisions commerciales afin de débloquer et de créer une plus grande valeur dans leur organisation.

Cela ne veut pas dire que les professionnels de la finance et les autres parties prenantes des organisations ont pleinement mis en œuvre ou utilisent efficacement les systèmes et logiciels de reporting de gestion. De nombreuses organisations utilisent encore des processus manuels pour créer des rapports de gestion, ce qui ralentit la productivité et détourne l’attention des activités commerciales. Et de nombreux dirigeants sont encore confrontés à des problèmes de qualité des données ou à la création d’un format standardisé afin que les parties prenantes puissent visualiser une version unique de la vérité.

Néanmoins, la promesse des systèmes de reporting de gestion ne peut être surestimée. Ils peuvent automatiser les tâches de routine, réduire la complexité et accélérer la création de rapports. Cela permet aux dirigeants d’une organisation de se concentrer davantage sur l’analyse, les informations exploitables et une meilleure prise de décision. Et il y a d’autres avantages pour l’organisation, comme une meilleure communication et collaboration entre les différents départements et le personnel. Cela peut également améliorer les performances et la productivité individuelles, remonter le moral et potentiellement créer une culture basée sur les données qui permet un développement continu de l’entreprise.

Rapports de gestion et rapports financiers

Il existe plusieurs différences clés entre les rapports de gestion et les rapports financiers.

Rapports de gestion

• Fournit des informations détaillées sur les performances financières et opérationnelles nécessaires pour aider les décideurs à prévoir les tendances, à apporter des changements et à repérer les opportunités de croissance futures.
• Principalement préparé pour un usage interne par les managers et les cadres supérieurs.
• Personnalisable et non obligatoire. Probablement contenir des informations exclusives et confidentielles.
• Des exemples de rapports incluent les ventes et le marketing, les profits et pertes, les performances des employés, et la conformité environnementale.

Rapports financiers

• Un retour sur les déclarations et les données historiques d’une organisation, offrant une vue d’ensemble de la croissance et du développement global mensuel, trimestriel ou annuel. Not conçu pour influencer les décisions.
• Principalement préparé pour un examen externe pour les banques, les investisseurs, les fournisseurs ou les régulateurs.
• Légalement requis à des fins de conformité et à des fins juridiques.
• Des exemples de rapports incluent les profits et pertes, les bilans, les comptes créditeurs et débiteurs et statements les flux de trésorerie.

Types de rapports de gestion

Il existe de nombreux types de rapports de gestion utilisés dans une organisation. Ils comprennent :

• Rapports de ventes et de marketing
  Analyse des ventes
  Campagne de marketing
  Coût d’acquisition client
  Valeur à vie du client
• Financier
  Profit et perte
  Bilan
  Des flux de trésorerie
  Taux de réalisation
  Taux d’utilisation
• Gestion de l’inventaire
  État des stocks
  Prévisions d’inventaire
• Performance
  Performance des employés
  Taux de rétention et de turnover des employés
  Performance du projet
• Conformité
  La santé et la sécurité au travail
  Respect de l’environnement

Qu’est-ce qui rend un rapport de gestion utile ?

Des rapports de gestion puissants doivent fournir des informations critiques qui montrent où en est l’entreprise. De tels rapports permettent à une équipe de direction d’être davantage connectée à ses opérations et à ses performances.

• Les cadres supérieurs, les PDG, les directeurs financiers et autres dirigeants peuvent acquérir une vision plus approfondie et une plus grande transparence de leur organisation, ce qui leur permet de voir où ils se dirigent, de réduire l’incertitude, de repérer les tendances et de procéder à des corrections de cap, si nécessaire.
• Les dirigeants peuvent voir les performances d’une organisation par rapport à ses objectifs et à ses critères de référence, en mettant en évidence ses forces et ses faiblesses.
• Les managers ont toujours des questions sur des domaines spécifiques au sein de l’organisation, une unité commerciale ou un projet particulier par exemple. Les rapports de gestion peuvent explorer ces domaines et fournir une analyse en temps opportun de ces projets ou unités afin d’identifier les problèmes et de les résoudre avant qu’ils ne se développent pleinement.
• Partager les mêmes informations entre la direction et les employés signifie également une meilleure communication et collaboration, instaurant la confiance et renforçant l’engagement au sein de l’organisation.

Comment créer un rapport de gestion

1. Déterminer le but : Quel est le but du rapport ? Quels sont ses objectifs ? Quel est le public visé : managers, cadres supérieurs, autres parties prenantes ? Comment le public utilisera-t-il le rapport ? Qu’ont-ils en tête et qu’ils souhaitent que le rapport aborde ? Le rapport doit communiquer les objectifs à son public cible, qui déterminera son contenu et sa complexité.
2. Afficher les KPI : identifiez et suivez les indicateurs de performance clés (KPI) qui mesurent les résultats et sont alignés sur les objectifs de l’organisation. L’inclusion d’objectifs mesurables et de références pour chaque KPI devrait aider les managers à voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas en un instant.
3. Pensez au contenu : Il est important de réfléchir aux données qui seront nécessaires dans un rapport de gestion. Les organisations collectent une grande quantité d’informations provenant de différentes sources, ce qui peut s’avérer écrasant. Il est préférable de sélectionner les données pertinentes nécessaires et de garantir leur intégrité. Parfois, moins c’est plus.
4. Présentez-le joliment : les rapports doivent être visuellement attrayants afin que les gestionnaires et les dirigeants puissent comprendre clairement et rapidement les faits saillants, les informations cruciales et les détails importants dès le départ. Un rapport doit raconter une histoire claire et concise, et les éléments visuels contribuent à raconter cette histoire.
5. Prenez-en une habitude : il vaut la peine d’établir un intervalle de reporting – qu’il soit hebdomadaire, bihebdomadaire, mensuel ou trimestriel – pour fournir aux responsables une surveillance périodique des tendances de performance et/ou des mises à jour pour résoudre des problèmes spécifiques.
6. Obtenez des commentaires : demandez aux personnes qui reçoivent et utilisent le rapport de donner leur avis à ce sujet. Il se peut qu’ils souhaitent inclure des données pour les aider à prendre des décisions plus éclairées, ou qu’ils souhaitent que les mêmes informations soient fournies différemment. Les rapports peuvent évoluer et s’améliorer au fil du temps à mesure que ces commentaires sont intégrés.

Les défis de la création d’un rapport de gestion

Même si le reporting de gestion est essentiel pour toute organisation cherchant à mieux comprendre ses opérations et ses performances, il reste plusieurs défis à relever pour y parvenir.

Précision des données

En analyse de données, un dicton largement utilisé et bien connu est « garbage in, garbage out ». Cela signifie simplement que la qualité d’une analyse est aussi bonne que la qualité des données analysées. Si les données sont « inutiles » ou défectueuses, l’analyse ne sera pas aussi précise ou informative. Cela peut s’avérer dangereux si une organisation cherche à faire des prédictions, à repérer des tendances et à saisir de nouvelles opportunités. Les pratiques en matière de données telles que la validation, la vérification et l’audit peuvent contribuer à garantir l’intégrité des données de reporting.

Intégration de données

Il n’est pas facile de consolider et d’intégrer des données provenant de sources disparates et de formats et structures divers. Plusieurs étapes sont nécessaires pour mettre les données en forme avant de pouvoir les analyser. Les organisations devront peut-être d’abord mettre en œuvre une stratégie documentée décrivant comment les données provenant de différentes sources seront déplacées, standardisées et analysées.

Sécurité des données

Le reporting de gestion implique généralement l’utilisation d’informations exclusives. Il est important que ces données confidentielles et sensibles soient sécurisées. Et cela signifie mettre en œuvre des contrôles stricts, un cryptage et une anonymisation, si nécessaire.

Des besoins changeants

Les organisations grandissent, se développent et changent. Cela signifie que ses dirigeants doivent revoir périodiquement leurs processus et pratiques de reporting de gestion pour garantir leur alignement avec l’entreprise.

Avantages du logiciel de reporting de gestion

La solution logicielle de reporting de gestion automatisée de Jedox est conçue pour collecter des données provenant de diverses sources, fournissant ainsi aux gestionnaires et aux dirigeants des rapports personnalisables ad hoc de manière rapide et efficace. Il est facile à utiliser, fiable et sécurisé, et il suffit de quelques clics pour créer des rapports de gestion afin que les managers et les cadres supérieurs puissent prendre des décisions critiques en toute confiance.

Voici quelques avantages de l’utilisation de Jedox pour le reporting de gestion :

• Efficacité : Créez rapidement un tableau de bord en faisant simplement glisser et en déposant le contenu en temps réel de plusieurs rapports, classeurs et autres ressources de vos systèmes ERP/CRM. Vous n’avez pas besoin d’avoir des connaissances techniques approfondies ou une formation pour utiliser Jedox.
• Automatisation : Plutôt que de créer manuellement un rapport de gestion à chaque fois que cela est nécessaire, Jedox permet d’automatiser et de rationaliser les processus, réduisant ainsi le temps et les efforts nécessaires à la production de rapports et de tableaux de bord.
• Communication et collaboration : Lorsque les mêmes données et informations sont facilement partagées entre toutes les parties prenantes d’une organisation, cela améliore la communication, la confiance et une collaboration plus grande et plus efficace pour obtenir de meilleurs résultats.
• Simplicité : Grâce à des données complexes collectées à partir d’une variété d’opérations, Jedox aide les managers et les cadres supérieurs à avoir une vue d’ensemble afin qu’ils puissent être bien préparés à prendre des décisions plus fondées et mieux informées concernant leur organisation.
• Visualisation : Jedox simplifie l’illustration des dernières données de performances dans des tableaux de bord à l’aide de cartes thermiques et d’autres tableaux, graphiques, vidéos et autres outils pour communiquer efficacement une histoire.
• Intelligence artificielle : Même si elle peut aider à automatiser les processus et à réduire le temps, les capacités prédictives de l’IA aideront à analyser et à modéliser de grandes quantités d’informations en une fraction du temps qu’il faudrait manuellement, en présentant des résultats projetés impartiaux et plus fiables.
• En libre service : Jedox dispose d’un outil en libre-service qui peut aider les responsables non techniquement compétents à analyser et visualiser les données, ce qui peut réduire le temps nécessaire pour obtenir des informations et prendre des décisions sur des questions critiques.