COLLONIL économise chaque année trois semaines de préparation de planification

La société Salzenbrodt GmbH & Co. KG fabrique des produits pour l’entretien exigeant des cuirs et textiles. Sa marque historiquen, COLLONIL, est connue dans le monde entier. Les clients de l’entreprise berlinoise sont, par exemple, de grandes enseignes de chaussures, dont les filiales sont desservies par son réseau de distribution étendu. Les volumes de vente planifiés par les commerciaux sur place constituent un point de départ décisif pour la gestion de toute l’entreprise. La planification des volumes de ventes indique quels articles doivent être produits, quand et en quelle quantité. L’approvisionnement et la logistique de stockage en dépendent naturellement aussi.

Jusqu’en 2023, l’ensemble de la planification des ventes et des opérations était réalisé sous Excel, avec SAP comme source de données. La planification annuelle exigeait alors une charge de travail considérable : rien que la préparation manuelle et l’envoi des dossiers de planification par e-mail prenaient trois semaines à la contrôleuse de gestion financière et commerciale. Seconde opération fastidieuse : le suivi des retours d’information et la consolidation manuelle des données pour la réalisation du plan Excel par article et par client. Venait ensuite l’étape chronophage de téléchargement des données planifiées vers SAP : de grands volumes de données ont été renvoyés vers SAP en plus de 20 transactions et y étaient mises à disposition pour la planification de la production et des approvisionnements.

À cela s’ajoutaient d’autres inconvénients liés à la multiplication des feuilles Excel : risque d’erreur, manque d’exhaustivité et manque de mise à jour. En raison de cette charge de travail élevée, la planification ne pouvait être effectuée qu’une fois par an. Les données étaient dépassées par l’évolution dynamique du marché, bien avant la fin du processus, qui durait plusieurs semaines.

Réduire les risques financiers

Le manque de précision dans la planification des ventes comportait des risques croissants, comme la menace d’une surproduction. Si les ventes générées ne suivent pas la planification, les ventes et les stocks, et par conséquent les recettes et le fonds de roulement, divergent. Le contrôle de gestion souhaitait donc remplacer la planification Excel par un système agile et performant. L’objectif était de générer des chiffres prévisionnels pertinents en réduisant considérablement l’effort de planification. Le client souhaitait également pouvoir réaliser une planification trimestrielle glissante. Sur ces bases, les contrôleurs de gestion voulaient mettre en place un contrôle des de ventes complet, y compris des comparaisons entre le plan et le réel et des analyses d’écart, toutes choses qui étaient impossibles jusqu’ici.

Jedox était la solution logicielle adaptée à cette situation. Les responsables du projet ont considéré comme des avantages décisifs la flexibilité de cet outil de planification performant, la similitude avec Excel et son évolutivité, qui permettra à l’avenir l’enrichissement continu du système de reporting vers le calcul des marges bénéficiaires, la comptabilité analytique des centres de coûts et e l’élaboration du compte de résultat.

Pour l’implémentation, Jedox a recommandé son entreprise partenaire Advanced Applications, un expert SAP et Jedox reconnu. L’intervention d’Advanced Applications a permis d’implémenter la solution dans les délais serrés prévus. En trois mois, Sandra Richter, responsable du projet, a mis en place la planification annuelle des ventes dans Jedox, en collaboration avec un consultant. Suite au lancement du projet en juillet 2023, la planification des volumes de ventes pour l’année suivante a pu être réalisée dans Jedox dès l’automne 2023.

Les modèles BI Ready-to-Run d’Advanced Applications ont servi de base à cette mise en œuvre rapide. Ces modèles standardisés proposent, pour chaque module SAP, des processus ETL allégés permettant d’extraire les données nécessaires, ainsi que des rapports préétablis dans Jedox. Grâce à Ready-to-Run SD, quelques jours ont suffi pour mettre en place les rapports de vente, qui ont été adaptés et affinés progressivement.

Processus de planification efficace

Pour le processus de planification, un nouveau workflow a été modélisé dans Jedox, avec des processus de concertation sur trois niveaux. Alors qu’auparavant, trois directeurs des ventes établissaient la planification annuelle pour tous les clients, le processus démarre aujourd’hui au niveau des responsables de clientèle, qui planifient les ventes à l’échelon de chaque article. Au deuxième niveau, les directeurs des ventes, respectivement responsables généraux de certains groupes de clients, vérifient les valeurs prévisionnelles agrégées. Au troisième niveau, on trouve le directeur commercial, le CEO ainsi que Sandra Richter, en tant que contrôleure de gestion responsable de la planification.

Au départ de cette planification bottom-up (du bas vers le haut), les responsables de clientèle reçoivent automatiquement des e-mails contenant un lien vers des masques de planification dans Jedox, avec les données de leurs portefeuilles respectifs. Pour ce faire, le masque utilise les champs de données de base du fichier client SAP et affiche les articles achetés par le client comme valeurs réelles par défaut. Les listes d’articles issues de la base de données SAP et des diagrammes permettant de visualiser les effets des plans aident également les planificateurs. Avec 15 intervenants actuellement et 20 à l’avenir, la planification est aujourd’hui proche du client et beaucoup plus réaliste qu’auparavant.

Un tableau de bord, des valeurs prévisionnelles agrégées automatiquement et un moniteur affichant le statut de chaque étape sous forme de feux tricolores garantissent un déroulement rapide et sans erreur, et bannissent les blocs-notes des bureaux des responsables de planification. Advanced Applications a également automatisé la réinjection des données planifiées dans SAP.

Prévisions glissantes basées sur la planification annuelle

Les responsables du projet ont ensuite utilisé la planification annuelle comme base pour mettre en œuvre la planification glissante. Ici, les chiffres prévisionnels sont vérifiés chaque trimestre, adaptés le cas échéant et renvoyés vers SAP de façon automatisée. Du point de vue de l’équipe projet, cette mise en œuvre en deux temps, planification annuelle puis glissante, était une procédure efficace. Au préalable, les données de référence avaient été nettoyées dans le système source SAP et enrichies de classifications. La gestion et la maintenance des données de référence se font exclusivement dans SAP. Par exemple, les regroupements du fichier clients par responsable de clientèle ou les groupes d’articles dans le fichier articles, qui étaient auparavant gérés dans Excel, sont systématiquement registrés de façon dans SAP, pour servir de base propre à l’affectation automatisée dans les modèles de données Jedox.

Le haut degré d’automatisation de Jedox facilite considérablement le déroulement de la planification. Au lieu d’un travail préparatoire manuel de trois semaines, le cycle de planification se lance désormais d’un clic. Efficace et impliquant davantage d’intervenants et une planification glissante, le processus augmente considérablement le niveau de précision et d’actualisation de la planification.

L’imbrication étroite entre SAP et Jedox, avec des flux de données automatisés dans les deux sens, constitue un avantage considérable à cet égard. Tous les utilisateurs de Jedox travaillent aujourd’hui avec des données en temps réel, mises à jour quotidiennement, sur une base de données commune. La planification se fait mensuellement, avec des valeurs par défaut saisonnalisées. Les données prévisionnelles sont ensuite automatiquement importées de Jedox dans la planification de production de SAP. Au lieu de valeurs annuelles fixes, réparties de manière identique sur tous les mois, la vente, la production et tous les autres services spécialisés reçoivent désormais des valeurs prévisionnelles réalistes et à jour pour leur pilotage.

Le contrôle de gestion veut utiliser le temps gagné grâce à la réduction du travail sous Excel pour continuer à développer sa solution Jedox. En commençant par la planification des volumes de ventes, on met progressivement en place une planification du chiffre d’affaires et des coûts jusqu’à la planification du compte de résultat, tout en complétant en parallèle le reporting réel.

« La planification des ventes dans Jedox nous permet de générer des chiffres de vente pertinents et proches du marché pour piloter notre production, nos approvisionnements, notre stock et d’autres services spécialisés. »

– Sandra Richter, Finance & Sales Controller& Product Owner Jedox, COLLONIL / Salzenbrodt GmbH & Co. KG