Une planification plus rapide dans 50 bureaux internationaux traitant plus de 80 devises différentes

Les anciens systèmes de génération de rapports et de planification de DyStar, reposant sur Excel et nécessitant un important budget en termes de personnel et de temps de travail, ne parvenaient plus à répondre aux exigences mondiales. Aucune capacité multi-devises n’étant présente, il en résultait d’importantes difficultés pour cette entreprise qui négocie dans plus de 80 monnaies. DyStar ne parvenait plus à traiter assez rapidement ses volumes de données issus des quatre coins du monde. Le manque de capacités de réécriture comptable empêchait l’exécution de simulations de données en ligne. Qui plus est, l’absence de fonctionnalités en libre-service faisant cruellement défaut à la solution de reporting existante, les contrôleurs financiers devaient consacrer une grande part de leur temps à incorporer des amendements. Dès lors, la mise en place des nouvelles exigences de reporting prenait un temps démesuré. Face à ces écueils, Thomas Seeler, responsable du contrôle interne chez DyStar à cette époque, s’est mis en quête d’une solution de planification, d’analyse et de prévision unifiée. À ses yeux, la simplicité d’utilisation et les performances en termes de temps de réponse étaient des priorités absolues. Après avoir mis à l’essai la solution Jedox, Thomas Seeler et son équipe ont estimé qu’elle leur permettrait de tirer parti de leur maîtrise d’Excel, tout en leur offrant la possibilité de gérer l’ensemble des données de manière centralisée. L’exploitation du système étant conviviale, Thomas Seeler était convaincu que l’équipe prendrait rapidement en main cette nouvelle plateforme. Le choix collectif s’est donc porté sur Jedox, dont le déploiement a été mis en route.

Thomas Seeler a intégré la procédure de reporting mensuel complète au sein de Jedox en utilisant des connecteurs SAP intégrés pour extraire les données de SAP BW/BI et SEM-BCS, le tout en l’espace d’une semaine. Thomas a mis au point la comptabilisation des pertes et profits (P&Ls) en intégrant les chiffres réels à chaque niveau de l’entreprise sur plus de 50 bureaux à travers le monde. Au final, le niveau de détail et la précision des contenus se sont révélés sans précédent : le pôle financier peut explorer en profondeur les gammes de produits et les unités commerciales en se fondant sur une analyse exhaustive des coûts et opérations bancaires, quelles que soient la branche d’activité et la région géographique concernées. Par la suite, la solution de « contrôle interne » a rapidement pris de l’ampleur. Thomas explique en quoi Jedox a amélioré ses processus : « Nous avons pu ajouter facilement des utilisateurs et capturer davantage de données. Grâce à Jedox Web, les informations ponctuelles venues du monde entier ont pu être regroupées aisément en un seul lieu, puis distribuées n’importe où dans le monde sans nécessiter l’envoi ni la consolidation manuelle de fichiers Excel ». Après avoir utilisé Jedox pour transformer la génération de rapports, les contrôleurs de DyStar ont rapidement mis la solution en pratique afin de redéfinir le processus de planification et de remplacer les anciens systèmes. Les résultats ont été obtenus efficacement grâce à un déploiement pragmatique qui a débuté par des résultats éprouvés à petite échelle, avant de procéder à un déploiement élargi.

L’approche de DyStar a été la suivante : « La configuration initiale a été entièrement accomplie par nos soins, confie Thomas Seeler. Nos premières dépenses ont été minimes, sans frais de consultation externe. Jedox étant facile à utiliser, nous avons pu justifier toutes nos dépenses par nous-mêmes, effectuer des essais sans risque d’investissement et démontrer les atouts de la solution ; c’est seulement après que nous avons mis celle-ci en œuvre. Chaque étape a ainsi pu être éprouvée et validée avant que nous ne procédions à l’investissement. Notre déploiement a été pragmatique, économique et maîtrisé ».

La solution Jedox de DyStar est devenue un centre complet de génération de rapports et de planification capable de prendre en charge des processus mondiaux. La solution de contrôle interne délivre des rapports ad-hoc en standard et en libre-service aux responsables de la direction, de la gestion, des ventes, du contrôle financier et du capital-investissement. Chaque utilisateur peut ainsi prendre à tout moment le pouls de l’entreprise. Jedox apporte à DyStar un avantage sans précédent en termes de performances, de simulations en ligne et de réponses instantanées aux requêtes, grâce à l’attribution d’une gouvernance et d’une délégation complètes aux contrôleurs internationaux. La manipulation simple et rapide des rapports a permis de supprimer la dépendance de l’équipe à l’égard d’Excel, d’où une sécurité des données renforcée et la création d’un programme d’audit. L’équipe juge appréciable la parfaite intégration de Jedox aux plateformes et à l’architecture d’information interne de DyStar, qui contribue à assurer le bon déroulement des opérations.

Avec Jedox, DyStar consolide désormais ses données mondiales dans plus de 80 devises. DyStar produit des rapports à la fois concis et dynamiques, en s’appuyant sur de puissantes simulations en ligne pour analyser et planifier son activité à l’échelle mondiale grâce à Jedox. La responsabilité de la solution incombe au pôle financier, tandis que la prise en charge de la plateforme est assurée par le pôle informatique. DyStar peut ainsi fournir des résultats efficacement et en toute sécurité, dans un délai beaucoup plus court qu’avec les projets traditionnels.