Qu’est-ce qu’une source unique de vérité (SSOT) ?
Vous connaissez probablement cette situation : vous souhaitez finaliser le rapport trimestriel en organisant une brève réunion. Mais impossible de commencer immédiatement : votre équipe apporte les mêmes données, mais dans des documents différents, certaines valeurs n’ont aucun sens et vous devez finalement établir une comparaison manuelle de tous les chiffres avant de pouvoir aller plus loin. Ce qui devait être une brève réunion se transforme finalement en une longue journée d’échanges. Si seulement il était possible d’accéder à toutes les données à un même endroit… L’équipe pourrait alors travailler sur des tâches sans que des comparaisons manuelles et chronophages de données encombrent l’ordre du jour. Cette possibilité existe justement. Cette solution consiste en une source unique de vérité. Découvrez dans cet article de quoi il s’agit et comment cela peut avoir un impact significatif sur les performances de votre entreprise.
Qu’est-ce qu’une source unique de vérité (SSOT) ?
Une source unique de vérité, qui correspond en anglais à Single Source of Truth ou Single Point of Truth, peut être abrégé en SSOT ou SPOT. Il s’agit d’une situation où toutes les données d’une entreprise sont centralisées dans une seule source, par exemple une plateforme centrale. Les personnes travaillant dans les différents services d’une entreprise peuvent accéder à cette plateforme et toutes bénéficier des mêmes informations.
Quel est l’objectif d’une source unique de vérité ?
L’objectif d’une source unique de vérité est d’obtenir une version de l’ensemble des données de l’entreprise qui ait une validité universelle. Exclure toutes les données qui sont erronées, redondantes ou présentes plusieurs fois. Cela permet d’améliorer la qualité des données et, par conséquent, la crédibilité. Pour obtenir une source unique de vérité, mais aussi l’entretenir, les données doivent être régulièrement mises à jour.
Comment obtenir une SSOT ?
Il existe plusieurs façons d’obtenir une source unique de vérité. Si, jusqu’à présent, tous les collaborateurs enregistrent leurs données respectives sur leurs propres ordinateurs, vous connaissez certainement le chaos qui résulte de la comparaison des données. Si, pour sortir de cette situation, vous passez à un fournisseur de services sur le cloud et y stockez toutes vos données, vous bénéficiez d’un accès groupé. Mais cela n’empêche pas à certaines données identiques de se trouver dans différents documents. Vous devez donc intervenir et trier les informations qui sont redondantes.
L’autre solution, pour obtenir une source unique de vérité, consiste à faire l’acquisition d’un logiciel approprié. La configuration initiale peut prendre un peu de temps, certes, mais par la suite toutes les données provenant des diverses sources sont synchronisées par le logiciel. Le processus de suppression des données superflues est automatique. Vous pouvez ainsi accéder à votre source unique de vérité en peu de temps et utiliser utilement votre traitement des données optimisé.
Avantages d’une source unique de vérité
Les avantages que présente une source unique de vérité rassemblant toutes les données de l’entreprise sont évidents. Si toutes les données se retrouvent centralisées, accessibles à toutes les équipes, alors tous les collaborateurs accèdent au même niveau de connaissances. Personne ne peut être privé d’informations. Les échanges d’informations importantes sont ainsi beaucoup plus rapides et ne nécessitent aucun travail administratif fastidieux.
Dans ce contexte toutefois, le terme «vérité» ne doit pas être pris au pied de la lettre. Lorsque la saisie des données est humaine, les erreurs sont possibles. La différence réside dans le fait qu’avec une source unique de vérité, vous n’avez pas à effectuer manuellement toutes les comparaisons de données à partir de documents multiples jusqu’à ce que la source de l’erreur soit trouvée. Quand toutes les données sont centralisées en un même endroit, vous êtes d’emblée plus proche de la vérité. Rechercher les erreurs est beaucoup moins complexe. De plus, il n’existe pas divers scénarios possibles pour interpréter les données puisque vous et votre équipe utilisez la même source. Cela améliore également les processus opérationnels.
Synthèse des cinq avantages que présente une source unique de vérité :
- Prendre des décisions basées sur les faits
- Gagner du temps en augmentant la productivité
- Organiser plus efficacement les flux de travail
- Éviter les modifications
- Améliorer la qualité
Comment Jedox facilite l’adoption d’une source unique de vérité
Jedox est une plateforme EPM moderne, décloisonne les données et rend ainsi toutes les données organisationnelles accessibles à partir d’un seul endroit. Avec Jedox, les données sont enregistrées au sein d’un cube de données (aussi appelé cube OLAP). Il s’agit d’un concept de stockage multidimensionnel des données. Ce type de sauvegarde vous permet d’analyser les données sous différentes perspectives. Chaque valeur stockée dans le cube n’apparaît qu’une seule fois, de sorte que les données ne peuvent pas être dupliquées. Grâce à un module complémentaire Excel qui accède aux valeurs enregistrées dans le cube, vous continuez à travailler dans votre environnement Excel habituel. Nul besoin de vous adapter à un nouvel outil pour saisir les données.
Si quelqu’un saisit des données qui ont un impact sur d’autres valeurs, vous et toutes les équipes impliquées verrez immédiatement les changements. Ainsi, tout le monde travaille à partir du même niveau de connaissances et produit des rapports ad-hoc dans les plus brefs délais. Surtout si vous devez établir régulièrement des rapports ou actualiser régulièrement des données et que vous souhaitez automatiser ce processus, vous avez besoin de disposer d’une source unique de vérité. Un logiciel d’automatisation comme Jedox vous aide alors à éviter les tâches manuelles et à consacrer plus de temps à des tâches à valeur ajoutée, comme l’interprétation et la planification de scénarios futurs.
Résumé
Si vous travaillez jusqu’à présent avec des données provenant de sources différentes et que vous souhaitez optimiser vos processus, vous avez besoin de disposer d’une source unique de vérité. Le moyen le plus facile d’y accéder est d’utiliser un logiciel adapté à vos besoins. Toutes les informations intéressantes sont stockées à un endroit accessible à tous dans l’entreprise. Grâce à la vue synthétique obtenue, vous améliorez votre travail d’équipe, établissez des rapports beaucoup plus rapidement et optimisez les processus de planification et les performances dans toute l’entreprise.
