Planification de scénarios : Comment prendre des décisions dans un contexte incertain

L’inflation s’est répandue comme une onde de choc dans le monde entier. Face à la hausse fulgurante des prix du logement, de la nourriture et de l’énergie, les consommateurs peinent à subvenir à leurs besoins de base. Les organisations souffrent elles aussi de l’envolée des coûts de main-d’œuvre et des matières premières, qui met sous pression leurs marges bénéficiaires.

Face aux turbulences que nous traversons actuellement, elles se voient forcées non seulement de gérer l’inflation, mais aussi de la planifier. Pourtant, ce n’est pas le seul phénomène susceptible de peser considérablement sur le cours de leurs affaires, tout en étant très difficile à planifier. Heureusement, la planification de scénarios permet aux organisations de se préparer à différentes situations pour le futur. Dans cet article, nous définirons la planification de scénarios, apprendrons comment se déroule le processus et quels sont ses avantages pour les dirigeants d’entreprise, quel que soit leur secteur d’activités.

Qu’est-ce qui n’entre pas dans le cadre de la planification de scénarios ?

La planification de scénarios ne prépare pas les organisations à éviter une crise, mais les aide plutôt à anticiper cette éventualité et à mettre en place des directives sur les mesures pour la suite. Elle ne vise pas non plus à choisir un scénario spécifique pour construire une stratégie dessus. La planification de scénarios ne doit jamais se limiter à une seule option, mais doit permettre de faire face à toutes les possibilités et d’adapter facilement sa stratégie en cours de route.

Quel rôle joue la planification de scénarios ?

La planification de scénarios permet aux dirigeants et aux décideurs de réfléchir à un ensemble de situations différentes. Dans l’idéal, l’organisation saurait déjà comment gérer une crise, car elle l’aurait étudié dans le cadre du processus de planification de scénarios. Cette méthode offre donc un avantage concurrentiel important et permet aux dirigeants de prendre des mesures décisives. En l’absence de crise, être préparé à différentes situations possibles permet une prise de décision éclairée en fournissant un aperçu clair des moteurs clés de l’environnement et des futurs événements d’importance.

Le processus de planification de scénarios

Le processus peut être divisé en cinq étapes, décrites dans les paragraphes suivants.

Étape 1 : Identifier les domaines d’intervention

En premier lieu, il faut toujours identifier les priorités de l’organisation, qu’elles soient spécifiques (telle que : devrions-nous investir dans une nouvelle technologie, acheter ce nouveau produit ou changer de fournisseur X ?) ou plus générales (par exemple, quelles menaces pourraient perturber la stratégie actuelle ?). Les organisations doivent tenir compte des perturbations géopolitiques, comme la guerre et autres formes de crise, qui peuvent affecter leur stratégie de distribution.

Étape 2 : Identifier les principaux facteurs de changement

Dans un deuxième temps, une équipe de planification de scénarios désignée doit identifier un ensemble de facteurs susceptibles d’influencer l’avenir de l’organisation. Il faut généralement tenir compte des fournisseurs et des concurrents, des technologies de production et de la demande, ainsi que des ressources humaines. Les données démographiques sont l’un des facteurs les plus fiables et des plus faciles à planifier. L’équipe devra ensuite relever des facteurs moins évidents, comme les nouveaux acteurs du marché ou les technologies perturbatrices.

À cette étape, il est important d’établir une liste complète des principaux facteurs de changement, sans s’imposer de limite. Le changement climatique, les pénuries d’approvisionnement, les pandémies mondiales et l’inflation auraient pu sembler exagérés et pourtant, c’est précisément ce qui a bouleversé le fonctionnement des organisations en 2022 et ce qui pourrait avoir un impact énorme pour les années à venir.

Étape 3 : Compiler un ensemble de scénarios possibles

Au sein d’une organisation, chaque décision implique un certain degré d’incertitude. En effet, chaque choix est basé sur une série de résultats possibles et de prédictions pour l’avenir. Après ces deux premières étapes, l’équipe doit donc créer un ensemble de « mini » scénarios, en regroupant les facteurs les plus susceptibles d’avoir un impact sur l’entreprise à l’avenir.

Étape 4 : Restreindre le nombre de scénarios

Après cela, il faut réduire le nombre de ces mini scénarios, tout en détaillant chacun au maximum. Tentez de ne pas en conserver plus de quatre. Un scénario bien pensé doit être presque comme une histoire écrite à plusieurs mains. Toutes les influences possibles doivent être prises en compte à ce stade pour créer les différents éléments de l’intrigue. L’élaboration des scénarios peut prendre plusieurs mois.

Étape 5 : Élaborer une stratégie axée sur les scénarios possibles

Après avoir réfléchi aux scénarios possibles, la dernière étape consiste à déterminer les implications de chaque scénario et l’approche stratégique à adopter pour les gérer. Pour cela, l’équipe doit exécuter chaque scénario jusqu’à sa conclusion et développer des mesures appropriées. Il est courant que certaines stratégies se chevauchent et conviennent à tous les scénarios futurs possibles. Ce sont elles qui devront être adoptées dans tous les cas.

Ces cinq étapes permettent aux dirigeants des organisations de se préparer à différentes éventualités pour l’avenir. On pourrait toutefois en ajouter une sixième, qui permettrait d’anticiper les problèmes futurs. Soyez toujours attentif, car les premiers indicateurs peuvent être aussi bien le discours d’un politicien que l’entrée d’une nouvelle technologie ou d’un concurrent sur le marché.

Les solutions apportées par le logiciel

Le processus que nous avons décrit ci-dessus est réalisé de façon manuelle et son exécution exige donc beaucoup de temps et de ressources humaines. La planification de scénarios est un parfait exemple de la façon dont un logiciel pour planification intégrée des activités (IBP) comme Jedox peut soutenir les efforts humains en raccourcissant considérablement le cycle de planification, tout en assurant la clarté des données. Car les stratégies pour l’avenir doivent être basées sur des données et non simplement sur l’imagination ou l’intuition.

Grâce à un logiciel de planification des scénarios, toutes les données disponibles peuvent simplement être intégrées et consolidées dans une seule base de données (source unique de vérité). Qu’elles concernent la météo, les saisons ou les fêtes, elles peuvent alors servir de facteur dans le cadre de la planification de scénario. Le logiciel permet également de générer tous les types de scénarios, des plus optimistes aux plus pessimistes, en seulement un clic. Les planificateurs ont alors plus de temps pour développer des stratégies essentielles afin de s’adapter à différentes situations.

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Notez toutefois que la planification de scénarios est toujours basée sur des évènements et des données qui se sont déjà produits par le passé. Toute prédiction est donc une extension des connaissances passées. Aucun logiciel n’aurait pu prédire la pandémie de COVID-19 ou la guerre en Ukraine, à l’origine de la crise énergétique et de la hausse des taux d’inflation. En revanche, le logiciel peut aider à mieux gérer une situation et à s’adapter plus rapidement en soulignant des points de données qui ne sautent pas toujours à l’œil humain.