Que sont les rolling forecasts et comment sont-ils utilisés en finance ?

Pour réussir dans votre entreprise, vous devez toujours être au courant de son état actuel. Mais que se passe-t-il lorsque les choses ne se déroulent pas comme vous l’aviez prévu ? Pour éviter cette situation, les prévisions vous permettent de détecter plus tôt les évolutions et les tendances futures. Dans ce guide pratique, nous vous montrons ce que sont les rolling foreacasts, quand ils sont réellement utiles et comment vous pouvez les mettre en œuvre avec succès dans votre entreprise.

Pourquoi les rolling forecasts sont essentiels pour les organisations

Les prévisions sont l’un des outils clés du monde de la finance, mais on les retrouve désormais aussi dans les grandes et moyennes entreprises caractérisées par un réseau interconnecté de plusieurs services et/ou filiales, qui maintiennent ainsi un certain niveau de complexité. Les prévisions ont pour but d’identifier de manière précoce les écarts prévisionnels par rapport au plan afin de permettre à l’organisation de prendre des mesures adéquates, par exemple en ajustant le budget. Quand et à quelle fréquence les prévisions sont-elles élaborées et quelles données entrent dans leur élaboration ? Cela dépend des organisations, même si certains secteurs ou marchés spécifiques ont tendance à adopter des démarches similaires. Les prévisions peuvent être calculées de manière régulière ou irrégulière, c’est-à-dire « ad hoc ». Il faut toutefois comprendre que les prévisions ne doivent pas servir d’outil de prédiction, mais plutôt d’indice signalant que des changements sont nécessaires pour atteindre les objectifs opérationnels et stratégiques de l’entreprise.

À cette fin, les prévisions peuvent être créées par diverses entités au sein de l’entreprise, comme les prévisions de ventes ou les prévisions financières, et peuvent s’appuyer sur différentes valeurs sous-jacentes. Les valeurs du plan peuvent être comparées aux valeurs des prévisions ou aux valeurs réelles, les valeurs des prévisions servant de base de comparaison.

La prévision en elle-même peut intégrer différents types de données, y compris certains vecteurs de valeur, comme les prix ou les quantités, voire des données non financières (par exemple, l’impact de l’arrivée de nouveaux concurrents sur le marché). En général, il est toutefois recommandé d’utiliser des jeux de données à la fois précis et faciles à gérer pour élaborer les prévisions afin de limiter le travail et les coûts générés, tout en optimisant votre utilisation de l’outil.

Toutes les prévisions en commun un élément fondamental : elles sont créées pour une période spécifique, déifnie en fonction du secteur et de la volatilité actuelle ou habituelle du marché en question.

Les rolling forecasts comme outil financier

Les rolling forecasts sont utilisés régulièrement tout au long de l’exercice financier et peuvent soit compléter les prévisions, le budget ou d’autres plans de l’exercice, soit remplacer totalement la prévision annuelle. Les rolling forecasts permettent de créer et examiner des prévisions sur un intervalle défini. Étant donné qu’il n’existe pas d’intervalle universellement reconnu, celui-ci doit être évalué individuellement pour chaque organisation.

Le graphique ci-dessus montre un exemple d’intervalle trimestriel avec un horizon de prévision de 12 mois, mais il est tout à fait possible d’opter pour un intervalle hebdomadaire ou mensuel. De même, l’horizon de prévision peut lui aussi être ajusté.En d’autres termes, il représente la taille de la « prévision glissante », qui reste toujours la même, car à chaque intervalle une nouvelle prévision est ajoutée à la suite de la prévision existante de 12 mois, ou celle-ci est prolongée.

Notons que la prévision est certes plus précise, mais qu’elle exige aussi beaucoup plus de temps. Plus elle est réalisée souvent (intervalle) et perd en précision, plus l’horizon de prédiction est large. Toutefois, les prévisions étant utilisées comme un outil financier, un degré d’inexactitude plus élevé peut être contreproductif.

Les rolling forecasts sont donc un outil de gestion utile car, contrairement aux plans annuels, ils permettent d’examiner toujours le même horizon temporel (par exemple, 12 mois), quel que soit l’exercice financier en cours. Par conséquent, ils ne sont pas soumis au problème posé par les plans traditionnels, à savoir que seules les données de planification de quelques mois, voire d’un seul mois, sont disponibles à l’approche de la fin de l’année. De plus, les valeurs de la prévision sont plus à jour et plus utiles, ce qui permet de prendre des décisions éclairées et de garder votre organisation sur la bonne voie pour obtenir des informations plus complètes et prendre de meilleures décisions.

Avantages et inconvénients des rolling forecasts

Il est évident que toutes les organisations, quelle que soit leur taille, ont besoin d’une bonne planification organisationnelle, mais qu’entend-on par là aujourd’hui ? Les opinions divergent sur le sujet. Les organisations économiquement rentables ont adopté la méthode du calcul de prévisions depuis un certain temps déjà. Appuyant généralement le plan budgétaire sous forme de prévisions annuelles, elles sont réalisées dans Excel ou, plus pratique, dans des solutions logicielles de planification, reporting et analyse modernes, qui rendent la tâche moins pénible. Les prévisions de fin d’année permettent de prendre des décisions pour atteindre les objectifs annuels. Toutefois, elles sont relativement peu flexibles et exigent beaucoup de temps de préparation. En raison de ces délais, elles se basent sur des données qui, bien qu’encore partiellement à jour au moment de la création de la prévision, sont rapidement dépassées au fil de l’exercice financier. C’est à cet égard que l’adoption des rolling forecasts s’avère particulièrement utile pour les organisations opérant dans des secteurs et marchés à forte volatilité.

En prenant régulièrement en compte de nouvelles données et facteurs, elles permettent d’identifier rapidement les écarts prévisionnels par rapport au plan et de prendre des mesures adéquates pour les éviter. Avec les rolling forecasts, vous pouvez également anticiper la situation au-delà de l’exercice financier en cours en complétant et ajustant constamment les plans. Selon cette approche, la planification organisationnelle devient un processus continu favorisant une création de valeur optimale, et ce pour deux raisons :

1. La mondialisation et l’internationalisation croissante du capital financier rendent les marchés de plus en plus volatiles. La planification ne peut plus être considérée comme une tâche statique à aborder une fois par an, mais doit être interprétée comme un processus.
2. Les plans concrets ont plus de valeur s’ils sont à jour. Par conséquent, de nouveaux facteurs sont pris en compte pendant l’année s’il y a lieu, évitant ainsi que les plans ne s’écartent tellement de la réalité qu’ils perdent toute valeur.

Bref, les rolling forecasts ont tout l’air d’être l’outil parfait, non ? Il faut toutefois apporter quelques nuances. Si en principe, les rolling forecasts peuvent remplacer les prévisions annuelles, ils sont en réalité plus susceptibles d’être utilisés comme un complément aux outils existants de gestion de la performance. En effet, dans la plupart des cas, les plans sont encore préparés sur la base d’un exercice financier, une norme qui existe depuis de nombreuses années. Par conséquent, les organisations doivent continuer à se focaliser sur leurs déclarations financières annuelles. Si vous ajoutez les rolling forecasts aux processus en place, la charge de travail sera donc plus importante et devra être gérée avec soin. C’est pourquoi il est important d’éviter de s’attarder sur les détails et de se concentrer uniquement sur les KPI les plus importants. Dans l’idéal, les rolling forecasts doivent être moins détaillés que des prévisions de fin d’année plus globales et plus complexes. L’intervalle et l’horizon des rolling forecasts doivent être minutieusement définis pour éviter toute charge de travail superflue et assurer autant d’exactitude que possible.

À quel moment les rolling forecasts sont-ils les plus pertinents ?

La volatilité du marché est repartie à la hausse. Les secteurs volatiles ont toujours été les plus imprévisibles, mais même les secteurs plus stables montrent plus de volatilité, d’irrégularités et d’incertitudes. Il est donc d’autant plus important d’élaborer une planification solide pour gérer ces incertitudes. Les rolling forecasts peuvent être un outil extrêmement utile pour aider votre organisation à gérer ces écueils de manière plus lucide et plus précise.

Pour cela, il existe une règle d’or à suivre : plus la volatilité du marché est élevée dans un secteur particulier, plus l’intervalle pour créer, examiner et ajuster les rolling forecasts devra être court. À l’inverse, si la volatilité du marché est faible, un intervalle plus long sera suffisant.

Si vous remarquez que les données réelles s’écartent régulièrement des prévisions dans votre organisation ou votre service, il serait peut-être opportun d’envisager l’adoption des rolling forecasts pour mieux comprendre et gérer ces divergences.

Pourquoi il est recommandé d’utiliser une solution spécialisée

Comme nous l’avons mentionné plus haut, les rolling forecasts ne remplacent souvent pas les prévisions déjà utilisées dans de nombreuses organisations. Elles servent plutôt de complément à une approche existante. Dans la pratique, cela signifie surtout une chose : un travail supplémentaire pour les services financiers, qui sont déjà très occupés. Surtout si leurs tâches ne sont prises en charge que par Excel côté logiciel.

Pour mettre en œuvre une gestion continue des performances avec des rolling forecasts, une solution logicielle spécialisée dans les prévisions est fortement recommandée. Avoir des prévisions à portée de main, c’est bien. Mais si vous ne pouvez pas agir sur leurs résultats, tout le travail qui y est consacré est gaspillé. L’automatisation des processus et leur unification afin de libérer du temps pour l’analyse et les recommandations d’action doivent faire partie de l’approche agile.

5 conseils pour mettre en œuvre les rolling forecasts

Si vous pensez que les rolling forecasts pourraient être un outil utile à ajouter à la boîte à outils FP&A existante de votre organisation, découvrez nos cinq conseils de mise en œuvre :

1. La communication est la clé du succè

Notre premier conseil est sans doute le plus important de tous : impliquez toutes les parties prenantes dans le processus de communication, en veillant à expliquer pourquoi les rolling forecasts seraient selon vous un atout précieux pour votre organisation.

Cela peut sembler évident, mais la plupart des projets échouent par manque de communication entre les parties prenantes. Si toutes les parties intéressées ne comprennent pas clairement ce que cet outil peut apporter à l’organisation, la mise en œuvre sera vouée à l’échec. Nous entendons ici aussi bien la direction que les différents chefs de service.
Par exemple, expliquez à la direction que les rolling forecasts permettent d’accroître la sensibilisation aux risques et de mieux identifier les nouvelles opportunités grâce à des chiffres de planification plus précis.Les chefs de service sont quant à eux souvent séduits par le gain de flexibilité, par exemple, si le budget est réajusté au cours de l’année suite à de nouvelles conclusions, car les données réelles actuelles suggèrent un niveau d’engagement plus élevé. Cela permet d’éliminer totalement le risque de budgets fantômes.

2. Une planification minutieuse

Comme nous l’avons souligné dans notre dernier article, les rolling forecasts peuvent soit remplacer, soit compléter les autres prévisions, comme la prévision de fin d’année. Il n’y a pas de recette magique pour savoir quelle option conviendra le mieux à votre organisation.Pour cela, vous devez examiner soigneusement comment chacune peut répondre au mieux à vos besoins organisationnels.

Quel que soit votre choix, vous pouvez ensuite passer à la planification et l’exécution de la mise en œuvre. Remplacer vos processus de prévision existants requiert plus de persuasion et implique un plus grand travail de planification initial qu’ajouter simplement les rolling forecasts en tant que complément. Gardez également à l’esprit que le cadre juridique et les directives relatifs aux déclarations financières et autres obligations ne changent pas. Cela dit, il est fortement recommandé de procéder à une mise en œuvre en parallèle, étape par étape, pour remplacer les processus existants afin d’identifier les problèmes et les corriger d’entrée de jeu.

Cette mise en œuvre graduelle est tout aussi adaptée si vous comptez déployer les rolling forecasts en tant que complément. Par exemple, vous pouvez vous limiter à quelques chiffres et entités clés dans un premier temps, puis élargir petit à petit l’utilisation de l’outil. Surveillez constamment le processus pour garder la main mise sur les vecteurs utilisés ainsi que sur l’intervalle et l’horizon de prévision.

3. Coordonner et mettre en œuvre les nouveaux processus

Si vous établissez des prévisions pendant l’année, les données réelles devront être régulièrement mises à jour dans votre base de données. Aussi facile et évident que cela puisse sembler, cela signifie que les processus de collecte des données devront également être modifiés. Il ne suffit plus de recueillir et évaluer les données une fois par an. Les équipes des différents services doivent fournir des données plus fréquemment, selon l’intervalle déterminé pour les rolling forecasts. Là encore, il est nécessaire d’établir une communication franche pour favoriser l’entraide, mais aussi d’impliquer les différentes entités dans le processus de sélection des KPI pertinents.

Et là encore, une grande partie du processus peut être automatisée afin d’alléger la tâche des parties concernées. À cette fin, les solutions logicielles pour FP&A offrent des options pratiques qui requièrent peu, voire pas du tout, d’assistance de la part des services informatiques.

4. Séparer les objectifs de rendement et les rolling forecasts

Pour tirer le meilleur parti possible des rolling forecasts pour votre organisation, les données incluses et les prévisions en elles-mêmes ne doivent pas être associées aux objectifs de performance. Les prévisions sont beaucoup plus utiles si elles sont basées sur des données précises et cohérentes.En revanche, si elles sont liées à des objectifs de performance, le risque de blanchiment augmente. Les données perdent donc en précision et les prévisions deviennent moins pertinentes.

5. Utiliser des processus de planification intégrée et unifiée

Bien sûr, les rolling forecasts peuvent être mis en œuvre sur Excel, mais comme tous les professionnels qui se contentent d’Excel pour calculer les prévisions le savent bien, les processus de planification prennent déjà bien assez de temps sans y ajouter un instrument de FP&A supplémentaire. Pour surmonter ce problème, il est conseillé de mettre en place une solution technologique moderne dotée d’une base de données centralisée, qui permet d’assurer la cohérence des données de bout en bout. Autre avantage, ces solutions permettent d’automatiser la plupart des tâches impliquées et de s’épargner le travail fastidieux de fusionner et examiner les données sur des tableurs.En adoptant un système centralisé dans lequel tous les chefs de service saisissent leurs données de manière indépendante, vous pouvez facilement alléger vos processus quotidiens en tant que professionnel financier et gagner du temps pour vous concentrer sur votre rôle stratégique au sein de l’organisation.

Synthèse

• Il est fondamental d’assurer une bonne communication tout au long du processus d’adoption des rolling forecasts. Impliquez les différentes parties prenantes à chaque étape.
• Planifiez soigneusement la mise en œuvre : quelle doit être la durée de l’intervalle et à quel horizon ? Quel est l’objectif du rolling forecast et de quelles données avez-vous besoin ? Surtout, assurez-vous d’avoir une vision complète des diverses circonstances et exigences.
• Lorsque vous coordonnez de nouveaux processus, la communication est encore une fois primordiale. Évitez de mettre les parties prenantes devant le fait accompli.
• Pour révéler le plein potentiel des rolling forecasts, la base de données doit être aussi exacte que possible. Assurez-vous donc qu’elle n’est pas liée aux objectifs de performance.
• Enfin, la mise en œuvre sera beaucoup plus facile et l’exécution plus rapide si vos processus de planification opérationnelle reposent déjà sur une solution logicielle centralisant tous les services et processus. Optimisez la création de valeur en élaborant des plans de manière collaborative et intégrée auprès de tous les services.