La Croix-Rouge finlandaise réduit de moitié son processus de budgétisation et de planification

En complément des dons, les opérations nationales et internationales de la Croix-Rouge finlandaise (CRF) sont cofinancées par de nombreux organismes différents. De fait, chaque partenaire s’appuie sur des formules distinctes pour rendre compte de projets et d’exigences multiples en matière de comptabilité de résultat, le tout dans des formats uniques. Les gestionnaires de projets en interne sont également tenus d’élaborer des budgets pour le reporting interne. Or, historiquement, ils consacraient un temps considérable à générer des rapports. Ce processus fastidieux impliquait pour les contrôleurs financiers de créer et gérer plusieurs centaines de documents budgétaires et prévisionnels distincts pour la pluralité de districts, activités et sources de financement de la CRF.

Viena Loire-Pohjakallio, responsable financier, se souvient du processus en ces termes : « La difficulté pour notre pôle financier était extrême, car nous devions prendre en charge une multitude de plans et de prévisions en utilisant uniquement la version standard d’Excel, ce qui pouvait rapidement devenir une source d’erreurs en raison des multiples réutilisations ». Il était devenu évident que l’équipe devait se doter d’un meilleur système de budgétisation, de planification et de prévision afin d’alléger la charge de travail et faire en sorte que la Croix-Rouge finlandaise continue d’attester la gestion saine de ses fonds. Il était également crucial que la solution future soit à même de soutenir l’équipe dans sa collaboration interfonctionnelle, tout en offrant une interface utilisateur (IU) conviviale.

Après avoir comparé cinq systèmes de budgétisation et de prévision, la Croix-Rouge finlandaise (CRF) a finalement opté pour Jedox. « Nous avons été particulièrement impressionnés par les capacités de la solution Jedox », explique Viena Loire-Pohjakallio. La CRF a commandé 200 licences et travaillé avec CGI, un partenaire de Jedox de premier plan en Finlande et dans toute la région nordique, afin de déployer la solution sur l’ensemble de ses opérations.

Grâce à Jedox, la Croix-Rouge finlandaise (CRF) a réduit de moitié le temps consacré à sa budgétisation. L’équipe dispose désormais d’une perspective en temps réel des procédures de planification, de budgétisation et de prévision de bout en bout à l’échelle de toute l’organisation. Avant Jedox, il fallait tellement de temps à l’équipe pour rassembler les données qu’elle en perdait le contrôle de ses processus en temps réel. Désormais, au lieu de saisir les données dans Excel, l’équipe se consacre davantage à la planification stratégique et n’a plus à se soucier des problèmes de qualité des données dues aux erreurs.

Le pôle financier accorde davantage d’attention à la planification stratégique qu’au traitement fastidieux de ses anciens budgets élaborés sous Excel. Les capacités d’intégration et la puissance de la solution Jedox lui ont permis d’accroître considérablement sa productivité, depuis l’importation de données clés dans Jedox jusqu’à la résolution rapide de la facturation interne grâce au modèle d’allocation Jedox.

Pour un organisme à but non lucratif tel que la Croix-Rouge finlandaise (CRF), il est vital de garantir l’application des normes les plus élevées en matière de gestion financière. La solution fournie par Jedox, mise en œuvre en partenariat avec CGI, a permis de recalibrer les opérations financières de la CRF selon le rythme de ses exigences complexes en matière de budgétisation, tout en répondant aux demandes croissantes d’informations supplémentaires et en garantissant la conformité vis-à-vis des réglementations.