Mantrac réduit de 75 % le temps consacré aux tâches répétitives d’intégration de données

Le groupe Mantrac est l’un des plus grands concessionnaires Caterpillar (CAT®) pour lesmachines lourdes, les moteurs électrique, les pièces détachées, les services et d’autres solutions non CAT® pour des marques telles que JLG, Palfinger, Heli, Perkins, SEM et MaK. Opérant dans 12 territoires, dont Djibouti, l’Égypte, l’Éthiopie, le Ghana, le Kenya, le Liberia, le Nigeria, la Sierra Leone, la Tanzanie, l’Ouganda, l’Irak et la Russie,il était de plus en plus difficile pour le département financier de Mantrac gérer efficacement les données provenant de ses nombreuses succursales, filiales et bureaux dispersés sur trois continents. Pour répondre aux exigences modernes, l’équipe financière s’est vue obligée de simplifier son processus de planification et d’analyse financière (FP&A), jusqu’alors trop complexe.

« Nous avions besoin d’une nouvelle solution pour répondre à notre objectif, c’est-à-dire regrouper tous les éléments fondamentaux de la consolidation financière », explique Ashraf Hamada, responsable du contrôle de gestion et du support aux systèmes financiers chez Mantrac Group.

Pour les rapports, par exemple, Mantrac devait extraire des données provenant de plus de 50 feuilles de calcul qu’il fallait traiter et organiser manuellement pour en tirer des informations exploitables. L’échelle était donc un critère déterminant. L’équipe cherchait un outil évolutif capable d’extraire, de transformer et de charger (processus ETL) des données Excel issues de sources multiples. Or, c’est justement cette fonctionnalité essentielle qui faisait défaut dans les solutions précédemment évaluées par l’équipe financière.

Pour remédier au problème, Ashraf Hamada s’est mis en quête d’une solution permettant une planification, une budgétisation et un reporting plus puissants, et des capacités ETL et une plateforme cloud fiable. Pour simplifier la sélection, les consultants de Jedox ont proposé une démonstration de faisabilité de leur plateforme de gestion de la performance d’entreprise (EPM), lui donnant la tranquillité d’esprit de procéder avec certitude après deux ans de recherche de la bonne solution..
La mise en œuvre de Jedox s’est faite en toute transparence pour des centaines d’utilisateurs, explique M. Ashraf. L’équipe financière a immédiatement mis la solution à l’épreuve en commençant par trois bases de données nécessitant un traitement intensif. Pour mener à bien cette mission, elles ont dû transformer et intégrer les données de 38 entités juridiques dans le système de rapports de gestion. Contrairement à l’ancien système de traitement analytique en ligne (OLAP), qui définissait les mêmes paramètres pour toutes les entités, la solution de Jedox proposait de multiples paramètres que l’équipe pouvait appliquer à chaque entité individuelle, jusqu’au grand livre.

« Je peux confirmer que Jedox est plus qu’un simple outil convivial. Grâce à cet outil, notre équipe peut facilement créer ou modifier la base de données, et exécuter des processus ETL directement sur notre site web », se félicite Ashraf Hamada.

Certaines fonctionnalités ont été personnalisées spécifiquement pour Mantrac. Par exemple, l’équipe peut fixer des objectifs de vente afin d’éviter de tomber au-dessous du seuil prédéfini, ou créer des scénarios de projection afin d’établir des prévisions glissantes précises, en fonction des réalisations actuelles et des plans pour le reste de l’année.

Jedox facilite également la génération de rapports ad hoc et permet de présenter les données sous différentes perspectives, par exemple par territoire, entité juridique, pour l’ensemble du groupe , ou pour les activités CAT® et non CAT®. Les équipes peuvent aussi consulter les détails relatifs à une branche spécifique, à un centre de coûts et à pratiquement toutes les autres fonctions opérationnelles.

La démonstration de faisabilité de Jedox a été déterminante dans la réussite globale du projet, car elle a permis aux parties prenantes de tester la solution avant de prendre une décision finale. Les utilisateurs ont été particulièrement impressionnés par la convivialité de l’interface par rapport à d’autres outils, ainsi que par sa capacité à s’intégrer de manière transparente à Excel. Ces expériences positives ont contribué à une mise en œuvre sans heurt.

M. Hamada a souligné l’avantage de la puissante intégration de la plateforme avec Excel, qui facilite à la fois le téléchargement et l’extraction des données. Aujourd’hui, une minute suffit pour télécharger des feuilles de calcul contenant des milliers de lignes et des millions de points de données. Les modifications peuvent être effectuées dans Jedox ou Excel, ce qui permet à Ashraf Hamada d’extraire facilement les données d’une version spécifique, d’apporter les modifications nécessaires et de les télécharger à nouveau.

Cette fonctionnalité est particulièrement appréciée par les équipes comptables pendant les mois de clôture, lorsqu’elles sont contraintes de soumettre les données rapidement : « Nous devons souvent effectuer des révisions urgentes pendant les mois de clôture, car les mises à jour doivent être communiquées à la direction générale le plus rapidement possible », explique M. Hamada. « Avant, il nous fallait des jours. Aujourd’hui, ce n’est plus qu’une question d’heures, voire de quelques minutes. »

Grâce aux paramètres dynamiques de la plateforme, l’équipe financière peut aisément filtrer les données en fonction des exigences et créer des rapports personnalisés. Ce degré de précision permet à Mantrac de générer des vues granulaires de ses données, par exemple en décomposant une année entière d’informations en vues mensuelles. Avant, ces tâches auraient pris huit heures. Avec Jedox, elles sont réalisées en une heure seulement.

En outre, Jedox a automatisé la planification pour plus de 40 filiales de Mantrac en se concentrant sur les unités de vente, prenant en compte divers produits vendus via différents canaux de distribution. Ce système a simplifié la planification pour différents utilisateurs de diverses unités opérationnelles, permettant de planifier les ventes au niveau du produit. Ils peuvent aussi établir une budgétisation en base zéro jusqu’au niveau le plus granulaire des facteurs de dépenses.

Jedox est de loin le meilleur système avec lequel j’ai eu l’occasion de travailler. Je recommande cette solution à tous les utilisateurs financiers, que ce soit des pairs ou des collègues.

– Ashraf Hamada, responsable du contrôle de gestion et du support des systèmes financiers, Mantrac Group.

Jedox a transformé les processus de travail de l’équipe financière de Mantrac, en lui permettant de consacrer plus de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée. En conséquence, le centre d’excellence Mantrac a à son tour adopté Jedox pour ses besoins en matière de reporting, d’analyses et d’indicateurs de performance de la budgétisation. Entre-temps, l’équipe teste un nouveau module Jedox pour la planification intégrée des activités.

« D’après mon expérience personnelle, Jedox est de loin le meilleur système avec lequel j’ai eu l’occasion de travailler. Je recommande cette solution à tous les utilisateurs financiers, que ce soit des pairs ou des collègues », déclare Ashraf Hamada. « La solution est suffisamment adaptable pour répondre aux besoins quotidiens de n’importe quel utilisateur. »